開一個高效會議

會議猶如馬拉松長跑，沒完沒了，這是很多員工的感受。也許，許多人對此大解不惑，員工手頭有那么多的事情要做，卻要整天束縛在一些甬長的會議上，何時才能完成手頭的實際工作呢？實際上，許多會議是低效率的，它們浪費了我們寶貴的時間。但是，又不得不承認，有些會議對推動公司不斷地向前發展確實非常關鍵，特別是在公司處于發展時期的重要關頭。我們面臨的問題在于，如何才能開一個高效的會議，而且要保證所開的這些會議有成效。

富有成效的會議不是為了開會，而是為了解決實際問題。其實，只要仔細想一想，就會發現開一個富有成效的會議有很多常人忽略的學問。以下是一些簡單的小竅門：

第一，清楚地說出為什么開這個會議。

請把會議的目的、希望會議所能達到的效果和參加會議人員需要帶的資料輸入會議通知表，然后把通知表分發給參加會議的每一個人。

弄清開會的確切目的，可以幫助您決定是否真的需要開一個會議。而且還可以讓員工知道這次會議能給他們帶來什么。所以，無論什么時候開會，請務必突出會議日程的安排和會議的目的。

第二，準時開會。

請于會議預定開始的時間宣布開會。千萬不要等候那些遲到者，除非有非常重要的消息要向他們宣布。不要為了那些開會拖拉者而再次重復會議的內容。這只會讓他們覺得他們的不禮貌行為是有理的。

另外一個值得會議組織者注意的是，喝咖啡飲料和吃點心的休息時間往往是阻礙會議準時開始的一個重要因素。如果出席會議的成員一定要帶一些吃的、喝的東西來開會，那么，應提醒他們在會議開始前就把小吃和飲料帶來，而不是在會議開始時才去拿。讓一切事情按部就班的最好方法就是，在開會當中由會議組織者出款招待與會者，這樣大家就不會離座去吃東西，影響會議的連續性和效果。

第三，制訂一份周到的會議日程表，并且遵循它。

這將會很快地達到會議的目的，而且將助您獲得預期效果。開會當中，您可以不時抽出一些時間來檢查日程表上的每一項，努力在事先規定的時間內把會議討論推向高潮，并及時結束會議。如果您覺得還有一些問題不得不需要延長討論時，那么請設定一個討論的時間限制，盡量使討論的內容緊扣中心議題。

有時，與會者自己有個人工作日程表，那么您最好在合適的時間，逐一問問他們，這樣，您可以更加合理地安排您的開會時間。如果會議進行當中出現一個新的問題，請立即把它加入“有待解決的事情”列表中，等會議結束后再選一個合適的時間和地點，請與會有關成員對它進行討論。

第四，提前發放會議材料。

務必保證所有的文件或材料在會議開始前提前送到與會者手里。他們可以有足夠的時間思考和消化這些材料。千萬不要人為地制造一個類似圖書館的氛圍環境，因為在這種氛圍下，每個人都像第一次到圖書館借書的讀者一樣，不知道會議的主題，他們在會上第一次拿到開會的材料，然后才開始閱讀，結果，浪費了許多寶貴的開會時間。

第五，準時結束會議。

如果需要延長會議，請另外安排當天或當周的其他時間，與會者則無須重新安排他們正進行的計劃。如果您以這種方式去做，您下次開會時，既不會忘了日程也不會遲到。

第六，不要接受雙重的會議邀請。

如果您不能出席會議，請說“不”并且告訴會議組織者不能出席的原因。如果會議一定要您參加，那么，請您讓會議組織者重新安排會議日期。而且，請在兩次會議之間為自己留出一些時間。

最后，開會當中，請全體與會成員關掉手機，避免受外界的影響。

（摘自《當代經理人》）