檔案館應該注重的幾種共建關系

于成志

一、檔案館與相關機構建立共建關系的意義

1、檔案館加強與相關機構的共建關系是社會發展的必然要求和趨勢

任何一項事業，離開了密切合作的群體以及托起這個群體的機構、組織與領導人，都將舉步維艱。檔案館業務內容廣泛，利用者層次跨度較大，工作人員的知識背景也不盡相同，涉及關系較為復雜。因此，檔案館良好的運行狀態的實現是需要多方面的協助與支持的，一旦離開了來自這些部門的協助，勢必會對檔案館又快又好的發展產生影響。另外隨著社會的發展，公共關系已經滲透到社會生活的各個領域，各項社會事業之間的互相滲透、互相交叉、互相影響的趨勢日益加劇。建立檔案館自己的各種社會關系，努力拓展職能，有助于檔案館提高自己的社會地位，克服日益邊緣化的頹勢，大大提高檔案館的開放程度，為地方發展服務，為檔案館事業的發展創造良好的社會環境。

檔案館有效地構建起自身的共建“合作圈”，是為了構建良性的公關狀態，在公眾心目中樹立起良好的形象，有利于檔案館形象的提升。只有將檔案事業充分的融入各種社會關系中去，并充分的利用社會的各種關系服務于檔案事業的建設和發展，才能夠更好的促進檔案事業長足的進步與發展。

2、有利于檔案館等文化機構之間的資源共享

檔案館自身所擁有的各種資源總是有一定的限度，不可能做到面面俱到。而檔案館利用自身優勢，理順與其他單位之間的關系，通過加強與其他相關機構之間的共建關系，可以使檔案館做到資源上的互通有無，避免重復建設，使檔案館的資源得到最大限度的利用。另外加強共建關系，在一些資源上可以達到“不為我所有，但為我所用”的效果，合理配置有關資源，并提高資源的有效利用率，形成一種優勢互補的協作觀念，使檔案館建設步入一種良性發展。

3、有利于緊急情況的應對

在災害等緊急情況發生時，對災害的響應速度以及處理力度往往會對處理效果產生重大的影響。某一個檔案館勢單力薄，僅僅憑借其自身的力量，由于人力、物力等方面的不足，難以進行有效的應對，往往會導致其對災害的處理有一定的滯后性，對檔案館中的檔案產生更大的影響。

加強檔案館與相關機構的共建關系，在緊急情況下，可以從相關共建單位獲得更多的人力、物力上的支持，從而有效地提升檔案館對各種緊急情況下的反應速度和應對能力，降低各種災害事件對檔案館產生的不良影響。

二、檔案館構建共建關系應把握的幾點原則

1、服務于檔案館建設，利于檔案工作原則

檔案館在構建自身的共建關系時應該把有利于檔案館建設，開展好檔案工作作為首要原則。對于檔案部門來說，“合作圈”的數量自然是越多越好，合作單位的職能范圍也當然是越廣越好。但是這并不意味著檔案部門不對自己的合作對象及職能拓展方向有所界定和挑選。只有選準選對合作單位和職能拓展方向，拓展之路才能越走越寬。

檔案館是非盈利性機構，檔案館的共建協作關系應根據自身特點，選擇好合作對象，以取得良好的社會效益和自身美譽度為目標，構建有利于自身發展的“合作圈”，減輕檔案館發展過程中的阻力，做到服務于人，有利于我，實現雙贏。

2、平等互惠互利的原則

所謂的“平等互惠互利”原則是指要兼顧檔案館與其他機構的雙方利益，在平等的地位上使雙方互惠互利。這種共建協作關系不能單純追求檔案館單方面的利益，應該強調主體與客體之間雙方面的權利和義務。在一般情況下，構建檔案館自身的“合作圈”，應該是立足于檔案館自身的實際情況，以及自身工作的需要，使合作雙方產生利益上的共鳴。這樣更能激發合作雙方之間的合作誠意。若僅對一方有利，則另一方必然在工作過程中有著很大的被動性或承受一定的損失，最終導致合作的破裂。

3、經常性維護與經常性宣傳原則

檔案館擁有了自身的合作圈以后，還應該確保自己合作圈內相關成員信息的實時更新和可用性。針對各自所具有的責任和應該履行的義務，經常性的開展有利于加強合作雙方之間共建關系的活動。定期的舉辦和組織各種活動，保持經常性的業務來往。并做好對各種活動和業務來往的宣傳報道，營造一個良好的共建氛圍。

三、檔案館應該注重的幾種共建關系

檔案館可以擁有的共建關系是多種多樣的，檔案館應該根據自己的實際需要擇情開展。

1、檔案館與保險公司之間的協作關系

災害事故的預防及災后的搶救，經費安排是一個重要的問題，是其獲得成功的經濟基礎。投保可以作為提供緊急情況下獲得資金的一種方式，但必須在保險項目中明確這一點。保險界絕大多數情況下一般看重損失，而檔案材料所具有的“獨一份”特性，完全有必要把應急反應和災后搶救的費用考慮進去。檔案館應該與保險公司保持經常的業務關系，協助他們了解館內建筑的改裝及館藏情況的改變。協商在檔案館自身所能負擔且在當地保險公司承保范圍內的保險項目，例如：珍貴檔案的賠償標準、發生事故后所產生的人工及設備費用、恢復及保存所需雇請專家的費用、外租冷凍和干燥設備、建筑物修理、架子、電氣設備及家具等設備的更換等。加強與保險公司的合作，為受損檔案爭取更多的修復經費來源，這無疑是擴展了檔案的安全空間，給檔案多了一層保護。

2、檔案館與自身業務單位之間的協作關系

檔案館與自身業務單位之間的協作關系主要表現在以下幾個方面：與上級領導部門之間的關系、與業務歸檔單位之間的關系以及與利用者和捐贈者的關系。

協調好檔案館與上級領導部門的關系，可以給檔案館的各項工作帶來極大的便利，特別是在資金上的保證與支持，保證在緊急情況下救災資金的到位；與歸檔單位的共建關系融洽了檔案館與歸檔單位的關系，有利于檔案收集工作的開展，為檔案事業的發展奠定堅實的物質基礎；與利用者和捐贈者的關系，給利用者提供讓他們滿意的服務，則當災害發生后，他們就是一支潛在的志愿營救隊伍，而捐贈者所捐贈的檔案也是檔案館檔案的一個重要來源，減少珍貴檔案資源的流失。

3、檔案館與災害預測監控部門的共建關系

各個地區都有一定級別的災害預測監控部門，如地震局、氣象臺等。檔案館加強與這些單位的合作可以使檔案館了解各種發生災害的概率情況，從而確定防治重點。這些災情預測監控系統是檔案館工作轉入非常時期的“觸發端”，可以為檔案館的工作贏取寶貴的時間，在一定程度上掌握救災工作的主動權，并為檔案部門防災治災工作提供指導。

4、檔案館與消防部門等緊急服務部門的共建關系

消防部門具有專業的消防知識，加強消防部門與檔案館的共建關系，可以使檔案館得到專業的消防指導，使本單位的消防工作達到專業水平，并可以請消防部門定期對檔案館的消防設備進行檢測和維護。檔案館要緊密依靠所在地的消防部門，和他們保持經常性的聯系、接受他們的檢查和指導，并成立業余消防組織，并對其隊員進行必要的技術訓練，掌握滅火設備操作知識和滅火的實際經驗，以應付火災或其他各種緊急情況。

5、檔案館與設備生產廠家以及相關設備擁有機構的共建關系

檔案館與有關設備生產廠家之間建立良好的共建關系，便于了解最新技術的進展。還可以經常性的咨詢專家的意見，來確定檔案館現在所使用或將要引進的設備是否適當。對檔案館現在使用的設備進行維護或進行升級更新，確保檔案館中各種設備維持在一個良好的性能狀態上。同時也便于設備的維護以及在設備出現故障的情況下能夠及時地修復，保證業務的連續性。

另外，檔案館由于自身條件的限制，不可能擁有所有的相關設備。因此，在一些突發事件出現以后，可能需要租用一些較為昂貴的設備，如商用/工業用冷凍設備，這些設備用于接收、冷凍和儲藏濕的資料。如果檔案館沒有專門的冷凍設備，可以考慮試用食品提供機構、肉店以及超市所用的冷凍設備，考慮與這類機構簽署協議，以確保在急需情況下冷凍空間的可利用性。

6、檔案館與運輸公司的共建關系

檔案館等文化機構，一般不會有較大的運輸能力。但是在一些緊急情況下，如將濕的資料運至冷凍設備處或者將處于危險狀態下的資料進行大規模的轉移，以檔案館自身的運輸能力顯然是不能滿足實際的需求。這就需要檔案館以外的運力的支持。我們可以與運輸公司建立良好的業務關系，一旦有緊急情況出現，可以在短時間內獲得大量的運輸能力，為檔案的搶救爭取更多的時間。并同運輸公司協商多功能的服務，例如對于遭受水災的資料如果距離較遠，可以考慮租用運輸公司的冷凍設備。

7、檔案館與一些技術公司的共建關系

計算機技術已經深入到社會生活的各個方面，檔案事業的快速發展也得益于這種新技術的引入。但是，在得到計算機技術所帶來的便利條件的同時，檔案館也承受著由這一技術所帶來的風險，如由于病毒、軟件以及硬件因素所導致的數據丟失等。這就需要加強檔案館與一些專業的數據恢復公司的協作。與檔案館以外的一些專業修裱公司的合作，加強技術交流，可以在緊急情況下，得到有效的人力、物力以及技術的支持。

8、檔案館與院校教學單位以及科研單位的共建關系

通過不同的形勢加強檔案館與院校等教學單位以及科研單位的共建，特別是高校檔案專業的本科生及研究生，構建起“產學研一體化”的合作體系。此舉是一舉多得，一是加強了高校教學質量，學生得到了工作實踐的鍛煉，提高了大學生的動手能力和綜合素質；二是科研成果有了實踐場所，使檔案科研工作更能夠貼近檔案館的需求，適合檔案工作的需要；三是充分利用地方大學的人力資源優勢，彌補檔案館人手不夠、工作量大的矛盾，促進檔案館工作得到較大的發展，同時也是檔案館發現人才，補充必要的專業人才的好機會。

9、檔案館與志愿者團隊的共建關系

組織一支可以服務于檔案館的志愿者隊伍，用于緊急情況的處置，是檔案館應對緊急情況的可靠的應對力量保證和來源。構建志愿者團隊時應該注意以下幾點：一是人員來源的多元化，如：員工的母校、大學里的學生，檔案館周邊單位的人員及群眾等；二是人員性質的多元化，檔案館的志愿者團隊應該包含各種專業技術特長的人員，如：能對營救和修復提出建設性意見的專家、結構工程師和建筑師等；三是加強與志愿者團隊的聯系與互動，及時的更新志愿者團隊人員的聯系方式，并及時的補充相關人員，如果需要的話，讓他們參與培訓和演習，保證志愿者人員的可使用率。

10、檔案館與新聞媒體等宣傳機構之間良好的共建關系

新聞媒體等宣傳機構是檔案館面向社會的一個重要窗口，檔案館應該要充分利用媒體的作用來宣傳自己，提高知名度，擴大社會影響。在檔案館的工作人員中間設立“新聞聯絡官”，保持與媒體的聯系，確保信息的暢通。并定期向媒體發布消息，使群眾了解檔案館的工作動態，激起人們對檔案的關注以及檔案意識的提升。另外，在緊急情況下，可以通過媒體適當引導大眾，以獲得廣泛的支持和同情，尋得潛在的捐贈者，獲得款項用于修復重建等。

11、 檔案館與其他檔案館以及圖書館、博物館等文化機構的共建關系

檔案館與這些機構之間可以實現多方面、多層次上的協作。這樣做的話，可以獲得如下益處：一是加強資源的互通有無，合理配置資源，分享“危機應對計劃”中的信息，分享各館的人才資源，分享設備的成本（比如多家單位共同出資購買風扇、冷凍設備，共同使用），避免由于有關資源的重復建設而帶來的浪費。二是構建災害情況下的聯合應對體系。災害降臨時，多家單位可以互相提供幫助。這樣可以集中人力、專家、設備以及館舍面積，從而有利于修復工作的開展。三是建立跨區域的檔案館聯盟，增強檔案館館際交流與協作，促進落后地區檔案館建設的發展，增強災害以及危機事件的應對能力，提升檔案館的整體形象和影響力。

參考文獻：

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作者單位：解放軍南京政治學院上海分院