淺談如何控制材料采購成本

　　【摘要】企業(yè)要想控制好材料采購成本并使之不斷下降，必須要樹立成本價值管理戰(zhàn)略理念來指導(dǎo)材料采購成本控制工作、做好材料采購成本控制的基礎(chǔ)性工作并建立健全材料采購內(nèi)部會計控制制度，以更好地控制材料采購成本，提高工作效率，使企業(yè)取得良好的經(jīng)濟(jì)效益。
　　
　　采購是企業(yè)開展工作的首要環(huán)節(jié)，控制材料采購成本對一個企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績至關(guān)重要。材料采購成本下降不僅體現(xiàn)了企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在成本費(fèi)用的下降、利潤的增加，企業(yè)競爭力的增強(qiáng)。由于材料成本占生產(chǎn)成本的比例較高，控制好材料采購成本并使之不斷下降，是一個企業(yè)不斷降低產(chǎn)品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。加強(qiáng)材料采購成本的管理和內(nèi)部控制，完善材料采購管理制度，使材料采購成本總體下降，將會取得良好的經(jīng)濟(jì)效益。
　　
　　一、做好材料采購成本控制的基礎(chǔ)工作
　　
　　材料采購工作涉及面廣，并且主要是同商家打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的材料采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下幾個方面：
　　
　　（一）建立健全材料采購內(nèi)部會計控制制度
　　嚴(yán)格、完善的材料采購內(nèi)部會計控制制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的材料采購活動，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的正常、及時供應(yīng)，提高企業(yè)經(jīng)營管理效率、杜絕部門之間扯皮、推諉，而且能從制度上規(guī)范采購人員的日常行為，預(yù)防在采購過程中違法、違紀(jì)等不良行為。采購內(nèi)部會計控制制度應(yīng)規(guī)定材料采購的預(yù)算、請購、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、材料采購的流程、相關(guān)部門（特別是財務(wù)部門）的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。
　　
　　（二）建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度
　　對進(jìn)入企業(yè)的供應(yīng)商要建立檔案進(jìn)行管理，及時掌握各供應(yīng)商的聲譽(yù)、資信等情況。供應(yīng)商檔案除有對供應(yīng)商編號、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式外，還應(yīng)有歷史交易記錄、現(xiàn)行設(shè)備與技術(shù)力量、財務(wù)狀況、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行選擇，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專人管理。同時要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。材料物資的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、審計、財務(wù)等部門聯(lián)合考核后才準(zhǔn)進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考察。
　　
　　（三）建立價格檔案和價格評價體系
　　企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應(yīng)首先與歸檔的材料價格進(jìn)行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細(xì)的說明。對于重點(diǎn)材料的價格，要建立價格評價體系，由企業(yè)有關(guān)部門組成價格評價組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價格信息，分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進(jìn)行評價和更新。
　　通過以上三個方面的工作，對完善采購管理，提高效率，控制采購成本，確實(shí)有較大的成效。
　　
　　二、降低材料采購成本的方法和手段
　　
　　（一）編制材料采購預(yù)算，通過預(yù)算考評，建立預(yù)算的激勵機(jī)制
　　材料采購預(yù)算是從事生產(chǎn)活動的預(yù)算執(zhí)行企業(yè)在預(yù)算期內(nèi)為完成生產(chǎn)預(yù)算而發(fā)生的各種材料采購成本的預(yù)算。主要是在生產(chǎn)預(yù)算的基礎(chǔ)上，根據(jù)各種材料的消耗定額和市場價格，結(jié)合期初庫存材料的數(shù)量和其他材料采購成本費(fèi)用編制。通過預(yù)算考評，建立預(yù)算激勵制度，從而使采購人員自覺地調(diào)整、約束自己的行為，激勵他們努力工作，提高工作效率，降低材料采購成本。
　　
　　（二）通過付款條款的選擇降低材料采購成本
　　如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的現(xiàn)金折扣，以達(dá)到降低材料采購成本的目的。
　　
　　（三）把握價格變動的時機(jī)
　　價格會經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求等情況的變動而變動，因此，采購人員應(yīng)關(guān)注價格變動的規(guī)律，把握好采購時機(jī)。如果采購部門能把握好時機(jī)和采購數(shù)量，會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟(jì)效益。
　　
　　（四）以競爭性談判、公開招標(biāo)的方式來牽制供應(yīng)商
　　對于大宗物資采購，一個有效的方法是實(shí)行競爭性談判或公開招標(biāo)，通過對供應(yīng)商的詢價比價，最終能得到性價比最好的供應(yīng)商。此外，對同一種材料，應(yīng)多找?guī)讉€供應(yīng)商，通過對不OPoshRyGQcN/oFoQ4LWCXxwuAd0mKuKpnEwEnyjYg+g=同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使企業(yè)在談判中處于有利的地位。
　　
　　（五）向生產(chǎn)廠家直接采購或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購
　　向生產(chǎn)廠家直接訂購，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購成本。同時，生產(chǎn)廠家的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會更好。另外，可以聯(lián)合幾個同類型企業(yè)結(jié)成同盟聯(lián)合訂購，可從生產(chǎn)廠家得到最優(yōu)惠的價格。
　　
　　（六）選擇信譽(yù)好的供應(yīng)商并與其簽訂長期供貨合同
　　與誠實(shí)、講信譽(yù)的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關(guān)照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。
　　
　　（七）對采購市場進(jìn)行充分調(diào)查，收集信息
　　一個企業(yè)的采購管理要達(dá)到一定的水平，應(yīng)充分注意對采購市場的調(diào)查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處于有利地位。
　　
　　三、樹立成本價值管理戰(zhàn)略來指導(dǎo)采購成本控制
　　
　　（一）估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本
　　以前的材料采購管理只是過多地強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對材料采購成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位。可以通過參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問以獲得更多有用的數(shù)據(jù)；甚至為了長期合作，明確要求供應(yīng)商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估計供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價格上有利的談判，并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進(jìn)行這種談判要始終爭取雙贏的局面。
　　
　　（二）對同類型競爭對手進(jìn)行綜合分析
　　對同類型競爭對手進(jìn)行分析的目的是要明確我們與競爭對手相比的成本態(tài)勢如何。我們的優(yōu)勢在哪里，對手的優(yōu)勢在哪里，優(yōu)勢和劣勢的根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰(zhàn)略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、技術(shù)、管理等一系列原因。然后從消除劣勢，保持優(yōu)勢入手，制定在競爭中戰(zhàn)勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機(jī)。