商務英語社交及事務書信寫作中Ｌｅｅｃｈ禮貌原則的引入

[摘要]Leech禮貌原則是人們交際活動中的語用原則，本文結合商務英語社交及事務書信的許多實例，分析并探討了Leech禮貌原則，包括四大類言外行為、禮貌程度的三個語用等級和六條禮貌準則，在商務英語社交及事務書信寫作中的廣泛運用。

[關鍵詞]商務英語社交書信 商務英語事務書信 禮貌原則

一、Leech禮貌原則概述

禮貌作為交際活動不可或缺的手段，廣泛存在于人們的社會經(jīng)濟文化生活中，無時無刻不影響著人們相互之間的言語行為交際。禮貌對商務活動的影響更是舉足輕重，不言而喻。長期以來，中西方對禮貌原則的研究也一直如火如荼，各種觀點百家爭鳴，百花齊放。1983年，在美國語言學家H. P. Grice的合作原則（cooperative principle）以及Brown和Levinson的禮貌策略（politeness strategy）的基礎上，英國學者G. Leech提出了他關于言語交際的禮貌原則（politeness principle）。他的禮貌原則主要包括四大類言外行為、禮貌程度的三個語用等級和六條禮貌準則。

Leech將言外行為分成四大類：競爭類（competitive）、和諧類（convivial）、合作類（collaborative）和沖突類（conflictive）（Leech， 1983：104）。競爭類的言外行為指的是語言的言外功能與社會目標相互競爭的那一類言外行為，諸如“命令”、“請求”、“要求”、“乞求”等；和諧類的言外行為指的是在語言活動中，聽話的一方是受益者的那一類言外行為，例如：“提供”、“邀請”、“祝賀”、“致意”、“致謝”等；合作類的言外行為指的是以交換信息為主要目的的那一類言語活動，例如：“聲言”、“報告”、“宣布”、“傳授”等；沖突類的言外行為指的是言外功能與社會功能互相沖突的那些言外行為，例如“威脅”、“指責”、“詛罵”、“責罵”等（何兆熊，2000：213-214）。

英語語言在使用過程中，其禮貌程度也不盡相同。Leech提出了三個標準來區(qū)分禮貌程度的語用等級，即損益程度等級（the cost-benefit scale）、選擇程度等級（the optionality scale）和間接程度等級（the indirectness scale）（陳英，2006： 98）。所謂損益程度等級是指聽話人受益越大或說話人受損越大，言語就越有禮貌，其禮貌級別也就越高。在選擇程度等級中，選擇程度是指說話人所用語言的直接程度和聽話人接受語言的自由度。因此，如果說話人的言語能讓聽話人受益，那么越直截了當就越有禮貌。反之，如果說話人的言語只能讓自己受益，那么越間接委婉，給對方留下充分的自由選擇余地，就越有禮貌。間接程度等級主要強調言語越間接就越有禮貌，越直率就越粗魯，當然其前提是說話人的言語可能讓聽話人受損。

為了“拯救”Grice的合作原則，補充說明該原則無法解釋的交際現(xiàn)象，Leech進而提出了他的禮貌原則，由六個準則構成，每個準則下面還包括兩條次則（Leech， 1983： 132）：

（1）策略準則（tact maxim）：盡量少讓他人受損，盡量多讓他人受益；

（2）寬宏準則（generosity maxim）：盡量少讓自己受益，盡量多讓自己收損；

（3）贊揚準則（approbation maxim）：盡量少貶低他人，盡量多贊揚他人；

（4）謙虛準則（modesty maxim）：盡量少贊揚自己，盡量多貶低自己；

（5）贊同準則（agreement maxim）：盡量少反對他人，盡量多贊同他人；

（6）同情準則（sympathy maxim）：盡量少反感他人，盡量多同情他人。

二、商務英語社交及事務書信的種類及其基本寫作原則

（一）商務英語社交及事務書信的種類

商務社交活動是人們社會工作生活必不可少的組成部分。人們只要生活在社會這個大環(huán)境里，就不可避免地會遇到各種社交場合，比如邀請公司合作伙伴來參觀或出席晚宴；參加領導同事、親朋好友的婚禮、生日派對；向好友贈送禮物；祝賀各種喜慶節(jié)日或是親友同事金榜題名、光榮畢業(yè)、事業(yè)有成、晉升提薪、出國留學等大喜之事；對遭受意外傷害或死亡的人或其家屬表示慰問或吊唁；對受到邀請、接待、慰問、收到禮品及得到幫助表示感謝；因自己的過錯或過失而向別人表示道歉。在上述種種情況下，都需要撰寫相應的社交書信來建立或維系良好的合作伙伴關系，促進公司業(yè)務的開展，或加深個人之間真誠和諧的友情。商務英語社交書信主要有邀請信、饋贈信、祝賀信、慰問信、吊唁信、感謝信、道歉信等等。

在人們的日常工作生活中，各種事務紛繁復雜，層出不窮。時而要介紹或推薦能人、親友去學校上學或公司面試、工作；時而要向國外大學、研究生院申請留學獎學金或向心儀的公司申請面談或面試；時而要將公司的成立、開業(yè)、合并或公司內部的最新規(guī)定、人事調動等事務公之于眾；時而要表揚公司或單位有杰出貢獻、樂于助人、提供優(yōu)質服務等等的好人好事；時而又要向有關公司或部門抱怨劣質的產(chǎn)品、糟糕的服務。事務書信正是人們處理這些事務所采取的手段，主要有介紹信、推薦信、通知信、申請信、表揚信、投訴信等等。

（二）商務英語社交及事務書信的基本寫作原則

商務英語社交及事務書信與商務函電同屬于商務應用文，其基本寫作原則都可以用7C來概括，即禮貌（courtesy）、完整（completeness）、正確（correctness）、清楚（clearness）、簡潔（conciseness）、具體（concreteness）和體諒（consideration）。其中，禮貌這一原則可謂諸原則中最重要的。畢竟，商務書信的目的是要通過處理商務社交事宜、傳遞信息來建立或鞏固商務或個人感情。可以想象，一封缺乏禮貌的書信，即使再完美無缺、正確無誤、清晰明了、言簡意賅、具體形象、考慮周到，也不可能達到預期的效果，只會讓收信人反感厭惡，結果適得其反。由此可見，禮貌原則在商務書信寫作中置關重要。

三、Leech禮貌原則在商務英語社交及事務書信寫作中的運用

Leech禮貌原則的主要依據(jù)是英國特定的社會文化背景（冉永平，2006：67），沒有充分考慮語境因素，但其提出是語用研究中的一個里程碑，對人們的言語交際有著一定的指導作用。下面，筆者將就Leech禮貌原則的幾方面內容談談其在商務英語社交及事務書信寫作中的運用。

（一）Leech四大類言外行為與商務英語社交及事務書信寫作

1．競爭類言外行為與商務英語社交及事務書信寫作

競爭，顧名思義，就是你爭我奪，互不相讓。因而，競爭類的言外行為必然有不禮貌的因素，說話人希望聽話人按他的意愿行事，從而達到他的目的。商務英語事務書信中的申請信就可以理解為這一類的行為。無論是留學申請還是求職申請，寫信人的目的都是想讓收信人在人才濟濟的申請者中看重自己，接受自己，從而使自己在激烈的競爭中脫穎而出，如愿以償。此外，介紹信和推薦信也有向收信人強加個人意志的嫌疑，因為寫信人都希望收信人能錄用或接受自己介紹推薦的人。

既然競爭類言外行為本身存在不禮貌因素，那么，在撰寫申請信、介紹信和推薦信等相關信件時，就應該特別注意禮貌措辭，盡量減少言外行為的非禮性。例如在求職申請信的結尾表達自己參加面試的愿望時，下面的說法就有失偏頗：

“I'd like to have an interview with you at …”

即使寫信人在正文中陳述了自己的豐富經(jīng)驗、杰出才能和輝煌成就，認為這一職位非己莫屬，也不可以在信尾如此狂妄，畢竟是否安排面試是收信人的權利。如果能委婉謙恭如下：

“I would greatly appreciate it if you could discuss my qualifications more fully at some time you find convenient.”

如此禮貌得當，只會平添收信人對寫信人的好感和滿意，成功也是從信件開始的。

2．和諧類言外行為與商務英語社交及事務書信寫作

和諧是人們商務活動的福音，和諧社會、和諧校園、和諧課堂也是眾人心馳神往的。顯而易見，和諧類言外行為本身就是求同存異，禮貌有佳的。商務英語所有的社交書信，包括邀請信、饋贈信、祝賀信、慰問信、吊唁信、感謝信和道歉信，以及事務書信中的表揚信都可以納入和諧類言外行為。因為諸如邀請招待、贈送禮物、恭喜祝賀、慰問吊唁、表達謝意、贊揚夸獎這樣的禮貌行為目的都是力求維系一份和諧的個人友情或商務關系。即便是道歉，也是寫信人努力改善與收信人關系，希望和好如初的行為。

和諧類言外行為可謂禮貌的典范，這從感謝信等信件的語言使用上可見一斑。感謝信中諸如 “appreciate”、 “appreciation”、“thank you”、“grateful”、 “gratitude” 等大量禮貌標志詞語及相關句型的使用極大地增加了禮貌程度，表達了寫信人對收信人的尊重、友好和感激。比如：

A.You'll never know how much we appreciate the delicious food that you brought over last night.

B.I'd like to thank you for the wonderful dinner you gave my wife and me last night and also for the warm welcome you extended to us.

C.Please accept my heartfelt gratitude for showing me such warm hospitality when I visited your company last week.

3．合作類言外行為與商務英語社交及事務書信寫作

合作類言外行為重在交換信息，即能否準確、詳盡、有效、及時地提供和傳遞重要有用的信息。這與Grice的合作原則關系密切，即在信息的傳遞中嚴格遵循數(shù)量原則（quantity maxim）、質量原則（quality maxim）、關聯(lián)原則（relation maxim）和方式原則（manner maxim）。商務英語事務書信中的通知信就可以歸入這一類的言外行為。在公司或單位，每逢開會、聽講座、組織活動等要事；在日常生活中，人們遇到訂婚、結婚、生子、喬遷等大事，都要出通知，寫通知信，目的就是要傳遞信息。

Leech認為合作類言外行為不用講究禮貌原則，其實也不盡然。通知信在開門見山表述完重要信息后，如果是通知別人去做某事，信末也可以稍加一兩句禮貌之辭，比如：

A.Please notify all those who should be present at the sales meeting. Thank you.

B.Please call 12345678， our new telephone number， to contact us. Thank you.

如此這般，用客氣有禮的話語來傳達命令或通知消息，收信人也會愉快地接受并去執(zhí)行，從而達到通知信的良好效果，何樂而不為呢？

4．沖突類言外行為與商務英語社交及事務書信寫作

沖突類言外行為通常都是和沖動、爭執(zhí)、不和等非禮性因素相關的，是建立在不可調解的矛盾基礎上的。這一類言外行為一旦發(fā)生，后果往往不堪設想或是難以收拾。商務英語事務書信中的投訴信可以理解為這種行為。顧客在購買了偽劣商品、接受了糟糕的服務后可能會義憤填膺、怒火萬丈而憤筆疾書，發(fā)泄不滿。

Leech認為沖突類言外行為毫無禮貌可言，也過于絕對。發(fā)生了沖突，也該尋求解決途徑。顧客一紙投訴信發(fā)泄怨氣的同時，也是希望公司或有關部門能替自己排憂解難，解決問題，所以千萬不可鹵莽行事。投訴信中要有指責之意，也不可忽視委婉之詞。比如想讓收信人更換產(chǎn)品時，就可以這樣寫：

I'm looking forward to your replacing the fake and poor product as soon as possible. After all， a reputed company like you would never let your customers down.

收信人看了這番話，既會為自己公司良好的聲譽而驕傲，又會為公司出售的劣質產(chǎn)品而慚愧，更換產(chǎn)品當然在情理之中了。

（二）Leech禮貌程度三個語用等級與商務英語社交及事務書信寫作

1．損益程度等級與商務英語社交及事務書信寫作

屬于和諧類言外行為的商務英語社交及事務書信大都讓聽話人受益，這些信件語言的禮貌程度就可以用損益程度等級來衡量。讓收信人受益越多，信的禮貌級別就越高。比如祝賀信中恭喜收信人喬遷之喜時，可以有很多表達方式：

A.I am very glad to know from Jack that you have moved into your new house.

B.Congratulations to you on your moving into your new house.

C.May your new house bring you and yours good luck and health！

以上三句的禮貌程度是遞增的。第一句只是為收信人搬新家而高興；第二句才提及恭喜之意；第三句不吝溢美之詞，祝愿新居為收信人和家人帶來鴻運和安康。

2．選擇程度等級與商務英語社交及事務書信寫作

商務英語社交及事務書信的禮貌程度也確實是與寫信人語言的直接程度、收信人接受語言的自由度直接相關的。無論信件是否讓收信人受益，都應該給對方足夠的自由選擇余地，這也是對對方的極大尊重。就拿邀請信來說，邀請是屬于Leech所指的和諧類言外行為，即讓收信人受益的行為。但是，即使如此，在撰寫邀請信時，也要給對方?jīng)Q定接受或拒絕邀請的權利，否則寫信人就有強加于人的嫌疑。比較下面的幾句話：

A.You must attend my birthday party this Friday evening.

B.I'm sure you would not let your old friend down.

C.I do hope you'll come to my birthday party.

D.Please let me know if you can come or not. I sincerely hope your decision will be in the affirmative.

顯而易見，上面四句話越說越禮貌。第一句，寫信人命令收信人必須參加自己的生日派對，可能兩人是好朋友，但這種語氣也未免太霸道了點，讓對方毫無選擇的余地，萬一對方確有其他要事而分身無術又如何是好呢？第二句，寫信人口氣稍微緩和了些，但也有置收信人于不仁不義之地的感覺。第三句，寫信人提出邀請對方的希望；第四句相當禮貌，寫信人的確是從收信人的角度出發(fā)，讓其自行選擇。

3．間接程度等級與商務英語社交及事務書信寫作

商務英語社交及事務書信中，投訴信以及邀請信的拒絕信都或多或少讓收信人受損。在這種情況下，間接的言辭當是首選，而且，言語越間接就越禮貌。例如，在寫邀請信的拒絕信時，有如下寫法：

A.I'll be on holiday in Paris at that time.

B.I feel sorry to tell you that I'll be on holiday in Paris at that time.

C.It is with great regret that I must tell you I would be on holiday in Paris at that time as I've long booked a flight ticket and a hotel room.

上面三句話越來越間接。第一句的拒絕很生硬，一點抱歉之意也沒有，也不給對方商量的余地。第二句是委婉拒絕的，可以感覺到寫信人為不能赴約而不好意思。第三句反映了寫信人內心深深的歉意，這樣讓收信人看了也最容易接受。

（三）Leech禮貌原則的六個準則與商務英語社交及事務書信寫作

1．策略準則在商務英語社交及事務書信寫作中的運用

策略準則立足于他人的益損，重在讓他人多受益、少受損。運用于商務英語社交及事務書信寫作中，則多體現(xiàn)在寫信人信中所發(fā)出的諸如邀請、介紹、推薦等動作的得體程度上。例如：

I am greatly honored to recommend my close friend， Mr. MacNeil， to work in your company. He is an expert in computer programming， winning the first prize in several nationwide contests. Knowing how interested you are in computer programming and how badly you are in need of this kind of talents， I'm sure you'll find him the very person you are looking for.

在上面的推薦信中，寫信人沒有強行給收信人推薦某某某，而是周到細致地從對方的角度考慮，為收信人推薦他非常感興趣行業(yè)中的專家，也是他公司里急缺的人才，從而盡量讓收信人多受益。如此寫來，收信人不僅可能欣然接收被推薦人，而且還會對寫信人的幫助心存感激。

2．寬宏準則在商務英語社交及事務書信寫作中的運用

寬宏準則從自己的益損出發(fā)，強調讓自己多受損、少受益，盡可能嚴以律己，寬以待人。在商務英語社交及事務書信寫作中，為達到交際的成功而主動承擔責任，體諒對方的道歉就是很好的例子。筆者去英國進修時，行李箱在機場因為野蠻裝卸而破損不堪，于是筆者向航空公司投訴索賠。不料對方竟然要求筆者出示行李箱的購買收據(jù)，這樣的要求明顯是過分而且苛刻的。但是，為了順利地得到索賠，筆者再次撰文，節(jié)選如下：

As for the original purchase receipt for my damaged suitcase， I'm afraid it is still in my home in Shanghai， China， for I didn't predict that something unpleasant would have happened to my brand-new suitcase in Britain. I want to offer my apology for the inconvenience caused by the absence of my original purchase receipt.

此信就運用了寬宏準則，聽似因無法提供收據(jù)而道歉，主動承擔責任，實則暗中指責對方提出不合理要求。收信人看后想必無地自容，沒幾天就寄來支票，了結此事。

3．贊揚準則在商務英語社交及事務書信寫作中的運用

贊揚準則主張盡力贊揚他人，貶低自己。因為贊揚是正面的，所以言辭越直接，稱贊之意就越強烈，交際活動也越禮貌。贊揚準則運用于商務英語社交及事務書信寫作的最佳范例就是表揚信。贊揚的話語讓人如沐春風，心花怒放。

My family had a meal in your restaurant last night and we found the food and service there excellent. We'd like to thank a waitress named Sally in particular for her sweet smile， warm reception and considerate service.

當然，贊揚也有一定的限度，如果脫離實際，一味吹噓，那只會弄巧成拙，適得其反，讓人感覺尷尬甚至厭惡。因此，撰寫表揚信時，要注意贊揚準則的恰當運用。

4．謙虛準則在商務英語社交及事務書信寫作中的運用

謙虛可謂中華民族的傳統(tǒng)美德，在Leech筆下謙虛也是禮貌準則之一。人們在人際交往中，習慣于貶低自己，贊頌他人，如此謙恭禮讓，堪稱交際策略的上上策。在商務英語社交及事務書信寫作中，可以看到謙虛準則的廣泛運用。比如，在饋贈信或感謝信中提及所贈之物時，可以這樣寫：

A.You will receive a package in about a week.It is a humble gift.I hope you will accept it as a small token of my gratitude for your timely help.

B.I would be very happy if you would accept the trifling present.

禮物可能并非如信中所言那樣微不足道，但寫信人定要如此措辭，更顯胸中真誠感激之意。再如，邀請信中提及為客人所備的酒席時，也言辭低調：

A.Would you care to join us at a quiet dinner at Jinling Hotel this Sunday evening at 6：00?

B.Come along and take potluck.

試想，第一句中金陵飯店的餐飲是何級別？第二句中的家常便飯未必名副其實，也可能是一頓精心準備、價格不菲的酒席呢！

5．贊同準則在商務英語社交及事務書信寫作中的運用

贊同準則旨在盡力贊同他人，而非反對他人。這一準則要求人們在日常交際中，遇事多從對方角度出發(fā)，設身處地替對方考慮，盡量求同存異。事實上，這也是解決沖突矛盾的良方。在商務英語社交及事務書信寫作中，投訴信的回信就采用了贊同準則來力圖平息投訴人胸中的怒火，尋求解決問題的途徑。筆者在英國因為行李箱破損事件投訴后，航空公司的回信中就體現(xiàn)了贊同準則：

I must also stress that the Airline considers inappropriate handling of passengers' baggage by our Agents to be， quite simply， unacceptable， and we welcome passenger feedback such as your own， in order to highlight any anomalies.

航空公司不僅承認職員的野蠻裝卸是不可接受的，而且還歡迎乘客反饋意見，如此措辭順耳又中聽，從而起到了控制事態(tài)進而解決問題的作用。

6．同情準則在商務英語社交及事務書信寫作中的運用

同情準則突出對他人的同情，而非反感。同情是人與人之間溫情的火花，給悲傷、落寞或是絕望的人帶來溫暖和希望。商務英語社交及事務書信寫作中的慰問信和吊唁信就是這一準則的實際體現(xiàn)。這兩種信件中語言通常溫婉適中，比如：

A.Though words cannot express our thoughts， still may you know that we all care about you and sympathize with you.

B.May our friendship give you strength at this time of sorrow. May faith give you hope for every day.

上面第一句表達了對收信人的關心和同情，第二句在同情的同時，也給收信人以安慰和勇氣，鼓舞其繼續(xù)生活下去，人世間的溫暖莫過于此。

四、結論

綜上所述，Leech的禮貌原則，無論是四大類言外行為，禮貌程度的三個語用等級，還是六條禮貌準則，在商務英語社交及事務書信寫作中都運用較廣，對實際商務書信寫作有良好的指導作用，為商務環(huán)境中的人際溝通搭建了禮貌的橋梁。

參考文獻：

［1］［英］ Leech， G. Principles of Pragmatics［M］， London： Longman．

［2］陳英．禮貌原則與禮貌語言的層級性［J］．邵陽：邵陽學院學報， 2006，2， （5）：97-99．

［3］何兆熊． 新編語用學概要［M］ ．上海：上海外語教育出版社， 2000．

［4］冉永平． 語用學：現(xiàn)象與分析［M］ ．北京：北京大學出版社， 2006．

本文屬上海市教育委員會科研項目基金資助（項目編號：06MS023）

（作者單位：上海對外貿易學院）