論高校固定資產管理的“五個一”框架

摘要：高校固定資產是高校辦學的物質基礎，在高校普遍注重內涵發展的當前，要求高校資產管理必須走上精益化的發展道路?！拔鍌€一”是統一的有機體，是適應現代高校資產管理要求的科學。從固定資產管理的技術層面，可以分析如何建立“五個一”框架，實現資產管理的精細化、科學化和規范化。

關鍵詞：高校；固定資產；精益化管理

中圖分類號：G474文獻標志碼：Ａ文章編號：１６７３－２９１Ｘ（２００８）16－０140－03

自改革開放以來，高校經過30年的發展，特別是最近10年的迅猛擴張，高校的辦學能力與水平在不斷提高的同時，表現最為直觀的是高校資產規模呈現出幾何式增長。如何管好用好規模龐大的固定資產成為高校決策層面前的重大課題。為了加強對高校資產的宏觀管理，國家教育部、財政部在2006、2007年對全國范圍普通高校進行了資產清查，重點對房屋土地、儀器設備、交通運輸車輛、圖書、家具等進行了細致地清點、核對、審計，基本上摸清了全國高校資產規模與使用狀態，為高校的科學管理提供了基礎信息。

作為高校資產管理部門，涉及資產的計劃、采購、使用、維修與處置等環節。計劃是根據高校的需要和資金能力制訂的，采購一般采用招標的方式進行。計劃與采購在許多高校做得都比較好，這是因為高校普遍存在的資金壓力使得各方對資產添置計劃的制訂給予較多的關注，預算部門往往根據輕重緩急對資產添置的時間、用途、數量、資金額度都有嚴格的要求。而采購是敏感領域，不僅決策層在人員任用、機制運行、監督等方面有了一系列的前期準備和事中審計，而且事后檢查也比較嚴格，所以采購環節也是管理比較到位的?！爸夭少?、輕管理”是會計事務所、審計部門對高校資產管理比較普遍的評價。因此，使用、維修與資產壽命終止后的處置等問題自然成為高校資產管理最需要加強的方面。對于固定資產日常管理在技術層面必須有一套行之有效的措施，實現資產規范科學管理的常態化。根據目前高校資產管理的現狀，對高校資產管理實施“五個一”系統管理方案，能夠保證資產管理規范、細膩并達到事半功倍的效果。

一、一個部門

目前，許多高校的固定資產資產管理都由一部門承擔，還是由幾個部門分開管理更能體現效率、廉潔的目的存在爭議。最常見的有以下兩種機構設置形式，有的高校在學校資產管理委員會的領導下設立資產管理處統一管理房屋土地、家具器具、儀器設備，有的是將教學用儀器設備從其他資產管理部門中分離，單獨設立實驗室設備管理處，其他固定資產仍由后勤資產管理處負責。

雖然學校設有資產管理委員會這樣的議事機構，但它是非常設機構，只負責一些宏觀上問題的協調，而日常資產管理中出現的問題不可能經常開會研究，儀器設備往往與實驗室建設連在一起，由負責實驗教學的校領導分管，但負責房屋家具等資產管理的后勤部門往往由另外的校領導負責，因而對于許多同時涉及后勤資產與設備的事宜，必須經常在一起協調和溝通，然而并不是每件事情通過開會就可以現場解決的，有時部門領導對一些重大的敏感的問題不能立即決策需要上報校級領導拍板，這樣協調成本不但增加了，而且效率也大打折扣。

以實驗室改造為例，房屋的改造由后勤管理處房管部門進行，而設備的安裝需要由實驗室管理處負責，設備安裝必須與工程進度、房屋設計、管線電路走向相聯系，設備完成后還必須為小型儀器提供桌柜等家具以供擺放，必須由家具管理部門進行設計，依然需要現場溝通，否則將會產生信息遺漏或者錯誤。這樣一項改造涉及了至少三個部門兩位校級管理者，成本大效率低是毋庸置疑的。

從行政事業單位的管理經驗可知，部門內部的協調職能日益成為部門管理者最主要的工作。由于高校在人事上的干部終身制、部門管理以條線為主以及對部門既得利益保護，致使部門之間的橫向協調成本居高不下，因而一個部門管理固定資產是高校管理好資產較為理想的選擇。根據管理學的觀點，一般情況下，部門的設置與劃分是由工作量的多少和相互之間的關聯度為依據的，是根據部門間協調成本與部門獨立后產生的增量成本之間的大小進行選擇的，如果工作之間的協調成本過大，那么部門分設就是可行的，否則就應當合并。

二、一個體系

除了校一級從事固定資產管理的職能部門之外，各二級學院、處室及非獨立事業單位還必須有專門從事資產管理的人員或部門，對于本部門的資產進行日常管理。如果這些二級資產管理部門規模比較大，或者二級部門與三級部門之間的關系是松散型的，那么，在部門內部設立固定資產的三級管理職能就非常必要。這樣就形成了學校，二級學院、處部，教研室、科室的三級管理體系。管理體系的建立與完善體現了學校固定資產的管理思想，即“誰使用、誰管理、誰負責”的原則。

在這一管理體系中，責權利必須對等，同時，將資產管理水平與部門及其管理者的考核統一起來。這一考核分為三個方面，一是二級部門總體管理能力與水平的表現指標之一；二是部門主要領導的年終考核與離任審計的重要方面；三是部門資產管理者任用與獎懲的依據。三級資產管理體系的運行是由學校制訂的固定資產管理實施細則保證的，權責的劃分是與資產管理軟件的權限設置相對應。這一體系建立的關鍵在于二三級資產管理部門或人員的穩定性，由于資產管理對人員的要求更多地體現在責任心和敬業精神的高低上，而對于電腦技術、會計操作和專業知識要求并不太高，相對與教學、科研為主的一線崗位，資產管理在各二級及以下單位是“非重要”工作，這些工作成為用來鍛煉新職工和安置富余人員的差事，一般都是由剛參加工作的人員或年齡較大學歷職稱不高的人員擔任，因而使這一管理體系失去了創新攻堅和改革的動力。如前所述，與教學一線相比，高校資產管理不需要學歷或職稱很高的人才，而是需要有一定知識基礎、能吃苦、有敬業精神的奉獻者。

三、一部細則

對于高校的資產管理，國家財政部及各省、自治區、直轄市財政和教育主管部門都有相應法規、制度進行規范，但這類文件大多只是宏觀或中觀上的要求和指導，對于許多細節性問題沒有具體明確，高校有必要在上級文件精神的指導下，制訂操作性強、全面周到的實施細則，如對于各級管理單位和責任人應當如何進行日常操作、與上下級管理單位的關系、承擔什么樣的管理職責、違反規定應當受到的處罰等，都必須以書面的形式確定下來。

一部實施細則至少在以下幾個方面應當詳細規定：

一是計劃制訂的責任主體、規范格式、送達時間及額度；二是采購的權限、頻次與例外，采購的形式與參加者，招標的組織與實施，合同的內容與簽訂，資產的安裝規范與現場負責人，驗收與入賬，標簽的粘貼，領用與保管人等；三是日常使用的注意事項，安放地點、使用人變更記錄，維修的記錄與結果，退庫的理由與承辦者，賬目的變更處理與上報，資產的跨部門流動，丟失、報廢、壞損的上報處置、決議資料及賬務處理等；四是各級管理者的管理權限、責任、權利與處罰規定，特別是每年的資產清查的時間、步驟、方法、責任人與清查報告，期間與期末檢查考核的主體、方式、問題的處理辦法；五是書面賬簿登記與軟件管理的關系等。細則強調的可操作性，明確“6W”理念，即誰（WHO）、何時（WHEN）、何地（WHERE）、干什么（WHAT）、怎么樣（HOW）、為什么（WHY）?，F在我國大多數高校的固定資產管理規定操作性不強，流行于大而化之，不通俗易懂、不細密，對許多問題含糊其辭、界定不清晰。原因在于對于固定資產管理的科學性認識不足，同時由于資產管理的涉及的部門比較多、強調經驗與操作性，而中層干部交流頻繁導致經驗與認識不足，往往滿足于空洞而寬泛的說教。

四、一張標簽

給每件資產編一個可以唯一標識的號碼是進行資產管理的基礎，是把資產與書面的賬、卡、簿聯結起來的橋梁。標簽具有身份證的作用，一般表面具有名稱、編號、購置年月、使用部門等信息，現在條形碼標簽與掃描設備的配套使用，使標簽內涵信息更加強大，也為資產清查與識別提供了技術支撐。龐雜的資產，按照類別、使用部門、設備重要性進行分別管理，標簽發揮著載體和標識的作用。標簽粘貼是一項基礎性的重要工作，特別是對以前購置的資產粘貼標簽，是非常宏大的工程，要求細致、及時、準確，標簽出自管理軟件，對于賬務管理員來說，建立在軟件之上的一張標簽、一張數碼照片，給管理者和師生員工以直觀的印象，使管理者認為他是在管理具體的資產而不是抽象的數據。

五、一套軟件

網絡化的資產管理軟件對于高校資產管理來說，是實現信息化、實時化、科學化的唯一途徑。由于高校固定資產數量大、種類多、時間跨度大及管理人員的更替頻繁等原因，資產管理軟件代替了傳統的手工記賬，為決策者、各級管理者、財務審計相關部門、上級部門提供了數據信息，不僅節省了時間和成本，而且具有權限分置的功能，在指導資產管理體系運轉過程中發揮大腦中樞的作用。資產管理軟件是建立在資產清查數據和原有賬簿的基礎上的，在數據輸入之前學校一級的管理者必須對資產的使用狀態有著清晰地了解，“以賬查物，以物對賬”式的清查，確保輸入計算機中的數據準確無誤，資產清查工作重要的方式是化整為零，以各二級單位為主體明確清查的責任，輔以學校一級管理部門的多角度、多層次的檢查。軟件數據的輸入工作完成后，校驗、權限劃分、軟件培訓與試運行是軟件正式使用前的必要準備。

在這個過程中，權限劃分尤為重要，學校一級資產管理員作為超級用戶，根據資產管理細則對二三級單位管理員、學校財務審計部門、一般人員設置不同的管理權限。最為重要的是對二級管理部門和財務部門權限的設置，對于二級部門管理員來說資產入庫數據輸入、存放地點的變更、分類分戶查詢等功能是最基本的。而財務部門必須實現實時價值核對，審核進出資產的相關數據信息的準確性與及時性。網絡版的軟件是資產管理實現即時互動的技術依據，目前，高校電腦已經普及，有的高校行政管理人員幾乎每人一臺，校內網絡已經成為體現高校辦學水平的重要標志，網絡一般具有很高的可靠性和較高的網速。這些都為資產實現信息化管理提供了良好的物質基礎。

六、結論

以上“五個一”是統一的有機體，是適應現代高校資產管理要求的科學。“一個部門”是固定資產管理在職能上的明確，更重要的是確保資產管理權責一致，減少行政管理的協調成本，為提高管理效率提供保證。“一個體系”是資產管理的組織保證，資產管理不僅是學校一級職能部門的工作，而且需要使用部門的廣泛參與，資產管理組織體系的運行好壞決定了學校資產保值不流失的目標能否實現?！耙徊考殑t”是學校資產管理活動的指南，也是管理的法律依據，對各級管理者的日常工作及至普通師生員工的行為都有約束力，是資產正常運行的制度保證?！耙粡垬撕灐笔琴Y產從購進到報廢這一存續期間內的標識，是資產賬實是否相符的唯一檢驗依據，是一切資產處置活動的核心。“一套軟件”是資產管理邁向信息化、科學化的標志，它為資產管理過程提供了技術支撐，每一項資產管理活動都體現在軟件數據的更新上，它是現代高校固定資產管理的基石?！耙粋€部門”保證了“一個體系”的有效運作，避免了多頭指揮，“一部細則”規定了“一個部門”及其指導的“一個體系”日常活動的內容、方式以及由此產生的結果，“一個標簽”是在“一套軟件”基礎上生成的，是“一個部門”及“一個體系”依據“一部細則”進行數據信息處理的標識，是賬務處理的主索引?！耙惶总浖笔琴Y產管理走向現代化的工具，是優化組織管理體系實現即時管理的手段。

參考文獻：

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Discussion on the \"five ones\" Framework of Fixed Assets Management of Colleges and Universities

LV Feng-ya

（Jiangsu Teachers University of Technology， Changzhou 213001， China）

Abstract： Fixed assets is the material basis of development in Colleges and universities， in the time colleges and universities generally focus on contentdevelopment， colleges and universities must take the asset management Lean path of development， the paper from the technical level of fixed assets management， analysis of how to achieve fine， scientific and standardized management.

Key words： colleges and universities； fixed assets； lean management