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1、請問目前國家和我市都有哪些關(guān)于電子文件管理方面的規(guī)章制度？

答：有關(guān)電子文件管理方面的標準、規(guī)范，首先有國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002），這是中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局在2002年12月發(fā)布，并于2003年5月1日開始實施的，這是我國第一部有關(guān)電子文件管理方面的國家標準。該標準從范圍，規(guī)范性引用文件，術(shù)語和定義，總則，電子文件的真實性、完整性和有效性保證，電子文件的收集與積累，電子文件的歸檔，歸檔電子文件的整理，歸檔電子文件的移交、接收與保管等九個方面對電子文件的管理提出了宏觀要求。隨后，國家檔案局在2003年發(fā)布了規(guī)范性文件——《電子公文管理暫行辦法》。2005年，國家檔案局發(fā)布了行標《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）。

我市在電子文件的管理方面主要發(fā)布了三份文件。一是北京市檔案局在2004年發(fā)布的《北京市檔案局關(guān)于印發(fā)〈北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定〉的通知》（京檔發(fā)〔2004〕14號），這是根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》結(jié)合我市實際制發(fā)的，分為總則、管理職責、電子文件的收集、電子文件的歸檔、歸檔電子文件的移交、歸檔電子文件的保管和利用及附則共7章32條。二是北京市檔案局在2006年制定的《北京市檔案局關(guān)于印發(fā)〈辦公自動化系統(tǒng)電子文件管理功能需求指南〉的通知》（京檔發(fā)〔2006〕11號），這份文件詳細描述了一個單位在開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時，應(yīng)如何提出電子文件積累、歸檔和電子檔案的管理、利用等方面的需求，以確保電子文件的真實、完整、有效與安全。該文件分為總則、電子文件的積累與歸檔、電子檔案的管理、電子檔案的利用和附則共5章32條。三是北京市檔案局、北京市信息化工作辦公室在2007年聯(lián)合發(fā)布的《北京市檔案局、北京市信息化工作辦公室關(guān)于印發(fā)〈北京市國家機關(guān)電子文件歸檔工作規(guī)定（試行）〉的通知》（京檔發(fā)〔2007〕2號）。這份文件明確了在電子文件歸檔工作中相關(guān)部門的職責，電子文件的歸檔范圍及保管期限、電子文件的質(zhì)量要求與技術(shù)要求、電子文件脫機保存的要求及歸檔時間等，共13條。該文件為各單位制定電子文件歸檔制度提供了一份模板。（柳 文）

2、如何確定電子文件的歸檔范圍？

答：電子文件的歸檔范圍可以參照本單位紙質(zhì)文件的歸檔范圍進行確定。紙質(zhì)文件不等同于文書檔案，還應(yīng)包括科技文件、會計核算文件等。凡是本單位在工作中形成的，依賴于系統(tǒng)產(chǎn)生和讀取的，對日后工作有保存價值的電子文件都應(yīng)屬于歸檔范圍，包括文本文件（即用文字處理技術(shù)形成的文字型電子文件，如系統(tǒng)中起草的電子公文等）、圖像文件（如掃描文件、數(shù)碼照片等）、圖形文件（如依靠CAD軟件繪制的并保存在計算機中的圖紙）、影像文件（如數(shù)字攝像機拍攝的影像）、聲音文件（如錄制在錄音筆中的聲音）、數(shù)據(jù)庫文件（如匯總統(tǒng)計信息的數(shù)據(jù)庫，不包括備份服務(wù)器信息的數(shù)據(jù)庫）。但是由于電子文件具有系統(tǒng)依賴性，必須在一定的軟硬件環(huán)境中才能讀取，所以除了保存上述的電子文件內(nèi)容和形式外，還應(yīng)注意保存記錄電子文件生成、處理的環(huán)境信息，即元數(shù)據(jù)和背景信息，以及電子文件的操作日志、修改痕跡等，必要時還應(yīng)保存本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件及其他確保電子文件可讀取的專用軟件。（柳 文）

3、電子文件在歸檔時應(yīng)采用什么格式？

答：各類電子文件在歸檔時應(yīng)盡量采用通用格式，所謂通用格式，就是文件在讀取時不依賴于某個專門的操作系統(tǒng)，在任何一個操作系統(tǒng)的環(huán)境下都可以完整地顯示。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，文本文件以XML、RTF、TXT為通用格式，圖像文件以JPEG、TIFF為通用格式，影像文件以MPEG、AVI為通用格式，聲音文件以MAV、MP3為通用格式。但是依現(xiàn)階段各單位的實際情況，我市規(guī)定PDF、Microsoft Office Word 、WPS文字以及北京市政府推薦的其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件在記錄版本信息的情況下可以不用轉(zhuǎn)換成通用格式而直接歸檔，如.doc文件。（亦 青）