戰(zhàn)略導(dǎo)向下的企業(yè)信息化管理

湯孟飛

從企業(yè)戰(zhàn)略導(dǎo)向和管理創(chuàng)新的角度看,充分利用信息技術(shù)能夠促進(jìn)企業(yè)決策層、管理層及時、充分地掌握信息;促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營觀點(diǎn)、管理手段的更新和管理結(jié)構(gòu)扁平化,推動企業(yè)優(yōu)化資源和業(yè)務(wù)流程;利用信息技術(shù)還能增加供求信息透明度和時效性,以及高質(zhì)量地發(fā)布自己的宣傳信息;迅速接受和反饋用戶的意見等。隨著企業(yè)對信息溝通速度和質(zhì)量要求的不斷提高,企業(yè)信息化必須在良好的管理方法下進(jìn)行運(yùn)作。因此,對當(dāng)前企業(yè)信息化管理進(jìn)行一些探索,找出其存在的問題,加強(qiáng)認(rèn)識,從而使企業(yè)更好地運(yùn)用信息技術(shù),促進(jìn)信息化管理,使企業(yè)在激烈的市場競爭中求得更好的發(fā)展。

一、企業(yè)信息化管理須遵循的原則

信息化管理是企業(yè)為達(dá)到其經(jīng)營目標(biāo)而須借求的一個重要工具和手段,因此,在進(jìn)行企業(yè)信息化管理中須遵循以下原則:

1.要把企業(yè)信息化作為企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和工作重點(diǎn)。在經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程加劇的大背景下,企業(yè)面臨的環(huán)境也變得更具復(fù)雜性和多元性,從而使得企業(yè)的管理僅停留在內(nèi)部管理層面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。企業(yè)必須站在戰(zhàn)略的高度,從企業(yè)的宗旨、發(fā)展目標(biāo)和競爭態(tài)勢出發(fā),緊緊圍繞組織的使命和宗旨,分析內(nèi)外部條件,通過戰(zhàn)略規(guī)劃和戰(zhàn)略分析,充分利用信息化技術(shù),大力促進(jìn)本企業(yè)的發(fā)展。因此必須做到:

(1)要改變企業(yè)的傳統(tǒng)管理模式,要將多層次從上到下的金字塔型的管理系統(tǒng)進(jìn)行扁平化、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化。重新設(shè)計和優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)處理流程,使企業(yè)內(nèi)部的信息傳輸更便捷,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享,使管理者與員工、各部門之間的交流和溝通更直接,提高管理效率,降低管理成本。

(2)徹底改變傳統(tǒng)管理的思維方式,積極施行“以人為本”的管理理念。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,未來穩(wěn)定的、機(jī)械性的、重復(fù)性的工作,基本上將被機(jī)器所取代,最終只剩下腦力的、創(chuàng)造性的工作。這就要求企業(yè)從組織的整體出發(fā),在重新設(shè)計和優(yōu)化企業(yè)的整體業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上,重建每個員工、每道工序的數(shù)字化基礎(chǔ),并達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求;對員工的管理從控制轉(zhuǎn)向支持,從監(jiān)督轉(zhuǎn)向激勵,從命令轉(zhuǎn)向指導(dǎo);提倡信任員工、尊重員工、消除等級、鼓勵個人發(fā)揮的“以人為本”的管理理念。這樣,在新的管理思想基礎(chǔ)上建立起來的新的數(shù)字化管理基礎(chǔ)和人性化管理才能使企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)信息化。

2.在既懂經(jīng)營管理又懂信息技術(shù)的企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)下,建立既懂業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的企業(yè)信息技術(shù)部門。企業(yè)信息化最重要的是將業(yè)務(wù)流程與信息系統(tǒng)進(jìn)行緊密結(jié)合,從企業(yè)戰(zhàn)略、管理機(jī)制、業(yè)務(wù)流程、績效考核以及員工素質(zhì)和企業(yè)文化等方面進(jìn)行切實(shí)地轉(zhuǎn)變和整合。企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)人必須既懂經(jīng)營管理又懂信息技術(shù)。其主要任務(wù)是:參與高層決策,從信息資源和信息技術(shù)的角度提出未來發(fā)展方向的建議,保證企業(yè)決策符合信息競爭的要求;領(lǐng)導(dǎo)信息化委員會,負(fù)責(zé)管理企業(yè)信息技術(shù)部門和信息服務(wù)部門,制定信息系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃;統(tǒng)一管理企業(yè)的信息資源;負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)信息系統(tǒng)部門與企業(yè)其他部門之間的信息溝通和任務(wù)協(xié)作。企業(yè)信息技術(shù)部門一定要是直接匯報給企業(yè)總裁,而不能從屬于任何一個業(yè)務(wù)部門。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)的骨干人員一定要既是業(yè)務(wù)流程的專家又是信息技術(shù)的專家。

3.從企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)出發(fā)制定符合企業(yè)實(shí)際情況的信息系統(tǒng)整體規(guī)劃。信息系統(tǒng)整體規(guī)劃是協(xié)助企業(yè)管理層明晰信息系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的價值所在,同時為企業(yè)有效計劃和實(shí)施信息系統(tǒng)提供整體綱領(lǐng)和指導(dǎo)。必須根據(jù)每個企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略需求做好信息化的長遠(yuǎn)整體規(guī)劃,并以解決最迫切和急需的問題作為企業(yè)信息化的切入點(diǎn),從了解企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和組織架構(gòu)、理解和分析企業(yè)業(yè)務(wù)需求出發(fā),建立企業(yè)信息系統(tǒng)架構(gòu),選擇解決方案,確定實(shí)施時間表。這樣才可以避免脫離目標(biāo)而進(jìn)行實(shí)施的困境,也才能真正指導(dǎo)企業(yè)的信息化發(fā)展,保證企業(yè)的整體發(fā)展方向。

4.以經(jīng)濟(jì)效益作為開展信息化建設(shè)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。作為企業(yè)生存和發(fā)展的必要條件和限制因素的經(jīng)濟(jì)效益,不僅是企業(yè)乃至整個社會發(fā)展的源泉,也是信息化管理的內(nèi)因和動力。有了效益,信息化建設(shè)和管理才能進(jìn)入良性發(fā)展,才能得到業(yè)務(wù)人員的支持和擁護(hù)。效益不僅是評價信息化建設(shè)工作是否成功的唯一標(biāo)準(zhǔn),也是開展信息化建設(shè)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。

二、企業(yè)信息化管理體系及運(yùn)用

從發(fā)展的視角看,企業(yè)的信息化管理是對企業(yè)競爭的戰(zhàn)略選擇,需要與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展相結(jié)合,信息化對于企業(yè)的發(fā)展是一個動態(tài)支持的過程,可著重從戰(zhàn)略管理、實(shí)施管理、運(yùn)維管理、評估和信息化業(yè)務(wù)監(jiān)察四個層面進(jìn)行。

1.戰(zhàn)略管理。規(guī)劃是企業(yè)信息化工作的起點(diǎn),信息化規(guī)劃必須服從于企業(yè)的總體方針和戰(zhàn)略。因此企業(yè)信息化規(guī)劃的一般過程可以描述如下:確定和評估企業(yè)未來發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo);明確并評估公司業(yè)務(wù)流程框架及改善的關(guān)鍵措施;確定基于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和改善業(yè)務(wù)流程的信息化戰(zhàn)略目標(biāo);在信息技術(shù)發(fā)展應(yīng)用情況調(diào)研基礎(chǔ)上確定其未來發(fā)展的體系架構(gòu)和運(yùn)營管理模式;企業(yè)信息系統(tǒng)和管理現(xiàn)狀進(jìn)行評估;對已有的和未來的體系架構(gòu)和管理模式進(jìn)行比較分析;對如何在人力資源配備和軟硬件資源上實(shí)現(xiàn)目標(biāo)進(jìn)行分析;形成滿足未來需求的戰(zhàn)略和實(shí)施計劃。

2.實(shí)施管理。企業(yè)信息化的實(shí)施管理所應(yīng)包含的內(nèi)容有軟件開發(fā)、軟件實(shí)施、硬件部署等方面的內(nèi)容。因此在實(shí)施管理中項(xiàng)目管理是重要的管理方法。為了適應(yīng)系統(tǒng)化的管理需要,必須嚴(yán)格按計劃和管理方案實(shí)施運(yùn)行控制,采取必要的監(jiān)控和測量,使企業(yè)充分認(rèn)識到自身的發(fā)展階段及信息化水平所處的層次,發(fā)現(xiàn)問題,實(shí)施改進(jìn),實(shí)現(xiàn)管理體系的持續(xù)有效運(yùn)行。

3.運(yùn)維管理。運(yùn)維管理的重點(diǎn)是保障已經(jīng)實(shí)施的項(xiàng)目發(fā)揮其應(yīng)有的作用,保障各種系統(tǒng)能夠正常、穩(wěn)定和安全運(yùn)行。在系統(tǒng)出現(xiàn)各種故障的情況下能夠盡快恢復(fù)系統(tǒng)到正常的工作狀態(tài)下。人力資源管理是運(yùn)維管理的基礎(chǔ),要確定需要什么樣的人,確定每個人在信息化運(yùn)維過程中的角色,做到各司其職,人盡其責(zé)。

這里需要強(qiáng)調(diào)的是各企業(yè)需要根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀,確定如何分步實(shí)施,切不可盲目地追求完美,導(dǎo)致由于人們主觀上的抵制而導(dǎo)致最佳實(shí)踐運(yùn)維管理流程的失敗。

4.評估和信息化業(yè)務(wù)監(jiān)察。在企業(yè)信息化管理體系中重要的一環(huán)是評估和信息化業(yè)務(wù)監(jiān)察。評估一般是在企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行,業(yè)務(wù)監(jiān)察可以是企業(yè)內(nèi)部的也可以是企業(yè)外部的。信息化規(guī)劃管理可以考慮每季度評估一次,而實(shí)施和運(yùn)維管理的評估可以每月一次。信息化業(yè)務(wù)監(jiān)察頻率可以為每年一次,業(yè)務(wù)監(jiān)察最好由經(jīng)驗(yàn)豐富的外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行,這樣可以防止企業(yè)內(nèi)部“熟視無睹”的現(xiàn)象發(fā)生。

三、企業(yè)信息化管理中應(yīng)處理好的問題

1.處理好管理軟件的引進(jìn)吸收與自主開發(fā)的關(guān)系。作為一個企業(yè),面對激烈的市場競爭,必然希望從管理技術(shù)手段上搶占制高點(diǎn),以便迎頭趕上國際先進(jìn)企業(yè)。而眼前的現(xiàn)實(shí)是國內(nèi)中小企業(yè)占企業(yè)總數(shù)的90%以上,企業(yè)基礎(chǔ)管理薄弱,內(nèi)部控制不強(qiáng),虛假數(shù)字猖獗,各部門溝通不暢,信息的采錄、傳輸速度慢,時效性差,運(yùn)用信息進(jìn)行決策與管理的能力受到限制。很顯然我們必須立足現(xiàn)實(shí),向先進(jìn)學(xué)習(xí),在對先進(jìn)的管理軟件進(jìn)行必要的引進(jìn)基礎(chǔ)上,加強(qiáng)消化吸收,并逐步走上自我開發(fā)之路,最終擁有自主版權(quán)的管理軟件。

(1)必須把創(chuàng)新作為企業(yè)發(fā)展和成功的關(guān)鍵貫穿始終。在瞬息萬變的信息時代,企業(yè)要生存和發(fā)展,關(guān)鍵因素就是要不斷創(chuàng)新。而企業(yè)管理的每一項(xiàng)創(chuàng)新,包括組織結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)營策略的創(chuàng)新、核算創(chuàng)新等等都需要自己的管理軟件能及時跟進(jìn),甚至要求在博采眾長的基礎(chǔ)上首先將管理軟件進(jìn)行創(chuàng)新,這樣管理實(shí)務(wù)的創(chuàng)新與管理軟件開發(fā)的創(chuàng)新,在企業(yè)發(fā)展的過程中互相啟發(fā)、互相支持,將創(chuàng)新融合在企業(yè)發(fā)展壯大過程的始終。只有這樣的管理軟件才能使企業(yè)在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的過程中不至落伍,并發(fā)展出中國特色、企業(yè)特色。

(2)以國際市場和其標(biāo)準(zhǔn)作為發(fā)展的方向和目標(biāo)。對企業(yè)而言,這不僅僅是要緊跟國際標(biāo)準(zhǔn),更是要求在不斷創(chuàng)新基礎(chǔ)上具有中國特色的管理軟件能與國際標(biāo)準(zhǔn)兼容,在一定的條件下,向國際市場推銷我們自己的管理軟件。

2.處理好企業(yè)信息化管理所需人才的自身培養(yǎng)與外聘的關(guān)系。今天我國正處在工業(yè)經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)同時發(fā)展的歷史時期,因此,企業(yè)必然要擔(dān)負(fù)起創(chuàng)造更多物質(zhì)財富的責(zé)任,同時又要不斷汲取世界先進(jìn)科學(xué)知識來促進(jìn)我國從工業(yè)經(jīng)濟(jì)最終走向知識經(jīng)濟(jì)時代這樣雙重的歷史使命。因此,我們必須充分認(rèn)識到隨著知識對發(fā)展經(jīng)濟(jì)的作用越來越大,在勞動者中從事知識工作的知識工人也在不斷地增加。作為企業(yè)管理者必須從思想上首先改變對知識工人的看法,不再是把他們看作是自己的屬下,而應(yīng)該看作是使企業(yè)走向網(wǎng)絡(luò)化、信息化,不斷發(fā)展壯大的共同管理者,不再把對知識工人的勞動支付的報酬看作是“成本”,而應(yīng)將擁有知識工人看作是企業(yè)的一份“資產(chǎn)”,使他們在自己的工作崗位上不斷創(chuàng)新,推動企業(yè)的發(fā)展。

(1)立足企業(yè)自身人才的發(fā)掘和培養(yǎng)。每一個企業(yè)都需要一批熟悉本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營各方面情況的員工,他們對自己業(yè)務(wù)的熟悉是他們積極參與企業(yè)信息化管理的優(yōu)勢所在,但是他們?nèi)狈π碌睦碚摵椭R,對企業(yè)信息化管理的要求不甚明了,因此,對他們加強(qiáng)培訓(xùn),特別是進(jìn)行創(chuàng)新意識的培訓(xùn),使新的信息理論知識、創(chuàng)新思維與已有的自身業(yè)務(wù)的熟悉相結(jié)合,對整個的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的流程進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化,則必將收到事半功倍的效果。

(2)放開心胸大膽聘用更高層次的人才。高層次的、各方面的專家在自己鉆研的某一方面的知識和技能畢竟不是企業(yè)自身所能培訓(xùn)得出來。因此,適時地迎請他們?yōu)槠髽I(yè)信息化管理進(jìn)行目標(biāo)導(dǎo)航、出謀劃策、技術(shù)指導(dǎo)、培訓(xùn)員工將是企業(yè)不斷自我提高的又一重要手段,迎請專家與加強(qiáng)培訓(xùn)相結(jié)合,將是企業(yè)不斷走向成功的重要法寶。

企業(yè)信息化從深層次觸動企業(yè)進(jìn)行管理變革,而企業(yè)信息化管理處在紛繁復(fù)雜的各種關(guān)系處理之中,只有處理好這些關(guān)系,時刻以企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向,企業(yè)信息化管理才能健康發(fā)展;利用信息技術(shù),以及先進(jìn)的管理思想、方法重塑企業(yè),也才能使企業(yè)成為未來的佼佼者。

(作者單位:廣東白云學(xué)院)