我所經歷的冏活動

印象最深刻的一次是，會議開始之后，保安放松了警惕，我們老板的一位粉絲闖進來，獻花、親吻——這是一個很正經的商務合作發布會，出現了這樣的情況很尷尬。這個粉絲從深圳趕過來，就是為了親一親、抱一抱，也算是情深意長了。

關少波 魔時網市場總監、創始人之一

活動數：?。。。?！ 應急出色度：?。。?！

我曾經組織過北京愚人節建外SOHO三百人戶外定格、Rain代言DHC媒體發布會等活動。魔時網主要舉辦的是大型社交活動，我們曾和時尚集團一起組織過一個千人社交大Party，與會者定位的是收入較高的白領人群，應該說是一個比較高端的活動。當時活動第一部分是常規演出，第二部分則以互動和狂歡為主。當第一部分演出結束后，重新布置舞臺時，剛把燈光和音響全部打開，由于現場的供電不足，就突然跳閘了。全場一片黑暗，持續了十幾分鐘后才得以恢復。這次意外給整個活動造成了比較大的影響，也有一些人因此而提前離開，幸好我們的工作人員立刻點燃了很多蠟燭，營造出一種比較浪漫的現場氛圍，讓情況得以緩解。應該說這是一次準備上的失誤，對場地的供電情況缺乏考慮。我想以后再舉行類似活動，除了各方面要準備充分，還有一點非常重要，就是會場上要有盡可能多的志愿者，他們可能不是工作人員，但是經常參與我們的Party，在會前把具體的活動流程告訴他們，遇到突發情況，他們有可能對其他參會者起到安撫作用，同時因為他們的存在，可以增強Party的互動性和黏合度，讓參會者可以真正地溝通起來，而不是很靦腆地坐在一邊。

Shirley

揚傳播集團業務拓展總監

活動數：?。。。?/p>

應急出色度：！！！

2003年底，我當時所在的外資公司想做一臺新品發布會。當時接下這個case的時候我還雄心壯志，一直想的是“沒吃過豬肉，還沒見過豬跑嗎”！

但這個項目做得很頭疼：活動是在位于東三環的Hilton酒店進行的，在前一天搭建的晚上，突發問題接踵而來，我幾乎整整一夜沒有合眼：客戶所要發布的機器花了兩天的時間運到會場，結果運來的機器型號竟然不對；由于活動流程改變，需要在噴繪好的背景板上作出更改，我卻束手無策；發布環節配合了一個京劇表演，結果由于演員晚到，表演并不理想；我們還忘了安排攝影師，所有場景都沒有被記錄下來??我還緊張地在活動開始后不敢進入會場觀看。

不過謝天謝地，人生總有第一次，我的第一次就這樣倉促但還算圓滿地結束了。我也通過這次“牛刀小試”總結了不少經驗，一定要注意：

1.時間表 通常由資深活動管理者擬定，根據和團隊成員的溝通來確定每項工作的準備時間。

2.現場分配表 每個團隊成員都要有明確的分工，我們是精英，每一分鐘我們都對應著充實而有條不紊的工作。

3.物品清單 在活動開始之前，要清楚地知道整個活動將需要哪些物品，包括一支簽到筆、一束講臺花等，留出充分的時間去準備它們。

4.對攝影師清楚的Brief 在每個活動中，必定有一些場景是需要Highlight出來的，或者是老板的發言，或者是新品的發布??所有這些特殊的場景，都需要和攝影師事先溝通好。反應而不露痕跡。此時，場內的嘉賓有的在與家人聊天，有的正在舉杯祝酒；服務員穿梭在各桌之間傳菜、倒酒，通向VIP主桌的通道也站了很多正在寒暄的嘉賓。內場的工作人員正按原計劃在準備下一個節目的候場。時間緊急，我們只有48秒的時間。也許你會問，憑什么是48秒？回答是，依靠“經驗+對場地的熟悉程度+快速測算”。從門童為VIP打開車門那一刻算起，護衛開車門，VIP下車10秒，門廳服務員開門，禮儀小姐迎賓10秒，主人迎接，簡單寒暄10秒，從門廳走到宴會廳28米，人的正常步速為1.6米/秒，需要17.5-18秒。

之后，就是在總控的指令下大家都心照不宣的48秒：

1.負責控制餐飲流程的leader馬上發出指令，暫時停止傳菜與倒酒等工作，并婉轉地暗示各桌的嘉賓有重要貴賓下榻。

2.負責政要安全的保護組，派機動小組疏導通向VIP主桌的通道，并布設點位監控。

3.負責燈光、音響的同事，將現有的音樂漸弱，推一支與現場氛圍非常融合而幽雅歡迎曲制造氣氛，追光隨時standby，準備追隨VIP入場 曠的廠房做出游離縹緲的布置、抽象的藝術造型，播放時而輕柔、時而激烈的音樂，給人最廣闊的遐想空間，讓人們蒙住眼睛，只憑借聽覺、觸覺去感受聲音，想象他或她的相貌、他或她的性格、他或她的喜怒哀樂——傾聽別人的心聲，發表自己的看法，全身心地感受周圍的環境。因為我們都生活得太過目的性了，太多的條條框框往往局限了人類最本性的思考和創造力，扼殺了彼此間的親情、包容和接納。這個世界本該是最溫暖的，可是大家背負了太多的壓力，因此極力掩藏自己，給彼此一個釋放的空間吧！。

4.負責現場調度的同事，合理攝影師及攝像組撤離中央通道，并臨時安排可以拍到最佳效果而不影響VIP入場的點位進行工作。

5.負責后臺的同事，控制演員通道，并合理調配演出候場的位置，做到可以根據現場需要而隨時進行演出的狀態。再之后，就是所有嘉賓所感受到的流暢而不露痕跡的VIP入場，熱烈而美好的氣氛，大家都沉浸其中。而此時，我們所有的同事都聽到的walkie talkie里的一句簡短而洪亮的：OK，done。大家在各自的點位上相視一笑，這一刻的感受都定格在DJ臺后邊，側幕條旁邊都舉起的幾個大拇指上。也許這就是SPRG團隊給人在一水兒黑色制服，專業的公關專家之外的最感性，最有魅力的一個瞬間。邊看得滿手心是汗。來邊看得滿手心是汗。

袁熹 趨勢科技市場部副經理

活動數：?。。?/p>

應急出色度：?。。?！

趨勢科技每年的全國渠道大會都選擇在不同的城市舉行，主要是希望在發布公司當年最新渠道政策和銷售政策的同時，答謝全國渠道商，讓他們不但能充分交流還能玩得開心。于是今年初的趨勢科技渠道大會選擇在長沙舉行，由于我們在長沙并沒有成熟的活動合作伙伴，所以活動中所有布景材料，包括木工搭建、異型主體背景版等都要在北京制作完成，然后再通過物流快遞到長沙。后來結果大家可能也猜到了：因為南方的大雪，所有物資全部被困在高速公路上，直到活動結束才姍姍來遲！幸好高速公路第一天開始封路時，物流公司就及時通知我們有可能不能到達，我們立刻在長沙聯系了當地的供應商，重新準備了背板搭建。然后在不影響整體日程的情況下，將渠道會的流程稍作調整，并迅速協調了相關部門，當日就按照新的方案重新進行了彩排。雖然新做的背板樣子遠遠比不上最初設計的漂亮精彩，但是能在緊急狀況下順利完成會議，所有參會者都沒有發現任何異樣，也算是一種成功了吧。

杜依溪 EMC市場經理

活動數：！?。。。?/p>

應急出色度：不是我負責啊……

我曾經參加過的一個會，報名參加會議人很多，但是現場到的人很少?；顒蝇F場組織的效果很好，會后反饋很差。我想這是因為過于注重現場布置與創意，而忽視了對會議核心內容的重要性引起的，讓參會者一場熱鬧之后，發現并沒有很大收獲。我還是覺得策劃回歸人類本性的活動專場比較吸引我，比如主題為“溫暖的傾訴”的活動，在空曠的廠房做出游離縹緲的布置、抽象的藝術造型，播放時而輕柔、時而激烈的音樂，給人最廣闊的遐想空間，讓人們蒙住眼睛，只憑借聽覺、觸覺去感受聲音，想象他或她的相貌、他或她的性格、他或她的喜怒哀樂——傾聽別人的心聲，發表自己的看法，全身心地感受周圍的環境。因為我們都生活得太過目的性了，太多的條條框框往往局限了人類最本性的思考和創造力，扼殺了彼此間的親情、包容和接納。這個世界本該是最溫暖的，可是大家背負了太多的壓力，因此極力掩藏自己，給彼此一個釋放的空間吧！