現階段閱覽室管理人員應具備的素質

劉福義

高校檔案館作為高校內部重要的信息機構,保存著數量浩繁、內容豐富的信息資源,是高校知識信息積累和交流的中心。近年來,隨著我國高等教育事業的普及與迅猛發展,辦學規模越來越大,科研實力逐年增強,對外交流程度越來越高,高校檔案館在對學生思想素質、業務素質、綜合素質的培養以及對學校教學科研、學術交流、社會咨詢以及新技術的推廣等多種職能的發揮方面都起著不可替代的重要作用,而閱覽室更是為師生的學習提高、自身完善、為檔案信息職能的發揮提供了場所和平臺,基于此在現階段閱覽室的工作人員應具備哪些素質呢?

1、具備較高的政治思想水平

高校檔案館是學校教育的第二課堂,是對學生進行政治思想、道德品質以及綜合素質教育的陣地,在這個陣地上起作用的有兩個因素:一是信息,二是工作人員,其中工作人員直接服務于廣大師生,履行服務育人的重要職能,這就要求他們應具有堅定的政治立場、原則意識以及正確的人生觀、價值觀,展現在學生面前的應是大公無私、樂于奉獻、積極進取的專業形象。閱覽室工作人員只有具備了良好的政治素質,才能在與學生的接觸中影響和感染他們。

2、具有良好的師德和品質

閱覽室工作人員在學生面前也是老師,應具備良好的師德和個人品質,這無形中形成一個標尺,衡量著工作人員思想、道德、信仰、理想、行為、舉止、能力、心理、生理等諸多因素,工作人員展現在學生面前的應該是認真敬業的精神、溫文爾雅的氣質、凡事擇善而從之的處世態度,在與學生的交往中,展現出學博為師、德高為范的內在品質,特別重視言傳身教的作用。

3、具有熱情主動的現代化服務意識

閱覽室工作人員在信息服務競爭激烈的今天,特別要注重更新服務觀念,改變以管理為主的“守攤式”服務方式,體現“以人為本”、“以利用者為本”的服務意識,以最快的速度、最佳的方式向利用者提供服務,應該很清醒地認識到高校檔案館閱覽室有穩定的讀者群,而且讀者的知識水平較高,所需要的文獻資料的專業性強、門類多,尤其對電子型、數字型的文獻需求比較強烈。工作人員不能墨守成規、滿足現狀,要與時俱進,根據讀者需求改進服務方式,克服工作中的不足,提高服務質量。

4、加強學習,更新知識,提高服務質量

當今的檔案館與傳統檔案館比較發生了諸多變化:知識載體變了,知識的傳播方式和組織形式變了,文獻的管理手段變了,就連讀者獲取知識的途徑也變了,因而閱覽室工作人員在知識水平、工作能力等方面都要隨之相應地提高和完善。涉及計算機知識、網絡知識、計算機編目、典藏和流通系統、光盤檢索、聯機檢索、網絡維護、音像視聽資料的服務技術以及各種設備的使用維護等與專業相關的新知識,工作人員必須學習、提高和掌握它們。

另外閱覽室工作人員還應該廣泛學習其它各種知識以滿足需要。比如加強外語學習,以便把外文資料、網上的英文信息推薦給讀者,為讀者提供服務和幫助;還要加強社科知識和自然科學知識的學習,加強教育學心理學知識的學習等等。只有知識面廣、素質高的工作隊伍才能提供高質量的服務。

5、具有全面意識,主動與科研部門及全校師生加強溝通

檔案館及其閱覽室是高校知識信息積累和交流的中心,是高校大系統中的重要樞紐,也是為教學和科研提供服務的機構,因此充分發揮檔案館的作用,對學校的教學和科研至關重要。如何發揮它的作用呢,關鍵是要樹立全面意識,加強與各部門各系統的聯系與溝通。一是始終發揮文獻信息中心的作用,必須要與其它系統進行長期穩定的信息交流活動,把最新最先進的信息提供給其它系統;二是發揮閱覽室與廣大讀者的橋梁作用,積極收集讀者的需求信息并對信息進行調查研究和分析整理,提供給決策者以便改進和提高;三是工作人員要加強與教學部門和教輔部門的溝通,了解專業設置情況、教學用書情況、科研部門科研項目的研究方向等情況以使服務有針對性;四是調查了解專業課程設置以外的圖書信息需求,比如計算機過級、英語過級、各種職業技能培訓,甚至畢業生就業信息等,以便為讀者提供全面準確多角度的幫助。

6、閱覽室工作人員要加強與檔案館內部各部門的聯系與交流

閱覽室工作人員不能只熟悉本部門業務,而不關心檔案館整體功能的實現。因為一些不直接面向讀者的部門很難得到需求方面的準確信息,讀者與檔案館的信息交流出現短路,阻礙了檔案館整體功能的發揮,所以閱覽室工作人員一定要把閱覽室的職能增加一個中介的作用,將編目、采訪、流通等部門的工作方式、技術手段、規章制度主動介紹給讀者,同時將讀者的建議和需求信息經整理后傳遞給其它部門以改變上述短路現象。只有這樣樹立起全面意識,整個一盤棋才能走活,其作用才能得以充分地發揮。