淺談溝通協調在培訓管理工作中的作用

吳燕娜

培訓工作越來越為企業所重視，培訓市場的競爭也日益激烈，作為承辦培訓任務的部門，自然也承受著越來越多的工作壓力，如何以出色的培訓效果在競爭中穩操勝券，如何在接受任務后順利地完成培訓項目的工作，相信是每個培訓的管理者都在思考的問題，作為培訓工作的管理者，筆者在多年的培訓管理中感受最深的是：一定要做好溝通協調，這是培訓工作成敗的關鍵。

溝通協調的含義與作用

溝通是人與人之間、組織與組織之間的信息交流，是實現目標、滿足需要的重要工具之一。協調是使人們的行為趨于和諧，其行為導向指向共同目標的一種管理活動。

在現代社會，分工越來越細，而由于人與人之間存在差異，各自處于不同的立場觀點，如果每個人都站在自己的立場，按照自己習慣的方式與人溝通協調，往往會難以產生滿意的結果，對一件事的內容（也就是信息）如果不能理解基真正的含義，就會造成溝通障礙，從而給工作協調帶來極大的困難，讓工作很難順利展開。

因此，溝通協調是非常重要的，甚至，可以這么說，一個管理者的管理水平和管理效率主要取決其溝通、協調能力。

有效的溝通協調可以讓組織中的成員目標一致，提高士氣，使成員為組織目標共同奮斗，看起來就像一個人一樣，身體每一部分的配合都自然協調，心往一處想，勁往一處使。

有效的溝通協調可以化解團體成員間的矛盾沖突，保持和諧的關系，上下齊心，左右協力，建立良好的團隊合作精神，彼此配合默契，激發其工作熱情，培養積極的心態，挖掘自身潛力，增強協作意識，從而提高整體凝聚力。

有效的溝通協調建立起良好的人際關系，可以降低內耗，提高戰斗力，提高工作效率。只有把內部工作損耗降到最小，才能做到事半功倍地完成任務達到目標。

溝通協調在培訓管理中的體現

一項培訓工作包含了從培訓計劃的制定到實施等各個環節，溝通協調一直貫穿其中，可以簡單的將其劃分為兩大類：

一是對外的溝通協調，包括與送培單位、培訓學員、外聘教師、后勤服務單位等的溝通協調。

1. 與主辦單位就培訓計劃、培訓費用的溝通協調 制訂培訓計劃是辦培訓班的重頭戲，除了要查閱大量的資料，了解最新的理論動態，并考慮好本身擁有的教學資源外，還要與送培單位盡早溝通協商，盡量詳細了解送培單位的目的與要求，當想法不一致時，要設法協調，達成共識，否則，訂好的培訓計劃被送培單位否定，就會很被動。此外，培訓費用有時會因為培訓內容的調整而變動，這就更需要及時與送培單位溝通協調好。

2. 與培訓學員就培訓目的與內容的溝通協調 培訓學員與送培單位對于培訓的目的與要求有時并不一定完全吻合，作為培訓項目的管理者，為了取得良好的培訓效果，需要與培訓學員多溝通，深入了解他們的實際情況和想法，并就即將實施的培訓計劃中的內容作些解釋，以便讓學員真正了解培訓的目的與內容。

3. 與外聘教師就教學計劃實施的溝通協調 外聘教師會由于各種各樣的原因臨時來不了，就需要與他們保持良好的溝通協調，及時在時間上作出調整。

二是培訓管理項目組內部的溝通協調，項目組內部工作的分工合作中的溝通，對產生矛盾的協調等。

培訓管理項目組需要明確的分工，文印工作、接站接待、財務管理、課堂管理等有專人負責，但分工往往難以做到絕對的公平合理，需要各項目組成員互相通氣，彼此理解，相互補臺，隨時調整所負責的局部工作，使整體工作順利運行。

培訓管理中的溝通協調方法

溝通協調是如此的重要，但并非所有的溝通協調都能達到預期的效果，必須注意方法和技巧。

在培訓管理中怎樣才能實現有效的溝通與協調呢？

首先，要有強烈的溝通意識。培訓管理項目組的成員應該統一認識，以大局為重，經常與其他人進行思想、感情、意見等方面的交流，主動地溝通。如對培訓工作安排上有不同的想法，或覺得自己承擔的部分工作量太大，要積極與其他人溝通，尋求解決的辦法。溝通就是要用“雙贏”的方式去求同存異，達到良好和諧工作環境的目的。

其次，要善于換位思考。

很多的矛盾沖突源于各自只從自己的立場出發看待問題，提出要求。

筆者在培訓管理中曾遇到學員抱怨培訓中心內娛樂設施不多，課余生活單調沉悶，伙食不好等，當時覺得學員簡直在小題大做，因為覺得我們已經盡了努力增加了一些娛樂設施，我們安排的是帶有廣東特色的飯菜很符合現代健康的理念，替學員設身處地想想，他們遠離親人和熟悉的生活環境，很多生活習慣被迫更改，自然想在課余有更豐富的活動來調節，如此一來，很快理解了他們的心情，也盡可能去與飯堂等服務人員溝通協調，使情況得到改善，學員的不滿情緒也就得到了化解。

最后，要掌握有效溝通的技巧。信息溝通的過程包括三個要素，即信息發出者、信息的內容和信息的接收者。信息發出者借助信息傳遞的媒體，把信息內容傳遞給信息接收者就是信息溝通的過程。在信息溝通過程中，常會受到各種因素的干擾和影響，使溝通難以順利進行。

在培訓管理中的溝通協調技巧主要是以下幾點：

1、準確地表達信息 信息溝通所使用的信號大多為語言和文字，信息傳遞過程中，如果信息發出者口齒不清，字體模糊，詞不達意，就會信息失真，使信息接收者難以理解其思想意圖，而形成溝通障礙。

因此，作溝通時力求表達清楚完整，思維嚴謹，措辭恰當，不用模棱兩可的詞語，在知識經驗上有差異時，要進行信息改編，使接收者能夠理解，易于接收。避免誤解或者理解得不準確。

2、準確地領會、接收信息 囿于自身知識經驗或利益的局限，或對對方懷有不信任感，有的人難以準確地接收信息。

不同的年齡、教育和文化背景，這就可能使他們對相同的話產生不同的理解。以誠相待 溝通要有誠意，取得對方的信任，要能兼收并蓄，豁達大度，彼此建立良好的關系。

理解與溝通協調是非常重要的，對一件事的內容（也就是信息）如果不能理解基真正的含義，就會造成溝通障礙，從面給工作協調帶來極大的困難，讓工作很難順利展開。

3、保持溝通渠道的暢通 溝通是雙向的行為，保證溝通網絡的暢通，讓信息能及時反饋，也是使溝通有效的關鍵。

培訓管理項目組的成員要多與學員接觸，保證學員隨時都可用電話找到你，隨時反映他們的意見和建議。只有保持溝通網絡的暢通，才能及時了解引起沖突和矛盾的原因，再針對所產生的意見和分歧采取相應的、有效可行的方法和對策，來協調矛盾和沖突。