淺論高校院（系）教學秘書的職能與素質

[摘要]本文根據高校合并、擴招的新形勢，論述了高校實行校、院（系）二級教學管理體制后，院（系）教學秘書的工作內容與要求；結合工作實際，闡述了院（系）教學秘書必備的職能與素質。

[關鍵詞]高等學校 教學秘書 職能 素質

隨著我國高等學校合并、擴招等改革工作的不斷深入，我國許多高校的辦學規模都不同程度地擴大，為了適應新形勢下教學管理工作的需要，目前大多數高校普遍實行校、院二級教學管理。教務處是學校教學管理的職能部門，各學院是學校二級管理機構；在教務處的領導下，學院進行各項教學活動。教學秘書是學院專職教學管理人員，承擔具體的日常教學管理工作。校、院二級管理體制的實施，對院（系）教學秘書的工作賦予了管理性和服務性的雙重特性，對教學秘書的素質也提出了新的更高要求。教學秘書在院（系）的日常教學管理工作中具有舉足輕重的作用。因此，研究高等學校二級教學管理體制下，院（系）教學秘書的職能和素質，對搞好高校的教學管理，提高教學質量具有重要的現實意義。

一、教學秘書的職能

院（系）教學秘書從事的教學管理工作主要包括教學計劃管理，教學過程管理，教學質量管理和教學檔案管理等工作。

1．教學計劃管理

教學計劃是保證教學質量和人才培養規格的基本文件，是安排教學任務、組織教學過程的基本依據。教學秘書要在上級主管的領導下，根據專業要求，按照教學規律認真組織制定教學計劃；根據專業自身發展的需要，適時調整、修訂教學計劃。教學計劃是一種具有法規性的重要教學管理文件，在教學工作中要保持教學計劃的權威性、穩定性和連續性，防止他人任意改變教學計劃。教學計劃的制定與執行的工作特點，要求教學秘書應對本院各專業的情況了如指掌，不但要認真完成日常教學管理工作，還要善于發現專業教學中的新問題，新特點，積累經驗，及時提出修訂、調整教學計劃的建議，確保教學計劃更趨于合理。在教學管理工作中，教學秘書通過推行教學行政管理工作，協調各個教學環節，使教學有序運轉，為認真完成教學任務、確保人才培養質量發揮教學組織工作的作用。

2．教學運行管理

教學運行管理是使用教學行政管理職能，將教學計劃實施于教學活動中的最重要的教學管理工作，它包括以教師為主導、以學生為主體，師生相互配合的教學過程的組織管理和以校、院兩級教學管理部門為主體進行的行政管理，它從計劃到實施，從起始到終結，再到新的起始和終結，是一個復雜而有規律的發展過程。一項任務緊接一項任務，一個環節緊扣一個環節。因此，各級教學管理組織要協同配合，步調一致，嚴格執行教學規范和各項制度，保持教學工作穩定運行，確保教學質量，隨意超前和拖延滯后都會對教學造成難以彌補的損失。在整個管理過程中，教學秘書必須及時上傳下達教務處的工作部署，傳達教學任務，組織落實教學籌備工作，督促教師嚴格執行教學計劃，嚴格實行調（停）課制度，及時處理執行過程中出現的問題或事故；及時協助教務處做好本院各類考試的監考安排工作；及時整理學生成績，發放學生的各種證書；及時統計上報教師工作量。

教學運行管理工作是經常性的教學管理工作，教學秘書要嚴格按照管理制度和檢查方法開展工作，認真記錄執行的結果。在這一管理過程中，教學秘書在教學主管領導與教師、學生之間發揮的是橋梁和助手的作用，自身工作同時發揮著指令和服務雙重作用，是他人難以替代的。

3．教學質量監控管理

為了提高教學質量，教學管理部門必須及時了解教學中出現的問題，協調教與學的關系，保證教學活動的正常運行，必須經常進行教學質量的定期檢查、隨機抽查或集中檢查。教學質量監控的內容包括教學文件的完整性，任課教師的落實情況，教師講稿、教案準備和作業批改情況，教材到位情況，實驗實習環節的安排，教學設施與手段的配置，教師課堂教學質量、學生上課出勤率、畢業設計等情況。

在教學質量監控管理工作中，教學秘書要提出質量監控工作方案，協助學校教務處對本院的教學工作進行檢查，如負責組織檢查聽課、召開師生座談會、收集反饋意見等。及時將教學過程中發現和發生的問題反饋給教務處和院領導，為上級部門和主管領導提供決策依據，以便學校統籌解決問題，確保教學質量的提高。

4．教學檔案管理

教學檔案材料主要是教學管理工作重要的指令性文件、教學過程中形成的記錄、紀要和各種總結性材料等。院（系）教學檔案的管理和建設是院（系）教學秘書的重要管理工作內容。教學檔案是在本學院的發展過程中形成的，承載著院（系）教學活動的概貌和工作結果，直接反映了基層教學水平和院（系）的發展，是院（系）歷史發展的原始記載，是開展教學改革、教學研究、推動學科發展的基礎條件，是維護教學工作歷史的重要憑證，是評價教學效果和進行教學、科研決策的重要依據，為今后的教學研究、教學改革、教學發展提供了前人的研究成果和研究思路，對今后教學工作具有指導和參考作用。教學秘書在日常教學管理工作中，必須注意有關資料的收集、整理、統計和歸檔，建立一套種類齊全、內容豐富的教學檔案，以便及時、準確地為學校和院領導提供情況和數字，分析研究教學中的問題。要充分利用教學檔案，為教學工作、教學研究和教學管理服務。

二、教學秘書的素質

人的素質是指一個人的政治思想、道德品質和知識技能，經過長期鍛煉和學習所達到的水平。教學秘書的職能及其在教學管理工作中的重要作用，要求教學秘書應該具備以下幾個方面的良好素質和能力。

1．具備良好的政治思想素質

政治思想素質是人綜合素質的核心和靈魂，決定著其他素質的價值取向和動力方向。教學秘書不能整天只忙于處理日常瑣事，低效率地辦理低層次事務，應該加強對黨的路線、方針和政策的學習，特別是要學習、研究高等教育管理理論，樹立法制觀念，這樣才能站得高、看得遠，增強對問題的觀察能力和預見性，更好地適應社會、經濟、教育發展對教學管理工作的新要求，樹立管理服務意識、管理育人意識。這樣才能做好領導的參謀和助手，為師生提供高質量、高層次的管理服務，高效率、高水平地做好事務性管理工作。

2．具有較高的專業知識素質

教學秘書要熟悉本學院各專業、各學科的基本知識和結構體系，了解各學科教學的要求和相互之間的關聯，熟悉教學過程和教學規律，及時解決教學中碰到的問題。教學秘書只有對本專業有比較深入的了解，對各門課程的基本內容比較熟悉，懂得各學科之間的聯系，在安排課程時才能符合教學規律的要求，正確處理課程的先后順序和相關學科之間知識結構的關系。

3．具有健康的心理素質

教學秘書工作是一項繁瑣、勞累而清貧的工作，難以直接形成具體的有形成果，在工作中，教學秘書主要處于配角和服務性的地位，取得的工作成績主要體現為教學工作的正常運轉，不一定會引起領導和別人的關注，更難得到及時的表揚和肯定，但如果工作中稍有疏忽，則可能影響到諸多方面，甚至導致教學事故，并很快遭到來自多方面的誤解、埋怨和批評。如果教學秘書沒有高尚的思想境界、良好健康的心理素質就難以勝任這項工作，如果沒有良好的敬業精神和奉獻精神，就不能擔當這一重任。

4．具有與時俱進的教育質量觀

高等教育規模的不斷擴大，特別是高校素質教育的深化細化，要求教學管理工作者的教育質量觀要與時俱進。高校教育的最終目標是培養各種類型高素質人才，包括學術型人才、實用型人才、精英型人才、復合型人才等，因此，教學秘書要深刻了解本校的人才培養目標，保持清晰的工作思路，圍繞教學目標開展教學管理工作，發揮自己所從事的工作在全校教學管理中的作用。

5．具有良好的書面和口頭表達能力

在院（系）教學管理工作中，教學秘書經常要根據教學要求撰寫一些教務文書，例如籌備教學工作會議，發布教學指令，通報教學情況，撰寫教學總結，聘請院外專家教授等，這些工作要求教學秘書必須具有一定的寫作能力，行文要準確、流暢，易懂；另外較好的口頭表達能力也是教學秘書必備的，因為在處理日常工作中，教學秘書經常與教務管理部門、其他學院的同行接觸，許多事情需要上傳下達；參與各種會議，需要組織發言；碰到問題，要請示匯報；與師生交流，遇到誤解，需要解釋原因，交涉事宜等，這些都要求教學秘書必須口頭表達準確，措辭得當，條理清晰，簡明扼要。否則在工作交流中，就無法正確表達工作意圖，使工作對象無所是從，這樣輕則引起工作誤會，嚴重時可能影響管理工作的全局。

6．具有較強的工作協調平衡能力

教學秘書的管理工作涉及到的部門和人員較多，既要面向教師又要面向學生；既要承擔教務處指定的工作，又要接受本院領導指派的任務；既要與同級業務部門溝通，又要與其他學院領導、任課教師交流。教學秘書所經辦的事務也紛繁復雜，既有事關學院學科建設的重要事務，又有日常瑣碎小事；既有上級領導和教務處交待辦理的事務，又有普通師生要求協助處理的事情；既有常規性、連貫性的日常管理，又有突發性、臨時性的事件。并且所辦事務多牽涉到院（系）師生的切身利益，容易引起矛盾，處理不好將直接影響許多人的工作和學習。因此，教學秘書必須要有過硬的業務水平和較強的工作協調平衡能力，要從大局和整體工作角度來考慮問題、處理事務，盡量減少人為因素引發的工作扯皮、推諉、擱置等現象。

7．具有較好的計算機應用能力

高效快捷的工作方法不僅是時代對我們提出的要求，也是衡量管理水平的重要標志。運用辦公自動化技術是提高辦公效率和管理水平的有效途徑。教學管理工作是以學期為基本時段，學生的每門專業課程一般要在一學期內完成，因此，教學秘書的日常管理工作不僅量大而且時效性強。教學秘書必須熟練地掌握計算機技術和網絡技術，不斷提高運用計算機等先進辦公設備從事信息收集和處理的能力，及時、準確、科學地利用教學信息為教學工作服務，使教學管理工作科學化、規范化。

參考文獻：

[1]張學秋.論高等學校的系級教學管理[J]．遼寧師專學報（社會科學版），2004，（3）： 47-48．

[2]楊方青，陳祖祺.新時期高校外語院（系）教學秘書工作初探[J]．福建師范大學福清分校學報，2003，（3）：30-32．

[3]施愛平，姜銀方.新形勢下高校教務管理工作淺析[J]．江蘇高教，2003，（2）：70-72．

[4]馬騰.淺談新世紀高校教務管理人員的素質及其培養[J]．遼寧師專學報（社會科學版），2003，（4）：103-104．

（作者單位：湖南衡陽南華大學公共衛生學院）