論高校遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案的管理

[摘要]學(xué)員檔案是用人單位選人和用人決策的重要依據(jù)，而現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的普及，給學(xué)員檔案管理帶來了難度。本文在分析高?，F(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，有針對性地提出了加強(qiáng)高校遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理的相關(guān)建議。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育 檔案管理 以人為本 檔案數(shù)據(jù)庫

學(xué)員檔案管理是高校遠(yuǎn)程教育管理工作的一項不可缺少的工作，這項工作做得好壞將直接影響到學(xué)員的切身利益，影響到檔案憑證作用的有效發(fā)揮。而現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的普及，給學(xué)員檔案管理帶來了難度。

一、現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育及其學(xué)員檔案

現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育是指學(xué)員和教師、學(xué)員和教育機(jī)構(gòu)之間主要采用多種媒體手段進(jìn)行教學(xué)和通信聯(lián)系的教育形式。學(xué)員可以不受空間和時間的限制進(jìn)行學(xué)習(xí)，受教育者可以擴(kuò)展到全社會。由于參加現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的主要對象是成人學(xué)員，其在檔案管理方面具有流動性、分散性、廣泛性、模糊性等特點(diǎn)。

二、現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理存在的問題

現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育由于其興起時間較短，在學(xué)員檔案管理方面不存在不少問題。

1.檔案管理觀念落后

遠(yuǎn)程教育管理工作者的檔案意識淡薄，對學(xué)員檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，導(dǎo)致責(zé)任心不強(qiáng)，給學(xué)員填寫歸檔材料時不積極主動，材料不完整、不規(guī)范等，給學(xué)員就業(yè)或晉升埋下了隱患。

2.檔案管理內(nèi)容不完善

首先，在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育下，大多數(shù)學(xué)校建立的學(xué)員檔案仍只包括報名表、審核表、入學(xué)通知、注冊表、花名冊、成績冊、學(xué)籍卡、學(xué)員證、準(zhǔn)考證等證件和文字資料，沒有形成電子檔案。其次，能夠反映學(xué)員綜合素質(zhì)的各種材料也還未進(jìn)入歸檔的范圍，比如，學(xué)員在校期間，許多評先評優(yōu)材料應(yīng)該進(jìn)入學(xué)員檔案的沒有進(jìn)入學(xué)員檔案。又如，因為就業(yè)壓力較大，某些部門為了學(xué)員能順利就業(yè)，一些處分文件就沒有進(jìn)入學(xué)員檔案。由此，檔案材料無法具體地反映學(xué)員綜合素質(zhì)。另外，有些學(xué)員在填寫檔案材料時不認(rèn)真、不仔細(xì)，有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫，使用圓珠筆，有的項目填寫不全、不準(zhǔn)確，有的基于連名字都寫錯或?qū)憚e名等。這些不符合要求的做法，造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。

3.檔案管理模式陳舊

如今，高校遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理基本上還采用傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式。隨著遠(yuǎn)程教育招生人數(shù)的擴(kuò)大，學(xué)員檔案也隨之不斷遞增，加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點(diǎn)，層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成，致使信息資源得不到充分開發(fā)利用，不能為用人單位及時有效地提供所需信息。由于不實行計算機(jī)管理檔案，就不能使學(xué)員檔案材料信息化，也就沒有開發(fā)、利用可談，檔案將成為死檔。

4.檔案管理隊伍薄弱

高校檔案管理隊伍作為高校學(xué)員服務(wù)工作的重要組成部分，檔案管理隊伍的建設(shè)未得到應(yīng)有的重視與加強(qiáng)，高等遠(yuǎn)程教育這方面的問題更為突出。據(jù)調(diào)查，由于人力、物力所限，許多學(xué)校的辦學(xué)條件還不能盡如人意，教管人員緊缺，信息技術(shù)掌握的還不適應(yīng)試點(diǎn)工作的要求：有的學(xué)校由教師和輔導(dǎo)員兼任學(xué)籍檔案管理工作，工作頭緒多，忙于應(yīng)付，沒有時間也無力探討研究學(xué)籍電子檔案工作，有時甚至影響了檔案管理工作；有些即便是有專職的學(xué)員檔案管理人員，也是一個人或者兩個人，少數(shù)幾個檔案管理人員根本滿足不了高校學(xué)員人數(shù)激增的現(xiàn)狀；同時，即使有專職的檔案建設(shè)和管理人員，也大多是非專業(yè)的檔案管理人員，專業(yè)知識缺乏。

以上狀況與我國高校遠(yuǎn)程教育發(fā)展和社會用人要求相脫離，建立內(nèi)容豐富、具有個性的學(xué)員檔案的重要作用迫在眉睫。

三、加強(qiáng)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理的建議

1.樹立“以人為本”的檔案管理觀

以人為本的學(xué)員檔案管理，就是要從學(xué)員的特點(diǎn)或?qū)嶋H出發(fā)，從尊重學(xué)員的人格和尊嚴(yán)出發(fā)、從服務(wù)學(xué)員的成長成才的過程出發(fā)，學(xué)員檔案管理員工作的方法、手段、規(guī)章、措施，對學(xué)員講話的方式技巧等都要體現(xiàn)學(xué)員是主體、是與學(xué)員檔案管理員具有平等人格的服務(wù)對象，學(xué)員的學(xué)習(xí)、發(fā)展、自尊等需要應(yīng)當(dāng)成為學(xué)員檔案管理員工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。以人為本就是要把學(xué)員檔案管理工作和學(xué)員就業(yè)、終極價值聯(lián)系起來，使服務(wù)育人真正成為人的教育。

2.完善學(xué)員檔案內(nèi)容

從現(xiàn)行管理情況來看，高校遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案應(yīng)包學(xué)校對學(xué)員的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學(xué)員德、智、體、美、勞等方面的第一手材料，既要涵蓋學(xué)員素質(zhì)的全貌，也要體現(xiàn)當(dāng)代大學(xué)員的時代風(fēng)貌。學(xué)員素質(zhì)檔案內(nèi)容應(yīng)分為兩大類，一類是學(xué)員人事檔案，一類是素質(zhì)拓展檔案。這兩項內(nèi)容涉及學(xué)員在校期間各方面的記錄。

另外，在形式上，學(xué)員檔案應(yīng)包括文字檔案與電子檔案。學(xué)員檔案還應(yīng)該按專業(yè)、類別分層次建檔，有學(xué)科、年級等集體檔案，也有學(xué)員個人檔案。學(xué)員檔案個體化與集體化的相互轉(zhuǎn)變，使學(xué)員檔案的主體型、多邊型、多角型展現(xiàn)在管理者和學(xué)員的面前，為促進(jìn)學(xué)習(xí)、研究教學(xué)、搞好管理提供了快速、便捷。

3.建立遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案數(shù)據(jù)庫

網(wǎng)絡(luò)化已成為時代的主旋律，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用更推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案數(shù)據(jù)庫的建立是網(wǎng)絡(luò)時代的要求，是實現(xiàn)數(shù)字化檔案館一個重要步驟，也為其它門類檔案的數(shù)字化提供了一種可行的模式。建立學(xué)員檔案數(shù)據(jù)庫能提高學(xué)員檔案的管理效率、檢索速度和查準(zhǔn)率，如果沿用傳統(tǒng)的手工目錄查詢學(xué)員的檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的要求。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案人員的素質(zhì)包括職業(yè)道德素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)。職業(yè)道德可以概括為：履行職責(zé)、保護(hù)歷史資料、保守機(jī)密、周到服務(wù)。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類及載體的多樣化，檔案管理水平的不斷提高，學(xué)員檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識外，還應(yīng)熟悉并掌握檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等專業(yè)知識，隨著電子文件等多種新型載體的大量出現(xiàn)，要掌握計算機(jī)、光盤存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的管理手段，這樣才能使學(xué)員檔案管理從經(jīng)驗管理、科學(xué)管理，過渡到現(xiàn)代化管理。

總之，現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育以新的教育形式和特有的優(yōu)勢，向人們展示著強(qiáng)大的生命力和廣闊的前景，其辦學(xué)的開放性、社會性以及基層教學(xué)班的分散性和學(xué)員對象的差異性給整個檔案管理工作提出了新的要求。完善學(xué)員檔案，正確認(rèn)識學(xué)員檔案工作的重要性，真正實現(xiàn)以人為本的管理，對于提高現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的管理服務(wù)水平有著重要意義。

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（作者單位：廣東醫(yī)學(xué)院）