集團(tuán)公司委托采購服務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建模式

集團(tuán)公司是企業(yè)發(fā)展歷程中的高級產(chǎn)物，在全球化經(jīng)濟(jì)時(shí)代，集團(tuán)公司將擁有較多數(shù)量的全資子公司、控股子公司和參股子公司，傳統(tǒng)的物資采購模式都是由集團(tuán)內(nèi)各子公司獨(dú)立進(jìn)行，相互間的協(xié)作和信息共享缺乏，造成物資采購成本居高不下，削弱集團(tuán)總體競爭力。本文試圖從集團(tuán)公司角度來構(gòu)建委托采購服務(wù)系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)來為集團(tuán)所有公司統(tǒng)一選擇供應(yīng)商、對物資采購價(jià)格進(jìn)行指導(dǎo)，達(dá)到高效、高質(zhì)量和低成本采購的目的。

一、集團(tuán)公司采購管理的傳統(tǒng)模式和缺陷

1．獨(dú)立采購模式的缺陷。按集團(tuán)公司組織模式的特點(diǎn)，物資采購是由各經(jīng)營單位獨(dú)立進(jìn)行的，子公司按照各自的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)劃來決定自身的采購行為，彼此間是相互獨(dú)立，信息是不相通的，即在集團(tuán)內(nèi)部，信息是不對稱的。但由于各子公司在物資需求上不可避免的存在大量相同性（物資品種），在各子公司供應(yīng)鏈系統(tǒng)相互獨(dú)立的情形下，因信息不透明和人為主觀影響，就會(huì)出現(xiàn)同一時(shí)期同一品種多頭采購而價(jià)格差距很大，或同一供應(yīng)商銷售給不同子公司的同一品種也存在價(jià)格差異很大的情形。加之采購管理控制的難度，集團(tuán)公司整體采購工作中將會(huì)出現(xiàn)“三高”和“三低”現(xiàn)象：材料成本高、作業(yè)成本高、灰色空間高；資源利用效率低、系統(tǒng)作業(yè)效率低、整體采購作業(yè)水平低，同時(shí)會(huì)使集團(tuán)對客戶的服務(wù)水平下降（準(zhǔn)時(shí)交付率下降等），集團(tuán)總體庫存（成品、在制品、原材料等）水平存在居高不下等問題。因此，集團(tuán)內(nèi)部各子公司獨(dú)立采購運(yùn)作模式的缺陷是客觀存在的。

2．集權(quán)采購模式的缺陷。集團(tuán)公司如果采用相反的采購模式來進(jìn)行，即集團(tuán)集權(quán)統(tǒng)一采購模式，仔細(xì)分析也將存在明顯的缺陷。集團(tuán)集權(quán)采購的優(yōu)點(diǎn)是采購權(quán)限集中，可以將子公司出現(xiàn)的較小需求匯集而形成較大或大的需求，達(dá)到規(guī)模采購的效益。同時(shí)，由于集團(tuán)直接面對所有供應(yīng)商，在采購信息和采購談判上占據(jù)優(yōu)勢，因此可以大幅度地降低采購成本，最大限度地限制了采購工作中的灰色空間。但集權(quán)采購模式也存在很大的缺陷，一是集團(tuán)要面對眾多子公司的物資需求，采購作業(yè)在品種、需求量、需求時(shí)間、配送等眾多環(huán)節(jié)的控制上難度非常大，出現(xiàn)問題的概率高，影響各子公司的生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)度安排，進(jìn)一步影響到市場服務(wù)；二是子公司根據(jù)自身的生產(chǎn)規(guī)劃安排，向集團(tuán)提出物資需求，這就增加了信息鏈的傳遞長度，導(dǎo)致信息傳遞效率下降，而且容易形成信息傳遞過程中的失真導(dǎo)致錯(cuò)誤采購，特別是控股公司在市場瞬息萬變過程中經(jīng)常性的調(diào)整生產(chǎn)需求規(guī)劃，在一個(gè)計(jì)劃期內(nèi)會(huì)經(jīng)常變動(dòng)物資需求，集團(tuán)在面臨大量的需求信息變動(dòng)時(shí)往往會(huì)束手無策、應(yīng)接不暇，致使集團(tuán)的應(yīng)變能力受到極大的損害。

二、集團(tuán)公司采購模式創(chuàng)新思路

1．創(chuàng)建“第三方”監(jiān)管角色。根據(jù)公司法的要求，集團(tuán)公司不能直接參與子公司的經(jīng)營管理，但子公司的采購運(yùn)作對集團(tuán)總體效益影響巨大，因此，集團(tuán)公司對子公司的采購運(yùn)作必須有所作為，為此，引入“第三方”監(jiān)管的思路，即集團(tuán)扮演“第三方”角色，對集團(tuán)內(nèi)各子公司的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行宏觀總體控制與協(xié)調(diào)，目標(biāo)是降低總體庫存水平和采購成本。

2．非行政力主導(dǎo)的供應(yīng)鏈整合。集團(tuán)的采購必然要面對眾多不同的供應(yīng)鏈問題，集團(tuán)整體運(yùn)作的好壞將直接與那些供應(yīng)鏈有關(guān)。根據(jù)供應(yīng)鏈管理理論，當(dāng)供應(yīng)鏈整體達(dá)到最優(yōu)時(shí)，必然是供應(yīng)鏈所有成員企業(yè)獲得了最佳的整合，否則供應(yīng)鏈的績效不可能達(dá)到最優(yōu)。供應(yīng)鏈的整合是一個(gè)非常復(fù)雜的過程，尤其是供應(yīng)鏈成員企業(yè)存在獨(dú)自的局部利益，而且這個(gè)局部利益往往與供應(yīng)鏈總體利益會(huì)出現(xiàn)暫時(shí)性的不協(xié)調(diào)，這就給供應(yīng)鏈的整合造成困難。對于集團(tuán)而言，對眾多供應(yīng)商的整合可以通過集團(tuán)行政力量來推動(dòng)，但這種模式容易引發(fā)集團(tuán)內(nèi)部各子公司之間的矛盾，產(chǎn)生內(nèi)耗和震蕩，同時(shí)，集團(tuán)本身也會(huì)產(chǎn)生自身的監(jiān)管問題。因此，集團(tuán)供應(yīng)鏈中供應(yīng)商的整合應(yīng)由集團(tuán)中間管理層采用非行政力主導(dǎo)的方式來推動(dòng)，以避免過多的利用行政資源干預(yù)。

3．構(gòu)建多維閉環(huán)價(jià)格管理體系。集團(tuán)公司傳統(tǒng)的采購模式（獨(dú)自采購）最大最難的問題就是采購價(jià)格的管理，一品多價(jià)現(xiàn)象比較嚴(yán)重。為解決這一問題，可以針對不同的采購對象和目標(biāo)，采用成本分析法、價(jià)格測試、企業(yè)整體價(jià)格控制策略（價(jià)格指導(dǎo)線）、價(jià)格預(yù)警機(jī)制等不同的價(jià)格控制工具，通過管理工具的組合應(yīng)用，建立起對原材料的點(diǎn)面相結(jié)合，事前、事中、事后相結(jié)合，指導(dǎo)和監(jiān)督相結(jié)合的多維閉環(huán)價(jià)格管理體系，達(dá)到對采購物品的

價(jià)格進(jìn)行有效管理的目標(biāo)。

三、集團(tuán)公司委托采購服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建

對于大型的集團(tuán)公司，子公司（全資和控股）所涉及的供應(yīng)商可能多達(dá)幾百上千家，為了優(yōu)化和整合供應(yīng)商資源，集團(tuán)應(yīng)采用電子采購的方式，建立集團(tuán)公司委托采購服務(wù)系統(tǒng)為集團(tuán)內(nèi)各子公司服務(wù)。

委托采購服務(wù)系統(tǒng)的核心是服務(wù)，集團(tuán)提供資源平臺，協(xié)定規(guī)范，受子公司委托發(fā)布采購標(biāo)書、主持虛擬競拍現(xiàn)場，所產(chǎn)生的利益歸各子公司所有。商業(yè)采購合同由各子公司和中標(biāo)供應(yīng)商具體簽訂，集團(tuán)公司根據(jù)委托協(xié)議所認(rèn)可的規(guī)范，監(jiān)督合同執(zhí)行情況，保障供應(yīng)商利益，維護(hù)干凈和諧的商業(yè)環(huán)境，維護(hù)自身的品牌榮譽(yù)。

委托采購服務(wù)系統(tǒng)由四個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成：公開/邀請招標(biāo)子系統(tǒng)、公告/邀請競價(jià)子系統(tǒng)、詢比價(jià)子系統(tǒng)和目錄采購子系統(tǒng)。其中招標(biāo)子系統(tǒng)和競價(jià)子系統(tǒng)在信息的交互作用下形成中標(biāo)審核，再結(jié)合詢比價(jià)子系統(tǒng)和目錄采購子系統(tǒng)的信息做出預(yù)中標(biāo)決策，對預(yù)中標(biāo)的供應(yīng)商實(shí)施考察評估，最后確定中標(biāo)供應(yīng)商，集團(tuán)內(nèi)各子公司與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行采購，集團(tuán)對各子公司的采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督與評價(jià)，最終達(dá)成高效、高質(zhì)量和低成本的采購，形成供需各方共贏的目標(biāo)。委托采購服務(wù)系統(tǒng)四個(gè)子系統(tǒng)的運(yùn)作過程分述如下：

1．公開/邀請招標(biāo)子系統(tǒng)。招標(biāo)子系統(tǒng)的功能是發(fā)布標(biāo)書和評標(biāo)，這些工作都在集團(tuán)委托采購服務(wù)系統(tǒng)上在線進(jìn)行，其工作流程包括發(fā)布招標(biāo)預(yù)告和標(biāo)書、在線售標(biāo)和投標(biāo)、確定評標(biāo)專家、確定標(biāo)底、在線開標(biāo)和評標(biāo)，最后是評標(biāo)匯總。這些工作由專業(yè)技術(shù)人員專職負(fù)責(zé)，每一個(gè)過程都嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作，保證過程的規(guī)范和公正。確定評標(biāo)專家是招標(biāo)子系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，也是集團(tuán)委托采購服務(wù)系統(tǒng)能否提供有效服務(wù)的關(guān)鍵性步驟。為此，集團(tuán)公司必須根據(jù)產(chǎn)品物料特性來建設(shè)專家?guī)?，這些專家必須是熟悉各種物料的市場供應(yīng)狀況，包括供求狀況、市場價(jià)格狀況和供應(yīng)商情況等信息，確保專家在評標(biāo)時(shí)有充分的信息支持。

2．競價(jià)子系統(tǒng)。集團(tuán)各子公司根據(jù)自己的采購項(xiàng)目清單向集團(tuán)委托采購服務(wù)系統(tǒng)在線提供采購項(xiàng)目請求，委托采購服務(wù)系統(tǒng)據(jù)此發(fā)布競價(jià)項(xiàng)目，根據(jù)競價(jià)項(xiàng)目的變動(dòng)情況對在線銷售的標(biāo)書進(jìn)行補(bǔ)充和澄清，供應(yīng)商也必須進(jìn)行相應(yīng)的投標(biāo)書修改或撤回，在此基礎(chǔ)上供應(yīng)商可在線進(jìn)行相應(yīng)競價(jià)，競價(jià)完成后與評標(biāo)的結(jié)果進(jìn)行中標(biāo)審核，由此完成一個(gè)周期的競價(jià)工作。

3．詢比價(jià)采購子系統(tǒng)。根據(jù)集團(tuán)內(nèi)各子公司提供的采購項(xiàng)目請求，集團(tuán)委托采購服務(wù)系統(tǒng)的詢比價(jià)采購子系統(tǒng)發(fā)布詢價(jià)函，供應(yīng)商在系統(tǒng)上進(jìn)行在線報(bào)價(jià)，集團(tuán)委托采購服務(wù)系統(tǒng)同步進(jìn)行在線議價(jià)，經(jīng)過比價(jià)后選中供應(yīng)商，然后與中選供應(yīng)商進(jìn)行合同談判和合同審批，形成正式入選供應(yīng)商。

4．目錄采購子系統(tǒng)。該子系統(tǒng)是依據(jù)集團(tuán)子公司提供的采購項(xiàng)目請求，由集團(tuán)委托采購服務(wù)系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)人員向有關(guān)供應(yīng)商查詢貨物，對中選的貨物將其放入系統(tǒng)的“購物車”中，生成形式訂單，然后與供應(yīng)商進(jìn)行談判，形成價(jià)格目錄，再結(jié)合詢比價(jià)采購子系統(tǒng)中選的供應(yīng)商，在中標(biāo)審核過程中形成預(yù)中標(biāo)。

四、集團(tuán)委托采購服務(wù)系統(tǒng)的管理

1．組織上的保證。集團(tuán)采購支持系統(tǒng)需要有一個(gè)專門的部門來運(yùn)作和管理，這個(gè)部門在組織權(quán)力上不具備對控股公司進(jìn)行行政命令的權(quán)力，它只是一個(gè)提供服務(wù)產(chǎn)品的部門。因此，在組織設(shè)計(jì)上，一方面要構(gòu)建這樣一個(gè)機(jī)構(gòu)，另一方面它不能借助集團(tuán)之力來干預(yù)子公司的采購運(yùn)作。

2．管理制度跟進(jìn)。集團(tuán)委托采購服務(wù)系統(tǒng)雖不能直接干預(yù)子公司的運(yùn)作，但卻擔(dān)負(fù)對子公司提供采購支持的義務(wù)和采購監(jiān)管的責(zé)任，而這種監(jiān)管不是由權(quán)力派生的，它是由制度構(gòu)成的，即通過設(shè)計(jì)各種有效的監(jiān)管制度來對子公司的采購行為和績效進(jìn)行評價(jià)，促進(jìn)子公司采購業(yè)務(wù)的規(guī)范和持續(xù)不斷的改善，達(dá)到不斷優(yōu)化的效果。

3．專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。集團(tuán)采購支持系統(tǒng)需要對市場有一個(gè)敏銳的感覺和反應(yīng)能力，需要對供應(yīng)商進(jìn)行大量的調(diào)查和研究，需要構(gòu)建大量物資的價(jià)格信息，這些工作都不是簡單的程序性工作，而是需要復(fù)雜的調(diào)查、搜集、分析、整理、歸納、統(tǒng)計(jì)分析等過程，因此，委托采購服務(wù)系統(tǒng)除了必須構(gòu)建一支熟練掌握采購、電子商務(wù)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)設(shè)計(jì)、ERP等專業(yè)知識的隊(duì)伍外，這支隊(duì)伍同時(shí)還必須掌握企業(yè)財(cái)務(wù)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)知識，這樣才能使委托采購服務(wù)系統(tǒng)形成有效的服務(wù)。

4．系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新。集團(tuán)委托采購服務(wù)平臺需要構(gòu)建大量的物資價(jià)格信息、供應(yīng)商信息等，這些信息都是動(dòng)態(tài)的，要對子公司提供有效的服務(wù)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須能夠快速更新，這就要求管理者對數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的維護(hù)。

5．保證有效的協(xié)調(diào)溝通。集團(tuán)委托采購服務(wù)系統(tǒng)除了向子公司提供專業(yè)的采購服務(wù)外，必然還存在大量的協(xié)調(diào)溝通工作，這是由該系統(tǒng)的屬性決定的。一方面，集團(tuán)要向子公司提供采購方面的各種信息，例如物品的價(jià)格、供應(yīng)商的情況、市場行情等；另一方面，各子公司也必然會(huì)向集團(tuán)提出各種咨詢要求以及新材料、新零件等的市場信息等。這兩種流向相反的信息流在運(yùn)動(dòng)過程中不可避免會(huì)產(chǎn)生不協(xié)調(diào)，因此，保證集團(tuán)和各子公司之間的有效溝通是順利實(shí)施集團(tuán)采購支持系統(tǒng)的前提。

集團(tuán)公司采購運(yùn)作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，每一個(gè)集團(tuán)公司都在長期的實(shí)踐中形成了各具特色的采購模式，實(shí)踐出真知，實(shí)踐的結(jié)果從另一方面推動(dòng)了理論上對采購管理的研究。本文立足于集團(tuán)內(nèi)部形成“第三方”角色，構(gòu)建集團(tuán)公司委托采購服務(wù)系統(tǒng)，由該系統(tǒng)對集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)提供專業(yè)的采購信息服務(wù)，在保證集團(tuán)各公司業(yè)務(wù)順利開展的前提下，力圖大幅度地降低集團(tuán)總的采購成本，從而為集團(tuán)帶來更豐厚的利潤。采購運(yùn)作是企業(yè)極為重要的管理行為，隨著實(shí)踐和理論研究的不斷深入，采購管理的創(chuàng)新也將會(huì)不斷出現(xiàn)。

（作者單位：廣東商學(xué)院管理學(xué)院）