論業(yè)務(wù)外包對圖書館的影響

黃小玲

摘要:本文對中美圖書館業(yè)務(wù)外包的形成和發(fā)展做了比較。從人力資源、管理模式和經(jīng)營管理思想等方面探討業(yè)務(wù)外包對圖書館發(fā)展的影響。

關(guān)鍵詞:圖書館 業(yè)務(wù)外包 影響

一、業(yè)務(wù)外包和圖書館核心業(yè)務(wù)的含義

業(yè)務(wù)外包(Out sourcing,也譯資源外包、資源外置),英文一詞直譯是“外部采辦”, 指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源,從而達到降低成本、提高效率,充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強企業(yè)對環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。而運用到圖書館中,則是指圖書館將主要精力集中于核心業(yè)務(wù)(圖書館學(xué)研究、圖書館管理研究、深層次的讀者服務(wù)研究、采訪決策控制、聯(lián)機合作編目的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)資源編目的研究、數(shù)字圖書館研究等方面)上,充分發(fā)揮其優(yōu)勢和專長,而將其非核心業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)交給外包服務(wù)商與相關(guān)企業(yè)完成。

二、中美業(yè)務(wù)外包的比較

1.美國圖書館業(yè)務(wù)外包服務(wù)組織的形成和管理

美國圖書館業(yè)務(wù)外包主要包括三個方面:編目外包服務(wù)、采訪外包服務(wù)、自動化技術(shù)外包服務(wù)。

1959年,美國出現(xiàn)商業(yè)性編目及圖書加工服務(wù)外包服務(wù)商,他們通過契約簽訂等方式獲得處理圖書館技術(shù)服務(wù)業(yè)務(wù)的授權(quán);1967年OCLC成立并提供各種編目服務(wù),可協(xié)助圖書館完成批量或回溯性編目任務(wù),也可直接向圖書館提供編目業(yè)務(wù),為世界上84個國家和地區(qū)的45000家圖書館提供編目外包服務(wù),掀起了編目業(yè)務(wù)外包的風(fēng)潮。

隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,圖書館數(shù)字化管理日臻成熟,使圖書館采訪的業(yè)務(wù)工作方式發(fā)生巨大變化,在線采購和無紙化交易成為現(xiàn)實,促進了采訪業(yè)務(wù)外包的發(fā)展。

在20世紀70年代和80年代,美國圖書館將自動化業(yè)務(wù)招標承包出去,由IT供應(yīng)商提供專業(yè)服務(wù)。

美國圖書館專業(yè)書刊服務(wù)商積極挖掘圖書館的需求,推動業(yè)務(wù)外包的產(chǎn)生和發(fā)展,為圖書館業(yè)務(wù)外包提供了較為豐富的資源。

還有一些非圖書機構(gòu)也加入了競爭隊伍,出現(xiàn)了專門從事圖書編目的專業(yè)公司、從事電子資訊的服務(wù)商、從事電子期刊MARC編目記錄的服務(wù)商、從事網(wǎng)絡(luò)資源編目的服務(wù)商等,都拓展了編目外包的內(nèi)容,加快了編目外包的發(fā)展速度。如專為圖書館電子資源管理服務(wù)的外包電子資訊服務(wù)商,除了提供電子期刊名單及內(nèi)涵卷期年限,還供應(yīng)機讀書目編目記錄服務(wù)、館藏期刊資源查重分析、電子資源使用統(tǒng)計聯(lián)合檢索、連接分析程序軟件直接訪問期刊內(nèi)含文獻等。眾多不斷創(chuàng)新的可供圖書館選擇的外包服務(wù)商,為圖書館編目業(yè)務(wù)外包的快速發(fā)展提供了較為豐富的資源。

在實行圖書館業(yè)務(wù)外包的同時,美國圖書館界非常重視圖書館業(yè)務(wù)外包的管理,制定了詳細的編目外包技術(shù)管理方案。美國合作編目委員會下屬的工作小組生產(chǎn)出來的核心書目記錄為外包商提供關(guān)鍵性、最基本、不可或缺的書目紀錄項目。美國圖書館商業(yè)技術(shù)服務(wù)委員會于1993年提出了編目對外承包的技術(shù)檢查表。美國圖書館界還實行嚴格有效的質(zhì)量控制,將外包質(zhì)量控制貫穿于整個外包過程中。絕大多數(shù)圖書館在實施外包程序開始之前,就向外包供應(yīng)商提供詳細的編目、加工說明,把質(zhì)量控制程序作為業(yè)務(wù)外包不可分割的一部分。在大多數(shù)情況下,圖書編目員和資深圖書館助理或者技術(shù)人員都參與到質(zhì)量控制程序中,圖書館要求外包商提供核心級標準兼容的記錄,嚴格有效的質(zhì)量控制是編目外包工作成功的關(guān)鍵。他們實行統(tǒng)一的外包管理機制。美國圖書館館藏發(fā)展協(xié)會在開展圖書館業(yè)務(wù)工作評估時,同時對外包服務(wù)商進行技術(shù)管理。美國高校圖書館將外包質(zhì)量控制和績效評估貫穿于整個外包過程中。對業(yè)務(wù)外包相關(guān)課題、相關(guān)問題的研究,可以使外包對圖書館的負面影響盡可能最小化,為業(yè)務(wù)外包的健康發(fā)展提供了科學(xué)指導(dǎo)和規(guī)范管理的依據(jù)。

2.我國圖書館業(yè)務(wù)外包服務(wù)組織的形成和管理

改革開放以來,我國綜合國力的逐漸強盛、文化與教育的大發(fā)展、高校的擴招、本科教學(xué)水平評估以及公共圖書館文獻購置費的逐年增加,導(dǎo)致圖書館文獻采購量的迅速增長。諸多的新矛盾擺到管理者的面前,首當其沖的問題就是人力資源的匱乏——人員的素質(zhì)與高質(zhì)量服務(wù)要求之間存在著很大的距離。大量的人力要投向為讀者服務(wù)的一線崗位,原來重點投放人力的采編部門不可能因不斷增加的新書加工任務(wù)而無限擴充編制。借助于外部的力量和專業(yè)公司合作實行圖書采編加工業(yè)務(wù)外包,成為解決圖書館人力資源緊張問題的重要途徑。

20世紀90年代以來,幾乎各省都出現(xiàn)了提供業(yè)務(wù)外包服務(wù)的書商,比如江西的弘苑,遼寧的北方,北京的天時、人天,四川的世云,安徽的儒林,湖北的三新,湖南的弘道,廣東的大音、學(xué)苑、世奧。圖書館業(yè)務(wù)外包服務(wù)伊始,服務(wù)項目主要集中在個別技術(shù)性工作(如編目)和一些事務(wù)性工作。隨著我國圖書館事業(yè)迅速發(fā)展,圖書館業(yè)務(wù)外包也越來越受到重視,各地相繼增加了資金投入。眾多書商為了占領(lǐng)大專院校圖書采購市場,提供了圖書采配、數(shù)據(jù)加工、圖書上架等多元化服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展、數(shù)據(jù)的共享直接或間接地促進了圖書館業(yè)務(wù)外包的發(fā)展。

與美國大規(guī)模的外包供應(yīng)市場相比,目前我國業(yè)務(wù)外包市場還處在發(fā)展的初級階段,服務(wù)商數(shù)量雖然很多,但整體服務(wù)素質(zhì)不高。普遍缺少高層次的專業(yè)技術(shù)人員,書目質(zhì)量較難保證,并且外包服務(wù)的品種較少,書商的加工服務(wù)處于由加蓋館藏章、埋磁條、貼書標等基本加工向書目數(shù)據(jù)深層次加工發(fā)展的起步階段,還很少有對外文圖書、特殊資料等進行分類編目,這些都不利于編目業(yè)務(wù)外包的發(fā)展。因此,國內(nèi)的書商應(yīng)借鑒美國同行先進的服務(wù)理念和服務(wù)模式,積極吸納相應(yīng)的經(jīng)營管理人才,提升外包服務(wù)商素質(zhì),增強市場的競爭能力,進一步促進業(yè)務(wù)外包向?qū)I(yè)化和產(chǎn)業(yè)化方向發(fā)展。加強對業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制和績效評估雖然在很多圖書館都不同程度地開展,但還存在著質(zhì)量不高、尚未落實績效評估等問題。如對有過外包經(jīng)驗的圖書館進行的調(diào)查顯示,85.33%的圖書館員對書商提供的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量較為擔(dān)憂,而且絕大多數(shù)圖書館未進行績效評估。圖書館應(yīng)在質(zhì)量管理的基礎(chǔ)上,從業(yè)務(wù)外包的目的、是否達到降低運作成本、節(jié)約人力資源、提高工作效率、可以專注于自己的核心業(yè)務(wù)、提高服務(wù)質(zhì)量等幾方面進行績效評估。

三、業(yè)務(wù)外包對圖書館的影響

1.對圖書館人力資源的影響

從江西財經(jīng)大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)外包的實踐情況來看,圖書館人力資源因素是該館要長期實行業(yè)務(wù)外包的因素,因為該館實行“大流通”。“大流通”是指館藏文獻資源完全對讀者開放,在藏書布局上打破了藏書區(qū)與閱覽區(qū)分離的現(xiàn)狀,打破了“借閱分離”的服務(wù)模式,實行“流閱一體化”,也就是流中有閱、閱中有流的一種新型服務(wù)模式。該館延長了借閱時間,實行從周一到周日,從08:00～22:00連續(xù)開放,每周開放時間達到98小時。實行“大流通”后,每3天要倒一次班,原有流通閱覽人員不夠,館領(lǐng)導(dǎo)從編目部抽走了一半人員,由6人減少至3人,采訪4人減至3人,抽走的人員被調(diào)到“大流通”的值班中。而擴招、本科教學(xué)評估等大量購書造成的人員不足因素是該館要短期實行業(yè)務(wù)外包的原因。

雖然業(yè)務(wù)外包減輕了編目員的編目負擔(dān),但同時也增加了對書商的培訓(xùn)、對編目質(zhì)量的校對等諸多工序。在參與圖書加工的書商變動不大、書商的編目力量較強、人員流動性較小的情況下,這部分的工作量還相對小一些,但事實上,現(xiàn)階段這方面的狀況令人很不滿意。政府采購招標使采編部要面對多個不同中標的書商,每年變動一次。其編目人員能力高低懸殊,即使是同一家書商,其人員流動性也很大,而且每個人對本館編目細則和典藏規(guī)定都需要有一個較長的熟悉過程,加工初期出錯率較高,這使得培訓(xùn)、指導(dǎo)與審校的工作又要投入大量的人力。另外,對于非書資料與需用USMARC編目的原版書,目前大多數(shù)外包服務(wù)商還無法提供相關(guān)服務(wù)。在這個過程中,圖書館采訪編目人員必然要面對這種混亂無序的狀況,承受人力成本的損失。

我國圖書館的管理體制與美國圖書館有很大不同。在美國,圖書館人員是根據(jù)一定的職責(zé)要求應(yīng)聘而來,嚴格按照成本、效益核算,所以每個館的人員編制合理,沒有冗余。在這樣的人事管理背景下,一些沒有技術(shù)含量的業(yè)務(wù)招聘學(xué)生或臨時工代為處理是情理中的事。而我國圖書館由于勞動力資源極為豐富,這樣的人事背景制約了業(yè)務(wù)外包。

2.對圖書館管理模式的影響

有學(xué)者認為,圖書館的管理將因?qū)嵤I(yè)務(wù)外包而變得簡單、直接、高效,在編目、采訪工作中應(yīng)當尤其明顯。而實際情況并非如此。業(yè)務(wù)外包的管理并不輕松,外包并不表示某項工作的管理結(jié)束了,而是意味著另一種更艱難的管理開始了。業(yè)務(wù)外包使圖書館的采編工作職能發(fā)生了變化,主要是由過去承擔(dān)全部的采編工作轉(zhuǎn)變?yōu)橐詫ν獍?wù)商采編工作的監(jiān)督、驗收、檢查、考核為主。在這一新的管理模式下,你不是在要求本館的人員而是要讓外單位的人按質(zhì)按量地完成工作。既要讓他們高質(zhì)量完成工作,還不能動用招聘、解聘、升職、獎勵等行政手段。這就要求從圖書館領(lǐng)導(dǎo)層到基層的管理人員必須具備新的思維方式,即業(yè)務(wù)外包并不意味著某項工作不重要,也不是放棄責(zé)任,而是從事新型的外包業(yè)務(wù)的管理。圖書館在這一階段要保持對外包業(yè)務(wù)性能的隨時監(jiān)測和評估,避免失控,并及時與外包服務(wù)商交換意見,促使其改進。

3.對圖書館管理思想的影響

業(yè)務(wù)外包管理思想為圖書館引進館外資源提供了理論指導(dǎo),其開放性內(nèi)涵打破了圖書館傳統(tǒng)的經(jīng)營管理觀念的限制和自給自足的自我封閉局面,加強了圖書館與其他相關(guān)組織的合作和聯(lián)系,促進圖書館與館外機構(gòu)進行信息、資源的交換,引進館外組織的優(yōu)質(zhì)資源以補充自身的不足。這就使圖書館的發(fā)展資源延伸到館外,帶來了圖書館內(nèi)部資源與館外機構(gòu)優(yōu)質(zhì)資源的整合機會,從而極大地豐富了圖書館的資源體系和提高圖書館發(fā)展的資源保障能力。

四、結(jié)束語

圖書館應(yīng)該始終是業(yè)務(wù)外包的主導(dǎo)者。業(yè)務(wù)外包供應(yīng)市場最終都將受制于圖書館需求強弱和專業(yè)化發(fā)展水平的影響。因此,圖書館要變業(yè)務(wù)外包的被動參與者為積極主導(dǎo)者,以充分實現(xiàn)自己的行業(yè)訴求。

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(作者單位:江西財經(jīng)大學(xué)圖書館)