淺談電子注冊制度在學校學籍學歷管理工作中的重要性

[摘要]學籍學歷管理是高校教學管理的重要部分，是維護學校穩定大局和正常教育教學秩序的重要保障，而電子注冊制度是運用現代信息技術手段，將學生學籍信息和畢業證書信息上網供社會查詢，對高校學籍學歷管理工作實施監督的管理方式，是當前加強高等教育管理、提高教學質量的必要措施。

[關鍵詞]電子注冊制度 學籍學歷管理 重要性

學籍學歷管理是高校教學管理的重要部分，是維護學校穩定大局和正常教育教學秩序的重要保障，而電子注冊制度是運用現代信息技術手段，將學生學籍信息和畢業證書信息上網供社會查詢，對高校學籍學歷管理工作實施監督的管理方式，是當前加強高等教育管理、提高教學質量的必要措施。

一、學籍電子注冊制度的建立

按照教育部《面向二十一世紀教育振興行動計劃》中提出的要建立“全國大學生招生遠程錄取、計算機學籍學歷管理、畢業生遠程就業服務”一體化的信息系統的要求，教育部2000年3月在海南省召開了全國普通高等教育學籍學歷管理研討會，并對當前的工作重點，即進一步加強規范我國各類高等院校的學籍和學歷證書的管理，部署了從2000年開始試行，對全國的部分省、市高校畢業生實行畢業證書電子注冊管理制度，并建立“普通高等學校學籍學歷管理信息系統”。2001年2月份，教育部相繼下發了《教育部關于重申保證高等教育質量，加強學歷文憑、學位證書管理的通知》、《教育部辦公廳關于做好2001年高等教育學歷證書管理工作的通知》和《教育部關于印發<高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定>的通知》三個通知，開始正式對全國高校學生實行電子注冊信息上網管理制度，這是對現行高等教育學歷證書管理辦法進行了重大改革（國家允許高校自行印制、頒發學歷證書，高校每年必須向省教育部門報送畢業生的學歷電子數據，省教育部門匯總后報教育部進行審核注冊并備案，高校頒發的畢(結)業證書未經注冊的，國家不予承認；經教育部審核備案的畢(結)業證書，國家才予以承認和保護，并進入全國高等教育學歷證書檔案庫，供社會網上查詢）。這時的電子注冊制度主要是針對學歷證書管理的階段，準確的叫法是學歷電子注冊制度。2005年，教育部在中國高等教育學生信息網開通了學籍學歷信息管理平臺，該平臺包括有新生入學注冊、在校生管理、圖象校對和學歷注冊等模塊，并下發了《關于進一步完善高等教育學歷證書電子注冊制度的通知》。2007年教育部印發了《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》，進一步明確了新生信息核對工作和學生在校期間學籍信息管理的內容，至此，電子注冊制度從新生數據、在校生數據、學歷數據對學籍學歷進行了全方面的規范化管理，進入了比較完善的階段。

二、電子注冊制度的主要內容

電子注冊制度包括有學籍電子注冊制度和學歷電子注冊制度。學籍電子注冊制度是為完善學歷電子注冊制度而制訂的，與學歷電子注冊制度互相銜接。

1.學籍電子注冊制度

（1）新生報到后，高等學校須按國家招生規定和《普通高等學校學生管理規定》對其入學資格進行復查，不符合入學條件的學生及時進行清退，復查內容包括在學籍學歷信息管理平臺下載教育部審核后的招生錄取信息進行核對，主要內容有：考生號、姓名、性別、出生日期、身份證號、專業、層次等。

（2）復查合格的學生取得學籍，及時進行學籍電子注冊（依據規定，在學生入學3個月后）。

（3）高等學校對錄取信息有誤或網上沒有錄取信息的學生，應及時與學生生源地省級招生部門復核。確屬工作原因漏報及需要更正的信息，省級招生部門須及時補報教育部。

（4）通知學生學籍注冊信息的重要性：經教育部注冊備案的學籍信息是今后學歷證書注冊數據的依據，新生學籍注冊是否準確無誤，直接關系到學歷證書能否順利進行。

（5）在特定網站公布已注冊新生學籍信息供學生本人查詢，并將網址告之學生。

（6）學生在校期間變更姓名、身份證號等注冊關鍵信息的，學校須制定有明確的責任人制度及規范的工作流程要求學生提供合法性證明材料，并比照學生錄取檔案嚴格審核修改，報省級教育行政部門備案。

2.學歷電子注冊制度

（1）學籍信息獲得注冊學生所取得的學歷證書，經教育部審核備案后才予以注冊承認。

（2）注冊學歷證書分畢業、結業證書兩種。

（3）高等學校可以自主訂購頒發學歷證書，但證書須有特定內容，如普通、成人高等教育學歷證書須有相片、姓名、性別、出生日期、學習起止時間、專業、層次、學習形式、學校名稱、校長簽名、發證日期和證書編號（即證書注冊號），證書編號由特定的編碼方式編排，作為學歷證書的唯一標識。

（4）高等教育學歷證書注冊工作實行國家、省教育行政部門、學校的三級管理，高等學校向所在省教育行政部門報送學歷注冊數據進行審核，教育部匯總審核備案后上網供社會查詢。

三、實行電子注冊制度的必要性

1.實行電子注冊制度是學籍學歷管理模式發展趨勢的必然要求

隨著高等教育的改革和發展，高校招生規模的逐年擴大，加強和改革完善高校的學籍和學歷證書的管理，已是國家的頭等大事，在實行學籍學歷電子注冊制度以前，許多高校的學籍學歷管理工作都是以手工模式進行，工作量大、材料繁多、數據混亂、出錯率高，管理難度非常大，尤其是在校生學籍管理、畢業生畢業資格審核、證書的填寫以及各類數據的上報等，耗費了大量的人力、物力、精力，就以我校為例：2007年招生5326人，在校生達到21337人，畢業生2210人，這樣龐大的工作量，學籍學歷工作人員若還是手工模式進行管理，將不堪重負。使用電子注冊制度后，運用現代信息技術實行計算機網絡管理的方法，把許多原來需要手工操作的數據收集、整理、統計、分析、結算交由計算機來完成，大大提高了工作效率，減輕了工作負擔，減少不必要的差錯，確保了數據的準確性，使得教學工作更具有及時、方便和高效性。

2.實行電子注冊制度能夠提高管理人員的道德素質

實行學籍學歷電子注冊制度后，證書注冊信息不再是以前那樣，只是由學校和上級教育部門進行封閉性管理，而是搬上了網絡平臺向社會公示，學生和用人單位可以隨時上網進行查詢驗證，具有極高的透明度，這樣就要求學校每年上報給上級教育部門的證書注冊數據必須與實際打印的證書數據要一致，包括證書數目和證書上的各個信息項，這樣就要求學籍學歷管理工作人員必須有很強的事業心、責任感和以人為本的精神，從而提高了管理人員的道德素質。

3.實行電子注冊制度促進了學籍學歷管理工作

實行學歷電子注冊制度使學歷數據搬上網絡平臺向社會公示；學歷數據以招生時教育部注冊備案的數據為依據，從招生工作源頭上對學籍學歷數據進行規范管理；以責任人制度對學生更改基本信息進行管理；開通學籍學歷信息管理平臺，運用現代化信息技術對學籍學歷信息進行管理等等，這些都是實行電子注冊制度后，所作出的重大改革，它從具體應用的層面上，將計算機、網絡、學籍管理有機地結合在一起，為高校學籍管理工作開辟了新的途徑，提供了新的手段。

（1）促進學校學籍學歷的規范化管理

實行電子注冊制度使學校的學籍學歷管理工作更加規范化，例如：①學生異動的檔案有統一的學籍管理文號進行紀錄，然后每學期末對學籍管理文號進行匯總，整理成學期異動表。②學生入學時必須核對姓名、出生日期、身份證號和專業等基本信息，信息核對后必須簽名確認，核對后的新生信息上報給教育部注冊備案，作為以后學歷注冊數據的依據。③按照電子注冊制度要求，對于需要修改基本信息的學生實行責任人管理制度，學生必須辦理相關身份確認手續，二級學院、教務處審查，主管教學領導簽字后才能申請修改。總之，電子注冊管理制度的實施，對于加強和規范高校的學籍學歷管理起到了積極的推動作用。

（2）促進學校學籍學歷的科學化管理

學籍學歷電子注冊是一項系統工程，它的各部分，各時期工作都是互相聯系，緊密相關的，而公布在教育部網上供查詢的學歷信息，就是這個系統工程的最終結果，因此學籍學歷電子注冊各部分、各時期的工作必須毫無差錯，才能保證學歷信息這個最終結果準確無誤，這就要求學籍學歷電子注冊必須有科學化的管理，因此實行電子注冊制度后，教育部除了制訂具體詳細的規定外，還開通了學籍學歷信息管理平臺，高校學籍管理人員可以根據自己的用戶密碼運用該平臺從學生入學注冊、在校生學籍管理、畢業電子相片管理、畢業審核等全方面對學籍學歷工作進行科學化管理。

（3）促進學校學籍學歷的嚴謹化管理

電子注冊數據不只是數據的統計，它的每個數據項都必須與學生的身份信息相符，否則學生的學歷將得不到社會的承認，會影響學生的就業、評級和深造等，這促使了學籍學歷管理人員和學生必須要細致、一絲不茍的對待電子注冊數據，不能有絲毫的差錯和疏漏，令學籍學歷管理工作更加嚴謹化。

4.電子注冊制度是維護高等教育嚴肅性和權威性的需要，是維護高校穩定大局的需要

高等教育學歷證書是學生的學業憑證，學歷證書的頒發是一項極為嚴肅的工作，但在未實行電子注冊制度以前，尤其是1994年以前，高校學歷證書是由各地實行自主管理，高校可以自主訂購、頒發，也可以由所屬省教育部門統一進行訂購、頒發，沒有對使用證書數目進行限制管理，而作廢證書也沒有進行回收銷毀。這就使得一些不法分子大量偽造、販賣假文憑，導致高等學校畢業生的利益嚴重受損，高等學校對此卻無能為力，公安部門雖嚴厲打擊，但仍不能從根本上解決問題。這不但破壞了學風、校風，而且在社會上造成了極壞的影響，玷污了高等教育的聲譽。因此從1994年開始，國家教委實行普通高等教育學歷證書分級管理制度，由國家、省級教育行政部門和學校三級管理。畢(結)業證書內芯由國家教育行政部門統一印制，學校每年將畢業和結業生人數報所在省(自治區、直轄市)教育行政部門，經審核后，領取該年度所需的證書，由學校頒發，其證書使用情況要求上報。這雖然從宏觀上對學歷證書進行了管理，但隨著高等教育事業的改革與發展、教育辦學形式的日趨多樣化，這種管理制度也顯現了其弊端：（1）學歷證書種類繁多，數目龐大，給教育行政部門管理人員造成極大工作壓力，管理上容易出錯；（2）沒有完整的學歷認證查詢體系，只是一定程度上抑制了亂賣假文憑、亂發文憑的現象；（3）訂購證書的程序太過繁瑣，造成了工作上的不方便及資源浪費。而電子注冊制度利用其網絡化管理的特點，解決了以前學歷證書管理上的種種問題：高校可以自主訂購證書內芯，但每年的學歷數據必須上報注冊，未經注冊的證書不予承認，從根本上解決了假文憑的問題；每本學歷證書都有一個經過特定編碼規律的注冊號進行標識，用人單位及學生本人可以上網進行查詢驗證。因此電子注冊制度是學歷證書管理工作的一次重大改革和制度創新，是適應當前社會發展形勢而推出的合理有效的新型學歷證書管理制度，是維護國家學歷制度和學歷證書嚴肅性，保護學校聲譽和畢業生利益，打擊和防范假文憑、抵制社會不良現象的有效措施。

總之，電子注冊制度就是利用現代技術對學籍學歷進行管理的一種方式，從建立開始使用到現在，隨著它制度上以及技術上的逐步完善，它在學籍學歷管理工作中所體現的重要性也越來越明顯，相信在不久的將來，電子注冊制度將會給高校學籍學歷管理工作者帶來一個全新的管理模式。

（作者單位：廣東藥學院）