信息化與會計核算模式相關性研究

摘要：本文簡要論述了信息化時代下會計核算模式的變化，從會計核算方法、會計核算程序、會計組織方式、人員配置等方面闡述了信息化對傳統會計核算模式的影響。

關鍵詞：信息化；會計核算模式

前言

會計是經營管理活動的重要組成部分，它通過一系列專門的會計核算方法，系統、連續、全面、綜合地反映經濟業務活動的全過程，并對其形成的原因和現狀加以分析、評判，對未來的發展進行預測。隨著經濟業務的發展，企業內外的各個方面對會計信息的需求不僅在數量上有了大幅度的增加，而且在質量上要求有更高的精確度，對提供的會計信息必須具有正確性，相關性、適應性和及時性，同時要求不僅要完成傳統的會計工作，而且還需要增加現代會計工作。現代會計要求不僅反映、監督企業的經濟活動，而且要參與企業的經營決策，還要為企業的宏觀經濟預測、控制提供及時準確的依據。顯然傳統的會計處理已無法適應現代化企業的要求，因而信息化應運而生。信息化是以電子計算機為主要工具，把當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機替代人工記帳、算帳、報帳，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。由于信息化的實施，對會計核算方法、核算程序、會計組織方式、人員配置等都產生了直接或間接的影響。

1、信息化對會計核算形式的影響

會計核算形式是指按一定的核算程序和方法將會計憑證系統組織、會計帳簿系統組織和會計報表系統組織有機結合的方式，也叫會計核算組織程序。整個會計核算系統又可分為三個相互聯系的子系統，即會計憑證系統、會計帳簿系統和會計報表系統。把不同的憑證，帳簿組織按照不同的記帳程序和方法有機地結合起來，就能形成不同的會計核算形式。計算機替代手工方式后。對這些都產生了深刻而久遠的變革。

1.1會計憑證，帳簿和報表的變更

在手工方式中，會計主要依靠會計工作人員，借助紙筆等工具將各類原始憑證填制成記帳憑證，審核后登記到各種帳簿，再通過帳簿間的勾稽關系生成各式報表，供管理人員使用。而信息化帶來了操作便利性。一旦把會計數據按規定的格式要求輸入計算機，計算機就能按照事先編好的程序自動進行數據校驗、分類、匯總、計算、對帳、結帳以及編制報表，主要處理過程不需要人工干預，這樣對會計憑證、帳簿和報表會造成如下影響：(1)會計憑證差錯率減少信息化后，消除了手工處理過程中重復抄錄、容易疲勞、易出差錯、傳遞緩慢等現象，從而大大提高了會計數據處理的效率和質量。(2)會計憑證規范化憑證要素和格式都由會計人員事先按會計制度設定好，只要與制度不符合的憑證，計算機會拒絕接受，這樣促使會計憑證規范化程度得以提高。(3)憑證和帳簿的查詢匯總高速快捷這一優點打破了手工操作的局限，提供了實時處理的能力，會計人員隨時可以在計算機屏幕上查詢各類憑證和帳簿。因此很多企業往往半年或一年才打印一次帳本，以備審計和長期保存的需要。(4)報表設計簡單且圖形顯示直觀財務報表一次定義，可多次使用。自動鏈接使表內各數據，表與表之間以及表與帳簿、單證之間形成有機銜接，并且可以使因某一數據的變化而引起的連鎖反映能自動完成。解決了數據、信息的頻繁變化而造成的信息滯后性問題。

1.2記帳程序和方法的變更

任何一個企業里，80％左右的信息都和會計工作有著直接或間接的關系，企業本身的組織形式、活動范圍，經營領域使信息在時間上、空間上都很分散，來源十分廣泛。同時，會計數據處理的數據量特別大，有時一批待處理的會計數據往往達數十萬，數百萬，甚至上千萬條。激烈的競爭則要求信息的收集，整理盡可能地迅速。因此在手工方式下，下列幾個問題就十分突出了。憑證傳遞慢，差錯率高，會計信息不能做到正確、及時、完整，核算工作效率低，憑證、帳簿、報表數量多，處理環節多，存在大量重復勞動：人力、物力浪費嚴重。為了提高會計核算工作的效率和質量，節省人力和物力，充分發揮會計職能，在手工方式下，就不得不根據各個單位經濟活動的特點，規模大小和業務的繁簡等實際情況，在保證會計核算工作質量的前提下，力求簡化核算手續，設計或選用合適的記帳程序和方法。目前一般采用的有記帳憑證核算組織程序多欄式日記帳核算組織程序、科目匯總表核算組織程序和日記總帳核算程序等4種。信息化后，完全可以不保留總帳，這些記帳程序和方法也就失去了本來的意義，任何一個企業，都不必再考慮這些程序和方法，只須選用一種最優的記帳算法，計算機系統就可以詳盡、快速、及時、準確地完成這些工作了。

2、信息化化對會計檔案的影響

會計檔案是指存有會計信息的磁介質，其它介質以及計算機打印輸出的會計憑證，會計帳簿，會計報表。計算機代替手工記帳后，會計檔案也發生了一些變化。這些變化對會計檔案造成了如下影響：

由于采用信息化后，日常的會計帳簿以文件形式存儲在磁介質上，這種帳簿可以滿足記帳，查帳的要求，沒有必要月月將帳目打印出來。因此減少了紙張和時間的浪費，而且會計資料以磁介質的形式保存也比傳統帳簿安全，方便得多。隨著計算機技術的發展，大容量光盤技術的引入，使大量的會計資料都可以存人一張小小的光盤(一個光盤約650MB，相當于600多張普通3英寸盤)，并且能長期保存(可保存40年以上)。這樣使會計信息更集中，查詢更方便。

(2)計算機網絡的應用，使會計信息共享成為可能。計算機網絡是通過數據傳送和數據交換網，利用通迅線路把分布在不同地點的多臺計算機，大容量存儲器，各種輸入輸出裝置等互連而成的系統，用戶可以從任何一臺計算機上調用需要的信息。因此網絡的應用，不僅使會計信息系統之間數據共享，而且企業各部門也可以通過網絡，提取所需的會計信息，為管理人員的預測，決策服務。

(3)信息億檔案管理技術也提出了新的要求。計算機的應用使會計檔案在產生過程中就存在著不安會因素，據有關專家分析，計算機故障有80％來自電源，如果在登帳時突然斷電，后果非常嚴重，會把該單位當月的全部帳都搞亂。因此計算機必須配備UPS不間斷電源。更為重要的是：數據的日常備份，應該定期將憑證和帳簿數據備份，并妥善保管，設置備用硬件備份數據，有條件的企業采用雙服務器或雙PC進行數據備份，以備異常情況出現時，確保會計信息系統的正常運行；保管牽制制度，系統操作員和檔案保管員應分開，各司其職，不能一人兼任兩個職務，防止信息破壞和泄漏。

3、信息化化對內部控制制度的影響

實信息化化后，核算手段的變化向內部控制制度提出了嚴重的挑戰。

3.1會計人員崗位的變化

就總體而言信息化化后，會計信息系統的工作由系統維護員，系統操作員，系統管理員，系統審核員，專職會計人員和檔案管理員共同完成。信息化后的會計部門將需要以下三個層次的會計人員。(1)信息化會計信息系統的維護人員這些人員應精通會計核算業務和計算機技術，是復合型人才。(2)信息化會計信息系統的操作人員這些人員應具備一定的會計知識和簡單的計算機操作知識。(3)會計信息的高層次管理人員這些人員主要負責對計算機輸出的會計信息進行進一步的分析處理，為領導決策選擇信息或提供各種決策方案。他們應精通會計與企業管理知識，懂計算機，并應有一定的實踐經驗。

3.2會計工作組織方式的變化

建立信息化系統后，信息化系統的管理和使用可能涉及到幾個部門，責任劃分難度增大。不同的組織方式，會計部門在企業整體中的地位不同，與其它部門之間的權力，責任范圍也就會有所不同，因此會有不同的控制方式。所有這些變化都要求建立新的有效的內部控制制度。信息化信息系統的內部控制，包括各部門之間及部門內部的組織控制、系統的操作使用控制、系統開發過程控制、系統軟硬件環境控制、會計檔案控制、系統安全保密控制、會計軟件維護控制等。

這種新的內部控制制度應從以下幾個方面著手：

1、加強組織控制。這包括部門之間的組織控制和部門內部的崗位分工控制。部門與部門之間要做到不相容職責分離，劃清各自的工作職責和應處理業務的范圍。整個部門內部不相容的職責是：系統操作權、系統開發維護權、會計業務決定權、會計檔案保管權。各業務組一般不能同時兼任兩項以上不相容的職責。部門內部的崗位分工控制的重點是系統操作組和系統維護組內部的崗位分工控制，以及系統開發人員的控制。

2、加強系統操作使用控制。應建信息化化系統各崗位的操作規程，以保證信息處理的質量，減少差錯和未經批準使用會計軟件，數據文件和報表，同時實現系統內的組織控制功能。系統操作使用控制具體包括：系統管理員、操作員、復核員、軟件維護員、硬件維護員、檔案管理員以及數據準備人員、財務管理人員等操作規程

3、會計軟件維護控制。要建立有關的會計軟件維護申請、審批，驗收管理制度并嚴格執行，軟件維護必須由專人擔任，履行必要的手續，在有關人員的監督下進行維護。

4、會計檔案控制。會計檔案控制的要點：(1)設立專職會計檔案員，實現會計檔案使用權限控制，嚴格保管、借用、復制、修改和銷毀手續。(2)保存計算機內未打印成書面形式的會計資料，應至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門存放，以防止某一方面存儲介質損壞，造成數據丟失或單方面修改會計數據。(3)信息化系統輸出的帳證表等書面資料，必須經過系統操作、審核和會計人員簽章后，才能作為有效的會計資料保存。(4)系統安全保密措施。系統的可靠性、信息的正確性和安全保密性，都依賴于強有力的安全保密措施。常用的安全保密措施有：用戶識別控制、操作日志管理，數據存取權限限制、數據和程序的備份恢復控制等(5)工作環境的控制。通常信息化環境主要有客戶服務機環境，網絡環境和單機環境3種狀狀態況，但無論哪種狀況都要求對機房管理制度，機器設備使用以及會計數據存取進行有效的控制。

4、信息化化對會計職能的影響

手工方式下，會計的基本職能是反映和監督經濟活動的過程。信息化后，會計在完善傳統的會計職能的基礎上更加側重發展管理職能，進行事中控制，事前預測并參與經營決策，具體表現為：

1、信息化化使會計人員從繁重的體力勞動和簡單的腦力勞動中解放出來，可以把更多的精力用到“控制現在，籌劃未來”的會計管理活動中。

2、信息化化提高了信息的準確度，及時性，為實施控制提供了保障。

3、計算機強大模擬功能使其可以構造各種高等數學模型，如利用回歸模型進行混合成本的分解和成本、銷售變動趨勢等方面的預測。又如利用線性規劃模型解決決策方案的最優選擇等，使管理的科學化成為可能。綜上所述信息化化的實施，對會計的各個方面都帶來了極為深刻的影響，使會計的性質發生了革命性的變化信息化化是會計發展史上的里程碑，它不僅使會計工作從傳統邁向了現代化，而且使會計在社會、經濟發展中的地位和作用大大提高，充分發揮了會計在宏觀經濟管理中的作用信息化化使會計工作步入了一個前所未有的新境界。

以上是筆者關于運用新型信息會計核算系統，建立新型企業會計核算模式的構想。由于水平所限，認識是初步的、粗淺的，只能算探索學步之作，其中的疏漏與淺薄，敬請各位專家批評指正。