試述會展從業人員的基本素養

隨著上海世博會的日益臨近，全國各地對會展人才的培養方興未艾，僅上海就有上海交通大學、對外經貿大學、上海師范大學、建橋學院等學校先后開設了會展系或會展專業，招生人數日漸增多。但這幾年已陸續畢業的學生中，真正工作在會展第一線的并不多，而大多數正從事會展工作的人員都有各自的學習背景，有的還是理工科出身。一些私營小型展覽公司更是準入性低，只要一部電話、一個電腦，就能讓新手開始工作。因此，對會展從業人員的培訓已迫在眉睫，千變萬化的展覽界需要的是真正能實際操作的項目承辦人員。本文根據自己10多年的承辦出國展覽會的實際工作經驗，試述作為展覽會項目承辦員所應該具備的基本知識和能力。

一、文化素養

1 文字組織

一個展覽會從選題到落實項目，最后要形成書面的招展資料。一般一個清晰的展覽會資料，必須寫明幾大要點：展覽會名稱、時間、地點、展品范圍，標準攤位的費用和人員出訪費用。第二部分要寫清展覽會概況，包括第幾屆，展覽會以往的統計資料，中國參展企業的情況和成交收獲。第三部分要寫出參展國的市場情況，以及該區域與中國的經貿情況。以前中國貿促總會制作的展覽會資料可以作成一本小冊子，現在的展覽公司的招展資料就言簡意賅多了，以廣發為主，宣傳為主，招展為主，市場介紹不多，內容簡單，讓人印象不深，起不到較好的宣傳效果。

另外，起草報告、總結資料、公文往來都需要一定的文字組織能力，內容要簡潔清晰，主題明確。

2 外語函電

參加國外展覽會，免不了要與該展覽會的項目經理聯系，要學會基本的函電書寫，首先要先說明本公司作為展覽會的組辦單位，想組織多少企業參展，預計需要多少面積的攤位，希望能收到什么樣的參展資料等。一般大型的正規的展覽公司，會寄來參展合同，有詳細的預訂面積和費用，以及相關的條款。攤位面積確定并收款以后。會告訴一個登錄密碼，在展覽會網站上可進行名錄注冊、搭建、運輸、邀請函表格填寫、進館證登記等有關工作。以前互聯網還未出現時，一般傳真和電話聯系較多，現在則是郵件往來，更快更方便了。尤其是攤位圖紙，看得更清楚了。

3 費用預算

招展資料上最難把握的是費用，主要是人員費用的預算。攤位費一般沒有多大的出入，尤其有中國組委會的展覽會，都有一個全國統一的對外報價，不允許各組辦單位私自抬價和降價。比如美國拉斯五金展，中國組委會有一個統一的攤位費價格，企業是無從比較的。唯一能比較的是人員境外生活費，因為這個預算一般要根據旅行社報價來核算的，而旅行社又視組團規模來報價，這樣就會出現二種情況，一種是熱門專業性展覽會，有一定的規模，組團單位可以對參展人數有基本把握，又可以參照同行業的報價，最后形成一個基本符合市場的合理費用。另外一種是新開發的展覽會或冷僻的地區展覽會，無參考副本，又無成團的把握，報價高了則無人參展，低了則要虧本。一般按照15～20人成團的規模來計算成本，如果團組形成規模，最后收費降低皆大歡喜。反之，如團組規模較小，最后費用稍微上浮也能得到客戶諒解。經常出現價格浮動的因素有：機票，比如燃油稅上調；匯率波動使接待費變動；路線改變或行程中增加了活動等等。因此我們要在招展函的費用說明中，特別指出根據情況變化，費用也會有所變化。

二、能力素養

1 高度的賈任心和敬業精神

一個展覽項目的承辦員，最需要的基本能力是要有高度的責任心和敬業愛業精神。展覽會確定下來。是不會輕易改變時間或取消的。因此確定了參展，就必須時時把握籌展的進度，會刊登錄、邀請函發放、展品運輸、辦理簽證、預訂酒店和機票，都有個時間截止點。任何一個因素和環節沒有在有效的工作節點前做好，就會影響整個參展效果。因此，一般在展覽會開幕前二周，項目承辦員加班加點是經常的事。

2 加強加深服務意識

一個展覽項目的承辦員，首先要清楚自己所從事的是服務性行業，在工作中要不斷增強服務意識，并加大服務的深度和廣度。現在的服務已不僅僅是攤位的預訂，而是服務的范圍有了更深和更廣的發展。我們要認識到這是一種趨勢，也是當前展覽界競爭激烈的產物。

3 加強與客戶的良好互動和溝通

一個好的項目承辦員，他的客戶通常比較固定，而且會持續增長。反之客戶流失也是很容易的。一般來說，參展企業先是認同同區域的展覽組團單位，因為聯系方便，然后認同熟悉的項目承辦員。在推廣新的展覽會時，就能得到老客戶的支持。客戶資源就象活水源，一旦喪失信譽無疑水源斷流。

4 最深入地熟悉本行業的專業性展覽會

一個展覽項目的承辦，也是項目員綜合素質和能力的比拼，項目員要對該行業內整個展覽形勢有所了解，對該行業最著名的展覽會要有了解并親自參加，對其他展覽組團單位的規模和結構要有所了解并研究，同時還要和同行之間廣泛聯系和交流。

5 不斷分析和綜合并善于總結

一個好的項目承辦員，要提高自己的綜合實力，不能只是埋頭苦干，而是要在熟悉本行業的基礎上精益求精。對每個經辦的展會要做好分析、綜合和小結。首先是分析怎么樣的企業會參展，怎么樣的企業為什么不參展，不參展的具體原因是什么；然后要綜合實際參展效果，這些企業是否會繼續參展，或者什么樣的展覽會才適合該企業；最后要有小結，一是看參展效果；二是看展覽會發展前景。善于分析和總結，并有針對性地面對目標客戶群，是一個項目承辦員必做的功課。

三、學習素養

1 加強學習和吸收

項目承辦員要不斷加強自身的學習能力，改善知識結構，對新事物新形式新政策都要了解。比如知識產權的問題，我們要在出國會議上告訴企業，按照有關法律，一個產品只要修改了三處，比如顏色改變，或圓角改為方角，對方就不能說我們違法了知識產權。這樣在國外碰到該情況就能從容應對。

2 培養和鍛煉應變能力

組團參加國外展覽會，對項目員最大的考驗就是應變能力。任何可能性都會轉變現實性，如何應對突發事件，第一時間里解決困難都是項目承辦員必須面對的問題。團組越大，人員越多，發生的事情也越多，因此要有充分的心理思想準備，盡量盡快地解決好問題，平息矛盾和不滿。

3 把握大型活動和展會全局的能力

一般展覽會規模如果不超過15～20人，都屬于小團組，所遇到的事情相對比較容易處理，而如果超過50人以上的團組，則將會遇到不同的人不同的問題。因此從籌展階段，就必須把握好整體進度，并有一個書面的籌展計劃下發給企業，以便企業配合完成，一方面起到一個時間節點的告知作用，另一方面對自己的工作也起到提醒督促的作用。尤其在籌備商務部或市政府的大型經貿活動或展覽項目，更應該有一個詳細的籌一備方案。如團組規模龐大，還要拜訪該國駐我國使領館，通報團組在外活動情況，落實辦理簽證的進度，最大限度取得該國使領館的協助和幫忙。這些都需要項目承辦員具備控制全局的能力，思路清晰，處事冷靜，事無巨細都必須一一了然于心。只有準備充分，才能保證展覽會的順利進行。

4 依賴團隊力量

一個人的力量是有限的，一個人的能力也是有限的，因此充分調動大家的智慧和積極性，才能充分體現展覽組團單位的整體實力。

我們培養的會展人才，不僅要有完備的理論知識，更要具有完備的實踐能力，做展覽項目是一個消耗腦力體力的工作，一點也不輕松。考慮問題的周全，處理問題的果斷，解決問題的完美，都是對我們知識和能力的考驗。因此學習，不斷的學習，才是會展人才的真正成長之路。