高職院校辦公室秘書工作芻議

[摘要]辦公室秘書經(jīng)常面對繁雜的事務(wù)，大事、小事、雜事纏身，如何處理好辦公室具體事務(wù)，為高職院校領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供參謀助手作用，是辦公室秘書工作的主要職責(zé)之一。辦公室秘書首先應(yīng)具備自我培養(yǎng)、運用信息、勇于創(chuàng)新、敢于競爭、承擔(dān)責(zé)任等五種能力，這樣才能靈活運用各種方式積極做好辦公室的日常工作。

[關(guān)鍵詞]高職院校 秘書工作 辦公室

單位不管大小，組織不分內(nèi)外，所有辦公室的工作可以說是事無巨細(xì)，特別是像我們這樣的高職院校更是如此。辦公室秘書經(jīng)常面對繁雜的事務(wù)，大事、小事、雜事纏身，如何處理好辦公室具體事務(wù)，為高職院校領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供參謀助手作用，是辦公室秘書工作的主要職責(zé)之一。因此，應(yīng)具備什么樣的素質(zhì)、如何來做好辦公室的日常工作成為我們這些秘書們經(jīng)常研究的話題。

一、辦公室秘書應(yīng)具備五種能力

1.自我培養(yǎng)的能力。秘書的自我培養(yǎng)是指秘書人員對自身和所處環(huán)境關(guān)系認(rèn)識和感受的培養(yǎng)，它是秘書人員現(xiàn)代素質(zhì)的內(nèi)容之一。雖然秘書工作具有很強的服從性、服務(wù)性特點，但秘書人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體，特別是在改革開放的今天，秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強的主動性和能動性；另一方面，今天的秘書人員多半受過較高層次的教育，他們更應(yīng)有思考的獨立性。作為一個秘書人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨立思考和獨當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會并執(zhí)行其意圖。

2.運用信息的能力。當(dāng)今時代是一個信息時代，增強運用信息的能力是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息，秘書人員應(yīng)在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴(yán)格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這就要求秘書人員必須具備敏銳的洞察力，而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識為基礎(chǔ)的。秘書人員豐富的知識不僅指書本上所學(xué)的自然科學(xué)和社會科學(xué)知識，而且包括對單位現(xiàn)狀和前景的深研，對基層工作和民意的了解，這些都有助于秘書人員對信息的發(fā)掘和掌握。

3.勇于創(chuàng)新的能力。過去對秘書人員的創(chuàng)新能力明顯重視不夠，只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù)，對報告、請示不提處理的初步意見，一方面，秘書人員無形中變成了領(lǐng)導(dǎo)的通訊員、傳真機和翻譯員，自然起不到“參與政務(wù)”作用，影響了工作的積極性。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親，陷入煩瑣的事務(wù)性工作中，影響了對全局工作的準(zhǔn)確把握。在新形勢下，要發(fā)揮秘書人員的創(chuàng)造性，就要發(fā)揮他們的主觀能動性，大膽地讓他們出點子、想辦法，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作，做領(lǐng)導(dǎo)名副其實的參謀和助手；領(lǐng)導(dǎo)同志也應(yīng)該給秘書人員以充分的信任和支持，不要僅在收發(fā)文本或文字材料上提要求，而應(yīng)給他們在其它方面提供鍛煉和創(chuàng)新的機會。

4.敢于競爭的能力。目前，秘書人員的文化層次呈上升趨勢，高學(xué)歷者越來越多，這固然是一個優(yōu)勢，但高學(xué)歷并不一定就有高水平，高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根在實際工作中不斷學(xué)習(xí)，加強鍛煉，使理論和實際相結(jié)合，以便增強競爭力。有的秘書雖然工作時間較長、實踐經(jīng)驗豐富，但知識老化，必須繼續(xù)學(xué)習(xí)新的知識，以適應(yīng)形勢的發(fā)展和競爭的需要。所以，秘書人員無論文化層次高低、經(jīng)驗豐富與否，都要具備敢于競爭的能力，只有在競爭中，才能加快工作節(jié)奏，提高工作效率。

5.承擔(dān)責(zé)任的能力。秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風(fēng)建設(shè)。只有具備較強的敢于承擔(dān)責(zé)任的能力，秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。

二、辦公室秘書應(yīng)靈活處理好日常工作

1.不以事小而不為。小事，對辦公室秘書來說，不存在該不該管的問題，只有管的角度、力度的區(qū)別。對舉輕若重的小事，就應(yīng)一管到底，但又不能沉湎于瑣碎的事務(wù)工作之中，既能入手其內(nèi)，又能出手其外。

一是知大知小。辦公室秘書要胸有全局，用大局的天平來運籌謀劃辦公室的工作，分清主次、深淺、難易，有的放矢地制定對策，確定工作目標(biāo)。這樣才可能避免指揮一盆漿，工作一團麻，結(jié)果一片糟。

二是小中見大。小事中孕育著大事，這是辦公室工作的顯著特點．如值班、會議通知、次序安排、后勤服務(wù)、接待等，不能不說是小事，但稍有不慎，就會捅大漏子，若出現(xiàn)疏忽就會引起麻煩和非議。因此必須掌握宏觀，把握大局，洞穿事物本質(zhì)的能力，做到政治敏感、頭腦冷靜、眼光銳利、小中見大、以大代小和以小促大。

三是舉輕若重。對看似小事的經(jīng)常性工作，要建章立制，寫在紙上，貼在墻上，記在心上，抓在手上，形成規(guī)矩。同時，還要注意從中找出規(guī)律性的東西，高屋建瓴，舉一反三，抓一項帶動幾項，管原則不管具體，督結(jié)果不查細(xì)節(jié)，使老工作有新意。

四是默默無聞。做辦公室工作要求具有奉獻(xiàn)精神，抓小事更是不顯山露水，做好了沒人知道，有了失誤誰都可以指責(zé)。因此，除了要“俯首甘為孺子牛”默默無聞地奉獻(xiàn)外，還必須具備較強的“受過忍責(zé)”的心理素質(zhì)。

2.不以事雜而亂為。辦公室工作頭緒很多，任務(wù)瑣碎繁雜。辦公室秘書頭腦里必須有一張清晰、規(guī)則的運行圖。哪個該為，哪個不該為，哪個重點為，哪個非重點為，須一清二楚，不能亂為。

不亂為，就要知重知輕。避免“來者都是客”，力量均衡使用，重要工作沒抓住，沒干到點子上；次要工作用力過了勁，使勁過了頭，吃力不討好。

不亂為，就要知上知下。領(lǐng)導(dǎo)意圖不了解，是盲人騎瞎馬，干不好還會南轅北轍。吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨。下情不掌握，就會脫離實際，有悖事理。摸透了下情，辦事才會有的放矢，迎刃而解。

不亂為，就要知規(guī)知矩。沒有規(guī)矩不成方圓。辦公室秘書更應(yīng)成為講規(guī)矩的楷模。不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了規(guī)矩，該請示的要請示，該當(dāng)家的敢拍板，該反饋的不截留。切勿忘乎所以，誤了大事。

3.不以事急而盲為。辦公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突發(fā)性的事情也會隨時出現(xiàn)，特別是加大重要情況及時反饋報告力度以后，有時辦公室秘書就可能成為急事和突發(fā)性事件的第一知情者，位于處置的第一道工序。在這種情況下，除要及時匯報主任外，還必須敏感、冷寂，不能盲為。

一是要泰然處之，切忌慌了手腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進行分析，根據(jù)上級要求和平時掌握的情況，及時提出解決預(yù)案報告主任，供學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)們決策。

二是沉著應(yīng)付，切忌丟三落四。在處置急事和突發(fā)性事件時，要邊請示，邊按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，邊組織力量進行處置。三者要有機結(jié)合，穿插進行，不能丟三落四，使問題復(fù)雜化以致妨礙問題的解決。

三是要有主見，切忌唯唯諾諾。而對急事或突發(fā)性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見，既不能亂表態(tài)、亂許愿，又不能唯唯諾諾，態(tài)度曖昧，避免在解決一種問題時埋下另一種隱患。

(作者單位：山東勞動職業(yè)技術(shù)學(xué)院)