如何發揮公文管理在國科圖綜合協調中的作用

葉開鋒

一、公文的基本內涵及其功能作用

所謂公文即“辦理公務的文書”,這是“公文”一詞的基本含義。它是黨政機關、社會團體、企事業單位在行使管理職權、處理日常工作時使用的,具有直接效用和規范體式的文書。廣義的公文,外延十分廣闊,除通用文書外,還包括法律、財經、文教、外交、軍事、稅務、工商等各種行業自己的專用文書。狹義的公文,即指國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種行政公文和中共中央辦公廳《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的14種黨的主要公文。我們通常運行的公文指的是狹義的公文范疇。公文具有鮮明的政治性、法定的權威性以及特定的格式等特點。在實踐中具有廣泛的作用,諸如明法作用、傳令作用、宣傳導向作用、聯系和知照作用、依據和憑證作用、記載歷史的作用等。其中綜合、聯系、紐帶、協調又是其重要之功能。劉勰在《文心雕龍·章表》中道:“章表奏議,經國之樞機”。明確指出公文是治理國家的紐帶與關鍵,也一語道破了公文作為綜合協調工具之性能與作用。

二、國科圖組織機制及其公文管理特點

國家科學圖書館(可簡稱“國科圖”)實行理事會領導下的館長負責制,總館設在北京,下設蘭州、成都、武漢法人分館,并準備依托若干研究所(校)建立特色分館。國家科學圖書館各單元在業務職能上的分工是總館代表國家科學圖書館負責全院文獻情報服務的組織、管理和協調,負責公共信息平臺建設和服務,領導各分館開展高效的文獻情報服務。各法人分館,作為有特色的文獻情報服務中心,根據全院統籌布局,參與全院文獻情報聯合建設,負責相應領域的戰略情報研究和面向相應地域研究所一線的深層次用戶服務;各個特色分館,在服務本單位需要的同時,接受國家科學圖書館的業務指導,滿足特色需求,服務全院,輻射全國;各個研究所圖書館,在國家科學圖書館的統籌協調下,共同支持研究所的文獻信息服務。全館將通過服務創新、技術創新和機制創新,為科技自主創新提供國際一流的文獻保障能力、國際一流的一線用戶服務、權威可靠的戰略情報研究,在國家科技文獻平臺中發揮骨干作用。

適應組織體制及業務機制的要求,國家科學圖書館各單元在公文管理上實行集中統一與適度分權相結合的方式。總館代表國家科學圖書館聯系中國科學院、國家科學圖書館理事會、各分館和國內外各機構,負責全館公文的收發;各分館負責內部公文的收發,主要與國家科學圖書館總館、中國科學院各相關分院、相關研究所和所在省市聯系。在具體運行中具有以下幾方面特點:

第一,集中統一與相對獨立分散的特點。

作為中科院基層研究所,公文來文主體為院機關及其各廳局,主要涉及各業務指導以及相關管理工作,對于此塊文件,目前已建立由總館代表全館進行統一接收、統一派發、統一調度的制度。同時國科圖總分館四個單元分處全國不同地域,勢必與其所在地的分院機關、地方政府、其他平行單位發生關系,辦理公文來往。鑒于此實際,國科圖規定黨務、地方事務由各分館自行協調處理,授予分館公文辦理的自由度和相對獨立性。

第二,公文管理一體化趨勢開始顯現。

隨著國科圖業務一體化進程加快以及管理文化的逐漸融合,加上系列制度保障,公文一體化趨勢開始顯現。主要表現在收文信息共享、統一對外發文、公文流轉傳閱跨地域一體化運作等。其中電子化及各種技術手段的使用提供了技術上的支撐。

第三,公文管理手段呈現多樣性和靈活性。

鑒于國科圖跨地域運作的特點,傳統公文管理手段已難以跟上形勢要求。為此,創新管理方法和手段,拓展公文發展領域,成為管理的迫切需要。在實踐中,創造并靈活使用傳真、掃描、電子郵件、電話、電子文件等形式和手段,有力地保障和促進了公文管理的系統銜接和流暢。

第四,公文管理電子化趨勢加強。

在網絡信息技術廣泛發展的今天,國民經濟各項工作已全面實行了電子化、信息化管理。電子化趨勢在公文領域同樣不可避免,為適應這種趨勢發展,國科圖在電子化管理方面做了大量工作:一是建立了收文從登記、傳閱、轉遞、督辦的電子化管理;二是實現了發文的全程電子化運作;三是電子文檔管理進一步規范。隨著全院二期ARP項目推進,將為推進國科圖公文一體化提供更強的支撐和便利。

三、充分發揮公文管理在國科圖綜合協調中的作用

公文管理作為國科圖管理服務、綜合協調中重要一環,對于保持日常行政運轉、維護正常生產生活秩序、推動各項業務管理工作發展具有重要意義。為進一步做好公文管理工作,特提出以下建議:

第一,根據公文本身政策性、政令性強的特點,充分發揮其導向和促進作用。

公文是一種規范性文書,具有法律性、指導性、政令性強的特點。在國科圖管理實踐中,應該充分發揮其導向和促進作用。為此,一方面要做好上級下發文件的傳閱流轉工作,具有普遍指導意義的政策性文件應掃描在館務平臺公布,其他重要文件根據領導批示有選擇地予以公布,最大限度地促使文件公開,保障廣大職工的知情權和參與權。同時嚴格督促文件辦理,切實做到政令暢通、令行禁止;另一方面要進一步規范和發揮發文在全館各項業務及管理工作中的綜合協調作用,要充分保證其嚴肅性、權威性、正確性和規范性,使各部門職工在心悅誠服中自覺予以貫徹和執行。

第二,健全完善制度,建立長效機制,促進公文管理一體化進程。

公文管理是一項日常性、規范性、法律性很強的工作,切忌隨意性、任意性,必須進一步健全完善各項管理制度,建立長效機制,保持長期效果。目前應在已形成的收文登記制度、文件傳閱跟蹤制度、文件轉遞制度、文件轉遞清單、文件督辦制度、文件發文登記制度等基礎上,進一步加強落實執行力度,確保運轉流暢、有序。下一步應著力完善公文一體化管理方面制度,特別是適應ARP一體化、電子化要求,根據《中科院電子公文管理辦法》,制定《國科圖電子公文管理辦法》,并完善配套辦法,加強一體化管理的各項細節落實,為全館綜合協調提供有效的服務。

第三,實行紙質文件與電子文件雙軌制,妥善處理二者關系,確保電子文件藏體的安全使用。

隨著現代化管理手段的不斷應用以及電子公文的發展,對公文工作也提出了新的挑戰。電子文件在帶來便捷、節約優勢的同時,也伴隨載體和信息技術的不穩定性以及電子文件的易修改性和不安全性等缺陷,因此在文件管理上應實行雙軌制,對文件的收集、整理、歸檔和開放利用實行紙質文件和電子文件同步進行,既存紙質件,也存電子件,確保文件管理安全。對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。同時將重要的電子文件制成光盤拷貝存檔,以確保數據的安全。另外對于涉密文件,要嚴格按照“上網不保密、保密不上網”的要求,對秘密文件作區別管理。

第四,按照院辦公廳統一部署要求,全面推進電子公文發展。

國科圖地域及體制機制特點決定了公文電子化管理的亟需性和可行性,事實上我們已經在這方面作了大量卓有成效的工作。下一步,應按照全院二期ARP公文的統一部署推進全館公文電子化管理一體化進程。著力做好以下幾方面工作:一是盡快建立完善制度,要根據《中科院電子公文管理辦法》制定相應的全館管理辦法,抓好相關配套制度和辦法的建立,推動制度建設;二是強化制度執行、落實完善具體細節,抓好銜接配套。在ARP試運行過程中,要注意發現問題、注重溝通、保障暢通,在實現正常運轉的前提下,進一步推進和完善。三是加強宣傳教育和培訓工作。公文ARP運作是一項全新的工作,其有效運轉有賴于全館職工的支持,特別是館領導的重視和參與。公文相當程度上是領導的參與度強,因此要大力開展對領導的宣講力度,幫助領導學會使用、善于使用、喜歡使用;同時通過舉辦培訓班、發放小冊子等形式開展對全體員工的培訓,使他們能熟悉、熟練地使用。

第五,創新方法和手段,通過各種措施推進公文管理一體化進程。

隨著國科圖各項業務管理改革的深化,給公文管理也帶來新的挑戰。這就需要我們不斷創新管理方法和手段,不斷拓展公文發展領域,在公文傳閱、辦理中除繼續綜合使用好傳真、掃描、電子郵件、電話、電子文件等形式和手段外,要適用電子化發展要求,著重使用好網絡、郵件、短消息等媒介,健全制度、培養習慣、提高能力,使公文管理更加暢通、有效、簡潔,保障全館業務的發展進步。

參考文獻:

1、周永軍:《電子公文管理初探》,《農業圖書情報學刊》,2004年第8期。

2、孟憲宇等:《辦公自動化系統中公文管理的實現》,《遼寧工學院學報》,2004年第3期。

3、《國科圖管理工作研討會資料匯編》,2007年5月。

*該論文為中國科學院國家科學圖書館青年基金項目“國家科學圖書館館務管理運行機制研究”(項目編號O711Z17)研究成果之一。

作者單位:國家科學圖書館綜合辦