論秘書的參謀活動

摘 要：秘書的參謀活動對領導活動有著重要的作用。正確認識這個問題有著重要的現實意義。從提高我國秘書參謀活動的必要性出發，對秘書參謀活動的特點和原則做了說明，并對提高秘書的參謀活動提出了建議。

關鍵詞：秘書；參謀活動；領導決策；決策效率

中圖分類號：F272.9文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2008）05-0060-02

秘書的參謀活動，是以秘書部門和秘書人員為主體，以所在管理系統的領導者為對象，以輔助領導正確決策為目標，以秘書事務為中介，以出謀獻策為手段，影響領導者決策行為的過程。秘書的參謀活動是客觀存在的，既不能否定也不能夸大，正確認識秘書的參謀活動，對輔助領導做出正確的決策和提高秘書的素質有著十分重要的意義。

1 提高我國秘書參謀活動的必要性 

（1）經濟全球化要求提高秘書的參謀活動。隨著改革開放的深入和中國加入WTO，秘書參與對外事務的工作將愈來愈多，秘書人員應同樣起到重要的參謀作用。在對外談判、洽商、接待外賓和出外考察，引進外資和境外投資，對外合作與外事糾紛的處理等等不再僅限于政府外交和外經部門，而是全國各地區、各政府機構和企業團體都會遇到的工作。秘書部門不僅要操辦具體事務，還要根據國家有關法規和國際慣例，參與制訂有關預案，準備有關資料，發揮參謀作用。

（2）服務意識要求提高秘書的參謀活動。隨著社會的發展和領導工作的客觀需要的變化，秘書服務的方式和內容也在不斷拓展，領導更需要的是秘書的參謀輔助，這就要求秘書樹立起正確的服務意識。正確的服務意識要求新時期的秘書不僅要熟悉國家政策方針，掌握國內外經濟技術最新方向，了解企業生產、經濟管理，而且還要具備較強的運籌謀劃能力、綜合協調、隨機應變和綜合分析的能力。這就對秘書的智慧、知識、能力和水平提出了更高的要求，輔助領導做好決策及決策的貫徹落實。因此秘書人員要樹立起正確正確的服務意識，創造性的開展工作。

（3）辦公自動化要求提高秘書的參謀活動。隨著現代計算機網絡進入管理系統系統和辦公設備的更新直接影響著秘書參謀方法的變革。社會的進步和科學技術的發展，辦公設備發生了翻天覆地的變化，這在信息收集和傳遞手段方面表現得尤為突出。秘書在參謀中對單一對象的認識將不再是孤立、靜止、片面的，我們可以更清晰地了到它與有關的各要素的相互聯系，從而將其置于系統之中，這樣就能保證參謀活動的科學性。秘書人員只有熟練地掌握了現代辦公設備的性能與操作方法，才能最大限度地提高參謀活動的效率。

2 秘書參謀活動的特點

（1）直接性。秘書部門貼近領導，秘書人員與領導接觸的機會較多，便于把握參謀需求、正確領會領導決策思路以及更多獲取參謀時機，快捷有效地提出參謀意見和建議，取得更好的參謀效果。

（2）綜合性。秘書部門兼具辦文辦會辦事等職能活動，信息來源廣，信息量大，掌握的綜合情況多，便于全方位多觸角地發揮參謀作用，及時、準確、全面、有效地為領導決策提供信息依據。

（3）制約性。它是從秘書部門的地位來說的，是由秘書部門是領導集體的辦公部門的職責決定的。一方面秘書部門的參謀必須是對領導意圖要有具體的方案措施；另一方面，它還受到秘書對領導意圖的認知程度、文字水平和時間的制約。

3 秘書參謀活動的原則

在現代管理工作中，秘書的參謀對于提高領導工作效率有重要作用。為了有效地發揮參謀作用，秘書人員在參謀活動中必須堅持以下原則：

（1）“謀”而有“度”。所謂“度”，具體地說就是秘書在參與決策中首先應考慮如何向領導提意見。因為秘書是為領導服務的，因此一定要根據領導的意圖提供有價值的信息、資料和建議，切不可不顧領導的意圖把自己的意見或觀點強加給領導。向領導提建議還要講究方法和藝術，有時候明明是一條好的建議，但由于秘書在提供時不講方法和藝術，結果不僅沒有收到應有的效果，反而讓領導對你產生了反感。實踐證明，秘書進言如果“度”掌握得好，正確的建議定會被領導采納。唐朝的魏征以敢“犯顏直諫”而名垂青史，但他也是十分講究“度”的，最終許多建議被皇帝采納。

（2）“謀”而有備。所謂“備”，就是秘書為領導決策提供參考意見時要掌握充分的資料，要做到有理有據。這些資料來源于調查。調查研究是參謀決策的重要前提，領導就某項工作或問題做出正確決策的依據是秘書部門對實際情況的調查。可以說，沒有調查研究就不可能有科學的決策。秘書只有對客觀事物進行全面的調查研究，在把握了事物發展的脈絡、認識了事物發展過程之后，才能提出有價值的建議，這種建議才能被領導采納。因此，秘書要當好參謀就一定要做好調查研究。

（3）“謀”而有理。秘書向領導提出的建議必須有足夠的道理。因此，秘書必須堅持理論聯系實際。其一，作為一名合格的秘書，黨性原則要強，政治品質要好，思想作風要正；其二，要具備一定的政治、哲學、市場經濟等基本理論知識和獨立的科學思維能力；其三，要具備超前的、活躍的創新意識，要有對事業高度負責的精神。只有這樣，才能保證理論與實際的融會貫通，才能拿出有道理的建議。為此，秘書就要扮演好“關起門來當領導”的角色，站在領導角度思考問題，只有這樣才能真正在領導決策中發揮好參謀助手作用。

（4）“謀”而有據。秘書作為領導的參謀和助手，只有深入領會和貫徹領導意圖，才能在領導決策中發揮有效的作用。同時，秘書的作用發揮得如何，還直接關系到領導機關和領導人的工作質量、效率及形象。因此，秘書能否做到“謀”而有據至關重要。

4 目前我國存在的對秘書參謀活動的偏見 

（1）否定秘書的參謀活動。有些人認為，秘書的工作不過是收收發發，抄抄寫寫，接接電話，送客人，什么輔助決策、參謀職能都是杜撰出來的。也有人會以海外秘書只是給企業領導提供事務性服務為理由來否定秘書的參謀活動。這些認識都是錯誤的。古代的知天通地的“巫”、“史” 進行占卜活動，征詢天意，實際上是為統治者出謀劃策。社會發展到今天，一個領導者遇到的情況更為復雜，更加需要別人的參謀輔助，以保證決策的正確性、科學性。企業秘書部門及秘書人員的參謀活動，除了為領導決策獻計獻策外，還更多地表現在日常工作中的建議和意見，草擬文稿、處理信息、提供辦會的建議和方案等等，都是一種參謀活動。

（2）夸大秘書的參謀活動。也有些人認為秘書參謀活動等同于國外的“思想庫”、“知囊團”，把秘書個人活動比之為領導的高參。但秘書的參謀活動與廣義的參與決策或出謀劃策性質的參謀活動是有區別的，它是一種有限的出謀獻策性的參謀活動。秘書的參謀活動不具有獨立性，秘書的參謀活動從屬于領導者的工作思路和領導的職能范圍，秘書參謀活動是從領導主觀上的意圖出發，力求符合客觀實際的思維活動。秘書只有在領導的職能范圍內提出的參謀建議，才具有針對性和實際參考價值。

給秘書的參謀活動以一個正確的定位，目的是全面認識和充分發揮秘書在管理中的作用。領導需要秘書為其直接服務，社會也需要穩定的職業秘書人員。秘書人員認識不到這一點，會給領導決策帶來干擾，影響領導決策的正確性和科性。

5 提高秘書參謀活動的建議

為了避免秘書參謀活動的盲目性、被動性，為領導決策及其實施提供有效而必要的輔助，充分發揮秘書的參謀作用，秘書人員必須堅持如下措施：

（1）秘書參謀的內容必須與領導決策的需要相一致。領導決策過程貫穿于領導工作的各個環節，在一定條件下，領導決策正確與否直接影響著組織的前途。因此，保障和滿足領導的決策需要是秘書參謀的根本出發點。秘書參謀的內容是由領導決策的形態決定的。領導決策形態的差異和變化，直接決定了秘書參謀內容的變化。領導決策在不同時期有不同的特點，這是因為領導在社會發展的不同時期所要考慮解決的社會政治、經濟、文化等方面的問題有所不同。領導決策的不同特點，直接影響著秘書參謀內容的變化。

秘書參謀的內容取決于領導決策的需要，又對領導決策的效果起著一定的制約作用。如果秘書為領導決策提供是過時的信息，那么領導以此為依據做出的決策就不是科學的。

（2）秘書參謀的時機必須與領導決策及實施的運轉周期相吻合。領導決策的不同階段對秘書的參謀活動有不同的要求，這些要求既體現在參謀的內容方面也體現在參謀時機的選擇方面。秘書參謀的時機必須與領導決策及實施的周期相吻合。秘書參謀的時機取決于領導決策及實施周期所允許的時限。在決策付諸實施前，秘書必須完成實施方案的制定和落實計劃的全部準備工作，否則就會貽誤和影響決策的落實。隨著社會變化節奏的加快，要求秘書參謀的實現進程相應加快，盡量縮短各項具體工作所占用的時間。

秘書參謀從屬于領導工作，所以領導決策及其實施的周期對秘書參謀時機的制約是主要的，而秘書參謀時機對領導決策及實施周期的影響是次要的。但我們必須認識到，這種影響是客觀存在的。

（3）秘書參謀的方式必須與領導者的個性特點相適應。秘書參謀服務的對象是具有不同個性特點的領導者，領導者的個性特點往往會響秘書參謀的效果。準確地把握領導者的個性特點是秘書參謀活動取得最佳效果的前提。秘書的參謀服務方式只有與領導者的個性特點相適應，才能取得較好的效果。

秘書參謀活動有各種不同的方式，具體到每一位秘書應采用何種參謀方式完全取決于領導者的個性特點。秘書人員只有準確地把握他們的不同個性特點，有針對性地選用最恰當的方式提供參謀服務，才能取得最佳的參謀效果。一句話，秘書在提參謀性意見的時候必須先選準參謀方式，這是秘書參謀活動中一個非常重要的問題，而選準參謀方式的關鍵在于把準領導個性的脈搏。

（4）秘書的參謀活動必須與秘書人員的基本素質相結合。秘書人員加強自身素質的提高，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質，主要是解決人的世界觀、人生觀、道德觀和行為準則方面的問題。這是一個涉及政治方向、階級立場及工作原則的問題。在參謀素質中，德是第一位的，要求以大局為重，立謀為公，不謀私利。智，指的是科學文化素質。智力強弱，與參謀效果大小成正比。智是謀的基礎，多智才能多謀，足智才能善謀。才，指的是業務素質，也就是謀劃的能力。有參謀之心，無參謀之才，只能望洋興嘆。沒有良好的素質連一般秘書工作做起來都感吃力，做參謀工作自然力不從心，多謀善斷更無從談起。秘書工作者必須充分認識素質對于參謀效果的重要作用，正視自身素質的不足，實現單純“助手型”向“參謀型”素質的轉變。

總之，在現代領導活動中，秘書的參謀活動是秘書的重要工作，它既迎合了現代組織管理體系的需要，也是秘書自身素質發展的必然，更是領導活動效率和效益的可靠保證。因此秘書只有根據時代要求不斷完善自我，努力提高素質，充分發揮參謀職能作用，才能真正成為一名優秀的秘書。

參考文獻

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