以高校評估為契機加強高校檔案工作

[摘要]國家通過在各高校開展各種形式的評估活動，對一所高校整個工作進行全面檢查，又能促進高校進一步明確辦學的指導思想，對高校加快落實教育工作的中心地位、改善辦學條件、深化教學改革等，都具有極其重要的現實意義。

[關鍵詞]高校 評估 檔案

對高等教育實行評估制度，是國家繼“211工程”之后高等教育領域的又一項重大舉措。通過在各高校開展教學評估、科研評估、校園文明建設評估、學校治安綜合治理評估等各種形式的評估活動，對一所高校整個工作進行全面檢查，又能促進高校進一步明確辦學的指導思想，對高校加快落實教育工作的中心地位、改善辦學條件、深化教學改革等，都具有極其重要的現實意義。

一、充分認識高校檔案工作的重要性和必要性

以往，許多高校對檔案工作缺乏認識，沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案工作的機構設立、人員配備和設備購置等難以得到保證，嚴重影響了檔案部門的信息服務能力。評估是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，評估的結果直接影響一所高校的聲譽和地位，是關系到學校命運和前途的大事。所以，檔案既是學校評估、改革和發展不可缺少的基礎和前提條件，也是學校積累的寶貴財富，只有切實做好檔案工作才能保證檔案工作更好地為教學、科研以及學校的各項工作服務，才能在學校接受評估時發揮應有的作用。

二、摸清底數，找準高校檔案工作存在的問題

隨著高校迎評工作的開展，高校檔案工作正面臨難得的機遇，同時面臨嚴峻的挑戰。一方面，高校檔案工作的重要性日益顯現，另一方面，高校檔案工作的滯后與被動也更為明顯。從我院的情況看，檔案工作主要存在五個方面的問題：一是個別系部領導對檔案工作重視不夠，直接影響了檔案工作的正常開展；二是檔案基本工作比較薄弱，個別系部沒有及時建檔、歸檔，導致一些檔案資料流失；三是資金投入不到位，導致檔案保管條件差，設施陳舊、裝具不足，不符合“七防”要求；四是大部分檔案工作人員未經過檔案業務培訓，缺乏檔案專業知識和基本操作技能，案卷質量達不到規范要求；五是所有檔案工作人員都是身兼數職，工作多、任務重、精力分散，造成歸檔不及時，收集不齊全，整理不規范。

三、六措并舉，全面推進高校檔案工作規范化

1.加強領導和監督，健全檔案工作網絡

（1）高等學校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和監督。也就是通常所說的“三納入”、“四同步”，即納入學校計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

（2）建立和健全各學院及各系部檔案工作網絡。各學院的綜合檔案室是日常具體負責檔案業務工作的管理機構，也是全學院檔案工作的基礎和落腳點。健全學院綜合檔案室，根據工作需要設置一名或多名專職檔案人員負責日常工作，對搞好高校檔案工作具有至關重要的作用。

各系部也必須指定一名兼職檔案員，負責本系部有關檔案材料收集、整理歸檔、查閱工作，使日常工作中形成的檔案材料能及時完整歸檔。

2.全員參與，提高群體檔案意識

平時在工作中，檔案人員常遇到的問題是檔案材料收集難，案卷材料不齊全不完整，從而造成案卷質量不能達到要求。究其原因，主要是群體檔案意識薄弱。在迎評工作中，檔案建設需要各方面的各層面的人員積極參與。全員參與的過程有助于全面促進對檔案工作的認識深化，所以，評估對人們檔案意識的影響是十分廣泛的。通過教育教學評估，學校廣大教職工能夠深切體會到檔案的重要性，這無疑是提高檔案管理水平的重要保證之一，也是提高檔案工作在學校管理工作中地位的良好思想基礎。

3.加強檔案法律法規宣傳，完善管理制度

（1）在檔案人員中加強檔案法律法規的宣傳，要求他們認真學習、宣傳、貫徹《檔案法》、《河北省檔案工作條例》，利用一切可利用的機會，加大檔案宣傳的力度，這樣才能讓大家真正從思想上和行動上自覺配合檔案部門的各項工作。

（２）建立完善本學院、系部的檔案管理制度。主要包括各門類檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責范圍、考核制度、檔案的保管、借閱制度，各門類檔案材料的歸檔范圍和保管期限表等，并對院系教學檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求。

（3）實行檔案管理責任制。通過實行檔案管理責任制，使院系所有教師都承擔一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理，定期或不定期地移交檔案管理員，經檔案員統一驗收合格后存檔。這種責任制能有效地將這項工作細化，有利于執行，能夠從制度上保證教學檔案長期有效地收集和保存。

4.加強對檔案員的檔案業務培訓

普通高校院系級檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全，系里檔案管理人員大多是兼職，工作繁忙，頭緒多，并且由于教學檔案內容繁雜，涉及范圍廣，工作量大，他們當中部分人不愿意從事這項工作，因此造成頻繁換人，對業務始終不熟悉，給教學檔案管理帶來了不利影響，在工作中出現一些漏洞。如：有些人需要文件時亂翻亂拿，借閱、轉閱從不登記；自己不妥善保管也不及時歸還；相當一部分教學檔案材料散失于個人手中。教學檔案收集不全、流失、歸檔材料質量不高的現象時有發生。因此，必須加大對檔案員的檔案業務培訓力度，定期對他們進行檔案崗位培訓，切實提高檔案員的業務素質，使其掌握檔案管理工作的基本知識和技能，貫徹落實好相關檔案規范標準。

5.強化檔案部門服務意識

學校檔案部門必須能夠滿足高校評估專家們方便快速地檢索、調取，并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強化了檔案部門的服務意識。如今，高校檔案部門在職能上已從傳統的管理型向服務型轉變，圍繞高校的教育教學工作，為各級領導科學決策，為高校教學、科研、為廣大師生員工提供全面、及時、有效的服務。并在實踐中大力開發館藏檔案信息資源，不斷拓展服務領域，深化服務內容，優化服務方式，增強服務功能。檔案工作者只有抓住服務這個根本，檔案工作才有市場、有價值、有地位，才會充滿生機活力，才能充分發揮出檔案巨大的社會和經濟效益。

6.納入系部評優考核范圍

由于檔案工作任務繁重，又沒有任何監督、獎勵和考核機制，給人的感覺是干多干少一個樣，干好干壞一個樣，干與不干差不多，而檔案管理人員大多是兼職，工作本來就很繁忙，因此很多檔案管理人員對待檔案工作并不認真，而且人員更換頻繁。如果把系部的檔案工作列入年底的評優及考核范圍，同時對干得好的單位及個人給予一定的獎勵，不僅會引起系部領導的重視，而且會加強檔案管理人員的責任心和工作熱情，從而對檔案工作的順利開展起到很好的推動作用。

總之，高校評估的開展為高校檔案工作提供了良好的發展契機，學校檔案部門應當利用“迎評促建”的強大助推力，同學校的各項工作緊密結合起來，抓住時機，發展自己，使檔案工作更上一層樓。

（作者單位：河北建材職業技術學院）