高校人事檔案管理改革之我見

[摘要]:高校人事檔案管理工作是高校檔案工作的重要組成部分，是高校人事管理工作的核心內(nèi)容，也是高校教學(xué)、科研、職稱評(píng)定、提拔任用干部等的重要依據(jù)。筆者就目前高校檔案管理工作中存在的問題，提出一些改革建議。

[關(guān)鍵詞]:高校 人事檔案 管理改革

高校人事檔案管理工作是高校檔案工作的重要組成部分，是高校人事管理工作的核心內(nèi)容，也是高校教學(xué)、科研、職稱評(píng)定、提拔任用干部等的重要依據(jù)。近幾年來，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展以及高校內(nèi)部管理體制改革的不斷深入，高校現(xiàn)行的人事檔案管理工作已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，難以適應(yīng)高校改革發(fā)展的需要。因此，對(duì)高校人事檔案管理工作進(jìn)行改革，既是高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的要求，也是高校改革和教育事業(yè)發(fā)展的需要，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、目前高校人事檔案管理工作中存在的問題

1.檔案材料內(nèi)容單一，不能突出個(gè)性特點(diǎn)

人事檔案主要記載和反映一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等信息，是組織、人事工作不可缺少的重要依據(jù)。在改革開放以前，高校人事檔案材料主要是個(gè)人的政治歷史材料，以反映個(gè)人的政治身份、政治立場(chǎng)或政治觀點(diǎn)為主，除此之外，基本沒有什么其他的檔案材料。改革開放以后，高校人事檔案材料的內(nèi)容逐漸豐富、充實(shí)起來，但也只是由反映一個(gè)干部的歷史和現(xiàn)實(shí)情況的“十大類”材料所構(gòu)成，主要包括：履歷材料；自傳材料；鑒定、考核、考察材料；學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；政審材料；黨團(tuán)材料；獎(jiǎng)勵(lì)材料；處分材料；工資、任免、出國(guó)材料以及其他等十大類內(nèi)容。這“十大類”材料側(cè)重于記載和反映教職工個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)、知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面的內(nèi)容，而對(duì)個(gè)人的能力特點(diǎn)、工作實(shí)績(jī)等則很少反映，檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單、雷同，使得檔案不能全面、客觀地反映個(gè)人的基本情況，使人事檔案失去了真正意義上的參考價(jià)值。

2.檔案材料內(nèi)容失真，材料手續(xù)不完整

由于人事檔案關(guān)系到個(gè)人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，因此許多人便在檔案上打起了主意。我們?cè)诠芾砣耸聶n案的過程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)個(gè)別干部的檔案材料中年齡、參加工作時(shí)間、學(xué)歷等項(xiàng)填寫有前后不一致的地方。有些干部的年齡越填越小，學(xué)歷越填越高，工齡越填越長(zhǎng)，獎(jiǎng)項(xiàng)越填越多，但是卻沒有相應(yīng)的支撐材料，使檔案的信用功能大打折扣。

此外，由于人事檔案管理工作者在整理檔案時(shí)對(duì)個(gè)人的人事檔案材料審查不嚴(yán)，沒有嚴(yán)格把關(guān)，致使有些干部的履歷、鑒定或考核材料中缺少相片，遺漏填表日期或本人簽名，有的甚至沒有組織審查意見或加蓋公章。這樣的檔案材料根本不能全面、客觀、公正地反映一個(gè)人的真實(shí)情況。

檔案材料的不真實(shí)，內(nèi)容的不完整給人事部門在辦理調(diào)資、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、離退休等工作上帶來了諸多的困難。這將嚴(yán)重影響了人事部門的工作效率，降低了人事檔案在知人善任、推賢舉能中的參考價(jià)值。

3.檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案材料收集不規(guī)范

人事檔案管理一般隸屬于人事部門的工作，由于傳統(tǒng)觀念的影響，大多數(shù)人都認(rèn)為檔案管理工作沒有人事工作重要，而且人事檔案也少有人問津。因此，學(xué)校沒有配備專門的檔案管理人員，而是由人事干部兼職。由于人事部門的日常工作比較多，兼職的人事干部又沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn)，專業(yè)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，所以經(jīng)常都出現(xiàn)檔案管理人員對(duì)檔案材料歸檔內(nèi)容不明確，歸檔范圍把握不準(zhǔn)，歸檔的材料沒有及時(shí)歸檔，而不該歸檔的材料卻歸入人事檔案的情況。

另外，由于是人事干部兼職管理檔案，投入到檔案管理工作的時(shí)間有限，因此經(jīng)常出現(xiàn)大量檔案材料不能被及時(shí)整理裝訂，有的材料甚至常年累月積壓，久而久之，就容易造成檔案材料的丟失。

二、對(duì)高校人事檔案管理改革的幾點(diǎn)建議

針對(duì)目前高校檔案管理改革存在的問題，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改革。

1.不斷創(chuàng)新人事檔案內(nèi)容，提高檔案材料的利用價(jià)值

人事檔案管理改革首先要改變?cè)瓉淼恼慰刂坪蜕矸菀栏焦δ埽怀鲂畔⒂涗洝⑿庞脩{證功能。人事檔案不能僅僅是政治標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)該是德、能、勤、績(jī)等諸多方面的立體把握。如教師業(yè)務(wù)工作中的突出業(yè)績(jī)和重大科研成果，以及能夠反映教職工工作能力的各類材料(譬如像國(guó)內(nèi)外進(jìn)修、國(guó)內(nèi)外考察及學(xué)術(shù)活動(dòng)、教學(xué)評(píng)估、科研受獎(jiǎng)等的資料和經(jīng)權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核資料等)都應(yīng)該充實(shí)到人事檔案中。此外，隨著人事體制的改革，人事檔案中還應(yīng)該增加適應(yīng)時(shí)代變化的新內(nèi)容。如個(gè)人在社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的各種誠(chéng)信記錄，以及社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展中建立的各種材料，如養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等內(nèi)容都應(yīng)充實(shí)到檔案中去。這樣才能使人事檔案內(nèi)容與時(shí)俱進(jìn)，提高其利用價(jià)值。

2.嚴(yán)把材料歸檔關(guān)，依法制檔

人事檔案材料日常審核工作是人事檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。管理人員在歸檔前做好材料的審核鑒定工作，就可以大大減少和杜絕假材料的歸檔，提高檔案的信用度。在收集材料過程中，管理人員應(yīng)該養(yǎng)成向有關(guān)形成材料的部門收集，拒收個(gè)人報(bào)送或非組織渠道報(bào)送的材料。如在人事調(diào)動(dòng)時(shí)，有些單位不按照要求將檔案以機(jī)要方式寄到新單位，而是交給個(gè)人帶到新單位的，我們一定要要求對(duì)方單位在檔案袋上加貼密封條并蓋上人事部門的公章。接收這些檔案時(shí)如果發(fā)現(xiàn)封條破損的，則一定不能接收。

另外，對(duì)于教職工參加在職研究生教育培養(yǎng)的檔案，我們一定要嚴(yán)格審核其《研究生報(bào)考登記表》、《畢業(yè)生登記表》、《學(xué)位申請(qǐng)書》等材料，要認(rèn)真查看材料中有無組織部門的審查意見，相關(guān)部門的公章是否齊全。要核對(duì)學(xué)歷、學(xué)位證書的原件，如果對(duì)這些材料有所不確定的，還得在網(wǎng)上驗(yàn)證學(xué)位碼。總之，就要從源頭上杜絕假材料歸入檔案中。

3.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平

不管做什么工作，意識(shí)都是很重要的一個(gè)因素。所謂意識(shí)決定態(tài)度，所以要做好高校人事檔案管理工作，首先就要強(qiáng)化全校教職工特別是主管和分管人事部門工作領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。讓他們充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性，樹立正確的檔案意識(shí)，從人力、物力、財(cái)力等各方面對(duì)人事檔案工作進(jìn)行支持，配備充足的檔案管理人員，使檔案材料能夠被及時(shí)整理裝訂。此外，檔案管理人員還應(yīng)不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員是人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)和支配作用。檔案管理人員素質(zhì)的高低與檔案管理質(zhì)量的好壞息息相關(guān)。總之，人事檔案管理人員要具備良好的道德品質(zhì)和高尚的情操，愛崗敬業(yè)、刻苦鉆研，不斷強(qiáng)化檔案的管理意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，不斷提高人事檔案工作的管理與理論水平，為做好高校人事檔案管理工作奉獻(xiàn)自己的一份力量。

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(作者單位：廣東醫(yī)學(xué)院）