淺談醫院檔案數字化建設

雷霄云

隨著醫藥衛生體制改革的深入及醫院服務模式的改變，醫療業務的擴大，醫院各項管理活動中形成的文件數量激增，檔案信息總量隨之增長，檔案信息應用價值日益提高，各部門需求不斷進步，期望值日益提升，傳統的管理方式顯然不能適應檔案現代化需要，醫院檔案數字化建設已成為必然趨勢。

1 檔案數字化建設的必要性

檔案數字化是建立在現代信息技術普遍應用基礎上,利用數字化手段,以綜合檔案信息資源為處理核心,對數字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用,實現資源共享的超大規模、分布式數字信息系統。

長期以來，我國醫院檔案管理存在若干弊端：①檔案信息共享性差各部門檔案分開管理，各自為政，存在無序性、孤立性、存放分散性的缺陷，也未實現文檔一體化管理，故難以形成可綜合利用的檔案信息資源；②管理手段方式滯后受時間、地點、從事人員等條件的制約，造成檔案材料收集、整理等工作方式單一、提供利用方式被動、工作量巨大，但效率低；③檔案安全系數低提供利用方式主要以調閱紙質檔案原件為主，檔案的頻繁出入庫，易造成原件磨損、丟失，影響檔案原件的壽命；④缺乏現代化的開發利用手段傳統的管理模式缺乏引進、利用當今科學管理信息，檢索速度慢、查詢精度不夠、檔案利用率低，不能迅速、準確、廣泛地傳遞檔案信息，嚴重地制約了醫院檔案信息價值的發揮。

近年來，醫院信息系統（Hospital information System，HIS）正在被各級各類醫院所廣泛采用，電子病歷、數字化醫學影像、醫生和護士工作站等應用，產生大量的電子文件、電子檔案，傳統的檔案工作方式和技術手段已無法適應時代發展的需求，大量的電子文件無法進行有效的管理和控制，有些甚至處于流失的狀態，嚴重制約檔案信息價值的發揮。傳統的檔案管理方式已經不能完全適應現代醫院管理的需要，因此，加快檔案信息化建設，采用現代科學技術，對醫院檔案資源進行數字化管理，實現信息資源有效地整合和資源共享，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是實現醫院檔案事業可持續發展的一項重要內容。

2 醫院檔案數字化發展的階段分析

由于信息化的管理理念與傳統檔案管理模式之間還需要經歷更長一段磨合期，特別是與信息技術的快速發展相比校，我國檔案數字化建設與發展處于相對滯后的狀況，因此，檔案數字化建設必須經歷一個從低級到高級的發展過程，一般而言,從傳統檔案管理向數字化管理的轉變需要經歷3個發展階段:以檔案工作自動化為核心內容的初始階段、面向單個檔案室進行資源開發和提供利用服務的個體數字檔案室階段,對檔案信息資源進行深度開發和整合的聯合檔案室階段。即檔案計算機管理階段。

2．1 以檔案工作自動化為核心內容的初始階段是檔案工作邁向現代化的重要內容和基礎，起步于20世紀70年代末、80年代初，醫院的檔案自動化管理相對還要晚一些。當時為了提高工作效率，各醫院紛紛開展檔案自動編目和檢索、檔案自動標引等工作，由此建立起檔案自動化系統，實現了檔案管理業務從手工管理向計算機管理的轉變。這是一種基于檔案業務工作的“館員中心”模式，以館員為主體地位，圍繞檔案收集、鑒定、整編、編研、保護、提供利用等傳統工作職能,提供檔案咨詢、查詢、借閱等服務的信息服務模式。但這種模式基本沿用傳統的檔案服務模式，面對面借閱檔案仍是服務的主流，檔案自動化系統只提供目錄和索引功能,僅僅起到工具的作用。雖然適應當時檔案管理和服務現實的需要，但它過度強調檔案工作人員的主體地位,忽視檔案用戶的信息需求,用戶始終處于被動接受的地位,其檔案信息需求很難得到滿足。隨著社會信息化程度的提高,這種傳統的信息服務模式越來越難以適應現代網絡信息環境對檔案信息服務提出的要求。

2．2 檔案數字化發展的第二個階段是面向單個檔案室進行資源開發和提供利用服務的個體數字檔案室階段,這也是目前一些大醫院檔案數字化工作的目標。這一階段數字建設的核心是館藏檔案的數字化并上網,形成以數字化檔案信息資源為館藏內容,以計算機為管理手段,以網絡傳遞為服務方式的一種新型檔案室。個體數字檔案室階段主要采用的是基于數字檔案信息資源開發和提供利用的“資源中心”服務模式,它突出信息資源在檔案信息管理和服務中的主導作用。在這一模式下,檔案工作人員的主要任務是開展檔案數字轉化和電子文件歸檔、構建檔案信息資源數據庫、實現檔案信息的數字化存儲等工作。向用戶提供的不再是檔案物理實體,而是數字檔案信息。檔案信息服務也不再以面對面方式為主,而是構建檔案網站作為數字檔案館信息服務平臺，以網絡檔案信息資源的整理、開發、利用作為其工作的主要內容,通過利用先進的網絡技術和現代化設備,為用戶提供高效便捷的檔案信息服務，如信息瀏覽、搜索引擎、在線借閱、文檔檢索和在線視頻等。與“館員中心”模式相比,“資源中心”服務模式具有檔案信息資源更豐富，表現形式更多樣化,更能滿足多層次用戶的需求;檔案信息服務更具便捷性和時效性;具有較高的互動性、服務更具針對性,更能提高檔案信息服務質量等優勢。

隨著信息社會向縱深發展，醫院檔案的范圍由當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發展到科研檔案,膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數據檔案等，信息量及對信息綜合利用的需求激增，使得“資源中心”模式日益凸顯其不足。首先,在這種模式下，數字檔案信息資源是核心,檔案用戶仍然居于從屬地位,檔案館工作人員對用戶的信息需求分析不足,在具體的服務策略與方式上也很少創新。其次,各數字檔案室各自為政,孤立地向用戶提供檔案信息服務,之間基本上沒有資源共享與協作聯系。因此“資源中心”服務模式仍然是一種低質、低效的信息服務模式,它并不能使數字檔案管理系統的功效得到充分發揮。

2．3 檔案數字化發展的趨勢是聯合與協作,成熟的數字檔案室是一種聯合數字檔案室,這一階段的數字檔案室建設就是通過網絡互聯技術,將個體數字檔案室聯合起來，充分利用各室所擁有的檔案資源、人員和技術設備和有限經費,進行擴張、伸展，將檔案信息資源盡可能多地開發、分享和利用,在避免重復建設的同時最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求,使檔案信息資源的效用最大化，組成完全意義上的數字檔案室,根據權限分配,實現數字信息共享。

聯合數字檔案室是超大規模的、方便使用的、沒有時空限制的知識信息中心。此時的檔案數字化建設不再以館藏檔案數字化和數據庫建設為核心,主要工作是面向分布式和異構化的數字檔案信息資源,通過服務集成構造統一的信息服務系統。這是一種基于數字檔案信息服務集成的“用戶中心”模式,檔案室的一切信息服務工作以檔案用戶為中心,并以滿足檔案用戶需求為目標的信息服務模式，通過信息門戶構建檔案信息服務平臺,它打破了各檔案室的界限和信息分割,集成各類檔案信息資源,協同各數字檔案室間的業務處理,實行統一認證、統一瀏覽和統一檢索,為用戶提供一體化的檔案信息服務。服務方式除了信息瀏覽、搜索引擎、在線借閱、文檔檢索和在線視頻外,新型的個性化定制、信息推送、網上參考咨詢等服務將會得到強化。

3 檔案數字化建設所具備的基礎條件

3．1 隨著信息化的普及和信息技術的不斷進步，以計算機、通信網絡以及多媒體技術為基礎的網絡環境逐漸形成，為醫院檔案室各類檔案的數字化工作具備了運行環境基礎：辦公自動化系統的普及使用，使現行文書檔案文件目錄及原文的數字化變得非常容易。各職能部門在辦公自動化系統生成文件，在形成過程中直接以數字化的形式存在，可以按照歸檔要求，將其文件內容直接導入到檔案管理系統中來，避免重復勞動；掃描技術的發展，使檔案室藏的各類紙質檔案可以通過掃描儀全文掃描實現數字化。

3．2 HIS的現狀及構成對檔案數字化建設奠定了有利條件。全國衛生信息化2003-2010年發展規劃綱要提出把信息化建設納入衛生事業發展的總體規劃，到2010年的目標是，建立起功能比較完備、標準統一規范、系統安全可靠，與衛生改革與發展相適應的衛生信息化體系。各醫院信息化基礎設施和網絡化建設正蓬勃發展。一個完整的HIS包括醫院管理信息系統和臨床信息系統，檔案管理歸屬于管理信息系統。由于醫院管理信息系統僅以處理文字和數字類數據為主，所需要的資源、技術和經費投入相對少，直接回報快，故各醫院多傾向于首先建管立理信息系統，這就為實現檔案數字化管理創造了極為有利的條件。HIS為檔案數字化管理子系統預留了接入端口，HIS軟件中大都為病案和文檔管理設計了相應的軟件，初步解決了檔案數字化的技術問題。隨著檔案管理軟件的進步，檔案管理軟件從單一地對文書檔案進行數字化管理的模式，轉向通過接口與辦公自動化系統相連的一體化，實現檔案工作從歸檔、整理、利用到檔案室管理的各項工作的全方位、系統化管理。

4 檔案數字化建設面臨的問題

4．1 紙質文件和電子文件并存問題 數字化檔案室只是一個“信息空間”，要靠傳統檔案室的信息資源相互聯接才可以構成，無論知識載體發生怎樣的變化，都需要檔案室對一切知識的記錄進行收藏，不能因為電子文件的方便、快捷而忽視紙質檔案的收藏，雖然電子文件大量產生和應用，數字化檔案室的出現替代不了傳統檔案室固有的一些功能，它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。因此數字檔案館并不會替代傳統檔案館，但可以把它看作是傳統檔案館的一種“新功能”。因此實行紙質文件和電子文件“雙套制”，是紙制文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則，在較長的時期內，紙質文件和電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔，同時還要解決紙質檔案與數字檔案如何合理配置、哪些檔案應該被數字化，什么樣的存貯機制最便于利用檔案信息等技術問題。

4．2 電子檔案的安全保護問題 由于電子文件不受載體傳遞的限制，時間和空間的制約性差，數字化信息的內容和位置極易發生變化，信息的可變性和易丟失性極大地威脅著檔案信息的安全性，因此，在嚴格執行國家法律法規和建立本單位電子檔案管理制度的前提下，必須抓好安全防護：建立網關、防火墻、安裝防病毒軟件來防止黑客及病毒對電子檔案的破壞和惡意篡改；通過加密、驗證用戶信息、輸入調閱口令限定訪問、閱讀權限；采用密匙管理、數字式簽名等技術手段，同時建立與主數據庫相脫離的備份數據庫，防止主數據庫遭到損害后無法工作（任何時候都要同時保持有兩個數據庫），保證電子檔案管理網絡的運行。

4．3 檔案人員的計算機知識水平應不斷提高 隨著信息網絡技術的大量應用，檔案管理員不再是單純意義上的檔案保管者，而是信息資源的管理者、分析與組織者、提供與傳播者、信息利用的導航者，因此加強對檔案業務人員的培訓，提高他們的計算機技術、網絡知識和信息的鑒別篩選能力至關重要。

參 考 文 獻

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［2］ 劉明.數字化檔案館信息服務模式研究.檔案學通訊,2007,5（13）.

［3］ 于來林.機關數字檔案室建設談.山東檔案,2005,3.

［4］ 隋霞,鄭開,張功法.醫院信息系統與檔案數字化管理.現代醫藥衛生,2007,23(18)：2818.