高校學生檔案管理淺議

李艷玲

1、更新高校學生檔案管理理念，建立高校學生信用檔案。要堅持以人為本，更新高校學生檔案管理理念，應該圍繞服務學生來開展高校學生檔案工作。尋找切入點。建立健全收集與補充制度，凡能在不同的時間、不同的場合證明高校學生使用的材料都應納入信用檔案的歸檔范圍。如：個人基本信息、個人誠信信息、在校期間國家助學貸款的還貸情況等。學生在校期間。每位學生都應建立一份《誠信記錄》，學生如有失信行為，包括考試是否有作弊行為、勤工助學是否有不良表現、與他人交往是否有欺詐行為等與品行有關的記錄材料，學校都應記錄在冊，并設定分值量化考核。對學生的誠譽事跡，也應記錄下來，給予表彰獎勵。在管理中應把學生信用檔案和其學籍檔案集中一起保管，然后再統一進行匯總、分類，為用人單位等社會有關方面了解大學生的信用和信譽狀況提供咨詢、評估服務。

建立高校學生信用檔案是培養大學生誠信意識的一種途徑，也可以讓更多的用人單位了解學生情況，拓寬檔案信息的利用渠道，不僅要在評優、獎懲及選干等方面發揮其作用，更要參加校外交流與合作，讓更多的用人單位了解學生情況，為學生就業提供擇優錄用的機會。

2、大力開展編研工作。為高校建設服務。高校學生檔案信息資源的開發利用是學生檔案管理工作的最終目的，也是學生檔案管理部門的職責。最有效的方式就是大力開展編研工作。各高?？蓪W生檔案分專題編研。建立學生檔案數據庫。如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們查詢利用。獲得自己需要的學生檔案材料，如學歷、學位認證、出國留學等有效信息。

實踐證明，學生檔案能夠為正確總結過去的教學工作、不斷調整和充實教學內容、完善考試評分標準、了解學生整體情況等提供客觀可靠的數據。在教育教學不斷深化的形勢下，運用學生檔案作為輔助或直接的教材來培養教育學生。能為教學工作提供幫助。檔案管理者在工作中應充分發揮主觀能動性，主動深入院系教學第一線了解存在的問題及檔案需求動向，認真當好利用者的參謀，變被動服務為主動服務。如：將每年各學科的學生成績匯集成冊，提供給新教師，讓剛走上工作崗位的教師了解所任教學科的過去幾年學生成績以及學生掌握知識的信息。平時將有用的信息有針對性地提供給各任課教師。以便讓年輕教師盡快了解學生，駕馭教材，以最快的速度適應教學。對剛參加工作的輔導員來說，常常需要了解先前學生情況資料，以熟悉學生情況作為借鑒經驗、制定班級發展計劃的參考。高校檔案管理部門應主動匯總所管理學生受獎勵及處分情況、班級在學校所處的地位等信息，提供給輔導員，使輔導員了解他人管理學生的成功方法與經驗，從而增強自己的工作才干。根據社會對人才的需求以及學校教學改革的進程，確定檔案工作重點。如：通過對各院系學生知識水平以及不同階段學習情況的有關數據進行統計匯總，向領導提出調整考試標準方案的建議，為領導決策服務，發揮參謀和助手的作用。

另外，我們可以利用學生檔案。積極探討對學生進行德育教育的新途徑。高校檔案管理部門可以把每學年國家獎學金、勵志獎學金、學校特等獎學金以及國家級“三好學生”、“優秀學生干部”、省市級“三好學生”、“優秀學生干部”等檔案材料匯編成德育教育冊子，每年新生入學發給每人一冊，利用學生中的先進典型來對廣大同學進行理想教育，讓同學們一入學就有學習的榜樣，就有一種責任感和緊迫感。利用身邊的榜樣來教育學生，容易讓同學們產生心靈的共鳴。

3、抓住關鍵，突破難點，加大畢業生檔案傳遞管理的力度。要針對目前檔案轉遞工作中出現的轉遞時間滯后、轉遞程序混亂、轉遞內容缺失、轉遞手續不健全等諸多問題。在今后的工作中要加大畢業生檔案傳遞管理力度，特別要重視檔案轉遞中“檔案回執”的簽收。畢業生檔案在學生一生中起著承前啟后的作用，它直接關系到用人單位對畢業生進一步政審、考核與量才錄用等現實問題。要完成這項任務，除做好畢業生檔案的去向登記收集的機要文件交寄單外，“檔案回執”便是查詢去向的直接依據。

4、加強高校學生檔案管理的現代化手段，提高學生檔案管理的效率。運用現代化手段管理學生檔案是提高管理效率的重要措施。缺乏現代化的管理手段和高科技裝備也是制約檔案利用的一個方面。各高校應大力推廣使用電腦等現代化管理技術設備，運用校園網進行學生檔案管理，實現信息資源共享，建立起完備的自動檢索調閱系統，提高工作效率，準確快速提供利用。服務水平的高低也決定著檔案利用的程度和效果，檔案工作者的服務水平直接影響檔案利用率的高低。所以，學生檔案管理部門必須提高自己的服務能力和服務水平，開展文明服務，征求利用者意見，不斷提高學生檔案管理的效率。

總之，通過我們檔案人員的不懈努力，要讓我們收集、整理好的各類學生檔案資料像學校圖書館的藏書一樣能夠讓學校各部門的人以及用人單位各取所需、物盡其用，為學校教育與教學管理服務，為學生就業走人社會服務。