關(guān)于高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

張 春

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案工作隨著高校現(xiàn)代化管理發(fā)展到一定階段而出現(xiàn)的一種新的工作趨勢,是高校“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分,擔(dān)負(fù)著存儲、管理并提供利用高校黨務(wù)、政務(wù)信息系統(tǒng)和數(shù)字化校園產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。如何加強(qiáng)高校檔案的管理是擺在每一個高校檔案工作者面前的新問題。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性

1、高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的必然趨勢

高校信息化建設(shè)的實施,數(shù)字校園的成功運(yùn)轉(zhuǎn),為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一方面,高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機(jī)管理檔案,使傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。另一方面,計算機(jī)大量應(yīng)用于高校教學(xué)、科研及管理,產(chǎn)生了大量的電子文件,進(jìn)而形成數(shù)字化形態(tài)的檔案信息。面對數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料,開展檔案數(shù)字化建設(shè),規(guī)范其管理,更好地為學(xué)校各項工作提供檔案信息服務(wù),成為高校檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。

2、高校檔案數(shù)字化建設(shè)有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用服務(wù)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是以數(shù)字技術(shù)和數(shù)字化信息資源為基礎(chǔ)的建設(shè),當(dāng)高校檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后,必將有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用。首先,數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念,可以利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸便利,提供快速有效的利用服務(wù),使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能,使檔案工作社會化服務(wù)的時效性、廣泛性更加突出,最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次,數(shù)字化檔案信息還便于利用計算機(jī)進(jìn)行快速檢索,促進(jìn)各種高新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,更有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1、數(shù)字化、輔助管理滯后

事實上現(xiàn)有的高校檔案計算機(jī)管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上,這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作,而是大大增加了額外手工勞動的投入。

2、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門,這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制,無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作,大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無論是軟硬件的購置,還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè),都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài),這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi),也影響了我國檔案館標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

3、標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于歷史的原因,高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路,各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備,機(jī)型五花八門,水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件,基本上都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn),功能單一,標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引,共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),各館的發(fā)展存在著很大盲目性。

4、數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小,標(biāo)準(zhǔn)化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè),數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅供本單位使用,嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫,缺乏全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Internet聯(lián)網(wǎng),但只能訪問其主頁,根本無實質(zhì)性的資源可共享。

5、經(jīng)費(fèi)保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌,但檔案館數(shù)字化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少,用于檔案館數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限,無法購置好的軟硬件,建立高起點(diǎn)的檔案館數(shù)字化模式,更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費(fèi)仍然是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

三、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的基本原則

基于高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的諸多問題,如何順利推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè),高校檔案部門應(yīng)堅持以下相關(guān)原則。

1、可行性原則。高校檔案館進(jìn)行數(shù)字化之前,應(yīng)該對館藏的實際情況有一個全面了解與把握,有進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)所需要的組織保證、物質(zhì)保證、技術(shù)保證及人才保證。

2、全局性原則。高校檔案館在數(shù)字化建設(shè)中,必須將數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、對象選定、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等納入學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)進(jìn)行整體考慮,才能隨著數(shù)字校園的現(xiàn)代化建設(shè)一起發(fā)展。

3、標(biāo)準(zhǔn)化原則。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的前提,加強(qiáng)各類標(biāo)準(zhǔn)的制定工作,在遵循國家專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下,根據(jù)自身特點(diǎn),制定更為具體和切實可行的部門標(biāo)準(zhǔn),才可能實現(xiàn)資源共享。

4、經(jīng)濟(jì)性原則。選用數(shù)字化設(shè)備方面應(yīng)根據(jù)自身財力,注意適用、節(jié)約,不能盲目地追求“高、精、尖”,需與本單位的具體情況相結(jié)合,追求經(jīng)濟(jì)投入的最小化,實現(xiàn)效益的最大化,使有限的人力、物力、財力得到最大限度的發(fā)揮。

5、重點(diǎn)性原則。校檔案館館藏豐富,在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時,如果要把全部館藏都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息,不但任務(wù)繁重,耗費(fèi)大,且毫無必要,應(yīng)選擇利用率高的檔案優(yōu)先實施數(shù)字化,在計劃上重點(diǎn)籌劃,在人力、技術(shù)以及經(jīng)費(fèi)上保證重點(diǎn),突出重點(diǎn)。

6、安全性原則。在檔案數(shù)字化過程中,形成的數(shù)字文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中普遍存在數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)失控、數(shù)據(jù)竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素,因此,檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中通過錄入或掃描方式得到數(shù)字化信息的,要確保檔案原件的安全;在處理和存貯數(shù)字化檔案信息時,要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合;確保檔案內(nèi)容不泄密;確保在新的技術(shù)環(huán)境下能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行檢索、使用以及數(shù)字信息長期可存取。

四、高校檔案部門如何應(yīng)對檔案數(shù)字化的挑戰(zhàn)

數(shù)字化時代,高校檔案部門面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。檔案部門必須迎接挑戰(zhàn),適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的迫切需要,著眼于檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

1、培養(yǎng)檔案復(fù)合型人才

高校檔案部門應(yīng)以培養(yǎng)管理型人才為基礎(chǔ),以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的指導(dǎo)思想,要求人才隊伍具有較全面的知識結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強(qiáng)的信息能力,以適應(yīng)數(shù)字檔案館的建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。

2、加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)

高校檔案數(shù)字化工作,應(yīng)分步驟、突出重點(diǎn)進(jìn)行。首先將較高價值的檔案數(shù)字處理,然后再考慮學(xué)校特色檔案,利用率高的檔案等情況由點(diǎn)到面,分步驟進(jìn)行數(shù)字化處理。

3、主動提供利用,將檔案部門建設(shè)為豐富、完備、權(quán)威的信息資源庫

高校檔案部門應(yīng)主動開展檔案利用調(diào)查,改變過去坐等上門的被動服務(wù)方式,通過走訪調(diào)查,了解用戶需求,宣傳介紹檔案館館藏檔案的信息,主動解決用戶利用中存在的問題。

4、建立相應(yīng)的規(guī)章制度

高校檔案部門要根據(jù)數(shù)字檔案的特點(diǎn),制定一套特定的規(guī)章制度,如文檔一體化制度、數(shù)字檔案歸檔制度、保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、數(shù)字檔案備份制度、網(wǎng)上利用者身份確認(rèn)制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等,是高校檔案數(shù)字化建設(shè)能夠安全、順利地開展的保障。

總之,高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要經(jīng)歷一個不斷探索、不斷進(jìn)取、不斷發(fā)展的過程,只有遵循合理的原則,設(shè)立科學(xué)的目標(biāo),采取正確的方法,才能逐步做好此項工作,才能充分發(fā)揮高校信息為學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn):

1、《南京大學(xué)檔案信息化建設(shè)實施意見》,2003年5月16日。

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4、楊公之主編:《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》,中國檔案出版社,2001年。

作者單位:重慶師范大學(xué)檔案館