現代辦公自動化系統方案設計

劉 慶 劉開芳

[摘 要]二十一世紀是信息化時代,信息時代的核心技術是計算機網絡技術,利用計算機網絡技術特別是局域網技術實現信息化辦公,有效的提高工作效率,規范工作流程?，F代化辦公有利于工作的程序化、規范化和科學化,減少失誤,提高工作質量和效率。當然這需要一個科學的、完善的辦公自動化系統方案設計來解決這些問題。一個辦公自動化系統應完成信息采集、信息傳輸、信息存儲、信息發布、信息共享等基本功能。

[關鍵詞]計算機網絡技術 辦公自動化系統 方案設計

[中圖分類號]TP317.1[文獻標識碼]A[文章編號]1007-9416(2009)11-0025-02

0 引言

現代企業講究企業成本,特別是辦公成本,由于傳統辦公具有組織龐大、機構復雜、人員臃腫、信息共享困難等諸多缺點,從而導致辦公成本大大提高,較高的辦公成本,在當今激烈的競爭環境中,使企業處于劣勢地位,因此,建設適應新形勢下的辦公自動化系統,以實現辦公流程化、簡單化、信息共享化、移動化等現代化辦公,是現代企業急待解決的問題。新型辦公自動化系統依托計算機網絡技術,提供辦公信息采集、信息傳輸、信息存儲、信息發布、信息共享等功能,為企業提供全方面的辦公服務。

1 基于局域網技術的辦公自動化系統的框架

辦公自動化簡稱OA,是將現代化辦公和計算機網路功能結合在一起的新型辦公方式,是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域,是信息化社會的產物。通過網絡,組織機構內部的人員可跨越時間、地點和空間協同工作。一個現代化的辦公自動化系統要完成其基本功能,必須依托網絡平臺和信息處理平臺,來實現信息的采集、信息存儲、信息傳輸、信息的發布、信息共享等功能。一個基于局域網技術的辦公自動化系統的基本框架如圖1所示。

1.1 網絡平臺

網絡平臺是信息處理的基石,網絡技術是信息技術中最重要的技術,也是發展最快的技術之一,它為各種信息應用提供信息傳遞和資源共享服務,各種網絡應用層出不窮,對網絡的傳輸能力要求越來越高,高帶寬、光交換、延遲小、高吞吐率是對現代通信網絡的總體要求。對網絡平臺的設計要采用科學和標準化的手段,使之具有靈活性、可擴展性、可實現性等特點,目前對于復雜系統設計一般采用分層的觀點,對網絡平臺的三層架構設計如圖2所示。

圖2 網絡平臺的三層架構

(1)核心層:核心層構成網絡平臺的主干,采用當代先進的路由設備、交換設備和防火墻設備,傳輸鏈路采用光路,速度考慮1000Mbps,網絡采用高速以太網技術。核心層設計應考慮帶寬寬、吞吐率大、低延遲等因素,同時通過租用專線與本地ISP商連接到Internet。

(2)匯聚層:匯聚層由各樓層的交換設備和通信線路構成。考慮到技術的發展和應用技術的深入,采用1000Mbps的速度,匯聚層設備通過光纖與核心設備相連,為信息傳輸提供充足的帶寬。

(3)接入層:接入層是樓層各辦公室設備接入的接口,速度考慮100Mbps,通過超5類或更高雙絞線與用戶設備相連,同時最好采用光纖與匯聚層設備連通。為了實現基于用戶設備的管理,交換設備采用可管理的智能型交換機。

(4)網絡安全:隨著網絡技術的迅速發展,人們越來越依賴先進的辦公技術和網絡技術,各種網絡安全事件層出不窮,網絡安全也就成了人們高度關注的話題,同時也是網絡工程技術人員必須研究的課題,采用集中式和分布式相結合的防火墻體系結構,可以最大限度保護網絡的安全和用戶終端設備的安全。

2 信息平臺

信息平臺是構建在網絡平臺基礎之上,主要提供信息存儲、信息發布、消息傳遞等服務功能。

2.1 信息存儲

一個辦公自動化系統將產生大量的信息,這些信息必須安全存儲,以便查詢和決策之用。這類信息主要有兩類:

(1)辦公文件信息:這類信息不便于使用數據庫系統進行存儲,一般采用文件傳輸協議存儲在FTP服務器上。

(2)數據文件:這類信息如職工檔案、學生成績、財務報表等,便于使用數據庫系統存儲,一般采用關系型數據庫系統進行存儲。

2.2 消息傳遞

在辦公過程中將有大量消息需要傳遞,如企業文件、通知、公告、員工交流等。這類需要傳遞的消息可以分為以下兩大類,分別采用不同的技術實現。

(1)即時消息:如文件、通知、公告等,這類消息可以采用在線消息傳遞技術實現,同時應提供消息提醒手段。

(2)離線消息:這類消息可以使用Email系統來傳遞,采用SMTP技術傳遞消息,而采用POP技術收發消息。這種技術目前較為完善和成熟。

2.3 信息發布

在辦公過程中產生的計劃、安排、規劃等公告信息,需要長期向員工和社會發布,信息發布采用Web技術實現,通過Web網站將這類信息以HTML或數據庫方式存儲,并采用Web技術發布。

2.4 信息安全

信息安全是保證信息的完整性、保密性、可用性和可控性而采用的安全技術。

(1)完整性:信息在傳遞過程中不免被修改,被破壞,需要采用一些數據完整性驗證機制。目前廣泛采用報文摘要協議來保證數據的完整性。

(2)保密性:涉及到保密信息,在存儲或在傳輸過程中必須要經過加密處理。目前加密技術非常的完善,為了安全和便于密鑰分發的實現,可以采用非對稱加密算法,實現非對稱加密,從而保證信息的保密性。

(3)可用性和可控性:通過網絡操作系統的訪問控制和授權訪問來實現。

3 辦公自動化應用系統

辦公自動化應用系統是實現高效率辦公的關鍵所在,有了高速的網絡平臺和信息處理平臺,為實現辦公自動化提供了硬件和軟件環境,同時還需要將這些資源有機的集成起來,使之成為一個辦公系統整體,即辦公系統集成。

3.1 辦公自動化應用系統的框架

人們對現代辦公具有豐富需求和個性化追求,設計一個滿足不同用戶和用戶群需求的辦公自動化系統,是對系統設計人員的嚴峻挑戰,根據現代辦公需求,一個辦公自動化應用系統的框架如圖3所示。

3.2 辦公自動化應用系統的功能模塊

一個辦公自動化應用系統應該具有個人辦公、協同辦公、公共信息服務和輔助辦公等模塊。

(1)個人辦公模塊:如個人文檔管理,個人名片管理,個人通信錄管理,個人計劃管理,日程安排,個人郵件管理等。通過個人辦公模塊完全實現個人無紙化辦公。

(2)協同辦公模塊:如部門計劃,部門工作安排,部門考核指標,部門工作流程,部門工作進度跟蹤,電子文件審批,各種請示和回復管理,電子印章管理等,通過該模塊可以實現各部門間的協同工作。

(3)公共信息模塊:企業新聞動態、部門新聞動態、工資信息查詢、生產資源共享、各類信息查詢等,通過該模塊可以實現信息資源共享,提高工作效率。

(4)輔助辦公模塊:如用戶管理,權限管理等,通過該模塊可以實現應用系統的安全管理。

3.3 開發模式

程序的工作模式已經由傳統的兩層C/S模式向多層的B/S模式發展,所以辦公自動化應用系統應該在.NET或Java環境下開發,底層采用數據庫系統,中間層采用XML技術實現結構化數據管理。

3.4 運行平臺

利用.NET開發環境,運行平臺采用windows的IIS,利用Java開發,運行平臺采用Linux的apache,數據庫最好采用SQL server或Oracle。

3.5 審計和日志

對于辦公自動化應用系統,應該具有審計和日志記錄功能,企業文件的分級審閱和分級批示等,這就涉及到審計。同時,對文件的閱讀、批示、修改等,應有詳細記錄,這就是日功能。

4 結語

現代辦公自動化是一個系統化工程,既要有支持平臺,又要有應用系統開發,是企業各類信息資源的系統集成過程,涉及的技術較多,需要合理規劃,科學開發,更要有熟練使用信息化系統的技術人員,才能有效發揮辦公自動化系統的功能,真正實現高質量、高效率、低成本辦公,造福人類。

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