教材管理信息系統的設計與實現

[摘要]:本文主要論述了高等院校教材管理計算機信息系統(簡稱MIS—Management and Information System)的設計思想與實現方法，由于本系統具有使用方便，操作簡單，安全穩定，工作流程清晰合理，并與用戶熟悉的工作方式相一致，用戶無需培訓即可方便地使用該系統進行工作，深受用戶的歡迎。

[關鍵詞]:高校教材管理 信息系統 系統設計

一、概述

我國高等學校的教材管理工作，在各高校一般是由教務處下屬的教材科負責完成，其主要工作內容包括：每學期的教材計劃制定、教材采購、教材入庫、教材領用、記賬、結算等一系列的工作。由于在高校中專業設置門類多，各專業每學期開設的課程種類也較多而且互不相同。因此，教材科每學期所涉及管理的出入庫教材種類少則幾百種多則幾千種，經手的教材冊數少則幾千冊多則幾萬冊。特別是近年來，隨著我國高等教育規模的不斷擴大，高校學生人數迅速增加，使各高校的教材管理工作更加繁重。

據調查，到目前為止，我國還有許多高校，甚至一些重點院校的教材管理工作仍為手工管理方式，這種管理方式不但與現實高校教材管理業務的需求不相適應，而且也與高校信息化建設的發展趨勢不相適應。因此，高校教材管理人員目前迫切需要一套方便、高效的計算機化的管理信息系統來代替他們繁重、低效的傳統手工管理方式，并最終實現教材管理的全面自動化。

鑒于上述需求，一方面，我們對高校教材管理業務進行了詳細調查，另一方面，又對以前推廣的教材管理系統失敗的原因作了進一步的分析，并采用比較先進的現代計算機軟硬件技術，設計開發了一套具有方便、高效、易用等特點的“高校教材管理信息系統”。

二、高校教材管理的業務流程與數據流程

經調查，各高校教材管理的業務流程及數據流程都大同小異，其基本流程如下圖1和圖2所示。由圖可見，原教材管理業務及數據流程清晰順暢，基礎數據完整，管理規范，因此，在計算機化的教材管理信息系統開發中，可基本不必改變原系統的處理流程，而只需根據計算機信息處理的特點，將原系統庫存管理中所使用“分帳”數據的重復登記處理過程去掉，用戶如需查詢“分帳”庫存管理中的數據，可由計算機自動從“總賬”和“出庫單”的數據庫文件中隨時提取。這樣做既可提高入出庫數據查詢的準確性、及時性、方便性，又可使管理人員擺脫重復、繁瑣、易錯、量大的分帳數據登記的機械性重復勞動，從而提高系統的工作效率。

三、教材管理信息系統的設計

1.功能模塊設計

根據上述我們對教材管理業務流程和數據流程的調查分析，并根據模塊劃分原則，同時考慮到用戶對新系統的易學易用性，我們將新系統劃分為六個功能模塊結構：

（1）“教材計劃”模塊：包括對教材計劃數據的錄入、編輯、修改、查詢和打印功能，其中打印功能還包括由計劃自動生成的“訂書單”打印。

（2）“總帳”模塊：包括入庫流水帳（即總賬）數據的輸入、修改、查詢和打印，并可選擇入庫教材打印入庫結算單，送報財務處與書店資金結算。

（3）“分帳”模塊：只提供書庫庫存中每種教材的入、出庫數據及現有庫存數據的查詢。

（4）“出庫”模塊：包括出庫單數據錄入、查詢、修改和出庫單打印功能。

（5）“結算”模塊：包括按班級進行的學期教材費用結算和畢業班教材費用匯總結算表打印。

（6）“系統維護”模塊：包括系統初始化設置，如新學期各種數據表的建立、權限設置、口令設置等；系班名維護包括系名、班級名的輸入、刪除、添加等；系統數據維護包括系統數據表備份、刪除、整理等功能。

2.數據庫設計

根據系統功能的實際需求，用戶操作的方便性，以及系統數據存儲的安全性及效率等因素的綜合考慮，我們共設計了如下幾個數據表：（1）學期（學期號，學期名）；（2）系別（系號，系名）；（3）班級（系號，班號，班名，人數，學制，備注）；（4）課程（課號，課程名）；（5）教材計劃（學期名，系號，班號，課號，書號，數量，備注）；（6）總賬（日期，書號，入庫數量，單價，總金額，備注）；（7）書庫（書號，書名，作者，出版社，出版時間，版次，單價，庫存數量，備注）；（8）出庫單（學期名，系號，班號，日期，書號，出庫數量，經手人，備注）。

3.輸入設計

在輸入數據的界面設計中，我們充分考慮到用戶數據輸入的方便性與快速性要求，給用戶數據輸入提供了多種快速輸入方法。

4.輸出設計

輸出界面設計思想同上；輸出報表格式設計按用戶要求內容和格式輸出。

四、系統實現及特點

1.開發工具及運行環境

由于Delphi的技術先進性和強大的功能，我們決定采用Delphi7.0作為系統開發工具，系統運行環境為Windows 9x以上的Windows系統平臺。

2.系統特點

（1）系統的人機界面友好，操作簡便，直觀的圖形界面所見即所得。用戶在使用新系統時有著天然的熟悉和親近感，凡使用過Windows的用戶幾乎無需培訓即可使用本系統進行工作。

（2）巧妙的數據庫和模塊功能設計，基本做到使基礎數據一次輸入多次使用，用戶的數據輸入量大大減少，這不但減少用戶的工作量，提高了系統工作的效率，而且避免了由于同一數據的多次輸入不一致所造成的數據混亂。

（3）強大的模糊查詢功能，用戶只需輸入與系統記錄數據相關的最簡單條件，系統立刻會幫助用戶找到所需的相關記錄；自動統計和計算功能，使用戶無需作任何帳目計算，即可得到統計、匯總等計算數據，大大減輕了教材管理人員的工作負擔和勞動量。

（4）系統的穩定性好、容錯性強。系統提供了強大的檢錯糾錯功能和聯機幫助功能，以幫助用戶修改糾正錯誤，正確使用系統。

（5）系統的安全可靠性好。系統除了提供每次退出系統時的自動數據備份以外，還在系統維護模塊中提供用戶所需的軟、硬盤定期備份功能；另外，系統的權限及口令設置功能，限制了非法用戶進入系統，使系統由專人專職負責，保護了系統數據的安全性和可靠性。

（6）由于系統功能模塊的獨立性強，塊間耦合弱，因此系統結構簡單，可維護性好；又由于系統開發工具Delphi技術的先進性和強大功能，使系統的升級性好。

五、結束語

本教材管理系統所具有的方便、高效、安全、穩定、易學易用等特點，在河南財經學院教材科使用三年多來，反映良好。它不但大大減輕了管理人員的工作量和勞動強度，提高了工作效率，而且由于系統提供的教材需求和庫存信息及時準確，使教材科管理工作的質量明顯提高，得到有關領導和師生的好評。目前，河南財經學院校園網正在建設之中，我們也正在積極準備將系統升級為網絡版的教材管理系統以進一步推進高校信息化建設的進程。

參考文獻：

[1]黃梯云.管理信息系統.高等教育出版社，1999.

[2]陳廣宇.管理信息系統應用與開發.中國人民公安大學出版社，2000.

(作者單位：廣東外語藝術職業學院)