撤并單位檔案的接收

秦立麗

隨著我國經濟體制改革全面而深入的推進，機構改革、國有企業重組、破產，形成大量未到接收期限的檔案。以北京市平谷區檔案館為例，在館藏126個區全宗檔案中，就有35個撤并單位檔案，占館藏全宗的27.8%。這些檔案，蘊藏了豐富和珍貴的價值，具有不可估量和無法替代的作用，如果接收工作做得不好，造成檔案的散失、損毀，就會帶來不良的后果。為此，檔案部門必須搞好這部分檔案的接收。結合平谷區檔案館幾年來的接收實踐，筆者認為應抓好以下幾方面工作。

一、提前介入，變被動為主動

檔案館對機關撤并、企業破產的信息，一般只能從官方文件的渠道獲得。特別是破產企業，雖然《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第六條第四款規定：“資產與產權變動的國有企業，按隸屬關系及時報告企業主管部門和當地檔案行政管理部門，申請檔案處置事宜。”可在實際工作中，有些資產與產權變動的國有企業并沒有及時向檔案局提出申請，只是在一切事情都處理完畢后，才向檔案局詢問檔案應如何處置。這就導致檔案部門不能在第一時間介入、指導、監督其檔案處置工作。對此，結合平谷區檔案館實際工作經驗，筆者認為可以從以下幾方面入手。

（一）建立制約機制，依法行使檔案管理部門監督職能

檔案部門積極與負責機構改革的主管部門或企業主管部門協調，向他們反映情況，提出檔案的重要性，確保檔案移交工作納入改革方案，必須把檔案人員列入清算小組，對撤并機構或破產企業的檔案進行清理并建立移交的程序和標準，確保進館檔案的完整、規范，保證進館檔案的質量。如果沒有行之有效的制約機制，在機構撤并或企業破產、重組過程中，由于工作頭緒很多，檔案管理很難進入領導視野，檔案往往處于失控狀態，極易發生損毀、丟失。例如，平谷區化肥廠在企業破產倒閉后，檔案無人管理，若干年后，因有人查閱檔案，才與檔案館聯系，想把檔案交到檔案館。檔案館接收人員發現這部分檔案有的已經發霉、有的被蟲咬鼠嗑，損毀現象嚴重。如果依法建立了制約機制，充分發揮檔案局執法監督作用，把撤并單位檔案接收納人依法治檔的軌道，就能保證這部分檔案的齊全完整。

（二）主動與撤并單位聯系，變被動為主動

在有關提前介入制度沒有建立的情況下，不坐等撤并單位找上門來，一旦得到消息后，就要引起足夠重視，馬上與該單位進行聯系，把工作做在前頭，將指導的全部力量投入到此，避免因監督、指導不到位致使檔案丟失、毀壞事情的發生。例如：平谷區檔案局指導科的工作人員從區衛生局檔案員口中得知平谷區第二醫院要撤并的消息后，馬上到平谷區第二醫院監督指導檔案業務工作，及時收集整理零散文件，按標準要求進行立卷歸檔，并會同管理科對案卷的數量和質量進行了檢查，為順利接收進館打下了良好的基礎。又例如，為保證平谷區國有企業檔案齊全完整，平谷區檔案局對全區國有企業進行一次摸底調查，對區國有企業在資產與產權變動中檔案的處置情況做到了如指掌，視不同情況，進行分類指導。這樣一旦企業破產或重組，就避免了檔案的散失。

（三）對撤并單位加強檔案宣傳，引起領導重視

檔案是一個單位歷史的延續，其歷史價值、經濟價值和社會價值都是無法估量的。在編寫史料過程中，最怕遇到無檔可查的情況，以致給編史修志留下遺憾。因此，我們要加強對撤并單位檔案的清理工作，在宣傳中可以通過檔案法制宣傳和檔案利用實例宣傳，使撤并單位領導認識到檔案的重要性，以加強檔案工作。例如，平谷區藥材公司撤并后，單位人員進行了分流，檔案工作無人管理，平谷區檔案局的工作人員多次找到原藥材公司經理，向他宣傳檔案是一種無形資產，記載著企業的歷史，價值不可估量，使原藥材公司的經理深刻認識到檔案的重要性，親自把檔案交到平谷區檔案館，確保了藥材公司檔案的齊全完整。

二、嚴把進館檔案質量關，不符合標準不進館

在機構改革和破產清算中，工作非常繁雜，加之人心浮動，工作消極渙散，特別是破產企業的檔案，更存在收集不全、整理不規范情況。如將此類檔案接收進館，由檔案館重新整理，僅憑檔案館的人力、財力、物力是很難做到的，同時也影響到日后的利用效果。因此，從檔案和檔案館的長遠利益考慮，必須嚴把質量關，不符合進館標準的檔案不允許進館。筆者認為可以從兩方面入手：

（一） 加強日常監督指導工作，搞好館室銜接，為檔案進館打好基礎。基層檔案室業務工作的好壞，不僅關系著檔案進館工作的順利進行，而且還關系著檔案館整體工作的質量和水平，這就需要檔案局業務指導人員在對基層進行指導時，嚴格按照檔案行政管理部門制訂的規范要求辦，注重館室業務標準的連續性和一致性。日常基礎工作抓得好，發生突發事件時，就不會眉毛胡子一把抓，檔案質量就會有保證。

（二）加強接收與指導的配合，統一質量要求，既分工又合作。對撤并機構或破產企業檔案的接收工作中，普遍存在兩種矛盾：一是指導科為保證檔案齊全，存在“一窩蜂”全部進館的要求；而管理科為保證進館檔案質量， 檔案館接收人員嚴把質量關，不符合要求，堅決不允許進館。二是撤并單位人心惶惶，找到人已經很困難，更不要說要求他們對檔案進行整理；而檔案館人員也沒有精力在這部分檔案全部進館后再進行整理。為解決這兩種矛盾，就需要注意兩個結合，即接收與指導相結合，把關與幫辦相結合，加強指導與接收的合作，既保證機關檔案的質量，又保證接收工作順利進行。我們仍以平谷區第二醫院為例，檔案部門在第一時間介入后，首先指導科會同管理科對案卷質量進行檢查，由管理科接收人員提出整改方案，由指導科負責案卷整改工作的監督。一段時間以后，指導科工作人員與管理科接收人員進行了二次驗收，對一些小問題，當檔案館接收人員會同撤并單位檔案員一起，能當時改正的當時就改正，減少撤并單位檔案員的工作量，同時確保進館檔案質量。

三、 根據撤并單位實際情況，選擇接收各門類檔案

檔案館容納能力有限，撤并機關和破產企業都要向檔案館移交檔案，那是無法容納的。因此，檔案館對上述單位檔案采取“一窩蜂”統統接收的辦法，是不妥的。應該區別對待，避免盲目進館。應根據撤并單位實際情況，確定不同的接收范圍。

（一）對于只改變企業性質，而不改變經營內容和場所的撤并單位，考慮不接收進館的情況

1、根據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規定：“生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館。”對于只改變企業性質，而經營內容、經營場所不變的企業,我們認為，改制后的企業應使用原全宗號，改革前后的檔案應一起放在該企業繼續保管。如我區的化工廠，在2000年由國有改為股份制，由于在改制后，原國有企業部分有關征地、占地、借貸款合同以及涉及接工齡等相關內容的檔案，利用率比較高，所以，為方便檔案的利用和統一管理，我們決定，該企業改制前后的檔案統一放在該單位保管，并繼續使用原全宗號。

另外，對一些規模小、沒有特色的企業，檔案館可以不接收，其檔案交上級主管部門保管。如平谷區印刷廠、機械廠、長城鞋廠、五金廠等破產企業的檔案移交到經委進行保管，檔案館不必接收進館。

（二）根據檔案保管期限的長短及利用情況，考慮將檔案部分接收進館的情況

撤并單位，都有大量的短期檔案和會計檔案，這些檔案保管期限短，利用率低，一旦接收進館，占據大量空間，進館不久，就要面臨鑒定、銷毀。對一些一般性職能的機關以及臨時機構，只接收永久和長期檔案，對一些短期檔案由并入的單位代為保存，全宗號、目錄號、案卷號不變。例如，我區靠山集鄉和韓莊鎮合并為金海湖鎮后，接收靠山集鄉會計檔案965卷，其中會計憑證685卷，占會計檔案的71%，接收韓莊鎮會計檔案1354卷，其中憑證1031卷，占會計檔案的76%，這些會計憑證，占據平谷區檔案館庫房大量空間。而且，2006年中央決定給企業退休人員增加養老津貼及2007年事業單位工人身份人員辦理養老保險過程中，需查閱大量的會計憑證，致使許多單位都集中到檔案館查閱有關工資檔案，不但需要等候，而且金海湖鎮到平谷區檔案館路途較遠，途中還要花費較長時間，影響了工作進度。如果當時只接收會計報表、賬簿這部分永久保存的檔案，而將保管期限短的會計憑證由金海湖鎮代為保管，這樣不僅減少了占用庫房空間，而且可以防止出現上述弊端。從以上實際情況出發，對于保管期限短卻又經常需要查閱的檔案，我們可以考慮只接收永久和長期這部分檔案。

（三）根據撤并單位的性質、職能，考慮全部接收進館的情況

根據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規定：“生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館。”對一些國有企業，如果規模大、層次高，其產品曾是反映地方特色的名優產品，有一定的代表性和典型意義，檔案有較大利用價值和憑證作用，其檔案就必須接收進館。如平谷區區黃金公司，平谷區當年曾是萬兩黃金產出縣，黃金曾經是平谷區具有代表性的拳頭產品，對黃金公司的檔案，就全部接收進館。

另外，對一些具有特殊職能的機關，對其所形成的檔案也要全部接收進館。例如，我區一商局被撤并后，它所具有的商業管理職能就不存在了，但它又代表了我區一定歷史時期的商業發展過程，對一商局的檔案就采取全部接收進館的方法。

（四）對破產關閉的中小企業，為保護干部職工檔案，可以考慮擴大接收范圍的情況

對破產關閉的中小企業檔案及干部職工檔案的處置要特別引起重視。企業在破產關閉過程中往往人心渙散，管理松懈，極易引起檔案管理的失控。特別是干部職工檔案關系到人民群眾切身利益。我館在檔案利用過程中，遇到過多次來檔案館查閱個人檔案現象，經詢問得知，由于企業破產，個人檔案沒人管理，有的被當破爛賣了，有的被偷走了，這部分檔案應引起我們足夠的重視。因此，在企業資產與產權變動中對于干部職工檔案的處置，要積極與組織人事、勞動社保部門協調，采取措施，嚴明組織紀律，嚴格按照《干部檔案管理條例》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》和《企業職工檔案管理工作暫行規定》轉遞檔案材料，嚴格按規定辦理相關轉移登記手續。對于實在沒有地方接收的個人檔案，檔案館可以擴大接收范圍，以寄存的方式，把這部分檔案接收進館。

作者單位：北京市平谷區檔案館