企業電子文件管理走向研究

朱丹彤

摘要：檔案界的電子文件管理理論尚停留在“文獻學”階段，以電子文件檔案化管理為核心，側重于對電子文件的真實性、有效性的考據研究，這種理論立足于占有資源的無限性，與企業的成本效益觀念格格不入，不適用于企業電子文件的管理實踐。本文認為企業應以電子文件優勢的發揮管理成本的降低和管理效率的提高為核心，并將其與企業效益的提高緊密結合起來。同時，立足于有限的資源，更多地從企業需求的角度出發，使其與企業的發展要求相吻合。最后，作者設計了企業電子文件管理戰略選擇模型圖，包括內置與外包選擇，發揮電子文件真正的優勢，實施個性化管理等內容，表達了作者對于企業電子文件管理走向的預期。

關鍵詞：企業電子文件成本效益管理走向

1、以往電子文件的管理研究是以占有資源的無限性為前提的。它并不做成本效益評估，或者很少慮及投出產出問題，而成本效益卻是企業的立身之本，是企業賴以生存的根基。譬如。為解決電子文件的長期可讀問題，有人提出保存電子文件相關環境，把電子文件及相關的軟、硬件環境一并保存。若此，則需培訓專門的技術人員。同時。如果保存下來的過時的硬件系統出現了故障。還得考慮保存更多的軟硬件備份。依照現在計算機軟硬件更新的速度，恐怕沒有一個企業愿意經受這樣的折騰。更經受不起這樣的折騰。所以。企業電子文件沿著以上思路進行管理是行不通的。那么，企業電子文件的管理應該走向何方呢?答案很簡單，與企業同呼吸、共命運，以企業效益的提高為旨歸。以企業電子文件管理成本降低和管理效率的提高為核心，立足于有限的資源，更多的從企業需求的角度出發，才不會招致“我本將心向明月。奈何明月照溝渠”的尷尬。

追求經濟效益的最大化是企業最顯性的特征，企業電子文件管理的內部驅動力是企業對效益的追求，企業的決策者注重實效性。不可能空為形式不計投入，他們要看到實實在在的效果和價值，同時還要比較成本投入。計劃經濟體制下企業文件檔案工作效益觀念不強。強調設立專門的管理機構，要求按數量定編專職人員。現代企業尤其是民企十分強調經濟效益，企業文件的管理關鍵是看能否與現代企業制度相適應。以管理模式為例。主要看文件管理層次是否與企業規模形態相適應、管理手段是否與企業技術形態相適應、信息資源建設是否與企業需求相適應、管理觀念是否與企業競爭相適應等。信息革命的到來并不意味著所有工作的電子化，也不意味著所有文件都必須以數字化形式保存和利用。以設計工作為例，當重復利用原有圖紙時，將這些圖紙掃描進計算機再矢量化的成本遠比直接套用大。

然而，筆者通過實踐調查發現，國企的電子文件管理還縈繞著濃重的行政干預味道。盲目靠近而缺乏最根本的效益觀念。在很大程度上。電子文件管理系統被迫捧成了一項面子工程，被當成時髦在追求：或被標榜為“企業信息化的標志或窗口”，或被裝點成企業文化的“門面”。但是。其效益評估往往表象化，只要企業老總不親歷系統。其管理永遠就停滯在當初的水平。相反，很少可以看到真正有個性(或稱針對性)并發揮效益的管理系統。同時，軟件廠商不講良心，以五六塊錢的成本，打著技術合法的旗幟，唯利是圖地追求技術革新，不斷誘導國企采用最新的技術。而喪失靈魂(效益)的國企與之里應外合，以便在合作的過程中瓜分一點資源，使得檔案這個行當染上一層銅臭。相反，一些正在成長壯大的民企，由于實際的困難，卻沒有得到相應的職業關懷。當然，隨著社會主義市場經濟不斷地成熟和完善，在市場中摸爬滾打，國企學會計算成本效益只是時間的問題。

而民企作為自主經營、自負盈虧、自我約束、自我發展的法人實體和市場競爭主體，它的一切管理活動的開展都必須以增效為目的，以盈利為原則，這樣就很容易走向另一個極端：認為電子文件管理是純粹的賠本買賣，是一種負擔，有意識地弱化甚至漠視電子文件管理工作，吝于在信息資源管理系統上有所投入，觀望徘徊于企業信息化門口之外，而無視電子文件不可替代的傳輸和傳播價值：與傳統紙質文件相比，電子文件具有操作方便、傳遞快捷、占用物理空間小、存儲信息量大、表現形式多樣、應用能力強、檢索迅速、查找方便、便于遠程傳遞和信息共享、工作效率的提高等等諸多優點。其共享性、復用性、交互性、多樣性等是傳統手工管理所無法比擬的。顯然，排斥這樣一個高效的管理工具是極不明智的。

2、只要把上文列舉的電子文件諸多的優點同檔案的性質和特點細細比較，我們就可以發現電子文件更像是一個與檔案無太大關聯的事物。從根本上講，作為一種管理方式，電子文件所追求的是管理效率的提高和管理目標的實現。雖然電子文件也有保存的功能，但相對于傳輸、傳遞和效率而言，不過是一種連帶功能。這種由現代技術所伴生的管理方式，與傳統的管理手段相比，其真正的優勢可能在于“傳遞——傳輸”而不是存儲。其生命力和價值在于運動、傳輸和傳遞以提高管理效率。因此，我們真的沒-有必要非得把電子文件檔案化了才甘心，那樣可能會使電子文件的可愛之處盡皆喪失。其成本也是企業的“不能承受之重”(前文已有分析)。筆者堅信企業電子文件管理不應當也不可能因襲舊有的檔案管理的思路和方法，而應該根據企業的需求進行管理，甚至應該遵循“因企制宜”的管理原則，與企業的發展要求相吻合或同步，以實現高效管理為直接目標。筆者對于企業電子文件管理走向的預期，可以從以下幾個層面闡釋之：

首先，為了實現企業對利潤最大化目標的追求。企業無疑可以采取多種策略，僅從電子文件管理的角度來看，企業無疑可以有內置或外包兩種選擇，企業完全可以根據自身的實際情況和需要作出決策。集中資源強化核心競爭力已成為現代企業面對激烈競爭必須作出的反應，文檔管理此類工作可以由企業自己承擔，當然也可以“外包”出去。這種社會分工的細化，可以降低管理成本，提高管理水平和管理效益，使企業從低附加值的日常事務性文檔管理中解放出來。把時間、精力和資源集中起來致力于具有高附加值的戰略環節。這是企業資源整合、提高核心競爭力、追求最大效益的必然趨勢。管理大師彼德·德魯克就曾預言：“在10-15年之內，任何企業中僅作后臺支持而不創造營業額的工作都應該外包出去，任何不提供向高級發展的機會的活動、業務也應該采用外包的形式。”

其次，如果選擇內置。那么企業就應該充分利用電子文件的優點。根據企業的實際實施個性化管理。這里有兩層涵義：其一。檔案是人類為了克服大腦記憶局限并作為誠信的控制依據和契約關系的載體而誕生的。是人類對于信用控制所選擇的理想模型。是人類對憑證信息的合目的控制的一種方式，人們的初衷在于借助它的結構形式所賦予的“作為控制方式的社會工具價值”的功能。顯然，電子文件還沒有資格承擔這項職能。譬如。假設臺灣馬上回歸，兩岸發表的統一宣言及其相關文件絕對不會只是以電

子版的形式保存在宣稱已經可以保證電子文件真實性、完整性和長期可讀性的電子文件管理系統中，相反，會有宣紙版甚至是金石版保存下來。所以。在文件介質轉換時期，紙質文件以其成本低、風險低、穩定可控優點可以主要執行控制功能，而電子文件以其傳播迅速便捷、在線方式靈活的強大傳遞功能主要強調的是效率效果。從而使管理變得更加快捷。企業電子文件管理系統與信息管理和信息價值的發揮更為密切。可能更多地與動態、運用聯系在一起，而不是一個備存的系統。故而。將兩者結合起來。揚長避短，才能最大限度地為企業效益的提高服務。

其二。雙套制確實起到了雙保險的作用。但是它同時也引發了很多問題：日益緊張的庫房壓力并未因新型載體的出現而得到緩解，紙質文件與電子文件兩套并行增加了檔案工作人員的勞動量，處心積慮地為兩者建立對應關系，在無形中耗費了資源，使得檔案人員很難擠出時間去主動開發利用檔案信息資源。這就要求企業根據自身的需要對雙套制進行優化。對本企業電子文件實施個性化的管理：建立企業文件分級、分層、分類管理體系，使雙套制與檔案保管期限結合而變得合理而簡便。對于那些憑證價值不大的文件，已實現計算機輔助生產的CAD文件等可以實行“無紙收藏”，對于需要重點保存的電子文件。方可將其固化。載體轉移而制成硬拷貝歸檔。而那些企業不再使用的、沒有憑證價值卻有歷史文化價值的文檔，企業不可能投入過多的資金去保護，可以先外包出去以降低保管成本。但其長久保存問題則需要政府、社會和企業共同努力去解決。如果企業習慣了政府機關在電子文件管理中“有文必檔”“檔必雙套”“銷而不毀”等不計成本效益的管理思路。那么，其電子文件管理距“六無狀態”一定不會太遠了。

再次，如果雙套并行的管理策略依然效益不高的話，那么企業管理決策者就可以考慮管理職能的整合了。電子文件工作一般都是多方協作進行的。其基本特點是需要多個部門的密切配合——主管領導、計算機技術部門、科技部門以及檔案部門等。協作式的管理。導致了工作任務分散化，使得每一個形成、處理、存儲和利用電子文件的人員或部門都有管理電子文件的職責。在效益較低的情況下，對文件工作流程、職責進行調整和再設計，文檔工作可以延續下去，但是可以考慮將其與科研、生產、辦公管理、圖情管理等活動進行整合。以優化結構。提高效益。

最后，企業管理者不應該忘記有兩個因素對企業電子文件的高效管理發揮著重要的作用：電子文件管理的現實功能測度和電子文件利用反饋、監督、控制機制的建立與完善。電子文件管理的現實功能測度是企業成本效益評估的關鍵，是做出正確的電子文件管理戰略選擇的前提和基礎。盡管企業開始注意到電子文件管理的成本效益問題，但是由于缺乏對電子文件管理功能的定量測度，所以許多企業的投入還處于相當混沌、盲目的狀態。同時，不論企業將電子文件的管理內置還是外包，都需要建立與完善其利用的反饋、監督、控制機制，否則。高效管理的目標最終只能是鏡花水月而已。