淺談企業(yè)的合同管理工作

摘要：合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項重要內(nèi)容，是企業(yè)管理的重要組成部分。合同管理的好壞，反映了企業(yè)整體管理的水平，影響著企業(yè)的經(jīng)濟效益。文章闡述了訂立合同前應(yīng)準(zhǔn)備的工作，簽訂合同時應(yīng)注意的問題以及合同履行中應(yīng)注意的問題，指出合同變更時要及時與對方協(xié)商，并及時妥善地處理合同糾紛，設(shè)置專門的機構(gòu)或?qū)＜媛毴藛T管理合同，同時要謹(jǐn)慎簽訂擔(dān)保合同。

關(guān)鍵詞：企業(yè)合同管理現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營

中圖分類號：C935 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914(2008}12-210-01

合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項重要內(nèi)容，是企業(yè)管理的重要組成部分。合同管理的好壞，反映了企業(yè)整體管理的水平，影響著企業(yè)的經(jīng)濟效益。一份簽定不當(dāng)?shù)暮贤踔聊苡绊懙狡髽I(yè)的生存。因此，企業(yè)應(yīng)充分重視合同管理工作，做好合同管理。現(xiàn)就企業(yè)合同管理中的一些問題，做如下一些探討：

一、做好合同訂立前的準(zhǔn)備工作

大部分人認(rèn)為合同簽訂前沒有多少工作可做，只要雙方談好，準(zhǔn)備好合同文本即可。其實這是一種不正確的看法，合同簽定前有很多重要的工作要做，其中包括如下幾項工作：一是審查對方的資信狀況，了解對方的基本情況。即看對方是否具備簽訂合同的資格，是否具有履行合同的能力，是否具有足夠的市場誠信。要驗看對方與其營業(yè)相關(guān)的資質(zhì)證書、許可證等。如建筑施工企業(yè)的建筑資質(zhì)證書、生產(chǎn)煤礦井下設(shè)備的企業(yè)是否取得煤安標(biāo)志認(rèn)證等。要了解對方的履約能力、經(jīng)濟狀況。有些企業(yè)雖然還在經(jīng)營，但經(jīng)營狀況惡化，沒有能力償還債務(wù)或瀕于破產(chǎn)，若與其簽訂合同，很可能達不到簽訂合同的目的，給企業(yè)帶來損失。二是要確認(rèn)對方簽約代理人是否有授權(quán)，授權(quán)的范圍是什么，期限多長。查看對方的授權(quán)委托既關(guān)系到合同的效力問題，又是為了防止合同詐騙。

二、簽訂合同時應(yīng)注意的問題

在簽訂合同時，不光要注意合同的條款，還要注意合同的形式。一是簽訂合同最好使用合同的示范文本。根據(jù)《合同法)的規(guī)定，合同有書面形式、口頭形式和其他形式。從企業(yè)管理上講，除即時清結(jié)的小額合同外，最好采用國家推薦的示范合同文本形式。若不是書面合同，合同的主要內(nèi)容很可能不完善，或雙方理解上產(chǎn)生偏差，在履行中易出問題；沒有書面合同，易給企業(yè)內(nèi)部管理造成混亂等；若不采用示范合同文書，合同條款上就有可能存在雙方都未考慮到的缺項，不便于合同的履行。二是簽訂的合同條款要完備。合同的主要條款包括當(dāng)事人的名稱或姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等。所有的合同都應(yīng)當(dāng)具備以上條款。合同的條款要寫得明白具體、便于操作。例如在買賣合同中，標(biāo)的要寫明生產(chǎn)廠家、商標(biāo)、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收的方法等等。三是合同用詞要準(zhǔn)確恰當(dāng)。合同對雙方具有法律約束力，一定要用詞準(zhǔn)確，嚴(yán)肅對待。例如，一個10萬元的買賣合同中關(guān)于付款方式中寫明“買方預(yù)付貨款兩萬元定金，其余8萬元貨款待貨到后付清”。合同中有“定金”、“預(yù)付貨款”字樣，可以使人理解為定金也可理解為預(yù)付款。定金是一種擔(dān)保，預(yù)付款是付款方式的一種，二者性質(zhì)不同。若是預(yù)付款，則應(yīng)表述為“預(yù)付貨款兩萬元，其余8萬元貨款，待貨到后幾日內(nèi)付清”。同時合同中貨款支付的日期也不明確，應(yīng)表述為“貨到幾日內(nèi)付清”清楚明確的日期。

三、合同履行中應(yīng)注意的問題

一是全面適當(dāng)?shù)芈男泻贤：贤灦ê螅p方就要嚴(yán)格按照合同的約定認(rèn)真履行，不能擅自變更。尤其對于合同中的數(shù)量、質(zhì)量、履行地點、履行期限、貨款支付方式都要認(rèn)真履行。例如一份舊小轎車買賣合同中，雙方簽訂了協(xié)議，協(xié)議明確了雙方權(quán)利、義務(wù)，并根據(jù)法律規(guī)定，約定了雙方到車輛管理部門辦理車輛過戶的條款。買方付了款，拿到了小轎車，賣方拿到了車款，交付了車輛，但雙方都忘記了辦理過戶手續(xù)。賣方直到兩年后才想過戶，但找不到買方。若是車輛在此期間出現(xiàn)問題，出賣方盡管將車賣了，但車輛的產(chǎn)權(quán)在車輛管理部門登記的仍然是賣方，賣方自然也可能要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。因此，合同應(yīng)得到充分履行，若不認(rèn)真履行，給企業(yè)帶來的潛在風(fēng)險是很大的。二是在合同履行中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時按照《中華人民共和國合同法》的規(guī)定，行使自己的抗辯權(quán)，以保護自己的合法權(quán)益。例如有確切證據(jù)表明對方喪失商業(yè)信譽或經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化，或者轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務(wù)的，應(yīng)當(dāng)先履行的一方可行使抗辯證權(quán)中止履行，待對方提供適當(dāng)擔(dān)保后再恢復(fù)履行合同。

四、合同變更應(yīng)及時與對方協(xié)商

合同的變更是指合同成立以后至未履行或者未完全履行之前，當(dāng)事人經(jīng)過協(xié)議對合同的內(nèi)容進行修改和補充。《中華人民共和國合同法》明確規(guī)定“當(dāng)事人協(xié)商一致，可以變更合同。”合同變更是在有效的合同基礎(chǔ)上，按照法律的規(guī)定或當(dāng)事人的約定，對合同的內(nèi)容進行變更。企業(yè)若發(fā)現(xiàn)合同需變更，應(yīng)及時與對方協(xié)商，在協(xié)商一致的基礎(chǔ)上變更合同。不能認(rèn)為合同不當(dāng)，就自行變更，這樣很可能造成違約，承擔(dān)違約責(zé)任。

五、合同發(fā)生糾紛后。應(yīng)及時妥善地處理

首先要選擇好糾紛的處理方式。發(fā)生合同糾紛，一般是雙方協(xié)商，協(xié)商不成雙方可以協(xié)議申請仲裁，也可到法院進行訴訟。采用何種形式就要根據(jù)企業(yè)情況，在合同條款中約定。但到仲裁機構(gòu)仲裁或是到法院訴訟這兩種形式，企業(yè)只能選擇其中的一種。其次是在發(fā)生糾紛后，要及時收集好與合同有關(guān)的相關(guān)資料，以便為下一步解決糾紛提供條件。如對方履行的數(shù)量不符合要求的證據(jù)，質(zhì)量不合格的證據(jù)等。第三是發(fā)生糾紛要及時解決，不要超過合同約定的提異議的期限及法律規(guī)定的訴訟時效、有關(guān)期限等。

六、設(shè)置專門的機構(gòu)或?qū)＜媛毴藛T管理合同。并制定相應(yīng)的合同管理制度

一是企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際情況，設(shè)立專門機構(gòu)或由一個機構(gòu)兼管合同，小的企業(yè)可以設(shè)立專職或兼職的人員管理合同。合同管理人員應(yīng)具備一定的法律知識和業(yè)務(wù)水平，負(fù)責(zé)辦理合同的各種手續(xù)。二是把合同管理作為企業(yè)管理中的重點加以管理，制定相應(yīng)的管理制度，使之成為企業(yè)相關(guān)制度的一部分。三是加強合同檔案管理，使之成為企業(yè)檔案管理的一部分，如建立合同臺賬，保管合同文書等。

七、謹(jǐn)慎簽訂擔(dān)保合同

為其他企業(yè)擔(dān)保，要承擔(dān)很大的風(fēng)險，因此要慎簽擔(dān)保合同。許多企業(yè)就是因為簽訂擔(dān)保合同不當(dāng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人缺乏法律知識，盲目為其他企業(yè)擔(dān)保，使本企業(yè)蒙受了巨大損失，甚至造成企業(yè)倒閉破產(chǎn)，職工下崗、失業(yè)的嚴(yán)重后果。

合同管理工作是一種比較系統(tǒng)化的管理，能夠體現(xiàn)出一個企業(yè)的整體管理水平。企業(yè)應(yīng)充分重視合同管理工作，把合同管理工作做好，創(chuàng)造更好的效益。

(責(zé) 編 若 佳)