《學校檔案管理制度》修訂中應注意的幾個問題

中小學校作為公益性的事業單位，承擔著國民基礎教育的重任。中小學的檔案管理工作也是十分重要和必不可少的，早在80年代末到90年代初各校就陸續建立起了《學校檔案管理制度》，并在實踐的過程中有效地推動了檔案工作的建立和開展，它使中小學校的檔案工作從無到有，并逐步走上了正軌。但是，多年來檔案管理制度并沒有隨著檔案工作發展的需要適時地進行修改和補充。據調查顯示，多數中小學校的檔案管理制度長期沒有得到修訂，制度的內容也遠遠滯后于檔案工作實際發展的需要，亟待修訂。

在《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）頒布20周年之際，北京市第一五九中學受西城教委委托重新修訂了西城區教育系統中小學《學校檔案管理制度》共計21項，修訂工作經過了學習、調查研究、反復修改論證的過程，從而對《學校檔案管理制度》所涉及的管理對象和管理行為有了進一步的認識，并引發了一些思考。

一、制度條款要有科學性、實用性，真正做到切實可行

1、檔案管理制度要遵循檔案工作的規律

要修訂好一部《學校檔案管理制度》，首先要認真學習《檔案法》，熟悉檔案收集、整理、編目、保管、編研、利用等各個環節工作的要求和標準，對原有制度的條款進行細致的篩選，凡是符合法律法規的、行之有效的條款要繼續保留，凡是不符合檔案法要求的和落后的管理方式方法的條款都應剔除。二是要對檔案科學技術的發展狀況和發展水平有一定的了解，從科學管理的角度審視現有規章制度的科學性和合理性。對已不適應檔案事業發展的、表述不明確的要進行修改，對工作中出現的新情況、新問題要及時進行補充和完善，特別是計算機和網絡技術廣泛應用后，出現了大量電子文件和聲像檔案，以紙質載體為主的檔案管理轉變為多種載體并存的檔案管理局面，原有的制度在這些新型載體的檔案方面缺乏具體的規定，如何管理好各種載體的檔案，有待在制度中做出明確的規定。也就是說，要針對本單位工作對象的現狀進行具體分析，有針對性地進行制度的修訂，不能盲目照搬照抄其他單位的成文。

2、制度條款要便于操作和執行

一份好的《學校檔案管理制度》應該貼近本單位工作實際，并能對本單位檔案工作能起到具體指導作用。

我們在修訂《學校檔案管理制度》時，從本單位工作實際出發，進行科學分析，充分考慮了規章制度的實用性和可靠性，以及制度的條款能否具體操作執行的問題。為便于執行，制度條款的內容盡量用務實的語言，明確標準和規范性要求，不含糊其辭。事實上，如果制度含有水分，表面看條條框框不少，細分析空洞原則一大堆，實際措施不具體，會讓人無法遵從。

二、細化管理制度有利于提高檔案管理水平

規章制度看起來只是一些規定了條條框框的、內容比較單一的事務性文書，但在執行中，如果制度本身有毛病，難免暴露出一些漏洞和互相矛盾的問題，直接影響到制度的實施效力和執行效力，因此規章制度用詞的準確與嚴謹都是非常重要的。

檔案工作的收集、整理、編目、保管、編研、利用各個環節的工作都有自身的要求和標準。完善的規章制度可以使檔案工作者有法可依，避免不必要的探索和工作人員之間的相互推諉，保證工作人員只要按制度辦事就能做好每個環節的工作。細化的檔案管理制度有利于檔案工作的規范化、程序化。

規章制度修訂的細化程度應該達到不能再增刪移易一字，才算基本完成。具體說凡是約束性的條款要細寫，明確標準，細化操作程序，做到使任何人都能按照《學校檔案管理制度》進行規范化的操作，制度中對能夠量化的內容，要盡量明確地用數字表明，對需要定性的內容，采取誰主管、誰負責的責任制加以明確，確保檔案的各項工作落到實處。

當然“適度”是把握內容詳略的關鍵。如果說本單位對《檔案法》和檔案法實施辦法的學習、宣傳都比較到位，文件形成者和各部門檔案員對檔案基本知識了解較多，或者說校內的成文、行文都比較規范，有些內容就可略寫，反之，制度中的規定就應該寫得比較詳細，以利于有關人員的學習和工作規范的養成，保證學校檔案管理工作有序地進行。細化規章制度有利于提高檔案工作效率和管理水平。

三、檔案管理制度一經制定，就要不打折扣地嚴格執行

完成《學校檔案管理制度》的制定或修訂只是向加強或改善檔案管理邁出了第一步，《學校檔案管理制度》也是學校制定的對檔案管理工作實施目標管理的具體措施，不能形同虛設，更不應束之高閣，成為應付上級檢查的“擺設”，最重要的是要將制度付諸實施。

《學校檔案管理制度》雖然屬于事務性文書，執行中也不具有極強的法律效力，但是就一個單位來說，它的制定應視為學校內部的“立法”行為。既然是“立法”，它就應成為本單位檔案管理工作中具有權威性的文件。我們要自覺維護制度的權威性，發揮制度規范和約束行為的功能，使之成為學校檔案管理工作的標準和全體成員必須遵守的行為準則。不論是校長、主任，還是教職員工都要按照制度辦事，按制度考核。

俗話說，有制度不實用，工作再努力也忙不到點上；有制度不執行，再好的制度也起不到作用。衡量一部《學校檔案管理制度》好不好的基本度量是要看它被執行的效果和程度。作者單位：北京市第一五九中學