突破死線，成就職場達人

在工作任務的完成時限臨近之前，內心焦急得像有十只貓在亂抓，但看著麻煩已經堆成一座山的困難工作(就算只是一項工作，但內含的麻煩也可能像一座山那么壯觀)，卻總是提不起勁來著手完成。

這工作真的那么難?不一定。往往，在最后時限到來前的一剎那，在重壓逼迫下不管不顧地隨便抓起一點就開始做，結果才發現那些麻煩卻并不像事先看起來的那么大——但是，已經沒有足夠的時間，來好好完成這項工作了。

這，就是讓很多職場中人都備受困擾的“死線綜合癥”。想知道如何治愈它嗎?

要事第一，計劃分解

你是哪個象限的人?

“忙、忙、忙……”似乎每一個職場人在被問及最近工作怎么樣的時候，都會情不自禁地說出這樣一句話。然而急匆匆的忙碌和無休止的加班加點，似乎并沒有幫助他們提高工作效率，贏得上司的嘉許。

癥結究竟在哪里?說透了其實很簡單，就是做事沒有抓住重點，而且常常讓計劃外的瑣事遮住了眼睛，在顧此失彼中浪費了時間和精力。

我們以前只是將事情分為“輕重緩急”幾種情況，美國的史帝芬啊維博士則將事情劃分到了四個象限之中。

“忙碌”的人，他在時間的分配上，給到第一象限的通常比較多。把又重要又緊急的事情優先處理，這看似符合常規邏輯，但是重要的事情通常不需要在今天甚或這個星期完成，但急事卻非得立刻行動不可。急事的迫切性總讓人覺得非常重要不可耽擱，從而一步步耗損我們的精力。然而，如果從時間的架構上來看，這種似是而非的重要性便會逐漸消失，于是我們悵然回憶起有多少重要的事情被耽擱在一旁，警覺自己已經成為急事的奴隸。

要事第一(把重要的事情擺在第一位)才是時間管理的要訣所在。所謂重要的事情，是指真正有助于達成我們的目標的事情，是讓我們的工作與生活更有意義，更有成就的事情，但是這些事情通常并不是那么迫不及待的——而這點也恰恰是時間管理的最大誤區。從這時候開始，我們成了時間的奴隸而不是時間的主人!

結合到前面介紹的時間象限，我們應該如何利用時間象限改善自己的工作呢?當然是把更多的時間用在第二象限，惟一的辦法是盡量減少在其他象限耗費的時間，建議你這樣做：

·減少在第一象限的時間。如果你能提前完成重要的事情，拖拉的行為就會減少一半，工作的壓力就會隨之降低。

●拒絕第三象限的活動。要學會對一些事情說“不”，比如第三象限中的部分事情。無關緊要的事情會妨礙你做重要的事情。

●減少第四象限的懶散行為。不要杜絕這些事情，只要記住適可而止。你需要放松和恢復精力，但是，放松屬于第二象限，過度放松就屬于第四象限了。

為了更好地利用時間象限，下面免費奉送大家一個好的建議：每周制定計劃。

To do list，你做了嗎?

“制定計劃，先做重要的事”只是一個習慣，在這里電腦所能起到的作用是幫助我們培養習慣，幫助我們更好地管理自己的工作計劃。但無論如何，計劃還得由我們自己來擬定。

下面讓我們一起來看看《個人超級助理》中的任務計劃。

Step 1啟動《個人超級助理》，用默認用戶名登錄(注冊版本可以新建用戶)，在主界面單擊“日程安排”圖標。

Step 2彈出日程安排窗口，通過窗口下方的左右箭頭按鈕選擇月份，雙擊日歷中的某個日期彈出消息框，輸入任務后，單擊右上角的“磁盤”圖標保存。建議為每個工作事項分別建立一條任務，這樣可以為以后的進度管理和查詢帶來很多的方便。

對于特別重要需要事先進行準備的工作，應當設定“提醒”，并指定提醒的“提前天數”。這樣《個人超級助理》會在這項計劃開始之前向你發出提示信息。在彈出消息框的右上角單擊“鬧鐘”圖標，在“設置提醒”窗口可以勾選“提前”，設置提前提醒的天數、時間及方式等內容，這樣到特定的時間它就會以特定的方式提醒我們了。

“提示方式”中還可以讓《個人超級助理》在發出提示信息的同時再做點什么，比如打開某個文件，或是運行某個程序。這個功能通常是為懶蟲們準備的——定時運行指定程序——就像Windows自帶的計劃任務程序所能做到的那樣。

好的計劃等與成功的一半，現在我們把事情分出了輕重緩急，并且做好了計劃，下面，該干什么呢?

有些人每天都很忙，經常是案頭上的工作沒有處理好，又有新的工作任務接踵而至，最糟糕的是忙中永遠要出錯，還要花費不少時間處理前面工作的遺漏。而另外一些人似乎擁有異于常人的“超能力”，總能在下班前完成紛雜的工作任務，永遠也不會忘記自己要辦的事情，即使接到臨時布置的任務，也總能在短時間內把緊急事項迅速搞定。如果你屬于前一種人，那就要反思一下，時間是否得到了有效利用?是否做了計劃卻沒有落到實處?

任務細化，各個擊破

也許有的人會說：“時間管理的道理我懂，可是往往是計劃不如變化快，工作過程中通常會遇到這樣那樣的干擾，時間就在左右不定之間逝去了。”

我們經常說“一寸光陰一寸金”來形容時間的寶貴，然而實際生活中又似乎對時間的流逝毫不吝嗇。如果我們用對待金錢的態度來看待時間，像管錢一樣經營時間，其效果就完全不一樣了。

英國哲學家羅素說：“如果人們在決定一些瑣事上，不要浪費太多的時間的話，那么，他們一定能完成更多的事情。人往往因為拼命想把每一件小事做得完美無瑕，因此在大事上總是一事無成。”

的確，我們往往把太多時間浪費在決定一些可有可無的瑣事上，最終沒有時間去完成最應該做的大事。

可能大家聽說過著名的“帕金森定律”——由英國著名的歷史學教授塞利爾諾斯柯特·帕金森所提出的主張，主要的意思是工作會被伸張，以便填滿可供完成的工作時間，也就是說，一件工作的完成往往是看我們有多少時間去做。

以實例來說，每個人大概都有睡過頭的經驗：一睜眼，完蛋了，五分鐘以內不出門鐵定遲到，怎么辦?翻身下床、沖進浴室、洗臉、刷牙、上廁所、飛快地梳頭、穿衣甚至化點妝，準時沖出家門，嗯!一切還來得及。但是如果是一般日子，你可能要磨半小時做這一切事，如果是放假日，不得了'搞不好做好這些事就得耗一個早上。一樣的“工作”，因為你可用的時間長短不同，效率便有不同。不止是洗臉、刷牙等工作如此，平時我們所做的所有工作都如此一一如果我們限時必須完成，就可以很快完成，但我們也可以無止境的拖延。

不可否認在某些特殊情況下適當地拖延是一種解決難題的藝術，拖延的原因多來自于重要工作給我們帶來的壓力。如果某件工作會帶來一些不愉快的尷尬，或是完成起來比較困難，或是對今后的工作有重大的影響的時候，我們常會不自覺地采取拖延戰術。

不要抱怨工作的困難，實際上任何艱巨的工作都是由簡單的小事組合而成的，如果把一項復雜的工作拆分為若干個環節，給每一個環節制定詳盡的工作時間，時刻關注環節的實際運作。這樣任務細化，各個擊破才能有助于在高強度、高壓力的工作環境中，為自己贏取高分。

日程安排，隨時提醒

每天要做的工作都很多，時間和精力卻有限，所以應當列出當日的工作計劃，保證那些重要工作的順利完成。如果將那些困難的工作細分出來的各個步驟記錄到日程安排上，并為它劃分出各自的時間段，就可以讓自己在日程安排的引導下逐步地完成工作。

《個人超級助理》為我們提供了貼心的“提醒助手”，在這里我們可以詳細地安排全天的工作活動。并且設置好提醒功能，這樣《個人超級助理》就會在一項工作的開始和結束時向你發出提示信息。有了這樣的“監工”，真是想偷懶也不行。

Step 1在《個人超級助理》主界面單擊“提醒助手”圖標。

Step 2在“提醒事件列表”中，依次單擊原來列表中的默認事件，單擊工具欄的“回收站”圖標進行刪除，直至全部刪除。

Step 3依次口中選擇“定時方式”為“每天”，并設置好具體的時間，勾選“提示內容”，輸入提醒信息，單擊“確定”按鈕。依次操作，直至將全天的工作分解安排完。雙擊需要修改的提醒事件記錄，就可以調出“設置提醒”窗口進行修改。

當然，如果你喜歡讓《個人超級助理》在提醒該準備某項工作的同時來點音樂提提神，可以在“提示方式”中把它設為“聲音”，選擇某個音樂文件即可。

到了預先設置的提醒時間，《個人超級助理》就會從屏幕右下角彈出一個提示窗口，同時播放我們設置好的音樂!

職場精英之所以讓人羨慕，就因為他們似乎有“超能力”，永遠走在時間的前面。其實，這只是因為他們擁有時間管理的秘訣。出色的時間管理技巧，不僅可以提高你的工作效率，也會讓你受到BOSS的格外器重。

知彼解己，輕松績效

前文通過時間象限安排好工作計劃，做好日程安排可以讓我們嚴格自律，做好時間管理和工作安排。但是人在職場，要時刻記住：你不是一個人在戰斗，而是Team work(團隊協作)!你需要來自同事的協助、上司的指導，因此清晰的表達、有效的溝通、有力的執行是讓你獲得高績效的不二法門。

清晰腦圖，有效溝通

故事中的主人公們因為溝通不到位，付出了三倍的勞動得到的結果卻是廢了一條褲子。項目中有很多工作需要充分溝通。確立目標，達成共識需要溝通。明確職責，分工協作需要溝通，工作匯報，意見交流還離不開溝通。溝通障礙往往會造成項目多次返工，事倍功半，嚴重時會釀成不可挽回的損失，導致項目失敗。

當你面對紛繁復雜的工作理不出頭緒，當你費了半天口舌卻無法讓同事和上司理解自己的工作意圖……這時不妨試試繪制腦圖，讓自己的思維更清晰，讓別人更容易了解自己的想法，輕松溝通，高效協作。

腦圖(Mind-mapping)，也叫思維導圖，是一種整理、組織和記錄想法、觀點以及信息的方式。它同時運用大腦皮層的所有智能，包括詞匯、圖像、數字、邏輯、韻律、顏色和空間感知。它使人類更清晰地思維，讓大腦最佳表現。腦圖由托尼·布贊在十九世紀六十年代創立。至今，在全球已經為成千上萬的人使用。

下面是一個腦圖的簡單例子：

將一個問題化解成一個腦圖，可按照下面的步驟進行：

第一步，在中間寫下問題的標題。

第二步，將主題分解成若干子問題，作為主題的分支。

第三步，如果子問題還可以化解，或者某些信息屬于子問題，還可以繼續產生下一級分支。

第四步，對于相關的事實或者產生的想法，都可以標注在相關節點周圍，層層發展下去。

每出現新的情況、信息或者想法，很容易將它們添加到腦圖合適的位置。一個完整的腦圖就是以主題為中心放射性發展的結構。子主題或者相關信息都是一個個的分支。

傳統的腦圖是在紙上繪制的，隨著信息技術的發展，現已出現了很多的腦圖軟件，例如Startree、Inspration、MindManager等，它們可作為便箋，掛圖和白板的數字化替代品，用一種更有效的、電子化的手段來進行捕捉、組織和聯系信息和想法。大大減輕了我們的工作量，提高了工作效率，而且更美觀。

腦力風暴，輕松績效

看過前面的介紹，可能大家還是有點模糊，下面我們就用MindManager X5漢化版(http：//www.newhua.com/soft/39699.htm)為例，介紹一下腦圖的繪制。

啟動MindManager，在啟動畫面選擇“Start usingMindManager”。

大家看MindManager的主界面，是不是和我們熟悉的Office系列差不多?主界面中間的“Central Topic”就是腦圖的主題，可以是要協作的項目、待完成的工作以及一切你想解決的問題。

MindManager的菜單分布、使用方法都和Office系列差不多，很容易上手。首先將我們要解決的問題按照前面介紹的方法細化分解，借助MindManager主界面下方的邊框、線條、箭頭等圖形工具繪制圖形，文字工具輸入文字描述，也就可以插入圖片、超鏈接等，最終形成一張清晰的腦圖。

OK，現在單擊“文件”→“另存為”，可以將你的思維圖保存為MindManager專用文件、網頁、PPT幻燈或者圖片文件，和同事、上司或者客戶一起進行腦力風暴吧!

最后給大家一些使用腦圖的建議：

·盡量使用簡潔的文字來描述信息。

·字跡清晰。如果用腦圖軟件應該沒有這個問題。

·使用不同的顏色區分不同的想法。

·對于不同部分有關聯的內容，可以使用交叉連接。

·善用符號和圖標。