電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容

楊振明

1、規(guī)定本企業(yè)電子文件的種類。電子文件按照類型一般可以分為文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件等，在標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)對(duì)本企業(yè)涉及的文件類型作明確地解釋，并明確規(guī)定每一類文件的存儲(chǔ)格式。

2、對(duì)電子文件的形成過(guò)程制定措施進(jìn)行控制。由于電子文件的形成方式不同，其控制措施也就不同，因此，解決這個(gè)問(wèn)題要分情況來(lái)完成。第一種情況是對(duì)利用辦公軟件直接形成的電子文件的控制，這種方式形成的電子文件極易修改，為了保證它的真實(shí)、完整、有效與安全。可首先建立電子文件管理自動(dòng)記錄系統(tǒng)，自動(dòng)跟蹤記錄電子文件元數(shù)據(jù)與背景信息，對(duì)不能自動(dòng)記錄而又必須記錄的一些操作“痕跡”可以通過(guò)一定的手段強(qiáng)制手工錄入。其次要建立自動(dòng)安全防護(hù)技術(shù)系統(tǒng)。即對(duì)電子文件的操作者可靠身份的識(shí)別與控制，設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，標(biāo)識(shí)防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記，對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施等。此系統(tǒng)還需要保證網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全、數(shù)據(jù)安全、操作安全以及識(shí)別身份等。第二種情況是對(duì)利用數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換形成的電子文件的控制。這種方式形成的電子文件，主要是由傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的，這個(gè)轉(zhuǎn)換過(guò)程一定要有標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)程比較復(fù)雜。因此不一定在電子文件歸檔與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中詳細(xì)闡述，但要留出條件成熟時(shí)進(jìn)一步制定標(biāo)準(zhǔn)的“門(mén)戶”。

3、對(duì)電子文件形成與積累過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行規(guī)范。首先要規(guī)定收集積累范圍，從記錄信息內(nèi)容上要收集積累哪些電子文件(可以參照本企業(yè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍)，從類型上需要收集積累哪些電子文件。其次是要對(duì)收集積累提出具體要求，本企業(yè)對(duì)電子文件的什么版本需要收集，對(duì)各類型電子文件如何收集，收集格式分別統(tǒng)一為什么，特殊電子文件所信賴的數(shù)據(jù)與信息如何收集等等。總之，對(duì)收集過(guò)程中可能出現(xiàn)的一切情況在此都要具體規(guī)范。但要注意的是在制定這些規(guī)范時(shí)要盡量同國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定相一致，目的是為了保證以后國(guó)家制定的新標(biāo)準(zhǔn)在本企業(yè)能夠推行。第三是對(duì)電子文件的登記進(jìn)行規(guī)范，此規(guī)范可以用表格的形式來(lái)實(shí)現(xiàn)，把需要登記的電子文件有關(guān)信息固定在表格中，并且要做到具體工作人員根據(jù)規(guī)范很容易就能完成表格的填寫(xiě)。最后確定收集方法。因?yàn)槭占ぷ魇歉麟娮游募纬刹块T(mén)的工作，因此可以采取邏輯傳輸?shù)姆椒āＰ纬呻娮游募膫€(gè)人，要隨時(shí)把電子文件及《電子文件登記表》向本部門(mén)檔案資料室邏輯傳輸。

4、規(guī)范電子文件的歸檔鑒定工作。主要是對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定與檢測(cè)，進(jìn)而確定歸檔電子文件。由于各部門(mén)收集積累的電子文件不一定都有保存價(jià)值，因此要對(duì)其進(jìn)行鑒定與檢測(cè)，鑒定與檢測(cè)時(shí)首先要根據(jù)電子文件歸檔范圍確定需要?dú)w檔的電子文件，然后對(duì)其進(jìn)行真實(shí)性、完整性、有效性鑒定與檢測(cè)，包括硬、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等情況。同時(shí)對(duì)符合歸檔要求的電子文件要標(biāo)注歸檔標(biāo)識(shí)，劃分密級(jí)與保管期限，確立其歸檔電子文件的身份，填寫(xiě)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。

5、規(guī)范電子文件的整理步驟。整理電子文件的原則應(yīng)同紙質(zhì)文件的整理原則相統(tǒng)一。對(duì)照紙質(zhì)檔案整理的每一步，確定歸檔電子文件整理的可行性，對(duì)適合的要繼續(xù)采用，不適合的要修改或拋棄。對(duì)利用辦公軟件直接形成的管理性電子文件，整理方法可以同紙質(zhì)文件整理方法相統(tǒng)一。對(duì)利用數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化的電子文件，整理時(shí)可以不打破原卷，在其基礎(chǔ)上以文件夾的形式管理。

6、規(guī)范歸檔電子文件的組織存儲(chǔ)方式。歸檔電子文件的組織存儲(chǔ)包含兩層意思：一層是指信息組織結(jié)構(gòu)：另一層是指存儲(chǔ)要求。前者一般可以統(tǒng)一要求在每盤(pán)存儲(chǔ)載體的根目錄下設(shè)說(shuō)明文件、類目表、著錄文件與電子文件總目錄，在電子文件總目錄下體現(xiàn)每一個(gè)具體的電子文件，這樣通過(guò)層層遞進(jìn)，可以使每盤(pán)載體內(nèi)的信息有序存儲(chǔ)。說(shuō)明文件主要內(nèi)容為介紹本存儲(chǔ)載體的各種信息。包括形成單位、歸檔年度、盤(pán)號(hào)、制作人、檢查人、制作時(shí)間及閱讀光盤(pán)所需的軟、硬件環(huán)境；類目表同檔案分類體系相統(tǒng)一；著錄文件主要內(nèi)容應(yīng)該同《檔案著錄規(guī)則》相一致，同時(shí)要加上元數(shù)據(jù)、背景信息、各類責(zé)任者和操作者；電子文件總目錄的主要內(nèi)容是存放電子文件子目錄，一件電子文件保存在一個(gè)子目錄中，子目錄名可與檔號(hào)一致。電子文件的存儲(chǔ)，包括存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)份數(shù)的確定以及存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題。對(duì)同一企業(yè)來(lái)說(shuō)，一般要求采用相同的存儲(chǔ)載體，選擇的載體要盡量同國(guó)標(biāo)相統(tǒng)一，根據(jù)國(guó)標(biāo)要求一般應(yīng)存儲(chǔ)3份，并規(guī)定不同的用途。

7、規(guī)范電子文件的歸檔程序。紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)只要對(duì)照移交清單檢查驗(yàn)收，清點(diǎn)無(wú)誤雙方簽字就可完成，而電子文件的歸檔涉及通過(guò)什么方式歸檔(邏輯歸檔或物理歸檔1、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔時(shí)檢查哪些項(xiàng)目、如何辦理歸檔手續(xù)等，因此在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)對(duì)這些項(xiàng)目都要有具體規(guī)范，目的也是為了提高其可操作性。