公文電子化教學芻議

摘要：以計算機網絡技術作為核心技術支持的電子政府、電子政務、電子公文的出現，提高了辦公效率并降低了成本，有些地方政府甚至開始告別紙質公文，讓“紅頭文件”電子化，電子公文的地位逐漸得以確立。文章試圖從公文電子化教學的角度提出相關思考，著重闡述公文電子化教學與傳統教學的聯系和區別、公文電子化教學的優點及應注意的有關問題。

關鍵詞：電子政務；電子公文；電子化教學；相關問題

在計算機科學和網絡技術飛速發展的今天，電子政府、電子政務、電子公文等新生事物以其強勁的生命力涌現出來，這就帶來了公文電子化教學的新課題。順應時代發展的需要，改革傳統的公文教學手段和教學模式，培養高素質的秘書寫作人才，是公文寫作教師必須認真思考的問題。

公文是用來溝通信息、交流情況、處理事務、解決問題的具有規范格式的法定文種。無論是電子公文還是傳統的紙質公文，從本質上來講，在其功用上是完全相同的，它們都是用來處理公務的工具。但是我們應當看到，由于生存和存儲介質的不同，電子公文與紙質公文的規范既有相通之處，又不可能完全相同，例如，國家電子政務標準化總體組即將出臺的《基于XML的電子公文格式規范》，其編制就主要是依據《國家行政機關公文格式》、《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》和《深圳經濟特區行政機關電子公文交換技術規范》。

國家檔案局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》對電子公文作了如下規定：“本法所稱的電子公文，是指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理形成的具有規范格式的公文電子數據。”顯然，電子公文需要依靠網絡信息技術對公文進行高效有序的電子化處理。培養學生電子公文的寫作技能，必須改變傳統的公文教學手段，應將寫作基礎理論知識的傳授及寫作技能的培養與計算機網絡的操作運用緊密結合起來，實施公文的電子化教學。

公文的電子化教學，不僅是公文教學手段的更新，也是公文教學內容和教學模式的改變。從最主要的教學內容來看，公文的電子化教學與傳統的公文寫作教學并沒有根本性的區別，它只是傳統的公文寫作教學在計算機和網絡技術的條件下向辦公自動化的延伸，也可以說是傳統公文寫作與計算機操作和網絡運用的結合。因此，公文電子化教學與傳統公文教學的重點仍然保持一致。同時，這種教學又拓展了傳統公文教學的空間，改善了傳統公文寫作的學習環境和條件，為傳統的公文教學注入了新鮮的活力。

公文電子化教學的優點

可激發學生的學習興趣學習任何一門學科，沒有學習興趣就會失去學習的熱情，降低學習的效率，甚至會產生厭惡并抵觸的情緒。公文屬于應用文的范疇，相對于文藝作品而言，其內容要抽象得多，其內在的寫作結構也具有較強的程式性，且從其寫作基礎知識來看，理論性也較強。總的說來，公文寫作容易讓人覺得枯燥乏味，特別是對職業技術院校中正處于活潑好動求新好奇這一年齡段的學生而言，如果認識不到位，往往容易失去學習的興趣，進而影響學習的自覺性、積極性。公文電子化教學由于實現了公文寫作與計算機網絡的對接，在教學模式、手段等方面帶來了一定程度的改變，契合了學生求新好奇的心理特點，迎合了許多學生對計算機網絡的興趣愛好，從而對公文寫作本身的生動性和趣味性產生彌補作用，可維持和增強學生的學習熱情及動力。

豐富教學的內容可拓寬學生的視野公文寫作有很強的政策性、專業性。要寫好公文，除了要具備基本的寫作基礎理論知識和較強的駕馭語言文字的能力外，還應掌握黨和國家制定的路線、方針、政策及法律法規，熟悉行業部門的相關業務知識。但對大多數學生而言，他們的知識結構不合理，某些方面的知識甚至嚴重匱乏，同時，社會閱歷少，實踐經驗不足，所有這些，都將導致他們在寫作過程中產生“木桶效應”，眼高手低，寫作基礎理論似乎聽懂了，但提筆表達又不知所云。實現公文的電子化教學后，可以充分利用因特網的豐富信息資源來對癥下藥。

1.模仿例文。網絡本身就是一個公文寫作的資源庫，從網上不僅可以查找有關公文寫作的理論知識、寫作方法，而且還可查找到大量的富有時代氣息的典范例文。例如下列常用的公文網站就有大量的相關資源：華文寫作在線、國際應用文研討會、星空應用文、應用寫作雜志社、應用文寫作參考資料、公文寫作網、中國公務網、公務員吧、秘書工作。除上列網站外，還有很多政府官方門戶網站上都有權威性很強的行政公文，這些公文更貼近現實生活，且涉及的行業領域寬泛，大大彌補了教材例文少，內容更新慢的不足，學生可以結合自己的興趣愛好選擇閱讀，比較對照，體味模仿，進一步消化理解所學的寫作基礎理論知識，悟出典型例文的成功之道，提升寫作的能力。同時，在閱讀這些公文的過程中，學生還能了解有關業務開展的狀況，學會分析解決問題的方式方法，辦事能力得以增強，為寫作應用文奠定一定的基礎。

2.搜索信息資料。文章是對客觀現實的反映，公文同樣如此。要寫作公文，必須先要正確地認知客觀事物，深刻了解其內在的本質聯系，掌握其發展變化的規律。如果對客觀事物的基本知識缺乏必要的了解，沒有獲得必備的基本材料，不能以內行的眼光去觀察分析判斷，就不可能發現問題，更不會進一步去正確分析問題，找出解決問題的正確方案，采取恰當的措施和方式方法。換一個角度來說，也就是要先會“辦事”，然后才能“辦文”。學生大多是從校門到校門，囿于生活閱歷，積累的社會實踐經驗和有關業務資料顯然不能滿足公文寫作的要求。因此，必須想方設法縮短學生與社會實踐之間的距離，而網絡在公文電子化教學中就以其豐富的信息資源在這方面充分發揮了快捷方便的功能。網絡的信息幾乎涵蓋了方方面面，特別是在信息檢索上，它還提供了強大的搜索功能。例如我們通過類似“百度”這樣的搜索引擎，就能迅速地查找到涉及時事政治、政策法規、經濟文化等等方面的信息。學生通過認真閱讀，不僅能開闊視野，了解社會，把握時代跳動的脈搏，而且還能深入了解某些公文的寫作背景和主題思想，領悟解決某些問題的措施和方式方法，夯實寫作公文的底子。從文章寫作的角度來看，任何文章都要有明確的主題，而且主題的確立和表達都離不開材料，公文的寫作也同樣如此。“巧婦難為無米之炊”，在公文的寫作中，如果缺乏必要的材料支撐，文章就會顯得“假、大、空”，不能鮮明突出地表達主題。特別是當一些行政公文涉及相關的政策法規、專門業務時，就更需要弄準確、搞清楚后再下筆來寫才行。只有如此，才能更好地體現公文的政策性、權威性和嚴肅性。所以在對學生進行寫作技能的實訓時，指導學生正確利用網絡搜尋相關資料顯得很有必要，同時也是可行的。

增強微機操作技能，縮短辦公自動化的距離順應時代發展的潮流，當今許多機關單位都非常重視辦公自動化的建設，急需熟練掌握辦公自動化設備操作技能的相關人才。培養這樣的人才，教育部門責無旁貸。進行公文電子化教學從客觀上講是一舉兩得的事情，在培養學生公文寫作能力的同時，還能幫助學生復習鞏固所學的計算機及網絡操作知識。現在全國秘書資格考試改為機考后，公文電子化教學在強化學生的計算機及網絡操作訓練方面充分發揮了應有的作用。公文電子化教學主要體現在學生利用計算機網絡制作、存儲和傳輸電子公文，在這個過程中，學生可逐步熟悉常用的辦公軟件，了解一些計算機寫作的文本模式，提高公文的制作效率，拓展延伸辦公自動化教學的內容。在一些計算機中文平臺中，常常存儲了一些精心設計的文體形式框架，例如在Word軟件里，有“常用”、“數據庫”、“出版物”、“備忘錄”、“報告”、“信函和傳真”、“其他文檔”、“演示文稿設計”、“電子方案表格”、“web”頁等模板。在公文電子化教學中，引導學生根據想要表達的主題性質、題材類型及寫作意圖來確定相應的文體模板，經過恰當的修改、創造，就能較好地幫助學生掌握公文的排版格式及文章內容結構層次的合理安排，較快地領悟、掌握公文的寫法。而這些，在通常的辦公自動化課程教學中往往是未曾涉及的。

公文電子化教學應解決的問題

加強教師的培訓，提高教師的素質公文電子化教學要求教師必須既要有深厚的寫作功底，又要掌握相關的計算機網絡知識，熟練地操作相關的辦公自動化設備。從目前來看，絕大多數公文寫作教師都是文科出身，在計算機網絡知識方面缺乏系統的學習，知識結構不完善，導致公文電子化教學停留在簡單用計算機寫作公文上，不能充分挖掘和優化利用計算機網絡資源，實現公文電子化教學的最優化。因此，要提高公文電子化教學的質量，必須采取切實有力的措施，加強對公文寫作教師進行計算機網絡知識的培訓，使之掌握復雜的計算機應用和信息系統管理知識，成為既熟悉公文處理業務，又掌握現代信息技術的復合型人才。目前，在這種復合型人才儲備不足的情況下，一種權宜之計就是在開展公文電子化教學時，為寫作教師專門配備一名相關的計算機網絡技術人員，公文寫作教師提出設想方案，技術人員負責或指導幫助解決技術問題，同時輔導學生進行計算機網絡的操作運用。但這畢竟只是一種被動的做法，不能從根本上解決問題，取得最佳的效果。

轉變教學理念，改進教學模式公文電子化教學必須依賴相關的電子設備，這就意味著教學手段和環境條件與傳統教學相比都發生了變化。因此，教學模式也應相應地發生改變，上課多是研討性質和操作性質的自主學習。如果繼續沿用傳統的教法，必然會帶來課時不足的矛盾，影響教學進度。公文電子化教學要求教師必須確立學生的主體地位，把更多的時間花在指導學生課外自學上，課堂上則花少量的時間精講答疑，多留出時間引導學生研討問題和指導實訓。在采取的方式方法上，則應靈活多變。

重視思維訓練，強化創新意識公文寫作有規范的格式，文章層次結構的程式性也較強。一些人易從這些表面現象認為公文似乎簡單易寫，不需動什么腦筋，只要照葫蘆畫瓢就可以了。因而，在計算機網絡信息資源非常豐富的條件下，直接從網上下載或對網上資料簡單地東拼西湊，忽視公文的實用性和針對性等特點，制成的公文要么千篇一律，要么裝腔作勢，既影響了辦公效率，又損害了機關單位的形象。如果在公文的電子化教學中，不重視對學生進行思維的訓練，學生也很容易犯類似的錯誤，長此以往，學生的思維產生惰性，就會喪失創新意識。公文寫作要表述的是對某些問題的認識及解決辦法，這些都必須是經過深思熟慮后產生的成果。勤于思考，善于思維，是公文寫作者必備的素質。公文寫作訓練最根本的應該是思維的訓練或稱思想的修煉，在公文電子化教學中，必須注意培養學生的寫作主體意識，嚴禁進行簡單的復制、抄襲，以免喪失自己的思考與表述，走入公文寫作的誤區。

注意優勢互補，不搞極端化不論是傳統的公文教學，還是公文電子化教學，都有其優缺點，不能簡單地加以全盤肯定或否定。應當注意到，公文電子化教學實際上也是一把“雙刃劍”，用得不好，也會帶來一些負面的影響，如課堂教學不便有效地組織，有的學生課堂注意力分散，玩游戲、聊天等現象時有發生，長期使用計算機對公文進行電子化制作會降低學生的文字書寫能力等等。所以在進行公文電子化教學時應趨利避害，恰當地運用傳統教學進行優勢互補。

加強設施建設，完善設備配置公文電子化教學必須以一定的教學設施和設備作為基礎。如果設施不健全，設備配置不完善，都會影響到課堂教學的組織開展和教學效果。因而，機房的設計建設、多媒體教室的布局、辦公自動化設備的配置，包括計算機上有關教學軟件的安裝等等都要作為一個整體加以合理周密的考慮。就拿教學軟件來說，假如我們在計算機上安裝了《寫作之星》，則能為公文電子化教學提供眾多的文體模板，還包括每一模板的文體概念、特征、種類、寫作技法和規范例文等內容，有利于指導學生寫作時借鑒和參考。

改革作業評改與教學檢查評估方法在公文電子化教學中，大量作業是在非紙質的介質上完成的，這給批改帶來了困難，因此，教師應注意同步隨堂個別指導，盡量當面批改。對確有必要進行集體評改的典型習作，如有可能還應及時組織學生在課堂上進行評改；若時間不允許，宜打印出來先讓學生課后討論點評、修改，教師再收回檢查和講評。

參考文獻：

[1]張江艷.電子公文教學的理論構架[J].秘書，2006，（1）.

[2]李承輝.網絡沖擊下的秘書專業寫作教學[J].秘書，2006，（1）.

[3]金振華.電子文書制作方法和技巧[J].秘書，2006，（2）.

作者簡介：

龍步康（1964—），男，侗族，貴州天柱人，黔南民族職業技術學院管理系講師，大學學歷，研究方向為秘書寫作、秘書理論、語文教學。