推行檔案工作規范化標準化的必要性和對策

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理，而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構，國內學者一致認為：它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們，文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為，比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆祦的四階段劃分法。將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段，需要不同的管理方式、保管場所。其中文件暫時保存階段尤為特殊，這一階段的文件要經受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀，有的一段時間內有價值然后再銷毀，有的具有永久保存價值將來還需要進館保存，因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一，但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據，在理論上是成立的，在實踐中是否切實可行，是否有必要呢?回答是肯定的。

隨著我國高新技術的發展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同，將文件和檔案作為統一的系統工程，加強文件管理的超前控制，保證了檔案的質量，從而充分發揮了檔案的作用。

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要在實際工作中，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

1.公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。我們在公文制發中必須注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限。三是公文字跡要牢固清晰。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

2.實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

3.提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法與案卷裝訂質量問題可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

二、對策

1.肩負使命感

世紀的交替為我國檔案學界提供了歷史的契機，同時也向我們提出了挑戰。在信息時代，在知識經濟即將到來的時代，我們要具備迎接挑戰的能力與素質;要掌握先進的科技知識、理論與技術;要能夠作為專門人才去完成檔案學術研究的諸多課題，解決檔案工作實踐所提出的諸多熱點、難點和焦點問題。

２、倡導學習之風

學習是學術研究的基礎。沒有廣博的知識面，沒有專深的業務水平，要想把我國的檔案學術研究的發展引向深入，是難以實現的，至少要大打折扣。一方面，當今的社會，知識更新的速度越來越快，特別是以現代科技知識為基礎和核心的知識經濟即將到來，向我們提出了更高的要求，更嚴峻的挑戰；另一方面，知識沒有窮盡，學習永無止境。面對日益變化的社會，我們不能落伍。當然，學習的內容和范圍是很豐富的，要不斷學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論；不斷學習黨的路線、方針和政策；不斷學習各項法律、法規、規章、制度和標準；不斷學習檔案學專業知識和技能；學習經濟學、法學、歷史學等相關學科的知識；學習現代科學的新知識、新觀點和新理論。同時，除了書本知識之外，還要虛心向老同志學習，虛心向實踐學習。這樣，在我們積極倡導的學習之風蔚然興起之時，我國的檔案學術研究的發展在跨世紀的歷史時刻才會有一個新的突破與飛躍。

３、加快人才培養

跨世紀的事業需要跨世紀的人才。專門人才的培養與儲備是事業發展、學術繁榮的重要基礎和必備條件。針對中青年的特點，我們既要愛護和支持他們，又要大膽地給他們交任務、壓擔子，在工作實踐中培養他們；同時，還要營造良好的環境，創造較好的條件，以適合中青年的快速成長。而中青年檔案工作者則要在老一輩檔案工作者的言傳身教下，虛心學習，繼承傳統，承上啟下，有所創新。充分發揮青年人的蓬勃朝氣與創造力，在各自的工作崗位中，結合工作實踐，進行理論研究與探索，創造性地解決檔案工作面臨的諸多新問題，創造性地完成跨世紀檔案學術研究的諸多新課題。科技增強國力，青年創造未來，“青年有希望，未來的發展就有希望。”