論信息時代高校圖書、檔案和情報一體化管理的意義及可行性

[摘要]: 當代科學技術正向綜合化、整體化發展，科學研究也向整體化轉化。在這一歷史大趨勢下，社會向檔案、圖書、情報工作提出了“一體化”要求。為創造出具有中國高校特色的圖書情報檔案一體化的管理模式，本論文探討了信息時代圖書、檔案和情報一體化管理在高校發展的意義及可行性。

[關鍵詞]:一體化 信息時代 一體化管理

“在歷史上，檔案是圖書之母，圖書是情報之母，檔案、圖書、情報同出一體。”當代科學技術正向綜合化、整體化發展，科學研究也向整體化轉化。在這一歷史大趨勢下，社會向檔案、圖書、情報工作提出了“一體化”要求。所謂的“一體化”不是指將已經獨立的圖書、情報、檔案機構都歸并到三位一體的實體中，更不是回到古代大一統的圖書檔案館中去。而是指要改變封閉、孤立的體系，加強橫向聯系和互相滲透，開展協作與協調，組成統一的網絡，使之形成“三位一體”緊密結合機制，從而更好地為科研、生產和管理服務。

一、信息時代圖書、檔案和情報一體化管理在高校發展的意義

在高校建立檔案館、圖書館一體化管理不僅是信息社會發展的客觀需要，也是我國高等教育事業自身發展的迫切需要。

1.圖書、檔案和情報一體化管理有利于管理成本的降低

目前我國高校圖、情、檔各自為政的狀況難以適應信息社會的需要，弊端日趨嚴重。各自為政、分散建設的模式形成各系統小而全、低水平重復的局面，在文獻的收集和工作人員、工作設備工具、庫房、網絡平臺的利用上帶來資源的極大浪費，給國家造成人財物力上的重大損失。因此，圖、情、檔理應實行一體化管理，有利于管理成本的降低。建立高校檔案館與圖書館一體化管理體制機制，在“ 一體化”思想的指導、制定和實施一系列有關“一體化”管理的規章制度下，加強檔案館和圖書館的規范管理和標準化工作，統一檔案、圖書、情報的分類、著錄、標引和檢索工作， 共同開發文獻和信息資源，有利于管理成本的降低； 加強檔案學、圖書館學、情報學的綜合教育， 對館內業務人員共同培訓，共同進行學術交流，培養一批“ 一體化”管理所需要的通用型人才，實現工作人員的共同利用，有利于管理成本的降低。另外， 在改進技術裝備上，尤其是計算機的開發和利用等方面尋求協調一致的步驟，實現統一的校園信息網絡，實現工作設備工具和網絡平臺的共同利用也有利于管理成本的降低。

2.圖書、檔案和情報一體化管理有利于整合開發

圖書、檔案和情報管理技術大致相同，三者一體化管理有利于整合開發。檔案與圖書工作雖然在工作環節上不完全相同，但工作的目的、意義甚至在工作方式上都有相同之處。檔案工作的8個基本環節為收集、整理、保管、鑒定、統計、編研、檢索和提供利用；圖書館工作的4個環節是收集、整理、保管和利用。兩者都包括對信息資源的基礎加工工作和提供利用工作。檔案和圖書的收集和整理都是做好檔案工作和圖書館工作的基礎，檔案工作和圖書館工作的最終目的都是為了把檔案資料和圖書資料提供利用，這是檔案館和圖書館的職能決定的。檔案館和圖書館在為利用者服務的內容上也有很多共同點，如可以利用檔案和圖書為領導層決策服務；可以利用檔案和圖書為生產活動服務；可以利用檔案和圖書進行宣傳教育；可以利用檔案和圖書為科學研究服務等。在工作方式上，檔案工作和圖書館工作都是通過閱覽、外借、參考咨詢等一系列信息服務性工作進行的。工作目的、意義和工作方式的相同為高校圖書、檔案和情報一體化管理提供了依據，三者統一管理有利于整合工作人員，統一存放位置，統一開發系統。

3.圖書、檔案和情報一體化管理有利于資源共享。

圖書、檔案和情報一體化管理有利于全面實現資源共享。在信息時代，聯合協作已成為一種世界潮流，因為任何一個圖書館、檔案館、情報所都無法單獨滿足讀者和廣大用戶的文獻需求，解決矛盾的唯一辦法就是加強館(所)際協作，把分散的文獻信息資源組織起來，形成綜合優勢，發揮整體功能，全面實現資源共享。網絡環境下采用現代化技術是檔案、圖書、情報管理的共同發展方向。計算機可實現自動編目、統計和檢索；計算機光盤網絡系統，可實現全文(圖像) 存儲與快速檢索，以及多用戶、多功能的操作，各圖書、檔案、情報部門在機型、通訊代碼、格式等問題上都要執行統一的標準，綜合考慮到網內和聯網的統一，實現更大范圍的資源共享，否則不但會對聯網造成很大障礙，也無法實現資源共享。

二、信息時代圖書、檔案和情報一體化管理在高校發展的可行性

檔案、圖書、情報同一的淵源、共同的特征、相同的屬性是三者實現一體化的基礎， 為在高校發展一體化管理提供了可行性保證。

1.高校圖書、檔案、情報一體化管理有共同的理論基礎

高校圖書館學、情報學、檔案學都是以一定的信息資源作為研究對象。研究圖書情報、檔案實體及管理過程中信息的收集、加工、整理、存儲、輸出、檢索等問題， 使信息有序化、能方便地被獲取利用，最大限度地滿足人們的信息需求。圖書、情報和檔案三種實體都是包含知識的信息資源，這是學科研究對象的共同理論基礎。三門學科都是研究信息處理和信息服務，都以滿足用戶信息需求為最終目的。圖書館學、情報學和檔案學的學科研究方法也是相互借鑒、共同發展，如分類法、主題法、目錄法等。對于圖書、情報資料、檔案各類知識信息產生的無序性、連貫性和不平衡性，圖書館學、情報學、檔案學分別以它們作為研究對象時，必不可少地要以科學分類理論為基礎開展研究活動。

2.高校圖書、檔案、情報一體化管理有共同的實踐基礎

圖書館學、情報學、檔案學的實踐工作都是以信息的搜集、整理、加工、輸出、提供利用為工作過程和中心環節的，只是各自信息類型的不同及用戶的差異而各具特色，在實踐工作中有很多共同之處。第一，載體材料相同，圖書、情報資料、檔案都屬于腦外信息，存儲于紙、膠片、光盤、數據庫等物質載體中。第二，實踐職能相同，都具有收集、存儲、提供知識信息為社會科技發展服務的職能。第三，技術方法手段相同，如分類、編目、歸檔、主題、索引等方法，以及照相、微縮、復印、計算機、通訊、網絡等技術手段。第四， 工作目標相同，即使用各種方法對各類文獻信息資源整理和加工，使之有序化，提供信息服務， 并廣泛開展合作，實現文獻信息資源的共享。圖書館學、情報學、檔案學三門學科都是實踐性很強的學科，圖書館、情報所、檔案館在實際工作中充當著信息資源與信息用戶中間的橋梁，使繁雜的信息重新整合有序。上海圖書館與上海科技信息研究所的合并，以及加拿大國家圖書館與檔案館的合并，都說明了圖書、情報、檔案三要素的融合不僅有理論基礎，而且在實踐中也有其現實可行性。

3.信息網絡化時代為高校圖書、情報、檔案實現一種數字化的網絡環境下的融合提供了可能

當今信息網絡化時代，即使不實現三者機構實體的融合，同樣可能實現圖書、情報、檔案一體化管理。這不僅僅是因為圖書館學、情報學、檔案學是三門相關的信息學科，圖書、情報、檔案都是知識的載體，同屬于信息資源，具有同源性；更重要的是當今信息網絡化時代為圖書、情報、檔案實現一種數字化的網絡環境下的融合即所謂虛擬圖書館、虛擬情報所和虛擬檔案館的融合提供了可能性。虛擬融合的可行性主要是因為隨著科技的發展，原來文獻信息與載體之間“從一而終”的關系發生了變化，信息已經擺脫了對載體的專一性的依賴關系，成為獨立與自由之身，這種變化可以使信息從固定的“倉庫”(所謂圖書館、情報所、檔案館)中解放出來，變成可以在電子計算機之間和網絡之間自由往來的精靈；利用網絡技術可以將分布于不同地點的數字化圖書、情報、檔案信息資源以網絡化方式加以互相連接，提供及時利用，實現信息資源共享。這就為信息概念下的圖書、情報、檔案脫離其載體進行統一管理創造了便利，從而使實現圖書、情報、檔案（信息）一體化管理成為可能。

上述情況說明檔案、圖書、情報三者之間的分離是社會的進步，同時也表明三者本來同出一源，同為一體， 檔案、圖書、情報之間具有共同的本質屬性，為“一體化”管理提供了客觀依據，圖書、情報、檔案一體化管理具有可行性。

三、信息時代圖書、檔案和情報一體化管理在高校發展的工作模式

根據我國高校目前圖書、情報、檔案工作管理的體制，考察、借鑒國外高校先進經驗，我國高校實行圖書、情報、檔案一體化的管理模式主要有四種工作模式：第一種，建立圖書、情報、檔案三位一體的管理模式，這種模式既是圖書館，也是檔案館和情報機構。它既收藏圖書、檔案，也收藏情報信息，對它們進行統一管理，提供利用。這是目前最適合我國高校發展的一種模式， 也是最容易發展的一種模式。第二種，從宏觀上實行圖書、情報、檔案的一體化，微觀上仍然保持圖書、情報、檔案的分立體制。宏觀上通過橫向聯系與協作的加強，形成統一的整體，制定統一的目標，實行規范化和標準化的工作流程。高校也應該履行宏觀管理的職能。這一點在信息時代得到了充分的體現， 原因就在于網絡的無限運用，圖書、檔案、情報所包含的信息都可以融入一個虛擬的世界之中進行一體化管理。第三種， 多種形式并存， 由專門機構進行全面協調。在圖書、情報、檔案部門多種形式并存條件下，另設置圖書情報檔案信息中心來專門負責，進行全面協調，加強它們之間的橫向聯系與協作。第四種，以圖書、情報、檔案工作中某一部門為基礎，設立圖書情報檔案信息中心。

綜上所述，圖書情報檔案一體化已引起了我國高校的高度重視，可以預見， 通過探討圖書情報檔案“一體化”管理的意義和可行性，必然會創造出具有中國高校特色的圖書情報檔案一體化的管理模式。

參考文獻：

[1]陳革.圖書、檔案、情報一體化淺析[J].吉林廣播電視大學學報，2005，(4):127-128.

(作者單位：廣東醫學院）