別丟了綠色辦公這塊“蛋糕”

據(jù)國外權(quán)威機(jī)構(gòu)測算，若我國企業(yè)文件外包達(dá)到發(fā)達(dá)國家水平，每年可節(jié)支100億元。目前，富士施樂公司已占據(jù)我國文件外包市場一半的份額，我們不能把市場拱手讓人

2008年11月18日，在北京市地壇公園附近的一家商務(wù)會所，立思辰公司舉辦了以“綠色辦公，節(jié)約制勝”為主題的戰(zhàn)略發(fā)布會，以此來向媒體發(fā)布其2009年的發(fā)展方向。

據(jù)CCID的統(tǒng)計，在目前我國的文件外包服務(wù)中，立思辰公司是整體排名第二，僅次于富士施樂公司，在本土企業(yè)中獨占鰲頭。在其另一項視頻會議解決方案服務(wù)中，立思辰在全國排名第一。由于立思辰的核心業(yè)務(wù)均圍繞綠色辦公展開，可以說，立思辰是我國綠色辦公服務(wù)產(chǎn)業(yè)的代表，是這一產(chǎn)業(yè)的先驅(qū)者。

何謂綠色辦公

綠色辦公指的是利用各種軟件硬件與服務(wù)措施，使企業(yè)的消耗降低，減少對環(huán)境的污染，而又不降低效率的辦公方式。而由此衍生出的，是綠色辦公服務(wù)業(yè)。

就拿打印機(jī)來說，試想，如果一個企業(yè)在每臺辦公桌前都配置一臺小型打印機(jī)，每一年墨盒、硒鼓等材料的消耗會是一個什么狀態(tài)？而能耗，以及對員工健康影響這種隱形消耗又會是一個什么狀態(tài)？此外，這些打印機(jī)的利用率又會是怎樣的？答案不言而喻。

如果通過專業(yè)服務(wù)商利用適當(dāng)?shù)能浖M建網(wǎng)絡(luò)，將所有計算機(jī)都連接到高生產(chǎn)率的共享網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)上，采取刷卡等方式進(jìn)行打印計費管理，并且將打印機(jī)遠(yuǎn)離員工，又會成為一種什么樣的狀態(tài)？首先會讓耗材消耗成倍減少；其次降低能耗；再次讓打印機(jī)管理可能性加大，讓管理者了解每一個員工打印花了多少費用；最后還可以提高打印機(jī)的利用效率，更不用說對于員工健康的維護(hù)了。因而，這種改變是一種很有績效的改變。

上面提到的前一種方式是傳統(tǒng)辦公方式，后一種就是綠色辦公中的文件外包服務(wù)的一種形式。在國內(nèi)，了解文件外包服務(wù)的人并不多，宣傳報道也很少。據(jù)立思辰公司董事長池燕明先生介紹，文件外包服務(wù)是企業(yè)將所有文件設(shè)備（打印，復(fù)印，傳真機(jī)等）的運(yùn)營及部分文件管理工作外包給專業(yè)的服務(wù)商，由其對設(shè)備進(jìn)行必要調(diào)整及優(yōu)化配置，利用文件管理軟件部署，同時全面接管設(shè)備的運(yùn)營，耗材的更換和維護(hù)等等；用戶只需要“按需打印”并“按張付費”即可，無需為耗材和設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。

可能會有用戶考慮到保密問題，以及資產(chǎn)歸屬問題，池總做了很詳細(xì)的說明。其一，文件外包服務(wù)人員會與用戶簽署保密協(xié)議，同時不會對需要保密的文件內(nèi)容進(jìn)行管理，由客戶自己進(jìn)行相應(yīng)管理操作；如果是不特別需要保密的內(nèi)容，完全可以交給文件外包服務(wù)商，由其負(fù)責(zé)按相關(guān)要求制作，打印等等。其二，對于資產(chǎn)歸屬問題，這就涉及到文件外包服務(wù)的兩種形式了。一種是由服務(wù)商提供設(shè)備，可以按照客戶要求選擇文件設(shè)備的品牌，軟件的種類，等等，客戶只需要使用服務(wù)即可；另一種是對于資產(chǎn)占有有特殊要求的客戶，如政府類，可以由其自行購置設(shè)備，而服務(wù)商只提供相應(yīng)的管理維護(hù)服務(wù)。

舉一個例子，中國國航的下屬子公司早在2000年就與立思辰公司簽訂了文件外包5年服務(wù)合同，2005年續(xù)簽合同，涵蓋了其全部文件服務(wù)。這是一個典型的文件外包服務(wù)，包括了全部文件輸出和文件后期制作，實現(xiàn)了設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控和軟件管理，成本結(jié)構(gòu)清晰可靠。從效果來看，將網(wǎng)絡(luò)連接率從5%提高到了93%，設(shè)備冗余下降了63%，人均設(shè)備占有率下降了56%，文件輸出量提高的同時成本下降了15%。由此我們可以看出，文件外包服務(wù)所提供的是一種節(jié)約，高效，環(huán)保，健康的服務(wù)。

除了文件外包服務(wù)，還有很多綠色辦公服務(wù)的形式，如視頻會議管理服務(wù)，視音頻解決方案服務(wù)等等，這些都可以幫助企業(yè)實現(xiàn)節(jié)能降耗目的。在發(fā)達(dá)國家，大企業(yè)中85%已采用文件外包，而我國目前該市場剛啟動。根據(jù)國外權(quán)威調(diào)研機(jī)構(gòu)測算，若我國的文件外包應(yīng)用比例達(dá)到發(fā)達(dá)國家水平，保守估計每年可為企業(yè)節(jié)約上百億元人民幣。

現(xiàn)狀與展望

中國國際航空股份有限公司最近與立思辰展開合作，接受文件外包服務(wù)。國航資產(chǎn)管理部固定資產(chǎn)部的高級經(jīng)理李德祥先生在訪問中表示，接受這一服務(wù)，一方面是由于其子公司的成功案例，另一方面國航已經(jīng)接受了立思辰的視頻會議解決方案，對立思辰公司有了足夠的信任。應(yīng)用這種通用設(shè)備租賃外包方式，國航預(yù)計能夠降低15%—20%的成本。此外，部門成本核算問題一直困擾大多數(shù)企業(yè)。而文件外包服務(wù)是解決這個問題的一個好的方式，因為這種方式可以很清楚地列出各部門文件設(shè)備的使用情況。國航會逐漸朝著低成本高效率的綠色辦公模式發(fā)展。

目前，我國接受文件外包服務(wù)的企業(yè)僅有5%，而世界500強(qiáng)有85%以上采用了這一服務(wù)。根據(jù)蓋洛普公司的分析，這一服務(wù)可以為企業(yè)降低文件處理成本10%—25%。這說明，我國的文件外包服務(wù)具有非常大的潛力，尤其是政府部門，接受文件外包服務(wù)的還廖廖無幾，這一市場前景不言而喻。立思辰公司已經(jīng)連續(xù)三年保持了50%以上的增長率，并預(yù)計還將在未來幾年內(nèi)每年保持30%以上的增長，這樣的增長率令人驚嘆。

在高速增長的背后，有些問題令人擔(dān)憂。僅就國內(nèi)目前的綠色辦公服務(wù)行業(yè)來說，國內(nèi)企業(yè)十分孱弱。還是舉文件外包服務(wù)的例子，富士施樂這一巨頭占據(jù)了全國一半以上的市場份額，而前十名的服務(wù)商中，也只有立思辰屬本土企業(yè)。這說明，我國目前對于綠色辦公還不夠重視，還不能夠與國外服務(wù)商分庭抗禮，增加對于綠色辦公服務(wù)產(chǎn)業(yè)的重視并加大對這一產(chǎn)業(yè)的扶持，是有必要的。

這一產(chǎn)業(yè)目前最大的瓶頸，是人們還不夠了解這一產(chǎn)業(yè)，此外，我國小企業(yè)由于規(guī)模效應(yīng)不足，難以開展像大企業(yè)一樣的成本節(jié)約效果明顯的文件外包服務(wù)，而一些大企業(yè)的決策者不了解這種服務(wù)的同時，觀念也有問題，也使得這種服務(wù)的開展難度增加了很多。

綠色辦公服務(wù)是一個還處在萌芽階段的新興產(chǎn)業(yè)，但已經(jīng)展露出了讓人驚嘆的發(fā)展前景，如果能夠出臺一些相關(guān)政策對這一產(chǎn)業(yè)加以扶持和一定的保護(hù)，幼苗肯定會很快長成參天大樹。