涉密企業(yè)的檔案信息化管理

郭春朋

摘 要

涉密企業(yè)的檔案是企業(yè)生存與發(fā)展的核心，涉及企業(yè)商業(yè)安全。為保證涉密企業(yè)核心信息的安全，順應信息發(fā)展形勢、加強涉密企業(yè)檔案信息化管理尤為關鍵。下面立足于加強涉密企業(yè)檔案信息化管理的重要性，對具體的策略進行分析和探討，旨在為涉密企業(yè)推進檔案信息化管理進程提供借鑒。

【關鍵詞】涉密企業(yè) 涉密檔案 信息化管理 策略

涉密企業(yè)中存在大量密級不同的涉密檔案，且隨著企業(yè)不斷擴大生產(chǎn)規(guī)模，涉密檔案越來越多。在信息時代，計算機網(wǎng)絡、先進的技術為各類檔案信息的收集、使用提供便利，但同時也增加了管理涉密檔案的難度，極易引發(fā)泄密事件，所以加強涉密企業(yè)檔案信息化管理是重中之重。

1 加強涉密企業(yè)檔案信息化管理的重要性

對企業(yè)信息化建設而言，檔案信息化管理是重要組成部分，它依托計算機技術、網(wǎng)絡技術，通過數(shù)字信息這一主要形式，對檔案資源進行充分的利用、發(fā)掘，通過一系列操作使檔案管理最大化服務于涉密企業(yè)的效益目標。檔案是涉密企業(yè)最真實的縮影，它通過文字、圖片、圖表等形式涵蓋涉密企業(yè)全面而詳實的信息，包括企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營、運轉決策、資金周轉、技術檔案、人事調動等，具體涉及文書檔案、財會檔案、人事檔案、商標檔案、專利檔案、經(jīng)濟管理檔案等。紙質檔案由于保存時間長，加上經(jīng)常被查閱，極易遺失、損壞，且溫度、濕度、火災、蟲蝕等因素也影響紙質檔案的長期保存，給涉密企業(yè)檔案管理帶來諸多不便。隨著新時期里經(jīng)濟的高速發(fā)展，涉密企業(yè)對檔案的需求也從傳統(tǒng)的單一需求轉化成綜合需求，包括現(xiàn)行文件、圖書、檔案、情報檢索等，因此，面對海量的、錯綜復雜的信息，為更好地為涉密企業(yè)的運作服務，加強檔案信息化管理是必然趨勢。涉密企業(yè)檔案信息化管理的最終價值為：在科學創(chuàng)新的思想、現(xiàn)代化管理理念的指導下，通過先進的信息技術、網(wǎng)絡技術，把涉密企業(yè)的檔案、文件等綜合信息加以整理、開發(fā)、歸檔和保存，并在技術處理之后實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化、數(shù)字化、信息化，管理好、保護好涉密企業(yè)的核心秘密，實現(xiàn)最大化的檔案利用率，使涉密企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展獲得強有力的保障。

2 加強涉密企業(yè)檔案信息化管理的具體策略

2.1 做好基礎性工作，推進信息化管理

涉密企業(yè)的涉密檔案從傳統(tǒng)的紙質文檔、膠卷、圖片過渡到現(xiàn)代信息化管理需要一個具體的過程，只有做好基礎性工作，才能推進信息化管理的進程。檔案管理的目的是服務于涉密企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營，所以檔案部門應針對企業(yè)涉密文件材料的形成、積累以及整理、歸納開展指導、檢查、監(jiān)督等工作，并積極和其他單位、部門相互協(xié)調，在轉換、傳輸、存儲檔案信息的過程中確保檔案的準確性、完整性、真實性，特別是在歸檔、管理電子文件的環(huán)節(jié)，檔案部門務必要重視開展著錄與標引工作，依據(jù)國家的數(shù)據(jù)標準，保持著錄項目與檢索語言的統(tǒng)一，從而使數(shù)據(jù)制作、標識檢索等趨于規(guī)范，確保檔案數(shù)據(jù)檢索的完整與準確。同時，如果部分傳統(tǒng)文檔在過渡時期無法及時處理，切忌隨意堆放，務必要做好整理、分類和編號工作，妥善保存原有紙質文檔、膠卷和照片等，避免信息損壞、丟失。

2.2 對涉密檔案數(shù)字化掃描要嚴格管控

最近幾年，涉密企業(yè)開始對紙質檔案開展數(shù)字化掃描的工作，但在該工作環(huán)節(jié)應注意：涉密企業(yè)嚴禁對涉及國家秘密的資料、檔案實施數(shù)字化掃描，且一般情況下涉及商業(yè)秘密的資料、檔案也不能實施數(shù)字化掃描，如果涉密企業(yè)需要掃描對商業(yè)秘密有所涉及的檔案，就應在企業(yè)內部專門安排場所進行，嚴禁把涉密檔案帶離企業(yè)。同時，加工場地務必要安裝好監(jiān)控設備，對數(shù)字化掃描實施全程錄像操作；保持加工場所網(wǎng)絡與設備的獨立性，嚴禁和企業(yè)的辦公網(wǎng)絡、互聯(lián)網(wǎng)等連接、共享，禁止加工場所的任何計算機、網(wǎng)絡連接互聯(lián)網(wǎng)；采取必要的技術手段，拆封外接設備的信息出口，保證涉密數(shù)據(jù)沒有接口，從而有效預防在數(shù)字化掃描中泄露信息。

2.3 落實涉密檔案管理的兩個平臺建設

涉密企業(yè)檔案的信息化管理是重點工作，而信息安全是系統(tǒng)性工程，要求企業(yè)檔案部門從管理、技術兩個層面著手，采取信息化管理策略，并尚未完善完善管理與技術條件的情況下將電子載體與紙質載體、保密與開放、集中與分散之間的關系處理好；在尚未完善管理檔案的策略的情況下切忌太過強調數(shù)字化，杜絕資源共享的隨意性。特別是針對涉密信息，務必要在信息化管理中納入重點監(jiān)控的范疇。涉密企業(yè)檔案信息化管理的重點在于落實兩個平臺建設：

（1）建設數(shù)字檔案庫平臺，使其與企業(yè)的PDM、OA等管理系統(tǒng)鏈接起來，采取信息手段、管理手段實現(xiàn)涉密企業(yè)科研、生產(chǎn)、管理、經(jīng)營全過程的檔案數(shù)字化、信息化。

（2）建設文檔服務器安全平臺，即涉密企業(yè)要建立文檔綜合服務器平臺，把各個計算機里散落的文件上傳到該服務器，以便集中管理、保存。相應的，在信息化環(huán)境里要重點控制涉密檔案管理的上述兩個環(huán)節(jié)，通過密碼管理、多級授權等安全控制手段確保信息系統(tǒng)的安全性、保密性，提升涉密企業(yè)檔案信息化管理水平。

2.4 進一步強化電子信息安全技術應用

電子信息安全技術的應用對涉密企業(yè)檔案信息化管理進程的推進有重要意義。

（1）物理防范策略，即設置不間斷電源，保證電子檔案信息服務器、網(wǎng)絡等的電力供應，并針對信息化網(wǎng)絡電器屬性設置好防火報警系統(tǒng)。

（2）應用防火墻、殺毒軟件，即涉密企業(yè)要針對局域網(wǎng)絡建立防火墻，隔斷外部網(wǎng)絡進行非正常訪問的源頭，盡可能避免黑客攻擊網(wǎng)絡；針對涉密企業(yè)的內部網(wǎng)絡，統(tǒng)一采購正版殺毒軟件，統(tǒng)一由服務器實行病毒數(shù)據(jù)庫的更新。

（3）物理斷網(wǎng)，即涉密企業(yè)要針對有極高保密等級的檔案信息采用非聯(lián)網(wǎng)電腦進行單獨的存儲，并在檔案室內保管，只有經(jīng)過允許才能在檔案室里使用檔案。

3 結語

要做好涉密企業(yè)檔案的信息化管理，需要企業(yè)的檔案人員具備高度的使命感、責任感，練就持之以恒的細心、耐心，把涉密檔案信息化管理視作檔案工作的技術革新，從而通過檔案信息化管理推動涉密企業(yè)的信息化發(fā)展進程，使檔案管理能更好地為涉密企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營服務，從而發(fā)揮檔案信息化管理在涉密企業(yè)發(fā)展中的應有作用。

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作者單位

河南思軟電子科技有限公司 河南省鄭州市 450000