關于檔案信息個性化服務的若干思考

[摘要]檔案信息個性化服務是指各級各類檔案館將檔案信息服務的目標定位于以個體形式出現的利用者群體，兼顧其社會階層、愛好、職業特點等因素，依托檔案館的自身優勢，開發、組織檔案信息資源，最大限度地滿足其檔案信息利用需求。

[關鍵詞]檔案信息 個性化服務 作用

一、檔案信息個性化服務的現實作用

1．開展檔案信息個性化服務是構建和諧社會的需要。隨著改革開放的深入，中國特色的社會主義市場經濟體制逐步確立，國民生活水平、受教育程度大幅度提高，各項事業得到了自我發展的同時，也面臨著新的挑戰。對于檔案事業來說，檔案利用需求已不再僅僅限于政治工作與行政管理的需要，而是根據不同利用者職業身份、興趣愛好等的不同，對檔案信息服務機構提出了具有個性特征的、多樣化的需求意向。檔案館必須把握時代脈搏，向社會公眾提供具有個性化特征的檔案信息服務。面對日益升溫的信息需求與薄弱的檔案利用服務意識之間的矛盾，檔案事業建設者更應承擔起重任，以個性化的服務方式，為減弱和化解社會矛盾、構建和諧社會做出自己的努力。

2．開展檔案信息個性化服務是檔案事業自身發展的需要。作為社會的“記憶”，檔案是一個國家、一個民族的歷史見證。但檔案信息服務卻面臨著社會檔案意識弱、檔案信息利用率低等問題的困擾。為維護公民合法獲取信息的權利，適應構建民主、和諧、法制社會的需要，發揮檔案“信息源”的作用，檔案館必須拓展服務范圍，突破傳統思維模式的束縛，既面向過去，又放眼未來，既重視歷史的縱向探究，挖掘歷史財富，將社會的精神文化發揚光大，又要橫向跨越，應時代呼喚調整服務對策，根據用戶需求特點的不同，及時做出反應，滿足用戶個性化需求，滿足普通百姓的信息需求。

3．開展檔案信息個性化服務是滿足新時期社會公眾需求的需要。檔案界普遍認可的四種檔案利用服務類型為：一是檔案的學術利用，即對理論上有推動性的利用；二是檔案的實際利用，即在檔案查找中可直接獲益；三是檔案的普遍利用，即通過檔案工作人員的宣傳、輔助，使普通公民獲取所需資料、知識；四是檔案休閑利用。就目前情況看，前三種類型趨于完善，基本形成了一定模式，但檔案休閑利用尚處于“理想狀態”，仍需檔案館給予重視與實踐。檔案休閑利用是用戶主動、自主的行為，尚有較大的發展空間。而休閑利用服務的意義在于以積極的方式來利用自由時間，可以選擇能豐富個人精神生活的消遣去處——檔案館。因而，檔案作為社會信息資源也理所應當地成為人們的休閑文化大餐。檔案的休閑服務將成為未來檔案服務機構創新服務的新亮點和提升自身社會地位的突破口。

二、夯實開展檔案信息個性化服務的環境基礎

1．加強檔案信息資源的規劃。加強檔案信息資源的規劃，主要是針對檔案館（室、文件中心等）藏以及檔案工作環節中的收集或征集。收集和征集是決定館（室）藏質量優劣的第一“關卡”，各級各類檔案館應妥善處理與基層檔案室的移交工作，特別是對于具有特色檔案的單位，更要做好溝通工作，使其能夠主動、按時地進行移交。除了須向檔案館移交檔案的基層檔案室外，普通家庭、企業也應被視為檔案信息資源的新看點，在條件允許的情況下，將具有代表性的家庭檔案納入征集范圍，對其進行妥善和管理，或對其進行合理指導，這也是個性化服務的表現。

2．打造檔案館信息服務的新形象。轉變舊觀念，提供個性化服務，打造檔案服務新形象是必不可少的。檔案服務機構要不斷解放思想，調整思路，力求創新。在公民享有合法獲取信息權利的今天，作為社會重要信息庫的檔案服務機構，更要順應時代的召喚，創立檔案信息服務品牌。

3．提高檔案服務人員的服務意識。長久以來，我國檔案服務機構在工作人培養方面偏重于對專業知識的考核，卻常常忽略檔案人員服務意識的培養。檔案人員不僅要進行日常管理工作，對用戶查閱進行指導，答復用戶咨詢，更要時刻規范自己的語言、態度、行為舉止、衣著等。要培養檔案人員“一切以用戶為出發點”的服務意識，激發其工作熱情，提高工作效率。

4．適時開展檔案用戶的技能培訓。“用戶培訓”最早出現在數字化圖書館服務理念中。用戶培訓主要是指對檔案用戶的利用行為進行指導，對用戶的咨詢進行解答，使用戶了解熟悉檔案服務機構的服務項目。培養用戶獲取其所需信息的能力，包括括用檔案文獻檢索工具、計算機，熟悉館藏特點、掌握檔案有償利用情況、利用檔案網站等。咨詢是檔案服務機構重要服務項目之一。它打破傳統“你問我答”式被動的咨詢服務模式，提供虛擬化及超前式的咨詢方式，即通過電子郵件、視頻、聊天室等形式的網絡技術與用戶溝通、交流，及時有效地解決用戶的疑問，并通過調查研究，對其在利用過程中可能出現的問題進行提前了解和預測，及時發布信息。

三、深化檔案信息產品的開發

1．檔案信息有形產品的開發。檔案信息的有形產品，主要是指不同形式的檔案檢索工具和各式各樣的檔案文獻匯編。目前，檔案信息檢索工具主要包括手工檢索和計算機檢索。雖然計算機在我國已經基本普及，但是對于檔案信息服務機構來說，手工檢索工具的優勢還是很明顯的：手工檢索工具一般是印制在普通紙介質上的，無須借助任何媒介設備便可獲取所需信息，初級用戶也可通過直觀的文獻描述較準確地了解其內容；而計算機檢索工具則是將文獻描述以代碼形式儲存在磁盤、磁帶、光盤等介質上的，用戶無法用肉眼直接看到，必須借助于相應的讀取工具，如計算機、光盤閱讀器等。值得注意的是，檔案館未來將迎來的大批檔案休閑利用群體對于檢索工具的查準率要求一般不會太高，相反更重視查全率。因為該類型用戶不是為了解決什么現實問題而查閱檔案的，可能是隨機檢索一些信息內容，在其中挑選感興趣的內容進行借閱。所以，諸如文摘、年鑒、手冊等個性化極強、能夠提供便捷查閱的檢索工具是必不可少的。而作為計算機信息檢索工具的光盤信息檢索、多媒體信息檢索和網絡信息檢索在某種程度上彌補了手工檢索的缺陷，可以較好地豐富檔案館信息個性化服務手段與形式。檔案文獻匯編是提供個性化服務的重要“產品”之一。它要求檔案館工作人員在選定題目、篩選信息、文獻加工、出版程序過程中每時每刻都要將利用者的需求作為出發點，時刻洞察社會檔案信息需求，把握檔案信息需求市場，制作能夠滿足社會需求的檔案信息產品。采用圖書、期刊、影像制品，特別是網絡和電視傳媒等影響面廣的媒介，向用戶提供具有個性化色彩的視覺、聽覺、視聽綜合的檔案信息服務。此外，檔案文獻信息類型不僅僅局限于一次、二次文獻信息，可根據各自館藏情況適當涉及三次或混合型檔案文獻信息，如大事記、統計數字。尤其是三次或混合型檔案文獻信息，可以為用戶提供專業評論與專業咨詢服務，更有助于檔案信息作用的發揮。

2．檔案信息無形產品的開發。如今，各級各類檔案館為增強全社會的檔案意識，普及和宣傳檔案工作，定期不定期地開展一些諸如檔案宣傳周或檔案宣傳月等活動，這都是檔案信息無形產品的開發活動，有助于檔案信息個性化服務的深入。舉辦展覽是檔案信息無形產品開發的首選方式。走進機關、工廠、學校、社區舉辦檔案展覽，邀請中小學生到檔案館參觀檔案展覽，一方面，可以將實實在在的檔案信息帶到社會公眾身邊，培養潛在檔案信息利用者，提升社會檔案意識；另一方面，則可展示檔案工作成果以及檔案工作人員的風采，達到展現檔案館信息服務、宣傳檔案館工作的目的。除實物、照片展覽外，虛擬展覽也有較大的空間，即通過網絡開辦專題檔案展覽、遠程發布檔案信息，達到有效開發檔案信息無形產品的目的。

（作者單位：黑龍江佳木斯職業學院）