建立“北京奧運會專題檔案全文數據庫”的構想

徐擁軍

北京奧運會不是一項簡單的體育賽事，而是一個超大規模的、世界性的經濟、科技、文化、體育盛會。它將給北京、中國和國際奧林匹克運動帶來巨大而深遠的影響。

在申辦、籌辦、舉辦北京奧運會過程中，與北京奧運會有關的各種組織、機構和個人會產生數量驚人、形式多樣、內容豐富的檔案。北京奧運會檔案作為歷史記錄和知識載體，真實地反映了整個北京奧運會活動的背景、經過、結果，客觀地記載了北京市民和全國人民的思想、智慧，是北京、中國乃至全世界寶貴的歷史財富和社會記憶，是中華民族乃至全人類珍貴的文化財富和知識寶庫。收集整理和開發利用北京奧運會檔案，就是保存和再現北京奧運會歷史，就是珍藏和重溫民族記憶，就是積累和傳播奧林匹克知識，就是保護和傳承中華文化。因此，做好北京奧運會檔案工作具有十分重要的意義，是中國檔案人義不容辭的歷史責任。

如何確保北京奧運會檔案的完整收集、長久保存和充分利用？筆者認為，有必要構建“北京奧運會專題檔案全文數據庫”?！氨本W運會專題檔案全文數據庫” 是一個專門的檔案資源網絡與服務平臺，它集中、長期保存所有北京奧運會電子檔案（包括將紙質檔案數字化后的電子檔案），并提供全社會利用?！氨本W運會專題檔案全文數據庫”可以視為一個全國性、專門性的電子文件中心或數字檔案館。

一、建立“北京奧運會專題檔案全文數據庫”的意義

1、有利于維護北京奧運會檔案的整體性與共享性

目前，北京奧運會申辦委員會的檔案、“2008”工程建設指揮部辦公室2006年以前形成的文書檔案已經被北京市檔案館接收保存；部分奧運工程的前期招標文件，已移交北京市城市建設檔案館。北京市各區縣檔案館和各機關、企事業單位的檔案部門正在收集本區域、本單位形成的奧運會檔案。北京市的一些博物館、圖書館、民間收藏家也在征集、收藏奧運會文物、圖書資料（其中一部分也屬于檔案）。青島、上海、天津、沈陽、秦皇島、香港等奧運會協辦城市的檔案部門都將奧運會檔案收集列為今年工作重點，全國其他地區的檔案部門也在大力收集有關本地區民眾參與奧運活動（如傳遞奧運火炬）情況的檔案。

如此一來，整個北京奧運會檔案資源將會被分散保存于眾多地區的不同機構中，缺乏整體性、系統性；而且由于各地區、各機構之間缺乏良好協調，資源共享比較困難。建立“北京奧運會專題檔案全文數據庫”后，各地區、各機構可以在保管自己所收藏的奧運會檔案（紙質的和電子的）的同時，將電子檔案（包括將紙質檔案數字化）備份一套集中保存于“北京奧運會專題檔案全文數據庫”。這樣，既可以照顧各地區、各機構的利益及其檔案的完整性；又有利于維護整個奧運會檔案的整體性與系統性，促進全國范圍內的奧運會檔案資源共享。

2、有利于保證北京奧運會電子檔案的真實可靠性與長期可讀性

不同于傳統的紙質檔案，電子檔案對計算機系統具有很強的依賴性，它們具有易逝性、流動性、脆弱性，容易被修改、偽造、刪除。確保電子檔案的真實可靠性和長久可讀性是一個巨大的挑戰。美國、法國、德國等國家檔案館都曾發生過大批數字檔案無法識讀的災難。我國上世紀九十年代某次大型運動會的電子檔案現在已經完全無法讀取。根據中國檔案學會、中國人民大學信息資源管理學院的調查，我國絕大多數檔案部門沒有技術、人才、資金條件建立起完善的電子文件管理系統。任由奧運會電子檔案分散保存于許多沒有電子檔案管理條件的機構中，具有極大的風險。因此，國家應該集中技術、人才、資金力量建立一個功能完備的“北京奧運會專題檔案全文數據庫”，集中統一保存所有奧運會電子檔案，以保證其的真實可靠性與長期可讀性。

3、有利于促進北京奧運會檔案的開發利用

北京奧運會是全民的奧運會，北京奧運會檔案是全民的財富。本著以人為本的理念，奧運會檔案應該免費供全民享用。但是，從以往經驗來看，我國不少檔案館部門存在一定程度的“重藏輕用”的傾向，它們往往重視檔案的收藏、保管，而忽視檔案的提供利用、研究開發。而且目前看來，已經收藏的奧運會檔案還沒有完全對外開放。因而，在建立有效的奧運會檔案開放機制的基礎上，應強化“北京奧運會專題檔案全文數據庫”的服務功能，使之成為奧運會檔案網絡服務平臺，方便民眾隨時隨地在線利用奧運會檔案。這樣可以大大促進奧運會檔案的開發利用，充分實現其價值。

二、“北京奧運會檔案全文專題數據庫”的檔案收集范圍

目前，我國檔案部門十分重視北京奧運會檔案的收集，采取了許多卓有成效的措施保證檔案的完整齊全。例如，北京市檔案局會同北京奧組委、“2008”工程辦等有關部門制定了一系列規章制度，進行了檔案檢查，培訓了檔案人員。筆者認為，當前奧運會檔案收集工作還應注意以下兩點：

1、注意一些容易被忽視、被遺漏的奧運會檔案的收集或征集

過去，我國檔案部門比較注重官方機構、公眾人物形成的記錄，宏觀、整體性的檔案，以及正式文件（紅頭文件）的收集；而相對忽視非官方機構、普通老百姓形成的記錄，微觀、細節性的檔案，以及非正式文件的收集。因此，以下檔案可能容易被忽視、被遺漏，應予足夠的關注：(1)反映有代表性的基層組織（如大中小學、企業）、民間團體以及普通居民對奧運會感受、參與奧運會活動的文件材料等；(2)奧運會官方機構形成的非正式公文，以及照片、錄音錄像材料、名冊、統計報表、會議記錄等；(3)非官方機構推出的公益性宣傳片、廣告等；(4)奧運會教育與培訓專家編寫的，未公開出版的講義、課件、試題、案例和其他資料；(5)民間個人創作的一些有創意、有價值的文學、文藝作品，建議書，會歌、會徽、吉祥物、開閉幕式的設計方案；(6)官方和非官方網站的網頁文件；(7)有關市民參與志愿服務情況的文件材料；(8)一些具有典型性的、可信度較高的博客日志、BBS發帖；(9)國外非政府組織、民眾形成的記錄材料；等等。

2、突出北京奧運會、中華文化和地區特色

北京奧運會的理念是“人文奧運、科技奧運、綠色奧運”，這是北京奧運會的特色與魅力，也是北京奧運會留給世界奧林匹克運動的精神遺產。因而，我們應注重收集能體現這三大理念的記錄材料，例如，反映全國人民在奧運圣火和奧運會舉辦過程中心系災區人民、積極奉獻愛心情況的檔案（體現“人文奧運”理念），反映北京市政府和市民加強環境保護、大力進行綠化建設情況的檔案（體現“綠色奧運”理念）等。北京奧運會是一個向世界集中展現悠久燦爛、博大精深的中華文化的舞臺，因此還應多收集一些蘊含中華文化元素的檔案，例如以中國傳統年畫、剪紙、篆刻為背景的宣傳畫。

為了避免進入“北京奧運會專題檔案全文數據庫”的各地區檔案內容大量雷同，各地方檔案部門在奧運會檔案收集過程中應突出本地區特色。例如，在2007年上海特殊奧運會檔案工作過程中，上海市靜安區檔案館十分注意特色檔案的收集。特奧會中最重要的“機能活動”在靜安區開展，“機能活動”是特奧會歷史上首次舉辦的項目，參賽選手都是嚴重智障和行動不便的運動員，這有別于在上海市其他區縣舉辦的競賽活動。獲知此情況后，靜安區檔案館決定將與這項比賽有關的文件材料作為本館特色收藏之一。果然，由于該項活動的特殊性，特奧會主席回良玉、市長韓正和中國殘聯主席鄧樸方等領導親臨現象觀賽并為運動員頒獎，所有特奧會贊助商也都到場。靜安區檔案館專門派攝制人員在比賽現場進行全程拍攝，并制作了《機能活動項目專題片》，該片集中反映了重殘特奧運動員通過自身的頑強努力完成翻滾、投擲、跳躍等比賽項目的情況，畫面真實，場面感人。目前該片已被世界特奧委技術委員會收藏。此外，靜安區還負責招待了所有信仰伊斯蘭教的運動員，靜安區檔案館重點收集了按穆斯林風俗習慣開展接待工作的文件材料，如穆斯林運動員的菜譜、特殊房間布置圖片等。這些檔案成為靜安區檔案館有別于上海市其他區縣檔案館的特色館藏，具有獨一無二的價值。

三、建設“北京奧運會檔案全文專題數據庫”的方式

1、組織形式

“北京奧運會專題檔案全文數據庫”應由國家檔案局主管，以北京市檔案館為主體，北京市城市建設檔案館、各區縣檔案館，各直接參與奧運會申辦、籌辦、主辦工作的部門（例如中國奧委會、體育局、殘聯等）的檔案機構、京外協辦城市和全國其他各地的國家綜合檔案館共同建設，一些收集、保存有北京奧運會圖書資料、文物的圖書館和博物館也可參與。

國家檔案局負責“北京奧運會專題檔案全文數據庫”的主管監督、統一規劃、綜合協調。國家檔案局可組建由權威的檔案管理專家、電子文件管理專家、信息技術專家、奧林匹克運動研究專家等構成的專家咨詢委員會，為“北京奧運會專題檔案全文數據庫”建設提供智力支持。

為了保證各有關檔案部門和其他機構的積極參與、努力配合，國家檔案局除借助必要的法律手段、行政手段之外，還可采取一些靈活的鼓勵措施，例如，采用“共享換資助”方式，對于愿意參與此項目建設、提供奧運會檔案資源共享的單位，劃撥專項資助經費等。

2、基本功能與制度規范

“北京奧運會專題檔案全文數據庫”是以北京市檔案館為中心、各參與單位為節點的互聯互通、共建共享的檔案資源網絡與檔案服務平臺。全部檔案數據先期實現邏輯集中、物理分布，有條件時逐步實現物理集中，部分重要檔案實行多套異地備份?？梢噪S時為公眾提供檔案網絡服務。

國家檔案局應制定“北京奧運會專題檔案全文數據庫”的技術標準與管理規范。尤其應健全開發利用制度，明確規定：對于不涉及國家安全、個人隱私的奧運會檔案，應該即時對外開放，供社會利用；對于涉及國家安全、個人隱私的奧運會檔案，應該規定具體的保密期限，對于超過保密期限的奧運會檔案，應該及時予以公開；提供奧運會檔案利用服務，應該免費或只收取成本費；鼓勵各學術機構、個人對奧運會檔案進行研究和宣傳；保護奧運會檔案知識產權所有人的利益。

3、資金來源與實施步驟

“北京奧運會專題檔案全文數據庫”建設的資金除了一部分由國家撥款、一部分由北京市分擔之外，還可向國際奧委會、奧運會贊助商、國內外公益性基金以及民眾募集。所有資金應該嚴格管理，接受監督，專款專用，公開透明。

“北京奧運會專題檔案全文數據庫”建設是一個龐大的系統工程，需要較長的時間和較大的資金投入，宜分步實施。前期可重點建設檔案目錄數據庫，再過渡、發展到全文數據庫?？梢浴氨本W運會專題檔案全文數據庫”建設為起點與突破口，為今后建設類似的專題檔案全文數據庫提供示范與借鑒。

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院