ＥＲＰ系統在企業財務管理和業務流程管理中的應用

　　【摘要】 ERP(企業資源計劃)整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、計算機硬件和軟件于一體，是對企業可利用的所有內部和外部資源進行綜合運營的系統。本文分析了實施ERP系統后給企業財務管理和業務流程管理帶來的影響，并闡述了ERP系統在企業財務管理和業務流程管理中如何應用。
　　【關鍵詞】 ERP；財務管理；BPM
　　
　　一、ERP與業務流程管理（BPM）的內涵及其相互關系
　　
　　以財務會計管理為核心的企業資源計劃系統(Enterprise Resource Project即我們常稱的ERP)，是一個財務會計導向的全面企業集成系統，管理整個供需鏈上的各個實體的價值，實現對制造、財務、客戶、分銷和供應商的業務流程管理；是依托信息技術等手段，實現企業內部資源的共享和協同，克服企業中的官僚制約，使得各業務流程無縫平滑地銜接，從而提高管理的效率和業務的精確度，提高企業的盈利能力，降低交易成本。
　　業務流程管理BPM（Business Process Management）不是一個新概念，甚至不是一個新名詞。它是從相關的業務流程變革領域，如業務流程改進（BPI）、業務流程重組（BPR）、業務流程革新中發展起來的。流程管理技術也是從早期的工作流管理、EAI、流程自動化、流程集成、流程建模、流程優化等技術中發展起來的。一般來說，它就是企業將現有的內部資源進行有效整合，優化企業的業務流程，有效監控企業戰略目標的執行，從而確保企業的戰略目標能夠實現。它具有以下幾個特點：首先，它實現了工作流程的自動化；其次，它實現了多個企業系統之間的無縫集成。
　　ERP 實施后，ERP 系統為企業流程管理提供了信息化管理平臺，尤其具有柔性的ERP系統能夠更好的支持流程管理。由于BPM 是伴隨企業整個壽命周期的，ERP 系統運行后企業的流程不可能是一成不變的，必然隨著企業的發展變化，企業的戰略轉變，流程也隨之轉變，從而必然需要流程管理支持這種轉變。從另一個角度講，ERP 系統失敗的一個主要原因是不能適應企業的發展變化（戰略轉變、主營業務轉變、流程轉變等）。BPM 支持企業的戰略轉變，如果 ERP 系統能夠很好地支持 BPM（支持流程的動態變化），那么也就支持了企業的發展變化，從而可以提高 ERP 系統的應用效率和成功率。所以在 ERP 系統運行后的 BPM 是必要的。另外，BPM主要是規?；髽I發展過程中對管理進行改造的需求，而規?；髽I在管理領域應用的IT技術主要是ERP系統。因此說BPM的實施離不開ERP系統的支持。
　　
　　二、實施ERP系統后對企業財務管理和業務流程管理的影響
　　
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　　1. ERP擴大了財務管理的內容
　　傳統工業經濟時代，經濟增長主要依賴廠房、機器、資金等有形資產。而知識經濟時代，企業資產中以知識為基礎的專利權、商標權、計算機軟件、人力資源、產品創新等無形資產所占比重將大大提高。無形資產將成為企業最重要的投資對象之一。然而，由于無形資產確認、計量的困難，傳統核算型軟件受到很大限制，進行財務決策時也很少考慮這些無形資產。 ERP系統除了財務系統外，還包括供應鏈管理、人力資源等系統，可以從各方面對這些無形資產進行分析、預測，豐富了財務管理的內容。
　　2. ERP系統突出了財務管理的整體性，獲取信息的時效性和信息服務全面性
　　ERP系統除了提供必須的財務報表外，還能提供多種管理性報表和查詢功能，并提供易于使用的財務模型和分析模塊，更全面地提供財務管理信息，為戰略決策和業務操作等各層次的管理提供服務。ERP系統對大量規范業務的計量都可以在初始化中加以設置，自動生成相應的憑證，記錄工作可由系統自動完成，計算和報告中的大部分工作也能通過系統設置而自動完成。另外，ERP系統的集成保證了會計信息的相關性、可靠性，保障了財務管理所需信息的質量。系統的實時性又保證了會計信息的及時性。
　　3. ERP系統使財務管理與生產管理有機結合，發揮計劃與控制作用
　　系統可以把企業的生產和財務管理集成在一起。在一個集成的環境下，當生產經營系統能夠正常運行時，很容易驅動會計核算系統正常運行。因為，從根本上講，生產人員與財務人員有著相同的基本處理邏輯，只不過前者用物料計量單位表示，后者用貨幣單位表示而已。 由于生產經營系統比以往任何時候都更為有效可信，所以，會計系統將會得到一套比以往任何時候都更為有效的數據作為工作的基礎。有人說，由財務管理系統驅動生產管理系統非常困難，而由生產管理系統驅動財務管理系統則容易得多。這種說法是很有道理的。如果生產管理系統行之有效，財務人員完全可以利用它作為建立一個有效的財務系統的基礎。在成功地運行ERP的企業中，財務管理人員都會感到他們的工作效率提高了，他們的計劃控制能力提高了。其原因在于，生產系統和財務系統在同一環境下，就可以用相同的語言來談論同一件事情， 這樣他們之間的不協調狀況就消失了，自然有助于效率和能力的提高，也就是說ERP作為整個企業的信息系統，使得企業整體合作的意識和作用加強了，通過準確、及時的信息傳遞，使大家的精力集中在同一方向上，以工作流程的觀點和方式來運營和管理企業，而不是把企業當作一個個部門的組合。
　　4. 細化成本核算以加強成本管理
　　ERP上線帶給成本管理的第一個變革是建立了標準成本體系。目前，公司對所有物料收、發、存都采用標準成本核算，對產成品的直接材料消耗定義物料清單。成本核算對象進一步細化，按物料編碼核算成本，通過子庫存轉移實現同一法人內部物資轉移，成本費用控制高度集中。同時能適時監控采購物資的實際采購價格，及時了解公司各項大宗原材料等市場信息，促進采購成本降低，保證公司成本、利潤核算更加真實、科學、準確。
　　5. ERP系統改變了企業資金管理模式
　　作為公司的管理者，必須時時關心整個公司的資產流動性，防止發生公司整體的支付危機。在現實情況下，大型企業發生財務危機甚至倒閉，很多是由于資金的周轉不靈。ERP資金管理的兩個重要功能，即自動實時生成現金流量表和利用內部銀行結構對企業的資金使用情況進行量化考核，可以使集團總部作為投資中心，進行資金的合理分配與運用。ERP資金管理模塊中的資金預測功能加強了企業對中短期現金流量的預測，能及時預警，保證公司的順利運作。
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　　1. ERP 為企業 BPM 提供業務藍圖
　　企業的BPM應該使企業的流程走向何方，它是由企業的戰略決定的，戰略是由市場和企業生存環境決定的。但是，因為傳統管理模式的慣性作用，企業管理者很難突破原有思維的約束勾畫流程的藍圖。即便是出色的管理者有著美好的流程優化、重組的想法，在具體實施的時候也會出現走樣的情況。而融入先進管理思想的ERP系統能夠為企業流程管理提供美好的藍圖，并且指引著BPM的方向。
　　2. ERP 是 BPM 的推動力
　　ERP系統的成功實施確實能夠提高企業的效率、降低成本、提高效益，這是勿庸置疑的。許多企業從局部的信息化、自動化，到整個企業的信息集成，一步一步地隨著IT技術的發展，應用IT技術逐步走向集成化。在IT的過程中必然涉及流程的優化、重組，而ERP系統更要求企業的流程打破原有的秩序，以適應ERP系統實施應用的需要。
　　
　　3. ERP 為 BPM 提供有力的支持
　　BPM可以理順企業的業務過程從而提高企業的效益。然而如果在實施BPM的過程中沒有IT技術的支持，BPM的實施會變得非常困難，甚至會影響實施的成功。例如在很多情況下，一個企業里面可能有許多相同的數據會以不同的格式存在，并分別存儲起來，這往往會發生錯誤和浪費時間?？梢韵胂笕绻麤]有IT技術的支持，要消除這種情況，在數據產生的源頭一次獲得數據并將數據在企業內流傳共享是不可能做到的。而信息共享技術也可以將串行的業務處理過程變為并行業務處理過程。BPM要求在工作點進行決策，員工要對執行的結果負責，這要求員工在接受培訓掌握新技能的同時，要確保能夠得到控制工作所需的信息，而這也需要IT技術的支持。另一方面，BPM側重管理思想，而ERP則側重于技術手段。從BPM實施的目標來看，BPM也是離不開IT技術支持的。這是因為，BPM從管理上理順了企業的業務流程，使企業的經營過程科學化、合理化。如果沒有IT技術的支持，業務過程雖然合理了，但員工個人的工作效率不能提高，從而將企業的“瓶頸”從業務過程上轉嫁到員工的工作效率，而要消除這種情況，要么增加工作時間，要么增加員工人數，顯然這又增加企業的生產成本。這與BPM的目標是相矛盾的。
　　
　　三、ERP系統在企業財務管理和業務流程管理中的應用
　　
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　　1. ERP中的ABC成本法
　　針對傳統成本會計不適應新制造環境的局面，作業成本法（Activity-Based Costing，簡稱ABC）和基于ABC的作業成本管理（ABCM），在美、日和西歐諸國的企業尤其是競爭激烈和人工成本很低的高新技術企業，得到了廣泛的應用。
　　ABC成本法是以作業（Activity）為核心，確認和計量耗用企業資源的所有作業，將耗用的資源成本準確地記入作業，然后選擇成本動因，把所有的作業成本分配給作業成本對象的一種成本計算方法。
　　ABC成本法是會計界首先提出來的。應當說它的理論本身并不復雜，但是由于企業的內部流程是千變萬化的，成本動因也無法標準化，因此理論的實踐變得比理論本身復雜多了。隨著企業IT技術的運用，ERP為越來越多的企業采用，ERP的集成性使得ABC成本法完全融入整個系統，成本動因數據可以自動從ERP中其他模塊中獲得，比如銷售、采購、生產、人力、財務等，使得ABC成本法能在企業中得到很好的應用。
　　2. ERP系統在財務管理中的應用
　　財務管理的功能主要是基于會計核算的數據并加以分析，從而進行相應的預測、管理和控制活動。它側重于財務計劃、控制、分析和預測，強調事前計劃、事中控制和事后反饋。然而，ERP系統中的財務管理模塊已經完成了從事后財會信息的反映，到財務管理信息處理，再到多層次、一體化的財務管理支持。這種轉變體現在，它吸收并內嵌了先進企業的財務管理實踐，改善了企業會計核算和財務管理的業務流程。它在支持企業的全球化經營上，為分布在世界各地的分支機構提供一個統一的會計核算和財務管理平臺，同時也能支持各國當地的財務法規和報表要求。如：提供多幣種會計處理能力，支持各幣種間的轉換；支持多國會計實體的財務報表合并等；支持基于Web的財務信息處理。為支持企業發展電子商務和基于Internet的應用系統（如銷售訂單處理等），部分財務信息還可以通過Web方式收集和發布?？傊@一切，倘若在非ERP的環境下，即使依靠“人海戰術”來完成，其效益也是有限的。
　　（二）BPM與ERP系統的應用
　　企業的業務流程隨著企業的發展不斷地變化，ERP系統不能與企業的流程管理分離，但ERP對企業業務流程缺乏有效的控制和管理。BPM優化了企業的流程，并使ERP向基于流程的方向演進，它是企業成功實施ERP的基礎。BPM與ERP系統在實際應用中的關系如下。
　　1. 利用BPM優化企業流程
　　流程管理是企業管理的基礎。企業通過BPM系統首先應把企業的關鍵流程導入系統，由系統定義流程的規則。再以數據、圖形、報表等形式給出哪些流程合理，哪些流程需要調整，隨著企業流程的不斷執行和優化，形成企業自己的特點，給企業的領導者提供決策的依據。
　　2. BPM讓ERP向基于流程的方向演進
　　企業在沒有采用IT手段之前，所有的業務流程是通過手工方式運作的，是一對一的管理方式。而引入了IT手段之后，業務流程通過信息技術手段實現，采用一對多的運作方式，信息可以同時傳遞給多個部門。為此，企業如果應用ERP，首先必須與企業的流程管理現狀相適應，必須有利于企業業務流程管理的提高。如 企業應用信息技術整合企業時，首先應當根據企業的業務流程及企業長遠的發展規劃，結合目前企業的現狀，利用BPM為企業設計出業務流程的改進與重組方案，對企業的業務流程進行梳理和優化，找出缺少的流程，把不規范的流程規范化，最終提出合理的業務流程，確定企業的戰略目標。然后再利用ERP將手工信息流程轉變為信息技術流程，從而直接實現企業效率和管理水平的提高。
　　
　　【主要參考文獻】
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　　[5] 馬東.淺談ERP與財務管理.統計與咨詢，2005，(02).