如何搞好檔案利用服務

詹英姿

1、檔案利用服務的共性特點。

1.1對查找信息包的求全和求準服務。對查找信息的求全和求準服務是指利用者為了達到解決問題的目的而查找相關檔案信息。需要盡可能掌握這一問題的全部資料。同時，無論是出于查證還是參考的需要，利用者都希望所獲得的檔案信息是最具有針對性、是和利用目的最有相關性的，這就是對查找信息的求全求準要求。

1.2對利用速度的求快服務。檔案利用者為了能夠順利地解決問題，總是希望盡早地獲得他們所需的檔案信息，這種在最短的時間內查找到最全面、最準確信息的時效性服務，就是利用者對利用速度的求快服務。

1.3對檢索和咨詢的求助服務。對于一個大型綜合性檔案館而言，即使是檔案館的內部工作人員也不可能完全掌握館藏檔案的全部信息。利用者通常是在對所了解的信息不確切的情況下來檔案館查找自己所需要的檔案資料。對于第一次來檔案館的利用者，他們連最基本的利用程序、利用規定都不清楚。因此，他們希望能夠在檔案館所提供的檢索工具以及工作人員的協助下進行檔案利用，這就是檔案利用者對檢索和咨詢的求助服務。

2、檔案利用服務的個性特點

通過調查可以發現，目前在檔案館利用檔案的主要有以下三種人群，即：以研究為主要目的的學者(以下簡稱研究者)，以工作查考為主要目的的機構工作人員(以下簡稱工作查考者)。以及以個人查證為目的的普通市民(以下簡稱個人查證者)。不同的檔案利用群體對檔案的利用服務也不同，主要表現為：

2.1查找檔案資料的范圍不同。就檔案的利用目的而言。研究者主要是為了獲取可供研究使用的資料，他們利用檔案。是希望通過更新穎、更豐富的材料開展更深入地研究。所以檔案的憑證價值和情報價值都可能在其中發揮作用。如果在無法獲得所需要的某種檔案資料的情況下。研究者可能用其他檔案資料作為替代品。而工作查考者和個人查證者的主要目的是為了獲得解決某一問題所需要的憑證，其中主要是檔案的憑證價值在發揮作用，所以他們所需要的檔案資料一般情況下沒有替代品。

2.2檔案檢索工具的依賴性不同。研究者有了明確的檔案利用目標，或一旦確定檔案資料的發掘范圍之后。可以通過先進的檢索工具，比如計算機檢索系統，迅速檢索出所需要檔案的案卷號。在三種利用人群中。研究者適應和利用各種檢索工具的能力最強，工作查考者次之，個人查證者的能力最差。但是工作查考者一般會在機關檔案室預先了解檔案的具體狀況，甚至直接查找到所需要檔案的案卷號。個人查證者大多缺乏熟練使用計算機檢索系統的技能，對于檔案如何管理和使用基本不了解，完全要通過向檔案館工作人員咨詢才能獲得所需要檔案的案卷號。

3、搞好檔案利用服務的有效途徑

3.1建立完備的檔案檢索體系。以計算機檢索系統為主，以其他各種相關檢索工具為輔，信息技術的發展使得建立完備的檔案檢索體系已經具有現實可行性，而它正是滿足利用者服務需求的最有效途徑，所謂完備的檔案檢索體系，不僅包括傳統形式的檔案館指南、全宗指南、專題指南、各種卡片目錄、書本式目錄等等，而且包括高覆蓋率的計算機目錄檢索系統和全文檢索系統，以及建立在互聯網基礎上的遠程檢索服務。

計算機目錄檢索系統主要通過建立目錄數據庫來實現，即將案卷目錄、卷內文件目錄輸入數據庫，實現檔案目錄的自動化管理；而計算機全文檢索系統則是將檢索和利用合二為一，通過建立全文數據庫，將所收集的檔案全文進行數字化處理，并把檔案全文信息輸入數據庫，利用者只要通過檢索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相關檔案信息。目前河南石油勘探局檔案館已經在局域網上建立了自己的網站，利用者只需點擊鼠標便可以了解到相關檔案館的館藏情況。將原先書本形式的檔案館指南、全宗指南或專題指南通過網頁的形式發布：將檔案目錄數據庫網絡相連接，可以進一步滿足利用者的檔案利用服務需求。通過這一方式延伸檔案服務渠道，一方面使得遠程利用者可以不受時間和地域的限制，及時獲取自己所需要的檔案信息：另一方面也可以使潛在的利用者進一步了解檔案館的服務性質、方式和范圍，以為其利用時提供方便。

3.2建立完善的咨詢服務體系。在完善的咨詢服務體系中，應由兩方面的工作人員共同負責完成咨詢工作，即查檔接待室的服務人員和檔案專業業務專家。查檔接待室服務人員主要負責解答利用者在利用檔案時所遇到的各類常規性問題，如幫助初次來館利用檔案的人員辦理登記手續：提醒利用者在利用檔案過程中應注意哪些事項；幫助利用者就相關檔案信息需求建立查檔路徑：幫助利用者辨析模糊字跡和標記等等。而檔案專業業務專家則是幫助利用者了解檔案的流傳和保存情況，了解檔案內容中所涉及到的相關歷史背景，以及其他查找檔案過程中可能遇到的疑難問題。

檢索體系和咨詢體系的有效結合，才是滿足不同利用者對檔案利用服務的有效途徑。