如何搞好檔案管理等級認證工作

滄海一粟等

滄海一粟：如何搞好檔案管理等級認證工作，我認為重點應從以下幾個方面努力：其一，要抓宣傳，定計劃，明確奮斗目標。具體來說，可通過以會代訓、專題講座等方式廣泛進行宣傳動員，并在調查研究基礎上與所轄區域內各級檔案館及有關部門、單位協商。制定檔案館、機關檔案室等級認證三年或五年規劃，使整個工作做到長遠有目標、近期有計劃。其二，要抓重點，樹樣板，建立新模式。具體來說，在檔案館、室等級認證活動中，要堅持點面結合的指導方法，分類型、按系統、按行業選擇典型，集中力量、集中時間抓好重點，總結推廣他們的做法和經驗。使大家學有榜樣、趕有目標。促使檔案館、室等級認證工作卓有成效地開展起來。其三，要抓指導。辦實事，為基層服務。具體來說，要注意聽取基層意見，主動上門服務，從各單位實際出發，按照統一標準。共同研究方案、辦法。親自進行具體指導，促使檔案館、室的業務建設朝著規范化、標準化軌道健康發展。其四。要協調配合，發揮主管部門作用，尤其是在機關檔案室等級認證工作中。要與主管部門密切配合、齊抓共管，按照各自的特點，有所側重地充分發揮主管部門在組織協調方面的作用和檔案部門在業務上監督、指導的作用。從而達到事半功倍的效果。其五，要抓評審驗收。強化監督職能。具體來說。在評審驗收工作中要堅持評審標準，嚴格程序，采取一聽(聽單位匯報)、二看(按評審項目逐項實地察看)、三評(按大項小項逐項考核評分)、四議(作出評價。指出問題，議定改進方法)的方法進行。以確保評審質量。

蘭臺新兵：搞好檔案管理等級認證工作，應注意以下幾點：一是檔案業務指導部門與開展等級認證的單位對這項工作都要有一個正確的認識、積極的態度，充滿激情與熱情地去做好它。二是要做好領導工作，營造良好的工作氛圍。領導重視了，他們一句話、一個文件比我們說十句、百句強。三是要尊重歷史，做到檔案管理實質的規范與標準，而不僅僅只是外在的整齊劃一。譬如：各個時期檔案裝具規格、式樣不一，我們如果單純強調必須做到裝具統一，不僅僅只是多費了等級認證單位的錢，還費時費力，也沒有尊重檔案整理的原則。四是業務指導要到位。無論是等級認證，還是規范化管理，業務指導都不應只是技術層面的簡單指導，應該是多層次、多方位的指導。五是量化考核時，成績要充分肯定，缺點與不足要毫不留情指出，不能讓等級認證單位有懈怠與自滿心理，要讓他們明白，等級認證只是檔案工作規范化管理的起點，而不是終點。六是等級認證后的監督要跟上，避免“返貧”現象出現。

吳金林：我認為要做好檔案管理等級認證工作，要從六個方面去努力：一是要得到上級業務主管部門的重視；二是單位經費要比較寬裕：三是檔案局領導要爭取黨委、政府重視。制定各種有利措施爭取單位領導重視。讓單位領導有這個等級意識，把檔案工作擺在重要議事日程：四是檔案局的業務指導人員要得力。能夠勝任等級認證指導的任務：五是單位檔案員素質要高，能夠將本單位應歸檔文件都收集齊全、規范整理，并編纂好各種資料；六是等級認證后為防止其工作滑坡，檔案局工作人員要經常去檢查督促，堅持年檢制度。

一井水：檔案館等級認證是一項復雜的系統工程，因此，應該精心部署。周密安排，把工作做實做細做強。比如我們豐潤區檔案館等級認證工作就分三步實施。第一步：2002年接收7萬卷應進館檔案。為了確保機構撤并中檔案的完整與安全，局領導班子決定2002年5月以前249個立檔單位，應進館的檔案全部接收進館。第二步：2003年錄入檔案數據120萬條。為了完成館藏19萬卷檔案質量檢查、檔案數據錄入、案卷目錄打印任務，創造性地提出“誰形成、誰負責”的思路，要求各單位自帶微機，責成專人錄入本單位進館的所有檔案數據，必須在2003年年底前完成。第三步：2004年按照等級認證標準全面實施。打破工作常規，破除科室界限，全力以赴，合力攻堅。確保晉升一級。根據每個人的優勢，專門成立查卷組、數據組、編研組、基建組，對照考評標準。把任務分解到組。落實到人，每周召開調度會，提出每個階段的工作重點。加強組織協調，不問過程，只要結果，必須按計劃完成每階段的任務。2004年12月豐潤區檔案館晉升為河北省一級檔案館。

小樹：在此就如何搞好檔案館等級認證工作談點看法。其一是，要想搞好檔案館等級認證工作，首先要轉變人員的思想觀念，因為檔案館等級認證標準要求高、項目任務大、時限有規定。所以首先必須要相應地實現人員思想觀念的轉變，自覺地而不是盲目地、主動地而不是被動地去完成各項任務，多講奉獻，少講索取，才能促進等級認證工作的開展。其二是，檔案館等級認證既是一項系統工程，又是一項綜合性工作，這就需要認真進行考察分析。要將新標準與檔案館的實際情況進行對照。找出差距；還要了解地方經濟發展的狀況和承受能力，通過主客觀條件的綜合分析，正確地估量形勢，制訂出計劃，充分做好等級認證的各項準備工作，把握等級認證的時機。其三是，檔案館等級認證。要實現人、財、物相互配套，這包括組織工作、科學分工、領導重視、人員業務素質的提高、資金到位、設備配套等，這些環節與檔案館等級認證有極為密切的關系。

小龍女：我認為搞好檔案館的等級認證工作，應該把重點放在日常的工作中去，而不是臨時抱佛腳。我們經歷過的或見過的，檔案館在決定等級認證時，大多是在當年進行，由于時間緊，升級的硬件、軟件不合乎要求，工作人員忙得人仰馬翻，拼硬件、借軟件，直到各項指標合乎標準，一旦等級認證過后，萬事大吉，一切工作仍是外甥打燈籠照舅(舊)。要避免這種情況的發生，不至于使等級認證流于形式，那么就要把這項工作融入到日常工作中去。一要細，比如案卷文件的整理：二要精。時常將一些具有特色的地方檔案征集進館；三要硬，平時多跟管財務的領導接觸，必要的行頭平時備好，不是驗收時的借。一且條件成熟，即可等級認證，而檔案工作也不至于那么虛假。

蘭臺卒：我認為在機關和企事業單位檔案工作規范化管理等級認證活動中應當正確處理好抓軟件建設與抓硬件建設的關系，努力做到“軟件要硬、硬件要實”，從而把抓軟件建設與抓硬件建設有機結合起來。所謂抓軟件建設，就是抓機關檔案工作業務建設，具體來說就是要抓好機關檔案工作的各個業務環節建設：所謂抓硬件建設。就是抓包括檔案庫房、檔案設備、檔案裝具等硬件建設。在機關檔案工作規范化管理等級認證活動中，軟件建設是基礎，在全局中起著主要的、決定性的作用，必須下大功夫抓好才能保證工作質量。當前值得注意的是。一些單位在機關檔案工作規范化管理等級認定活動中對抓軟件建設與抓硬件建設的關系往往處理不當。“有錢有物就上，缺錢缺物就望”的現象相當普遍。眾所周知。目前大多數黨政部門和事業單位財力偏緊。檔案庫房、檔案設備、檔案裝具等硬件只能逐步解決和完善。因此，在機關檔

案工作規范化管理等級認證活動中，不能等硬件條件基本具備了才去抓軟件建設，而要將抓軟件建設與抓硬件建設有機結合起來，既要下大氣力抓好軟件建設，同時又要以此把硬件建設帶動起來。那么，如何抓好軟件建設呢?首先，應當按照上級檔案部門制定的機關檔案工作規范化管理等級認定標準的具體要求進行對照檢查，結合本單位實際找差距，然后從檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用和編研等各個業務環節采取措施。保證質量。其次。還要建立健全檔案管理的各項規章制度，使之逐步走上科學化、標準化的軌道。再者。還要選拔那些事業心強、文化程度較高、肯鉆研、能吃苦的同志來擔任專職或兼職檔案員，上崗以后還要經常關心和培養他們。使他們盡快成為檔案管理的內行。

80新手：我認為，在機關和企事業單位檔案工作規范化管理等級認證活動中，各單位應正確處理好“借外力”與“練內功”的關系，實現“借外力”與“練內功”的有機結合。一方面檔案機關之間、檔案人員之間的橫向聯系，會起到互相溝通信息、交流經驗、取長補短的作用：另一方面，這種外力最終要通過本單位的檔案員才能發揮其促進的作用。檔案人員的素質，我們稱之為內功，它與外力是互為條件的、相輔相成的，在機關和企事業單位檔案工作規范化管理等級認證活動中，如何具體實現“借外力”與“練內功”的有機結合呢?在借助外力方面，我認為主要應抓三點：一是走出去參觀學習，認真借鑒外地、外單位檔案管理工作的新鮮經驗，擴大開放程度：二是請進來傳經送寶，通過與同行相互交流，達到雙向溝通、提高管理水平的目的；三是開展同行之間的檔案協作網、協作組活動。在練內功方面，則應抓好以下幾個方面：一是經常進行敬業教育，增強檔案人員的事業心和責任感，提高他們的思想素質；二是加強業務培訓，使每個檔案員都有機會系統學習檔案管理理論：三是及時總結表彰，以進一步調動他們的學習積極性和工作積極性。

豫同仁：在此也就檔案管理等級認證工作談幾點看法：其一是。領導重視檔案工作存在著階段性。在檔案管理等級認證所到之處，均聽到檔案部門談本單位領導如何重視檔案工作、關心檔案工作、支持檔案工作，但我個人總是感覺到這其中包含著“比以前”重視、關心、支持，究其原因主要是檔案工作要“等級認證”了，上級尚且如此重視，單位怎能不重視呢?但檔案工作的性質決定了其不可能成為主導工作的地位，領導也不可能把檔案工作作為永久的重點，所以我們要認清領導重視檔案工作的階段性，抓住檔案管理“等級認證”的機遇，解決一些平時不容易解決的問題，從而使檔案館、室工作有所前進、有所發展。其二是，檔案管理等級認證工作不能“盲從”。我認為通過檔案管理等級認證考評達到標準，說明檔案館、室工作搞得好。那是對檔案館、室檔案管理水平的肯定，也是對我們檔案管理人員工作的肯定：但僅僅得到肯定不是我們的全部目的，我們的目的應該是通過檔案管理等級認證考評，解決一些長久得不到解決的問題，提高檔案工作和檔案工作人員地位，提高檔案館、室檔案管理水平。所以，我們一定要端正態度，既要反對為圖虛名而想應付行事的等級認證的想法，又要反對“不全部解決問題就不申請考評等級認證”的想法，從而使檔案管理等級認證作達到事半功倍的效果。其三是。檔案管理考評等級認證后仍然任重而道遠。檔案館、室檔案管理工作通過考評等級認證，達到一定級別后。應該怎么辦?我認為。即使達到“國家一級”的檔案館、室，也應該認真思考如何改進、鞏固和提高檔案管理水平。固然，檔案館、室在準備考評等級認證過程中做了不少工作。但要鞏固、要發展不是一件容易的事情，尤其是考評組提出的一些不足和希望是需要檔案館、室認真重視、逐步改正和達到的，這樣一旦幾年后有復審、檢查的時候才不至于落伍。