項目管理在外貿企業中的運用

丁曉鴻

外貿企業在改革開放三十年中，為了振興民族產業，建立與完善我國經濟體系，促進國家產業升級，深化改革開放和加強中國的國力以及在世界上的地位，發揮了重要的作用，也為我國的社會主義建設做出了巨大的貢獻。中國在加入WTO組織后，面對真正與國際市場接軌，中國外貿企業迎面臨了巨大的挑戰，特別是現在席轉全球的金融危機，讓很多外貿企業再次進入“冬季”。金融危機帶來了巨大的挑戰，同時也是機遇，外貿企業需要不斷學習國外先進的企業管理模式，提升自身的管理，加強企業的競爭力，才能把握新的機遇，并得到進一步的發展。

一、項目管理與外貿企業項目化管理

1．項目管理的發展

20世紀90年代以來，項目管理出現了一個前所未有迅猛發展的態勢。項目管理應用領域飛速擴大，從原來的建筑、土木工程、航空航天和國防工程的傳統領域迅速擴展到了政府部門和整個制造業、IT服務業等，近幾年項目管理在企業管理中的運用得到了很大發展。

今天，幾乎在所有的工作領域，將工作細化為一個個相對獨立的“項目”的趨勢越來越明顯。企業制勝的關鍵在于一個又一個項目的成功，項目的選擇、評價和項目的管理在西方發達國家應用十分普及，它的理論和方法從根本上決定了企業的經營成敗與運作效率。

項目管理就是指把各種系統、方法和人員結合在一起，在規定的時間、預算和質量目標范圍內完成項目的各項工作，滿足和超過項目利益相關者的需求。現代項目管理包括項目啟動、項目計劃、項目實施、項目控制以及項目收尾五個過程；其主要內容概括起來包括項目整體管理、項目范圍管理、項目進度管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目風險管理、項目溝通管理以及項目采購與合同管理九大領域。

由于項目管理幫助企業確定衡量成功的標準，找準客戶需求的焦點，量化價值與成本的匹配情況，最優化利用資源，進行全面的質量控制，將戰略性計劃付諸實施，確保產品或服務快速推向市場，滿足客戶需求，項目管理被用來應對激烈競爭環境的有效解決方案，被越來越多的行業采用。

2．企業項目化管理

我們將企業中一次性的、具有明確目標、預算和進度要求的多任務的活動視為項目，并按項目的專業化技術、方法和工具進行管理，從而比常規方法更好更快地實現目標的管理實踐。

按照項目的復雜程度、管理范圍將項目分為三個級別，分別是企業級、部門級和小組級。按照項目的性質和創新程度分為保持、改善和創新三類。

一類的項目由于復雜性和創新性強，并具有戰略性，由項目委員會進行管理；一類的項目由公司總經理辦公室采用TPM改善提案的體系進行管理。這樣將重點的、復雜性高的任務進行項目化，集中資源和時間，以避免過多的公司管理活動浪費在文件和會議上。

項目實際就是一個計劃要解決的問題，或是一個計劃要完成的任務，有開始的起點和結束的終點，可以分解為多個子任務，對于企業來說就是在預定的期限和適當的預算下要完成的目標，是一個涉及到跨部門、跨專業的團隊的組織活動。

在企業中實施項目化的管理，對企業管理將起到很好的改善作用。其一，通過項目化活動，不僅針對制造方面，而是對企業技術和管理的全面改進，使技術的進步，管理水平的提升及新產品從R&D到客戶手中的速度更快，成本更低；其二，項目化管理，通過與一項工作關系最為密切的人參與并負責該項目，將有利于更好提高員工的責任感；其三，項目化管理突破原有職能業務型組織形式，以創新為導向強調什么可以改變，而不是約束導向強調不能改變什么，培養企業的創新型文化；其四，解決了項目化過程中的“一個人，兩個老板”的現象，是將“兩個老板”合二為一，將職能經理與項目經理由同一個人擔當，并在團隊中加入業務專家避免項目經理人在“不得不做決定”的時候缺乏技術支持；其五，形成了強調團隊和相互支持的企業文化，改進了問題的處理和溝通，降低了項目的風險。

鼓勵使用WBS，CPM，PERT等技術工具，培養基礎的項目執行人員；員工在參與項目過程中學會了怎樣定義一個清楚的目標和問題，提供充分的數據，解決了以前日常工作中任務的無人負責的現象，改善了企業原來粗放的計劃方式，學會了評估時間和成本，使編制出的項目計劃具有相當的細節和深度；企業培養了一種風險管理意識，在項目進行前就評估可能對項目產生影響的因素，并開發出應急的計劃，改變了以前在項目出現重大變化時的被動的亡羊補牢的工作方式，提高了風險管理的技能和意識。

3．外貿企業的項目化管理

外貿企業項目化管理是從企業高層管理者的角度，以實現外貿企業戰略目標為出發點，對外貿企業中的各種國際貿易活動進行項目化的分析，實行項目管理。外貿企業項目化管理是項目管理與企業管理相結合的一種新型管理。在時間序列上，外貿企業項目化管理可以分為四個階段，構成一個循環：確定企業戰略；篩選產生項目；分析項目優先級；進行多項目管理。

在外貿企業項目化管理內容的空間體系上，外貿企業項目化管理可以視為一個由外貿企業項目化管理的哲學理念、機制、組織、流程、項目管理知識體系、項目管理技術、方法和工具以及職能管理和專業管理有機組成的外貿企業項目化管理大廈。

外貿企業項目化管理是一種以外貿企業戰略為導向，以外貿企業各種項目管理和職能管理為承載的長期的、與國際接軌的新型企業管理模式。外貿企業項目化管理也是一種組織級的項目管理。

二、項目管理在外貿企業的應用領域

項目管理的應用領域近幾年在不斷發展與擴大，在外貿企業的應用領域可以是多層面和多方面的。從整個企業來看，企業的戰略發展就是一個大的項目，需要有效的項目管理，通過企業全體員工齊心協力來實現外貿企業的發展戰略；外貿企業的很多活動也可以運用項目管理的方式進行管理，如外貿企業的國際貿易活動是以訂單作為項目的訂單項目管理，外貿企業參展相關展覽會和博覽會的參展項目管理，外貿企業中的招投標項目管理，外貿企業的改制與重組項目管理，外貿企業的投資、合作項目管理，企業生產工藝的改造和廠房擴建等項目管理，滿足市場與客戶需求的新產品開發與產品升級的項目管理，企業的改革與創新的項目管理，以及外貿企業運作中重要與緊急的重要活動，都可以運用項目管理的方式幫助企業多、快、好、省的實現目標。以下將選擇幾類外貿企業常見項目進行進一步的分析與說明。

1． 展會項目管理

越來越多的外貿企業更加重視展會，每年會計劃參加多個綜合性和專業性的各種國際國內的商品展覽會、展銷會、博覽會、貿易洽談會、商品交易會等，希望通過展會來提高知名度，尋求合作，獲取訂單，了解市場的需求和潛力，擴大銷售量。特別是一些以OEM為主的企業，就更是重視全球各種展會，展會也就成了企業實施“走出去”戰略的重要步驟，是其產品進入國際市場的最行之有效的途徑之一。

然而，外貿企業如何有效地參加展覽會，大量實踐證明將參展活動按照一個項目進行管理，將會取得非常好的效果。在確定參展前，對該參展活動進行一個可行性分析有利于選擇適合的展會參展（項目概念階段）；確定參展后進入項目規劃階段，對參展活動進行的規劃（包括參展工作計劃、市場調研計劃、會見客戶計劃、出國生活計劃，以及項目的預算、展會的進度、質量的保證與跟蹤、展會項目的風險計劃、采購計劃、溝通計劃等）；在參展項目的實施階段需要確定正確的方案、組建項目團隊、準備展品資料、辦理參展手續、運送展品、布展、參與預展會配套的系列活動；展會結束后進入項目收尾階段，包括撤展、對展會活動進行總結、對展會成果進行有效跟蹤等。這樣實施會展項目，一定會取得滿意的收獲。

2． 外貿訂單項目的管理

外貿企業訂單的實現不僅僅依靠銷售、營銷部門，還需要通過訂單調動企業的各個部門按照職能運作和滿足銷售訂單的要求；也不僅僅是質量、交貨量和交付期來滿足客戶需求。高速的技術發展和頻繁的產品更新突出產品的技術變異、規格變異、工藝變異、設備變異和檢驗變異越來越大，訂單項目中一次性的工作內容、工作職責、工作程序和工作標準要求新的管理形式，既訂單項目管理。

在外貿企業中通過運用項目管理的方式，使外貿訂單從接單到訂單的實現進行的高效管理，來成功實現外貿企業訂單。這個過程包括尋單、接單、訂單評審、訂單的確定、制定計劃、采購與組織生產、控制質量、跟蹤進度、管理變更、控制與核算費用，到驗貨、運輸、交貨、交單，直到最后接單、結算、總結，涉及項目的概念階段、規劃階段、實施階段、收尾階段整個項目管理的全過程。在整個項目管理的過程中，要關注項目的范圍管理，時間管理，項目費用管理，產品全生命期成本管理，項目人力資源管理，項目質量管理，項目采購管理，項目風險管理以及相關的整體管理。

在訂單項目管理中，通過運用項目管理的工具、技術和方法，要重點關注訂單合同評審與關鍵鏈識別、確定項目范圍與工作分解、編制項目日程與資源配置 、估算項目費用和編制預算、設計成本結構與成本控制、建立控制采購與選擇合同、制定質量計劃和設置檢查點 、分析項目風險和應對措施等。

3． 招標與投標項目管理

在國際貿易中，外貿企業作為進口商通過招標方式選擇進口商品供應商、作為出口商通過招標選擇出口訂單的供貨商、出口商通過投標參與一些大型采購活動等等都是在很多外貿企業中常見的貿易活動，外貿企業中的這兩類項目管理成為招標項目管理與投標項目管理。

外貿企業招標項目管理的基本流程包括：編制招標文件和標底、發布招標公告、投標資格審查、發放招標文件、接受投標文件和收取投標保證金、開標、組織招標文件答疑、評標、尋標、定標、與中標者簽訂合同、履行合同。

外貿企業投標項目管理的基本流程包括：購買招標文件、申請資格預審填表、分析招標文件、選擇咨詢與合作單位、編織投標文件、辦理投標擔保、遞交投標文件、中標、簽訂合同、獲取訂單以及履約。

通過系統的項目管理方式來管理招標、投標活動，將有利于高效做好招標工作和成功中標。

4． 新產品研發項目管理

新產品研發是保障企業成功增長的驅動器！從80年代起，世界競爭的環境發生了戲劇性的變化，同時，這種變化的速度隨著市場分割、多樣化和復雜性的增加而不斷地加劇。新產品研發在這個競爭環境中的地位日益凸現，從而成為企業戰略計劃的最關鍵的要素！

由于我國出口產品以原材料和初級產品居多，多為低附加值的勞動密集型產品，產品技術含量低，因此很多外貿企業在國際貿易中始終處于國際產業鏈的低端，經濟效益低。政府應鼓勵外貿企業加快產業升級與創新，提高“中國制造”的技術含量，加強品牌建設，開發有自主知識產權的高科技含量的出口商品，出口到國際市場。改變“中國制造”的現象，這是很多外貿企業的重要任務與發展方向。

目前，國內眾多外貿企業都已清醒地意識到，新產品的研發是其可持續發展的基石。雖然這些企業紛紛設立了自己的研發部門，并且開展了研發工作，但是總體而言，存在諸多問題。權威調查表明，大約70%的研發項目超出了估算的時間進度，大型項目平均超出計劃交付時間20%至50%，90%以上的研發項目開發費用超出預算，并且項目越大，超出項目計劃的程度越高。如何有效地管理研發項目是企業面臨的最大管理問題之一。

新產品研發項目的基本過程包括概念階段，即研發項目的確立，包括市場調研、確立研發項目與目標的明確；研發項目的規劃階段是制定研發計劃，包括可行性研究及相關資源的組織（如組織人力、籌措資金、選擇地點、安排進度、奉獻的計劃于應對等）；研發項目的實施階段主要是實施與控制，包括確定具體研制方案計劃、進行實驗室級研制、擴大試驗、工業小批量試制、定型鑒定；研發項目收尾階段包括批量試生產、改進完善、研發成果鑒定總結。

技術與市場是促進研發項目的重要驅動力。外貿企業通常會根據市場需求與企業的發展戰略，通過項目評估與篩選，一個或多個項目上馬，由于各種原因有些項目可能會退出，因此科學、合理地進行項目的酸則與評估非常重要，保證研發項目的成功。

5．外貿企業其它項目管理

隨著項目管理在企業的運用與發展，項目管理在企業的應用領域越來越廣泛。除了以上項目管理外，市場營銷項目，外貿企業的改制與重組項目，外貿企業的投資、合作項目，外貿企業生產工藝的改造和廠房擴建項目等。

三、如何在外貿企業中運用項目管理

我國著名的科學家錢學森院士早在1985年在《國際貿易系統工程學》學術研討會上就提出“對外經濟貿易工作相當復雜，越是復雜的事情越是需要用現代的方法對待”。“我建議把系統工程理論、觀點和方法充分運用到國際貿易領域中來，創造國際貿易工程這門新的學問”。項目管理的核心就是系統工程。

中國外貿企業由于過去相當長一段時間內實現外貿管制政策，再加上過去計劃經濟的影響，使我國的外貿企業帶有濃厚的中國特色與時代特征，隨著改革開放的深入，特別是入世后，中國外貿企業所具有的政府職能已經完全不能適應國際激烈競爭的需要，近幾年外貿企業紛紛改制和重組，為了適應新的國際經濟與貿易環境，必須結合中國特色在外貿企業中推廣國際先進的管理模式，提高企業的效率，增強外貿企業的競爭力，這樣外貿企業才能在嚴峻的形勢與環境下得以生存并獲得進一步的發展，真正與國際接軌。

如何在外貿企業推行項目化的管理呢？

首先，要推廣項目管理，必須企業傳播項目管理知識，增強全體員工的項目管理意識。可以通過舉辦企業全體員工的項目管理知識培訓，讓企業全體員工，從企業的高層到普通員工，對項目管理知識以及項目管理對現代企業的重要性有所了解，對在企業實施項目化管理達成共識，特別是要得到高層管理者的重視與支持。

第二，加強項目管理專業人員隊伍建設。企業的持續健康發展與核心競爭力的增強，均有賴于成功的項目管理，而成功的項目管理取決于高水平的項目管理人，即高素質的項目經理。從這個角度上講，培養高素質的項目管理專業人才，加強項目經理隊伍建設，是推廣項目管理思想和方法，提高項目管理水平的一項基礎性而又十分緊迫的工作。通過內部和外部的專業項目管理培訓，培養一批優秀的項目管理人才，包括項目經理、項目高級主管、技術人員、技能部門經理、項目輔助工作人員。以上任何一類人員出現薄弱環節，項目就會處于危險之中。

第三，培養項目團隊的能力。對于一個外貿企業來說，僅僅擁有一群能力出眾的人員是不夠的。為了使項目成功，這群人必須組合為一個高效的具有團隊協作精神的團隊，共同完成項目任務。團隊中，每一個人必須認識到他們是為了一個共同的目標在奮斗努力，為了達到這個目標他們必須團結一致共同奮斗。

第四，在外貿企業中可以先從企業中某一類的活動開始，比如外貿訂單項目或者會展項目開始，運用項目管理的模式進行管理，在不斷總結和改善的基礎上推而廣之。同時也逐步建立規范的企業項目管理流程。

第五，創建良好的項目管理環境。隨著企業項目管理意識的增強，項目管理人才的培養與團隊建設的加強，可以考慮對外貿企業的組織結構進行調整，從傳統的職能型組織結構向矩陣型組織結構逐步過渡，成立相應的項目管理部門，負責整個企業的項目管理工作，組織與協調管理企業各類的項目管理，并為企業不斷培養項目管理人才，建立規范的項目管理流程。

通過以上活動，增強企業的項目管理意識，提升個人項目管理能力和團隊的項目管理能力，規范企業項目管理流程，在外貿企業內部創建良好的項目管理環境，企業的員工一切都圍繞項目來工作，外貿企業的項目管理能力將得到大力提升，同時外貿企業的競爭力也將得以提升。▲

參考文獻：

[1]《項目管理知識體系指南》美國項目管理協會.

[2]《成功的項目管理》北京大學出版社.

[3]《突出重圍-項目管理實戰》 清華大學出版社.

[4]《項目管理能力》世界圖書出版社

[5]《國際貿易企業項目化管理》機械工業出版社.