淺談高校臨時機構的檔案管理

摘要：臨時機構形成的檔案材料是高校黨政機關檔案工作的重要組成部分。在高校的改革發展建設過程中，臨時機構將會依然存在，這就要求各主管部門加強對臨時機構檔案的管理，使高校檔案工作更加規范化，為高校的發展建設提供更加準確、完整、及時的信息服務。

關鍵詞：臨時機構；檔案管理；規范化

高校臨時機構，是指高校為完成某項突擊性、臨時性任務而成立的一些工作機構。其大體可以分為兩類：一類是一次性的，建立時間少則幾個月，多則延續幾年，任務完成后，機構也就撤銷了，如校慶辦公室、新校區建設辦公室和評估辦公室等；另一類是專業性比較強且任務完成后這項工作還得繼續開展下去而設立的臨時性機構，如學術督導委員會、職稱評定委員會等。這些機構在工作中形成的文字、圖表、音像等檔案材料是高校在某一方面、某一時期工作的歷史記錄，具有重要的保存價值，做好這方面的檔案管理工作具有重大意義。臨時機構的檔案工作雖然大體上與常設機構相同，但也有諸多自身特點，需要對之加以分析并有針對性地開展臨時機構檔案工作。

一、高校臨時機構檔案的基本特征

高校臨時機構具有以下特征：（1）機關設置的特殊性。它不同于常設機構的穩定性和有序性，但與常設機構有著密切的關系。臨時機構的存在取決于任務的大小，一般任務完成后，其使命便結束了。（2）主管機關的特殊性。常設機構一般都有明確的主管領導和上級主管部門，而臨時機構的主管領導則有不確定性。（3）工作人員的特殊性。臨時機構一般沒有正式編制，其負責人大多是兼職，工作人員都是從學校各個部門抽調來的，具有不穩定性。（4）工作任務的特殊性。臨時機構不像常設機構那樣規范，主要是接受臨時性任務。（5）臨時機構一般只處理事務性或專業性的工作，而重大問題則需提交校黨政領導或領導掛帥的領導小組決策，然后交有關部門處理。

正是由于臨時機構具有以上特點，因此其所形成的檔案材料多數是以記錄、草稿、講話、簡報、音像等沒有文件頭的文件、非正式的文件或代章的文件形式存在，具有量大、種類多、專業性強、分散的特點。同時，由于許多臨時機構都是在工作結束、機構將要撤銷時才開始進行檔案整理工作，時間緊、材料多，給檔案整理帶來較大困難。另外，由于有些臨時機構領導對檔案工作了解不夠，工作中配備的檔案人員只會文件的收發、保管，而不懂檔案整理，往往會帶來整理質量下降的問題。

二、我校臨時機構檔案工作現狀

據調查，1990年以來，我校先后成立了10多個臨時機構，這些機構為學校發展作出了貢獻，它們在工作活動中形成的各種檔案資料是學校發展建設的記錄和總結，具有重要的保存價值。但是，這些重要材料卻沒有引起足夠的重視，主要原因有以下幾個方面。

檔案意識淡薄。有些領導認為任務是硬指標，文書材料的保管是軟任務，把任務的完成與文書材料的收集、管理隔離開來，只抓任務的完成，而忽略了文書檔案工作。平時既無領導分管，又沒有確定專職或兼職文書管理人員負責此項工作，致使一些文字、音像等材料丟失、損壞或流入個人手中，造成無檔可歸。

有些臨時機構雖然指定了兼職文件、材料管理人員，但兼職人員對檔案的重要性缺乏認識，責任心不強，平時收發文件不登記、不整理，一旦機構撤銷后檔案沒有按規定立卷，有的不按規定履行手續，便將形成的文書材料成捆成袋地送到主管機關或校檔案館，給以后的系統管理和檢索利用埋下了隱患。

檔案材料不完整。缺少系統反映學校主要活動的大事記或工作總結。

歸檔不規范。不少臨時機構撤銷之前，雖然將形成的材料加以整理，但分類不準確、整理不科學、組合不合理，交接時還要返工，造成人力、物力的浪費。

三、健全歸檔制度，做好檔案收集、整理、移交工作

1.臨時機構的檔案應納入學校檔案管理的總體工作之中，引起各級領導的高度重視，同時根據臨時機構的重要程度，配備相應的檔案管理人員。

2.加強宣傳力度，增強檔案意識。校檔案管理部門及主管機關要及時向臨時機構的領導和工作人員宣傳《中華人民共和國檔案法》及黨和國家有關檔案工作的政策規定，教育專（兼）職文書樹立事業心，增強檔案意識，并督促、檢查臨時機構落實分管此項工作的領導和專（兼）職文書做好文件材料的收集工作，確保臨時機構文書材料的完整。

3.健全歸檔制度，加強業務聯系。國家檔案局令（2006年）第8號文件規定的機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限要求是檔案工作唯一的標準，臨時機構的文書檔案工作也要遵照執行。學校也要制定相應的歸檔范圍：凡在工作活動中形成和使用的文件，在辦理完畢之后，其中有保存價值的要作為檔案保存，并將任務納入個人崗位職責，有關人員應明確自己應該收集什么、何時上交；平時對辦理完畢的具有保存價值的文件要及時收集齊全，整理分類立卷。

4.檔案部門的領導要多深入臨時機構，并適時提出要求，不管機構人員怎樣變動，檔案管理工作仍要堅持做到該歸檔的必須按要求歸檔，該交接的要交接清楚，該履行手續的就要履行手續。同時，也應根據臨時機構的工作性質，改變收集方法，不僅要求臨時機構按歸檔范圍收集材料，還要在文件形成之后，立即將原稿及文件送文書人員保管，以便整理立卷，而且還要經常翻閱歸檔范圍和已收集的材料，對照檢查是否存在該收的而未收的情況。

5.結合機構實際，靈活處置特例。臨時機構的一個顯著特點是機構不納編、不穩定，成立時間長短不一。因此，學校檔案部門對臨時機構文件歸檔要采取靈活的方法進行處理，對形成文件多的臨時機構文件，可以在其所在全宗內單獨設類，由該機構自行收集歸檔；對形成文件少的臨時機構文件資料應隨時接收，由檔案部門統一整理，立卷歸檔。

6.針對臨時機構文件內容特點及工作特點，把握好檔案整理的時機和方法。臨時機構的工作進程往往有較明顯的階段性，按階段性及時將文件材料立卷歸檔，不僅有利于下階段工作中的查閱利用，而且由于新階段工作的文件尚未產生，不會形成階段性文件混雜。按階段立卷不僅與工作進程相符合，也與立卷中有利于查閱利用的原理相符合。臨時機構的文件材料中有許多在文種、作者保存價值上是相同的，其數量可單獨立為一卷或數卷，如工作簡報等。這類文件材料無論是在工作進行中還是工作結束后整理，都不影響案卷質量。而同步整理的好處除將費時較多的卷內目錄抄寫分散于工作的進程之中、縮短工作結束時的整理工作時間外，還可在工作中更好地方便查閱利用。

7.制定措施，抓好移交工作。檔案的移交工作，必須嚴格遵照《機關檔案工作通則》執行。臨時機構的主管機構要加強對檔案工作的領導和業務指導，保證檔案材料的完整無損和及時移交，并和檔案部門一起抓緊臨時機構結束前的檢查工作。首先，對已經立卷的案卷進行檢查清點。案卷目錄與案卷相對照，按照卷內文件目錄逐卷、逐件、逐頁進行對照，發現破損案卷立即進行修裱；發現缺卷，要根據借閱登記尋找追回案卷，確保檔案的完整性。在處置散存文件時，要特別細心，因為這些文件材料，有很多是當時的領導認為重要而未上交給文件管理人員進行歸檔立卷的文件材料。對于這些文件要與已立卷的檔案進行對照，剔除那些重復的文件材料，然后按年代、內容進行插卷、編目。其次，在臨時機構撤銷檔案移交時，要按照進館標準嚴格執行。要求撤銷機構兼職檔案人員寫出組織沿革、大事記等有關資料，編出案卷目錄，卷內文件目錄隨檔案一起移交。進館前，要對檔案進行鑒定，對于有保存價值的缺期檔案重新組卷，對于無保存價值的短期檔案鑒定后先存放檔案館，然后按規定銷毀，以保證進館檔案案卷質量符合標準。進館時還要辦理檔案移交清單，由撤銷單位兼職檔案人員和檔案館接收人員簽字，存入全宗卷中以備后查。對那些不負責任、敷衍了事的檔案工作人員應給予批評教育，直至紀律處分；對勝任本職工作、成績突出者要給予必要的表揚和物質獎勵。

參考文獻：

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責編：博雅

收稿日期：2008-03-18

作者簡介：金娟（1961-），女，鄭州大學教師，研究方向為檔案管理。