淺談學校檔案開發與利用的幾點思考

[摘要]21世紀是信息的時代，誰掌握了信息，誰就擁有了通向成功的鋪路石。學校檔案是學校重要的信息來源，它在教學過程中的重要性越來越突出。要從宣傳入手，采取加強領導、健全制度、提高素質、豐富館藏、搭建平臺等強有力措施，進一步夯實學校檔案管理工作基礎，拓寬各種渠道，充分發揮檔案信息的最大效益，為教育教學服務。

[關鍵詞]學校檔案 開發與利用 檔案開發

檔案是重要的信息資源，具有廣泛而重要的作用和價值。但在檔案的開發利用方面，仍然存在不少制約因素。特別是在學校，長期以來在“收、管、用”的模式下造成“重藏輕用”的弊端。面對這種狀況，如何使學校檔案信息開發利用工作走出傳統的思維和工作模式，是我們檔案工作人員必須面對的新課題。因此，筆者認為，搞好學校檔案信息的開發與利用，應從以下三個方面下功夫。

一、加強宣傳，營造檔案信息開發利用的良好氛圍

美國前總統卡特1979年在《明亮道路》的演說中指出，美國取得的經濟成就中，有三分之二來自有關信息的活動，可見信息在現代生活中具有舉足輕重的作用。但是，人們對檔案信息的認識不夠，重視不夠，利用不夠。因此，必須加大宣傳力度。一是高度重視“窗口”效應，積極完善“窗口”接待工作。檔案閱覽室的“窗口”接待是檔案利用的基本陣地，也是宣傳的重要“窗口”。“窗口”接待人員應該笑迎每一位利用者，尤其是遠道而來的利用者，主動為他們介紹本館館藏結構，開發利用情況，提供周到、細致、全面的服務。天長日久，便會在利用者口中形成較好的口碑，使利用者產生一種自愿宣傳的行為。同時，創建“精神文明窗口”和推行“承諾”服務，即是檔案館完善“窗口”接待工作的有效方式，也是做好宣傳本館形象工作的有效手段。二是不斷進行學術研究，拓寬檔案業務宣傳新領域。進行學術研究，開展學術交流，創辦學術刊物，以館藏資源優勢培養一些學術帶頭人，逐步形成某些領域的學術優勢。三是開展檔案信息咨詢服務，適時舉辦檔案信息開發新聞發布會。檔案館可以與學校及校外的報刊、廣播、電視臺結合，開辟檔案信息咨詢服務專欄，將檔案利用的方法、方式、效果、典型例子等與廣大師生及社會公眾進行直接交流。編寫檔案方面的歌曲、小品、相聲等文藝節目或創作小說、散文、詩歌等文學作品在專欄中播出。建立檔案信息咨詢服務網站，在網上大量宣傳檔案方面的內容，從宣傳范圍、宣傳廣度、宣傳深度上進一步開發。設立一部專門的咨詢電話與外界交流，以咨詢宣傳促進外界對檔案的進一步了解，促進檔案信息的開發利用。

二、強化措施，夯實檔案開發利用工作基礎

1．加強領導，健全制度。檔案室要開發利用好檔案信息資料，除配備專管人員外，還要有分管的學校領導，做到機構健全，人員落實。每年檔案工作有目標、有計劃的列入學校工作的議事日程。分管領導要抓緊抓好，把檔案工作任務分解到個人，做到職責明確。要建立規范化的制度，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標。

2.要熟悉業務，掌握方法。專管人員要盡心盡責，認真學好《檔案法》，熟悉本職業務，熟練規范管理。熟記歸檔資料信息的來龍去脈、目錄索引，從開發利用的每個細節上下功夫，以保證檔案管理的高標準、高質量。

3.要積極主動，熱情服務。檔案工作是服務性的工作，檔案管理員的工作就是服務。既要堅持按規章制度辦事，又要注意改善服務態度，提高服務質量。學校領導、教職員工或學員到檔案室查閱資料，要做到有求必應，不厭其煩，要盡最大努力讓他們懷著希望而來，滿意而歸。

三、拓寬渠道，發揮檔案信息的最大效益

學校的檔案信息是教書育人的科學記錄，進一步開發學校檔案，對于總結辦學經驗，摸索辦學規律，開展教學研究，以及對師生進行思想教育，全面貫徹教育方針，促進教育質量的提高都有著十分重要的作用。首先，必須大力豐富館藏，改善館藏結構，建立檔案信息資源的保障體系。單一、貧乏的檔案館藏，即使有其現代化的開發手段，也難以開發出能夠滿足社會各方面利用需求的檔案信息。因此，必須加大力度，走豐富館藏之路，要突破傳統的收集工作定勢。一是接收檔案的時間要提前。對具有利用價值的檔案，可以打破接收年限，提前接收進館。二是接收、征集的范圍要擴大。對重點工程、重大活動、重要人物的各種檔案都要及時收集進館，必要時可以提前介入做好歸檔指導工作，確保歸檔文件材料齊全、完整。只有這樣才能真正建立起館藏豐富、結構合理、富有特色的檔案信息資源保障體系，從而為檔案信息資源的有效開發利用奠定良好的基礎。其次，必須大力更新利用方式，拓寬服務領域，建立多元化的開發利用平臺。隨著信息化時代的到來，檔案信息的開發利用方式和手段越來越多。因此，必須拓寬思路，設計載體，積極探索檔案利用向電子化、網絡化方向發展的途徑，認真研究檔案信息如何上網、哪些信息可以上網、怎樣確保上網信息安全等問題，盡快建立起檔案信息高速公路和各具特色的檔案網站，逐步實現網上發布檔案信息，網上開放檔案目錄、網上查詢檔案內容的一條龍服務。再次，逐步改善檔案管理人員結構，提高管理人員的素質。目前，大多數學校的教學檔案管理人員要么是兼有教學、文書、打字、圖書管理等工作，要么是年老體弱，不能勝任教學工作的教職員擔任，他們雖然有一定的教學知識，但是缺乏檔案管理知識，只能做一些具體的諸如保管、調卷等工作，無法使學校檔案立卷規范標準化，更談不上規范化管理和編研了。因此，必須改變檔案管理人員結構，培養和造就一批既有檔案管理知識，又有教學專業知識的復合型人才，以建立一支學校檔案管理的骨干隊伍。第四，充分發揮計算機的作用，逐步實行信息化管理，實行計算機管理學校檔案是當務之急。將檔案中的學生檔案各項內容輸入計算機，并配置相應的計算機管理檔案的軟件，就可以發揮學生檔案檢索、統計、打印等多方面功能。將教師的每一堂公開課、觀摩課的教案輸入計算機，按姓名、學課、級別等分類，建立專題，以滿足教學、教研等多方面的需求。有條件的學校可以建立計算機網絡，促使資源共享。第五，以教學編研為重點，提升檔案利用價值。學校檔案中的原始材料是教師在教學活動、學生在學習生活和教學管理活動中形成的真實記錄，是開展學校檔案利用的基礎，但這只是資源礦藏，尚未提練成原料，更沒有加工為成品。由于第一手材料的原始性、信息分散，給利用工作帶來不便。只有經過歸納、綜合、篩選、濃縮、匯編后的檔案編研成果，信息有序，才能使利用者迅速獲得所需的有效信息。選編一些本校畢業的、在社會上有一定知名度的優秀學生或曾在本校教學的優秀教師簡介，對師生進行傳統教育和提高社會知名度。組織力量將本校歷年來的公開課或觀摩課教案匯編成專題匯集，對提高教學質量、發揮教學檔案的作用將更大。根據教師的教學經驗和教學方法，還可編輯《語文教學法》、《數學教學法》等編研材料，交流教學經驗，使學生得到最佳的教育。

(作者單位：湖南湘南學院）