談高校檔案工作的主動(dòng)服務(wù)問題

曲秀芝

在高校，檔案工作發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，檔案的利用率越來(lái)越高，無(wú)論是從借閱量上，還是從服務(wù)質(zhì)量上，都對(duì)檔案工作者提出更高的要求，傳統(tǒng)的你來(lái)我查的被動(dòng)服務(wù)方式和初級(jí)的檢索目錄和檢索手段已經(jīng)不能滿足利用者對(duì)檔案的需要，主動(dòng)服務(wù)、現(xiàn)代化管理成為檔案管理的必然趨勢(shì)。

所謂主動(dòng)服務(wù)，即檔案人員在原有檔案編目（一次加工）的基礎(chǔ)上，研究本單位檔案的價(jià)值和利用者需求情況，總結(jié)出其特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行二次、三次加工，制成編研材料，主動(dòng)為利用者提供服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)的特點(diǎn)，是想利用者之所想，在廣泛調(diào)查研究的基礎(chǔ)上去探尋利用者的需求，然后有步驟地開展檔案的編研工作，利用者一旦有某一方面的需要，檔案人員即可將編研成果提供出來(lái)，或主動(dòng)送往各職能部門為管理工作服務(wù)，起到“參謀”作用。主動(dòng)服務(wù)的優(yōu)越性，無(wú)疑是為供需雙方節(jié)省了許多時(shí)間，大幅度地提高了工作效率。而且，這種方式為利用者提供的材料一般是系統(tǒng)的、完整的，為利用者提供的信息是多方位的，便于綜合處理。這樣做不僅起到保護(hù)檔案原件的作用，更重要的是對(duì)檔案信息資源的開發(fā)程度是傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)方式無(wú)法比擬的。那么如何實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)呢？它主要取決于幾個(gè)因素：一是檔案人員的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)；二是編研成果的數(shù)量和質(zhì)量；三是現(xiàn)代化管理的水平。本文將簡(jiǎn)單談一下這幾個(gè)因素對(duì)主動(dòng)服務(wù)的影響。

搞好編研工作，是開展主動(dòng)服務(wù)的主要途徑。編研工作的最終目的是檔案人員將室藏檔案材料以“產(chǎn)品”形式介紹出去，為社會(huì)和各單位主動(dòng)服務(wù)。當(dāng)然開展主動(dòng)服務(wù)的渠道也是多種多樣的，檔案人員只要肯動(dòng)手動(dòng)腦，主動(dòng)服務(wù)的效果就會(huì)很快顯露出來(lái)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的觀點(diǎn)出發(fā)，高校檔案開展主動(dòng)服務(wù)最行之有效的途徑還是對(duì)檔案文獻(xiàn)的編研工作，這是一條主要途徑。編研工作開展得好壞直接影響著主動(dòng)服務(wù)的質(zhì)量，因此提高編研成果的水平就成為迫在眉睫之事。

1）首先要建立完善的檢索工具體系。在檔案的編研工作中，編研者面向豐富的室藏檔案文獻(xiàn)，為確保編研材料的確切性和完善性，首先要建立各種檢索工具，使之成為一個(gè)科學(xué)的體系，并不斷加以完善。根據(jù)高校檔案工作的特點(diǎn)，可設(shè)置以下幾種檢索工具：案卷目錄、全引目錄、分類目錄（按文號(hào)分類、按年代分類、按機(jī)構(gòu)分類、按專題分類等）、人名目錄（卡片）、專題介紹、全宗指南、檔案館指南、檔案存放地點(diǎn)索引等。

2）必須深入實(shí)際做好信息需求的調(diào)查研究。綜合檔案室開展編研工作不應(yīng)是盲目的，檔案人員在確定編研題目之前，應(yīng)了解掌握服務(wù)對(duì)象的查閱利用需求，在進(jìn)行調(diào)查分析的基礎(chǔ)上，對(duì)本室近期和遠(yuǎn)期的編研方向及內(nèi)容進(jìn)行整體規(guī)劃，確定編研選題與形式，使編研工作始終圍繞服務(wù)對(duì)象的中心任務(wù)。高校檔案需要編研的內(nèi)容很多，有的有周期性，有的有普遍性，有的則是隨機(jī)性的。綜合起來(lái)，一個(gè)綜合檔案室可有計(jì)劃地分批編輯檔案資料，為學(xué)校管理、教學(xué)和科研等各項(xiàng)工作服務(wù)，現(xiàn)列舉如下幾種：《學(xué)校概覽》《學(xué)校歷年大事記》《學(xué)校黨政發(fā)文匯編》《上級(jí)來(lái)文匯編》《專業(yè)設(shè)置一覽表》《科技成果一覽表》《十萬(wàn)元以上設(shè)備一覽表》《研究生論文目錄匯編》。

實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理是開展主動(dòng)服務(wù)的必要手段，隨著高等學(xué)校各項(xiàng)工作改革的不斷深入，高校的檔案工作也受到種種沖擊。一方面，檔案的數(shù)量每年都大幅度增加，給管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都帶來(lái)壓力，使編研工作的開展更加困難；另一方面，廣大利用者越來(lái)越要求迅速、準(zhǔn)確、具體、系統(tǒng)地提供檔案材料，這二者在目前的高校檔案工作中已形成一對(duì)矛盾，若不盡早解決，矛盾將會(huì)日趨尖銳。因此，檔案工作勢(shì)必要進(jìn)行一場(chǎng)技術(shù)革命。首先要實(shí)現(xiàn)用電子計(jì)算機(jī)管理與檢索檔案，有條件的要配置縮微技術(shù)和光刻機(jī)，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，把主動(dòng)服務(wù)完全開展起來(lái)。

目前，高校綜合檔案室中，就編制檢索工具而言，必須依據(jù)的是檔案編號(hào)上架后形成的案卷目錄，而案卷目錄的形成一般是靠手工完成的。其他檢索工具，每編制一種，檔案人員就要依據(jù)案卷目錄對(duì)所有檔案“搜索”一遍，這種工作是重復(fù)的，并且是很費(fèi)力的，稍一疏忽，就可能造成遺漏，使得其他檢索工具“殘缺”，勢(shì)必就會(huì)造成以后的查全率的降低，甚至導(dǎo)致編研成果質(zhì)量的下降。況且，這種“搜索”又是如此費(fèi)時(shí)，檔案人員在搞好其他一切工作之后，就沒有多少剩余時(shí)間去重復(fù)這種勞動(dòng)，能夠編研出的“產(chǎn)品”的數(shù)量就可想而知，這對(duì)主動(dòng)服務(wù)工作的開展無(wú)疑是個(gè)很大的障礙。

采用電子計(jì)算機(jī)管理與檢索檔案，只要對(duì)檔案編號(hào)排架之后，完成一次性輸入微機(jī)，不僅可以得到微機(jī)打印出的案卷目錄，而且可以得到各種檢索途徑的全引目錄、分類目錄、卡片等，這對(duì)節(jié)省檔案人員的時(shí)間，降低勞動(dòng)強(qiáng)度是不言而喻的。最主要的是微機(jī)編排出的目錄比人工編出的目錄要可靠得多，編研的質(zhì)量可以大大提高。而且對(duì)于一些小而專的編研項(xiàng)目，檔案人員可直接通過微機(jī)檢索出所需要的材料，大大提高編研工作的效率。效率的提高所帶來(lái)的是編研成果的極大豐富，從而為開展主動(dòng)服務(wù)提供物質(zhì)保障。搞編研檢索如此，其他工作也同樣。所以，沒有計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，就不可能有真正的主動(dòng)服務(wù)。

總之，作為一名高校檔案工作者，就是要想利用者之所想，將工作做在利用之前，并且做全做細(xì)，只有這樣，才能最大程度地發(fā)揮檔案在高校工作中的參謀作用，服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)工作。