高效會(huì)議怎么開

作為企業(yè)管理者，每周可能約有35％以上的T作時(shí)間在開會(huì)。可以說，怎樣開一個(gè)高效會(huì)議，是老板們的必修課。

開會(huì)，開會(huì)，開會(huì)!說起開會(huì)人人都煩。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全世界每天至少有6000萬個(gè)事務(wù)性會(huì)議，而我國以每日1000萬個(gè)會(huì)議名列榜首。作為企業(yè)管理者，每周可能約有35％以上的工作時(shí)間在開會(huì)。可以說，怎樣開一個(gè)高效會(huì)議，是老板們的必修課。

會(huì)議成本亦驚人

一些人會(huì)說，開會(huì)不就是幾張嘴幾支筆再帶幾對耳朵?其實(shí)，會(huì)議成本通常是由三部分組成的，即會(huì)議工時(shí)成本、會(huì)議直接成本和效益損失成本。那么我們來算算會(huì)議的成本究竟是多少。

假設(shè)一家企業(yè)要組織一個(gè)10個(gè)人參加的項(xiàng)目會(huì)議，時(shí)長2小時(shí)，假設(shè)人均工時(shí)成本為30元／小時(shí)，薪資附加值系數(shù)為1.5，公司超額利潤系數(shù)為薪資附加值系數(shù)+1。

按照國際通行的會(huì)議成本計(jì)算公式，會(huì)議工時(shí)成本=參會(huì)人員平均小時(shí)工資×薪資附加值系數(shù)×?xí)h小時(shí)數(shù)×(參會(huì)人數(shù)+2位會(huì)前準(zhǔn)備員工)×公司超額利潤系數(shù)來計(jì)算，會(huì)議工時(shí)成本=30×1.5×2×(10+2)×(1+1.5)=2700元。

如果需外租會(huì)議室以及投影儀，會(huì)議室使用成本為120元／小時(shí)，投影儀使用成本為100元／小時(shí)，又會(huì)產(chǎn)生(150+100)×2=500元用費(fèi)。

這些還不包括無形的效益損失成本，比如由于開會(huì)，與會(huì)者不得不離開自己的工作崗位，影響工作效率，不及時(shí)處理突發(fā)事件乃至造成嚴(yán)重事故等。

10大因素致使會(huì)議效率不高

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，至少有50％以上的會(huì)議是沒有效能的。綜合各種因素，會(huì)議效率不高通常由以下10大原因造成：

1、會(huì)議時(shí)間安排不當(dāng)，每個(gè)人或精神困乏或饑腸轆轆，或因會(huì)議頻繁，員工不勝其煩。

2、會(huì)議地點(diǎn)設(shè)置不當(dāng)，或環(huán)境不好，致使會(huì)議時(shí)常被干擾。

3、開會(huì)對象的選擇有誤。通知前來的是一些可有可無的參與者，而一些“必須到會(huì)”者卻因?yàn)橛惺聞?wù)在身不能到場。

4、主持人缺乏影響力，不知如何表意，又不知如何引退，被與會(huì)者牽著鼻子跑，跑離了會(huì)議主題。

5、沒做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，致使會(huì)議匆促而無成效。

6、一把手不重視會(huì)議，不抓實(shí)效。使與會(huì)者敷衍了事，致使會(huì)議大多流于形式。

7、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義。

8、會(huì)議缺少責(zé)任績效制約，沒有良好會(huì)議制度。

9、領(lǐng)導(dǎo)者缺少會(huì)議成本觀念，沒有考慮會(huì)議時(shí)間的無形損失。

10、開會(huì)仍停留在“口+筆”的傳統(tǒng)模式，沒有利用好現(xiàn)代技術(shù)，致使開會(huì)成本屆高不下。如何開一個(gè)高效會(huì)議

人生活在一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界，我們又不得不承認(rèn)，有些會(huì)議對推動(dòng)企業(yè)不斷發(fā)展的確非常關(guān)鍵。如何才能開一個(gè)高效的會(huì)議，如何能在會(huì)議中切實(shí)解決問題，以提高企業(yè)競爭力?

明確會(huì)議目標(biāo)

會(huì)議本身就是以目標(biāo)為導(dǎo)向。有一個(gè)明確、對口的目標(biāo)才能體現(xiàn)召開會(huì)議的意義。比如召開銷售會(huì)的目的就是要調(diào)整相關(guān)營銷策略、把市場占有率提高多少點(diǎn)、銷售收入增加多少點(diǎn)等等。讓與會(huì)者都有指標(biāo)才有可能認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

合理安排會(huì)議時(shí)間

上午9～10點(diǎn)之間，員工開始進(jìn)入工作狀態(tài)，思想活躍情緒飽滿。這個(gè)時(shí)間段最適合開重要的會(huì)議，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談的最佳時(shí)機(jī)。上午10～11:30點(diǎn)或下午2～4點(diǎn)之間，較為適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益，讓大家能充分展開頭腦風(fēng)暴。其他時(shí)間可處理較為次要的會(huì)議。

制定會(huì)議計(jì)劃，使會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)化

會(huì)議計(jì)劃主要包括確立適合的參會(huì)者、會(huì)議的記錄、議程、時(shí)間、會(huì)場、開會(huì)的方式等。如會(huì)議討論是分小組進(jìn)行還是個(gè)人發(fā)言，決策是領(lǐng)導(dǎo)人拍板還是團(tuán)隊(duì)表決。在會(huì)議之前應(yīng)建立清楚會(huì)議議程，將所要解決的問題、程序、時(shí)間、地點(diǎn)以文字形式分發(fā)給與會(huì)者，讓他們對會(huì)議的目的、本質(zhì)與架構(gòu)等各種情況有一個(gè)詳細(xì)的了解，使他們有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料進(jìn)行有針對性地發(fā)言。

國內(nèi)地產(chǎn)標(biāo)桿企業(yè)萬科到日本企業(yè)對標(biāo)，發(fā)現(xiàn)日本人每次開會(huì)都是標(biāo)準(zhǔn)化操作模式，包括會(huì)議的目標(biāo)／議程／參與者／主持／決議／執(zhí)行等。連兩個(gè)不同的會(huì)議前后隔幾天開都是標(biāo)準(zhǔn)化的。這對萬科震動(dòng)很大，回去后也開始對會(huì)議進(jìn)行梳理、分類，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

制定會(huì)議議程細(xì)分表

一個(gè)大型會(huì)議議程、事項(xiàng)很多，為不使會(huì)議忙而出錯(cuò)，制訂會(huì)議日程表很重要。開會(huì)當(dāng)中，主持人可以不時(shí)抽出一些時(shí)間來檢查議程明細(xì)表上的每一項(xiàng)，看看完成情況，努力在計(jì)劃規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把會(huì)議討論全部落實(shí)，并及時(shí)結(jié)束會(huì)議。利用議程明細(xì)表還可對突發(fā)事件進(jìn)行調(diào)整，以保證會(huì)議順利進(jìn)行。

巧妙控制會(huì)議過程

為使會(huì)議自始至終保持良好運(yùn)行狀態(tài)，會(huì)議必須進(jìn)行有效過程控制。會(huì)議開始時(shí)應(yīng)由主持人說明會(huì)議的目的和期望，明確誰做會(huì)議記錄和誰協(xié)助控制時(shí)間，并說明會(huì)議的規(guī)范，如關(guān)閉手機(jī)、做好筆錄、網(wǎng)絡(luò)連接、鼓勵(lì)提問、不準(zhǔn)中途離開等，以避免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。會(huì)議主持人的首要任務(wù)是要緊扣會(huì)議議題，防止跑題和偏題。同時(shí)還要設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束，并對每個(gè)議程擬定大致的時(shí)間限制。一個(gè)議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。日本松下公司就開會(huì)時(shí)間以“分”為單位，清楚劃分，嚴(yán)格控制。

善于對付“會(huì)議麻煩制造者”

一個(gè)會(huì)議最怕的就是不配合的人，使會(huì)議難以順利達(dá)到計(jì)劃目標(biāo)，我們把這些人稱之為“會(huì)議麻煩制造者”。美國柯達(dá)公司把“會(huì)議麻煩制造者”歸為六大類，并制定了對付這六大類人的方法。

遲到者——對有各種借口常遲到者，采取重點(diǎn)盯人術(shù)。在會(huì)前特別打招呼，屢教不改者會(huì)后就作相應(yīng)處罰：對偶爾遲到者，會(huì)后多加補(bǔ)課，分發(fā)會(huì)議記錄；對重點(diǎn)人物的遲到，就在會(huì)上簡要快速回顧剛才會(huì)議主要情況，會(huì)后分發(fā)會(huì)議記錄。對一般人物遲到，仍按時(shí)開會(huì)：對重點(diǎn)人物遲到，就適當(dāng)延時(shí)開會(huì)，但一般不超過20分鐘，盡量不要耽誤會(huì)議。

攪局者——攪局者往往對某個(gè)主題或計(jì)劃持有嚴(yán)重偏見，提不出正面建設(shè)的意見，為反對而反對。因此會(huì)議主持者往往應(yīng)在征求多數(shù)人的意見之下，采取限制時(shí)間量、設(shè)制時(shí)間段、限制主題和要求并提出正反兩面意見來干預(yù)隨意“炮火亂開”的攪局者。

心不在焉者——這種人愛做小動(dòng)作，容易分心，有時(shí)還會(huì)嚴(yán)重干擾會(huì)議情緒。對付此種人，主持人就用眼睛不時(shí)關(guān)注他提醒他，或者穿插提問，吸引其注意，甚至可以讓這種人做會(huì)議記錄，寫會(huì)議感想提建議，讓他無法分心。

窮嘴多舌者——這種人愛辯得臉紅脖子粗。講得滔滔不絕，浪費(fèi)大家時(shí)間：或一有想法，就突然冒出話，搶斷話題，破壞會(huì)議秩序。對此，主持人就限制時(shí)間量、設(shè)制時(shí)間段，巧妙控制這些人隨意發(fā)言，或在會(huì)尾給這些人多留發(fā)言時(shí)間，以免偏離主題。

干私活者——這些人沒把會(huì)放在心上，在會(huì)上借機(jī)忙碌其他事。主持人應(yīng)在會(huì)前作出禁止會(huì)上處理其他事情的聲明。尤其是對愛干私活者更要挑明，指出其行為的不正當(dāng)性。應(yīng)付干私活者，非重要會(huì)議也可設(shè)在上班前后開，或隔絕會(huì)場內(nèi)外環(huán)境，營造嚴(yán)肅氣氛，同樣是好方法。

爭寵者——這種人往往對領(lǐng)導(dǎo)提出的某個(gè)主題或計(jì)劃一味迎合、贊賞，毫無主見地支持，對會(huì)議提不出任何建設(shè)性的反對意見。主持人可婉言提醒，要求提出正反兩面意見，以防會(huì)議被一片贊美聲中聽淹沒。

做好會(huì)議記錄

每一項(xiàng)會(huì)議一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄。會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有執(zhí)行人員、所負(fù)職責(zé)及完成期限，且必須在決議記錄中明確說明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成。一般而言，會(huì)議結(jié)束2～3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄，所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋、執(zhí)行的職責(zé)。

建立會(huì)后追蹤責(zé)任制

看一次會(huì)議是否成功，要看會(huì)議是否產(chǎn)生了切實(shí)可行的決定并且能否得到切實(shí)有效的執(zhí)行。因此，會(huì)議結(jié)束時(shí)要及時(shí)總結(jié)會(huì)議的主要決定和行動(dòng)方案，建立會(huì)議事后跟蹤程序，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人及完成時(shí)間，并確定由誰進(jìn)行督促和檢查實(shí)施的情況。如有意外，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)并調(diào)整。

在全球化的競爭下，一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，關(guān)系著公司的成本。前幾年日產(chǎn)汽車大刀闊斧推行全員的會(huì)議革命，省下了六十億日元成本，未來三年預(yù)計(jì)還可省下三百億日元。

葉茂中說：“成功的會(huì)議是需要設(shè)計(jì)的。如果就像設(shè)計(jì)公司的產(chǎn)品那樣精心設(shè)計(jì)會(huì)議，那么會(huì)議成功率就會(huì)越來越高，企業(yè)就越有競爭力。

編輯 唐 婷