聘用制下的高校人事檔案管理的發展

【摘 要】人事檔案管理是人事管理工作中必不可少的一項基礎工作，不僅能提供相關人事數據和信息支持，還能為人力資源管理和利用創造條件。高校聘用制的實行和日趨完善，對人事檔案工作提出了更新、更高的要求。本文通過分析當前聘用制下高校人事管理的現狀和面臨問題，探索其發展之路。

【關鍵詞】高校 人事檔案 聘用制

隨著高校聘用制的實行和制度的不斷完善，對人事檔案工作提出了更新、更高的要求，也為人事檔案管理提出了新課題。高校聘用人員的檔案如何管理才能夠積極適應聘用制改革的需要？本文擬對此問題進行一些研究和探討。

1 聘用制的推行

聘用制是以效率和公平為原則，以思想品質、業務素質、工作能力、創造潛力等為評價標準，在定編、定崗、定責的基礎上，對人才進行公開競聘、擇優聘用，并以合同形式確定雙方權利與義務的一種用人制度。

隨著1995年《中華人民共和國高等教育法》的頒布，高校取得了法人資格，具有了聘用教師的權利；1998年教育部《面向21世紀教育振興行動計劃》出臺后，教師聘用制的實施就納入了高校人事改革的軌道。2000年6月，中組部、人事部、教育部聯合頒布《關于深化高等學校人事制度改革的實施意見》，其中一條重要措施就是“全面推行聘用制”。2002年7月，國家人事部出臺了《關于事業單位試行人員聘用制度的意見》后，我國高校相繼啟動了教師聘用制。

2 聘用制下高校人事檔案管理的現狀

人事檔案及其管理工作在高校的發展中起著不可替代的關鍵作用，為高校用人提供各類人才信息，為各類專業技術人員的職稱評定，勞動工資制度改革和職工享受各類福利待遇提供重要依據，是人才開發的重要資源。當前，隨著高校全面推行事業單位全員聘用制，對新進人員一律實行人事代理。

2.1在這種制度下，高校人事檔案管理有其進步性：（1）實現人力資源的優化配置。（2）高校人事部門的工作重心由傳統的“檔案管理”向“人員管理”轉移，更好提高人才資源利用率。（3）降低人事管理的交易成本。（4）實現人事檔案信息的共享，發揮人事檔案信息的社會化服務功能。

2.2由于當前我國實施聘用制的大環境還不夠成熟，相應的配套制度也不完備，在此背景下，高校的人事檔案管理工作存在如下問題：

2.2.1“代理”權責模糊，機制運行不暢。現行人事代理責權規定不夠細化，協調機制沒有明確建立和落實，造成一旦出現問題就產生相互推卸責任等一系列問題。另外，檔案信息維護不及時，資料不完整。人事檔案管理是一個動態的過程，資料應及時反映人員的發展現狀。而現實中的人事代理大多是只代理人員初進時的檔案，隨后形成的新材料未能及時加以補充、更新，使檔案沒有同步記載個人的發展。

2.2.2未實現減負增效的目的。人事檔案送代理機構，原單位檔案員工作量沒有減少，反而更大。除以前正常的檔案管理日常工作外，上交檔案材料、職稱評審、工資晉升時查閱檔案內容、出具各種證明材料、轉交檔案等都要到代理機構辦理，工作繁冗，效率不高。

2.2.3“人檔分離”導致人才隊伍不穩定。人事代理制度使教師由傳統的單位人變成了社會人，雖然說它客觀上促進了人員流動，但同時也容易讓代理人員在心理上認為自己不是學校的正式成員，教師的歸屬感不強，人才流動頻繁，“棄檔”現象嚴重。

3 高校人事檔案管理的發展

在高校，人事檔案管理的最終目的是使其得到充分利用，可為高校的發展提供科學的信息和決策依據。當前，面對不斷發展變化的新形勢和新任務，研究如何進一步加強對高校人事檔案工作規范化、制度化建設，運用高科技手段，實現檔案管理工作全面現代化，使其更好地為高校制度改革和教育事業的發展服務，具有十分重要和深遠的意義。

針對當前高校的人事檔案管理工作所存在的問題，我們可做如下努力：

3.1加強制度建設，規范操作規程

3.1.1明確職責，建立健全規章制度。高校和檔案代理機構應該做到協調一致，有可操作的具體措施，有嚴格的合同約束，有明確的責任、權利保證。強化法制建設，加大法治力度，完善人事檔案管理工作制度。此外，還要制定一套與高校改革發展相配套的人事檔案管理模式，以適應人事代理業務，充實高校人事檔案管理內容，使人事檔案代理工作步入有序的發展軌道。

3.1.2提高從業素質，規范操作規程。建設一支高素質的高校人事代理服務隊伍，從業人員除應具備較為豐富的代理知識，較強的分析和解決微觀人事管理中具體問題的能力，掌握現代人事管理科學技術，精通人事政策法規，還要轉變工作作風，增強服務意識。

3.2利用現代技術，實現人事檔案高效管理

檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。

大力推進人事檔案管理的現代化和信息化，廣泛應用國際互聯網、光盤數據庫、聯機檢索等現代信息傳播手段，建立高校人事檔案多媒體網絡化管理系統，實現高校與代理機構連網，并與全球網絡連接；通過互聯網建立個人檔案信息查詢系統，實現信息共享，使有關部門無論從哪個角度上查閱檔案都能做到快捷、簡單、方便、明了；采用規范的應用軟件、先進的電子信息技術，有計劃、分步驟、分階段地來構建整個多媒體信息系統，利用現代信息技術，對檔案采取有效性的、有特征性的、有系統性的管理，實現簡化利用程序，提高利用效率。

現代化檔案管理可使檔案管理工作短時間內高質量地完成諸如干部任免審批表、干部簡歷等常用材料的自動生成，并實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少人工勞動，提高工作效率和工作質量；在單位引進人才方面也可以建立人才資源信息數據庫，組建“人才銀行”，利用計算機調閱應聘者的檔案資料，避免用人單位的被動狀態，使人事檔案管理工作更加充實完善；人事信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，還快速準確獲取每個職工的信息，并對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為學校領導和相關部門提供全方位的人事信息服務。

3.3轉變觀念，提高檔案利用率，發揮人事代理社會服務功能

我們要樹立人事檔案利用的意識，在此，可借鑒國外人事檔案“積極利用”與“審慎開放”并重的成功經驗，樹立“以人為本，立檔為民”指導思想，保持檔案管理部門和人事部門密切協作的關系，規范利用程序，拓展服務內容，改變服務方式，變坐等服務為主動服務，變封閉型服務為開放型服務，充分開發檔案利用價值，實現人事代理制度“面向市場，服務為主，多元開放”的相應功能。

總而言之，隨著高校崗位聘用制的實行和制度的不斷完善，高校人事檔案工作需要在傳統的管理方式上，向著能夠成為高等學校人事聘用可依據的數據庫方向轉變，這將對高校實行崗位聘任制，形成能上能下、能進能出的充滿生機與活力的用人機制，促進高校教育和整體管理水平的提高發揮更人的作用。

參考文獻：

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[2]孫小蓉.高校人事檔案管理應實現多媒體網絡化[J].成都紡織高等?？茖W校學報， 2006，(7).

(作者單位：廣東醫學院）