如何做好企業檔案的交接工作

隨著國家法制化建設逐步完善，市場日趨走向規范，檔案管理是企業管理工作中的基礎性工作，為了體現檔案資料在管理過程中的連續性，保持企業管理的有序、長效，防止檔案在交接過程的損失，企業檔案的交接工作就顯得非常重要。

一、檔案交接工作存在的幾種現狀。

任何單位的檔案管理工作都會產生檔案交接問題，檔案管理人員的新老交替，原檔案管理人員正常或非正常的工作調動，檔案部門內部崗位調整，機關合并或企事業兼并重組等事項發生時，都需要辦理檔案工作交接手續，但是，檔案交接工作在檔案學著作、教科書或者論文中幾乎無所涉及，相關制度過于原則，一些機關、企事業，尤其是基層單位。對檔案交接工作不太重視。按照檔案管理規定，檔案管理人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。然而在實際工作中，尤其是在小規模企業中，由于企業領導對檔案工作的忽視，有些單位或檔案人員卻忽視了這一工作環節，有些單位始終未建立檔案交接工作規定，由此造成一些單位檔案交接工作走過場，只是一把鑰匙由原檔案人員手中交到新檔案人員手中這么簡單，更有甚者，在原檔案人員從工作崗位調離后，幾個月、甚至幾年都沒有配備檔案人員，一部分基層單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，就連檔案監交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整，檔案交接不及時。老檔案人員離了崗。新檔案人員進了崗，而檔案交接手續還未辦妥，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清。

按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節。檔案交接手續不嚴密。

我認為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。

二、采取積極措施做好企業檔案的交接工作

隨著時代的進步，社會的變遷，檔案交接工作越來越被重視，如何做好檔案交接工作，對于維護檔案安全完整，確保檔案工作的連續性具有十分重要的意義，因此，我們應著重做好以下幾個方面的工作。

1、在企業內部建立檔案管理的規章制度

建立健全檔案管理制度。與檔案工作進程保持同步發展，由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，應采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范了企業檔案管理方法和程序，檔案材料的系統性得到制度保證，檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。同時檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未辦理妥，仍然隨意簽發調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理。

2、檔案員要做好檔案接收審查工作

企業檔案管理部門應理順工作程序，建立各種檔案交接記錄。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。對于移交方來說在正式移交之前主要做好以下幾項工作：1、對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序，對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數，2、按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格。撰寫檔案移交說明；3、對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況。對于接收方來說，在接收之前要做好二項工作：1、了解移交單位職能活動內容和工作活動情況，向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；2、必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況，只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

3、提高檔案員的業務素質

社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務，工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。檔案工作由保管、記錄活動的證據，變為確保這種證據的確實產生，進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者，變為檔案遺產的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者，變為在檔案形成過程中，明確歷史責任感的積極干預者。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

檔案交接工作中出現的問題，不單純是基層檔案人員的業務素質問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想，提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來。

4、建立嚴密的監督管理體系

在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案室還可以安裝攝像監視器。做好利用監督，檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊冊、頁數等。移交文據一式3份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收入、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。實踐證明，做好檔案交接工作是維護檔案完整的基本保障。